Gestion de Proyectos - Gestión del Alcance

Gestión de Proyectos
Gestión del Alcance
Giovanny Guillén Bustamante
Gerente de Proyectos – Certificado PMP
E-mail: giovanny_guillen_b@Hotmail.com

• La Gestión del Alcance incluye los procesos necesarios que aseguran
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.
• Incluye los procesos de:
2

• El termino alcance puede referirse a:
o Alcance del producto: características y funciones que describen un producto,
servicio o resultado.
o Alcance del proyecto: trabajo realizado para entregar un producto, servicio o
resultado con las funciones y características especificadas. En ocasiones se
considera que el término alcance del proyecto incluye el alcance del producto.
3
La línea base del alcance del proyecto es la
versión aprobada del enunciado del alcance
del proyecto, la estructura de desglose del
trabajo y su diccionario asociado.
Una línea base puede cambiarse solo
mediante procedimientos formales de
control de cambios y se utiliza como base
de comparación durante la realización de
los procesos de Validar el Alcance y de
Controlar el Alcance, así como de otros
procesos de control.

• Planificar la Gestión del Alcance:
Proceso definido para crear un plan de gestión del alcance que documente
cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que proporciona la guía y dirección
sobre cómo se gestionará el alcance y la línea de base del alcance del
Proyecto, que será monitoreada, verificada y controlada a lo largo del
ciclo de vida del Proyecto.
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El desarrollo del plan de gestión del alcance y de los detalles del alcance
comienzan con el análisis de la información contenida en el acta de
constitución del proyecto, en planes secundarios aprobados del plan para
la dirección del proyecto, en la información histórica contenida en los
activos de procesos de la organización, y en cualquier otro factor
ambiental relevante de la empresa y ayuda a reducir el riesgo de
deformación del alcance del proyecto.
5

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Entradas
oPlan para la dirección del
proyecto.
oActa de constitución del
proyecto.
oFactores ambientales de la
empresa.
oActivos de los procesos de la
organización.
Entradas
proyecto.
proyecto.
empresa.
organización.
Herramientas
oJuicio de expertos.
oReuniones.
Herramientas
oReuniones.
Salidas
oPlan de gestión del
alcance.
oPlan de gestión de los
requisitos.
Salidas
oPlan de gestión del
alcance.
requisitos.

Plan de Gestión del Alcance: El Plan de Gestión del Alcance del Proyecto es
el resultado principal del proceso planificación y describe cómo se definirá
el Alcance del Proyecto, incluyendo cómo se realizará la recopilación de
requisitos. Sus componentes incluyen los procesos:
o Para elaborar un enunciado detallado del alcance.
o Que permiten la creación de la EDT a partir del enunciado detallado del alcance.
o Que establecen cómo se mantendrá y aprobará la EDT.
o Que especifican cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del
proyecto que se hayan completado.
o Para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al
enunciado del alcance detallado del proyecto.
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Plan de Gestión de Requisitos: considerado como un componente del Plan
de Gestión del Alcance. Determina como serán analizados,
documentados y gestionados los requisitos de los a lo largo de todo el
ciclo de vida del Proyecto. Debe incluir aunque no limitarse a los
siguientes aspectos:
8
o Cómo se planificará, supervisara e
informará la captura y documentación
de requisitos, incluyendo los actores
interesados que intervendrán en su
estudio, determinación y aprobación,
además de quienes podrán cambiar
los requisitos y quienes verificarán que
han sido efectivamente conseguidos.

Plan de Gestión de Requisitos
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o Actividades relativas a la gestión de la
configuración y al control de cambios, sobre
todo del producto o servicio, resultado del
Proyecto y de los productos entregables
intermedios que lo componen, así como de los
trabajos necesarios para completarlos.
o Proceso de recogida y criterios de priorización
de requisitos.
o Métricas de producto y proceso que serán
usadas e indicaciones para un uso adecuado
de las mismas.
o Estructura de la trazabilidad de los atributos de
los requisitos indicando en que documentos
del Proyecto se encontrarán, así como qué
códigos de cruce y referencia se utilizarán.

• Recopilar Requisitos:
Consiste en documentar las necesidades, deseos y expectativas
cuantificadas y documentadas de los interesados para convertirlas en
requisitos del Proyecto. Incluye gestionar las expectativas del cliente y es
la base para la creación de la EDT. Proporciona la base para definir y
gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto.
10

El éxito del proyecto depende de la participación activa de los interesados en
el descubrimiento y la descomposición de las necesidades en requisitos,
y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar los
requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto.
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Los requisitos:
oIncluyen condiciones que el proyecto debe cumplir
para satisfacer un acuerdo u otra especificación.
oIncluyen necesidades y expectativas cuantificadas
y documentadas del patrocinador, del cliente y de
otros interesados.
oConstituyen la base de la EDT, La planificación del
costo, del cronograma, de la calidad y en ocasiones
las adquisiciones.
oComienza con un análisis de la información
contenida en el acta de constitución del proyecto, el
registro de interesados y el plan de gestión de los
interesados.

Los requisitos se clasifican en:
o Requisitos de negocio: describen las necesidades de alto nivel de la organización,
tales como los problemas u oportunidades de negocio y las razones por las que se
ha emprendido un proyecto.
o Requisitos de los interesados: describen las necesidades de un interesado o
grupo de interesados.
o Requisitos de las soluciones: describen las prestaciones, funciones y
características del producto, servicio o resultado que cumplirán los requisitos de
negocio y de los interesados. Estos se agrupan en funcionales y no funcionales.
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Los requisitos se clasifican en:
o Los requisitos de transición: describen capacidades temporales, tales como
conversión de datos y capacitación, necesarias para pasar del estado actual al
estado futuro.
o Requisitos del proyecto: describen las acciones, procesos u otras condiciones que
el proyecto debe cumplir.
o Requisitos de calidad: recogen los criterios necesarios para validar la finalización
exitosa de un entregable del proyecto o el cumplimiento de otros requisitos del
proyecto.
13

• Recopilar Requisitos :
14
Entradas
oPlan de gestión del alcance.
requisitos.
interesados.
proyecto.
oRegistro de interesados.
Entradas
requisitos.
interesados.
proyecto.
oRegistro de interesados.
Herramientas
oEntrevistas.
oGrupos focales.
oTalleres facilitados.
oTécnicas grupales de
creatividad.
toma de decisiones.
oCuestionarios y
encuestas.
oObservaciones.
oPrototipos.
oEstudios comparativos.
oDiagramas de contexto.
oAnálisis de
documentos.
Herramientas
oEntrevistas.
oGrupos focales.
creatividad.
toma de decisiones.
oCuestionarios y
encuestas.
oObservaciones.
oPrototipos.
oEstudios comparativos.
oDiagramas de contexto.
oAnálisis de
documentos.
Salidas
oDocumentación de
requisitos.
oMatriz de trazabilidad de
requisitos.
Salidas
oDocumentación de
requisitos.
requisitos.

o Plan de Gestión de Interesados: provee criterios para determinar el grado de
compromiso e involucramiento de los actores interesados, así como para
comunicarse con ellos y establecer su adecuada participación en el proceso.
o Registro de Interesados: identifica a los Interesados y a todos los actores
interesados en el Proyecto, además de sus principales expectativas e intereses.
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o Entrevistas, cuestionarios, encuestas: A través de estas técnicas, se obtiene
información de los interesados, ya sea de manera formal o informal.
o Grupos Focales: reúnen a interesados y expertos en la materia, previamente
seleccionados, a fin de conocer sus expectativas y actitudes con respecto a un
producto, servicio o resultado propuesto. Un moderador guía al grupo a través de
una discusión interactiva.
o Talleres Facilitados: Se trata de sesiones en las que los interesados inter-
funcionales, se reúnen para definir los requisitos del producto. Estos talleres
proporcionan una definición rápida de los requisitos de funcionabilidad y ayudan a
conciliar las diferencias entres los interesados.
o Técnicas grupales de creatividad: Existen diversas actividades realizadas en
grupo, que ayudan a identificar los requisitos del proyecto y/o del producto:
Tormenta de ideas (Brainstorm) y técnicas de grupo nominal, Técnica Delphi,
Mapa conceptual, Diagrama de afinidad, Etc.
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o Técnicas Grupales de Toma de Decisiones: proceso de evaluación de múltiples
alternativas con relación a un resultado esperado. (Unanimidad (técnica de
Delphi), Mayoría (>50%), Pluralidad (un grupo toma la decisión), Dictadura).
o Observaciones: directas de la realidad, utilizando observadores cualificados y con
suficiente experiencia, externos o miembros del equipo de Proyecto. La
observación puede ser a través de su participación en el uso de prototipos del
resultado, producto y/o servicio que se pretende implementar.
o Prototipos: Elaboración de una versión preliminar del producto final, para obtener
una retroalimentación sobre los requisitos del producto, antes de construirlo.
o Benchmarkig: O también llamado Estudios Comparativos. Se trata de
comparación con estándares y buenas prácticas, lo que permite establecer
objetivos de rendimiento para el resultado del Proyecto. Tales puntos pueden ser
tanto internos como externos a la compañía pudiéndose encontrar, por ejemplo en
otros departamentos, en la competencia o en empresas de otro sector industrial
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o Diagramas de Contexto: o modelos de representación de Alcance del Proyecto
que visualizan el resultado del Proyecto y cómo interactúa con los diferentes
actores interesados, utilizando mapas de flujos de procesos para describir el
sistema de negocio a implementar
o Análisis de Documentos: Documentación elaborada en fases anteriores del ciclo
de vida del Proyecto se puede encontrar información útil para determinar nuevos y
relevantes requisitos. Incluye también registros de problemas/incidentes, políticas,
procedimientos y documentación normativa como leyes, códigos u ordenanzas.
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o Documentación de requisitos: Describe el modo en que los requisitos individuales
cumplen con las necesidades del Proyecto. Normalmente, estos requisitos se van
detallando según se va conociendo más información sobre ellos. Formarán parte
de la línea base del alcance, por lo que deberán ser medibles, claros y
comprobables: Justificación del Proyecto (necesidad comercial u oportunidad),
Objetivos de la organización y el Proyecto, Requisitos de funcionabilidad del
producto o servicio, Requisitos no funcionales (nivel de servicio, desempeño,
seguridad, etc.), Requisitos de calidad, Criterios de aceptación, Supuestos,
Restricciones, Impactos del Proyecto en otras áreas o entidades.
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o Matriz de Trazabilidad de Requisitos: Matriz que enlaza los requisitos entre sí,
desde que son identificados, y con su consecución, a lo largo de todo el ciclo de
vida del Proyecto. Ayuda a asegurar que cada requisito añade valor al negocio,
enlazando los objetivos del Proyecto a los del negocio. También ayuda a que los
requisitos aprobados sean documentados y efectivamente implementados. Debe
incluir los siguientes aspectos:
o Necesidades, oportunidades, metas del negocio.
o Objetivos del Proyecto.
o Alcance, la EDT y los productos entregables.
o Diseño del producto.
o Desarrollo del producto.
o Estrategia y escenarios de las pruebas.
o Requisitos de alto nivel y requisitos detallados.
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• Definir el Alcance:
Proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del Proyecto y
del producto. Fundamental para su éxito, ya que proporciona un
entendimiento común entre los interesados del Proyecto y describe los
límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de
cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del
alcance del proyecto.
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Se elabora a partir de los entregables
principales, supuestos y posibles restricciones
al Proyecto que se han documentado en la
fase de Iniciación, siendo en la fase de
Planificación donde el Alcance del Proyecto se
describe y se define de manera más
específica, según se va obteniendo más
información sobre del Proyecto. Durante este
proceso, se analizan los riesgos, los supuestos
y las restricciones existentes, actualizando
esta información según sea necesario.

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Entradas
proyecto.
oDocumentación de requisitos.
organización.
Entradas
proyecto.
organización.
Herramientas
oAnálisis del producto.
oGeneración de
alternativas.
Herramientas
oAnálisis del producto.
oGeneración de
alternativas.
Salidas
oEnunciado del alcance
del proyecto.
oActualizaciones a los
documentos del proyecto.
Salidas
oEnunciado del alcance
del proyecto.

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o Análisis del Producto: se utiliza para aquellos
Proyectos en los que el entregable es un producto.
Incluye técnicas tales como el desglose del
producto, el análisis de sistemas y requisitos,
ingenierías de sistemas y valor y el análisis del
valor. Por otro lado, la Identificación de
Alternativas se emplea para obtener diferentes
enfoques para ejecutar y desarrollar el trabajo
necesario del Proyecto.
o Generación de Alternativas: técnica que se utiliza
para desarrollar opciones potenciales a fin de
identificar diferentes enfoques para ejecutar y
llevar a cabo el trabajo del proyecto. Incluye
tormenta de ideas, el pensamiento lateral, el
análisis de alternativas, etc.

Enunciado del Alcance del Proyecto: describe de manera detallada los
entregables del Proyecto y el trabajo necesario para crearlos. Sirve como
guía del equipo de trabajo durante la ejecución y proporciona la línea
base del Alcance para evaluar si las solicitudes de cambio se encuentran
dentro o fuera de los límites del Proyecto.
24

Enunciado del Alcance del Proyecto. Incluye:
25
o Objetivos del Proyecto: criterios de éxito del Proyecto que se puedan medir,
que incluyen objetivos de negocio, costes, cronograma, técnicos y de calidad.
o Descripción del Alcance del producto: Características del producto o servicio,
resultado esperado del Proyecto: características que se irán elaborando
gradual y progresivamente, y detallando a medida que se vayan conociendo.
o Requisitos del Proyecto: Condiciones que deben cumplir o las capacidades
que deben tener los productos entregables del Proyecto. Las necesarias para
satisfacer un contrato, norma, especificación o cualquier otro documento
formalmente impuesto.
o Límites del Proyecto: Identifica que está incluido dentro de la ejecución del
Proyecto.

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o Productos entregables del Proyecto: incluyen las salidas que constituyen el
producto o servicio resultado del Proyecto, y los resultados adicionales, tales
como informes y documentación relativa a la dirección del Proyecto.
o Criterios de aceptación de productos: Definen el proceso y los criterios para que
sean aceptados los productos completados a los largo del Proyecto.
o Restricciones del Proyecto: Enumeran y describen las restricciones
relacionadas con el Alcance que limiten las opciones del equipo del Proyecto.
Cuando un Proyecto se realiza bajo un contrato, generalmente las
disposiciones contractuales actuarán como restricciones del Proyecto.
o Supuestos del Proyecto: Enumeran y describen las suposiciones del Proyecto
asociadas con el Alcance y el potencial impacto de tales asunciones si
resultaran ser falsas.

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o Riesgos iniciales identificados: Identifica los riesgos conocidos y/o previstos que
hay que considerar antes de comenzar el Proyecto.
o Hitos del cronograma: El cliente y/o la organización ejecutante pueden
identificar hitos en el cronograma y establecer fechas impuestas para los
mismos. Estas fechas deben tratarse como restricciones al cronograma.
o Requisitos de gestión de la configuración: Describe el nivel de control de
cambios y de gestión de la configuración que debe implantarse en el Proyecto,
identificando los documentos y elementos configurables del Proyecto.
o Requisitos de aprobación: Identifica los requisitos de aprobación de aspectos
tales como objetivos, productos entregables, documentos y trabajos del
Proyecto

• Crear la EDT:
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La estructura de desglose de trabajo
(EDT) es una herramienta que se utiliza
para describir el alcance de un
proyecto según sus entregables, donde
se dividen en componentes lo
suficientemente pequeños y
manejables que permita planificar de
manera fácil el Proyecto. Estos
componentes del último nivel de
descomposición se denominan
Paquetes de Trabajo, que podrán
programarse, supervisarse, controlarse,
estimar sus costes y asignar un único
responsable de su ejecución.

• Crear la EDT:
29
Entradas
oEnunciado del alcance del
proyecto.
oDocumentación de Requisitos.
empresa.
organización.
Entradas
oEnunciado del alcance del
proyecto.
oDocumentación de Requisitos.
empresa.
organización.
Herramientas
oDescomposición.
Herramientas
oDescomposición.
Salidas
oLínea base del alcance
documentos del proyecto
Salidas
oLínea base del alcance
documentos del proyecto

• Crear la EDT:
Es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar
para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables
requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto y representa el
trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado y
vigente. El trabajo planificado está contenido en su nivel más bajo,
denominados paquetes de trabajo, donde se agrupan las actividades del
trabajo a ser programado y estimado, seguido y controlado, refiriéndose
“trabajo” a los productos o entregables que son el resultado de la
actividad realizada, y no a la actividad en sí misma.
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• Crear la EDT:
Descomposición: técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del
proyecto y los entregables del proyecto en partes más pequeñas y
manejables. El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más
bajo para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la duración.
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• Crear la EDT:
Descomposición. Generalmente implica las siguientes actividades:
o Identificar los entregables y el trabajo relacionado: analizar el enunciado del
alcance del proyecto por medio de un juicio experto para identificar todo el trabajo,
incluidos los productos entregables exigidos por contrato.
o Estructurar y organizar la EDT: técnica analítica que puede realizarse mediante el
uso de una plantilla de EDT. La estructura resultante puede adoptar varias formas
de organización, tales como:
o Usar los principales productos entregables y subproyectos como el primer nivel de
descomposición.
o Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición,
insertando los productos entregables del proyecto en el segundo nivel.
o Usar diferentes enfoques en cada rama de la EDT/WBS, por ejemplo en cada
subproyecto.
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• Crear la EDT:
o Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS: en componentes detallados
de nivel inferior, subdividiendo el trabajo correspondiente en sus componentes
fundamentales en función de cómo se ejecutará y controlará el trabajo. Cada
componente debe definirse y asignarse clara y completamente a una unidad
ejecutante específica de la organización que asuma la responsabilidad de la
conclusión del componente.
o Asignar cuentas de control: de forma paralela a la creación del desglose de tareas
se realiza el desglose de costes del proyecto asignando, según la definición de
paquete de trabajo, una cuenta de control asociada a cada elemento del nivel de
mayor desglose, que recoge el coste de este y proporciona una jerarquía de
cuentas de control.
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• Crear la EDT:
o Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes: un código es un
método abreviado, preciso e inequívoco, para transmitir información acerca de un
artículo y servir como identificador, y en la medida de lo posible debe describir el
artículo al que está referido, de la manera más sencilla posible.
o Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente:
determinar que los componentes del nivel inferior son necesarios y suficientes
para completar los productos.
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• Validar el Alcance:
Proceso para formalizar la aceptación de los entregables del Proyecto que
se han completado. Los entregables que son verificados durante la
gestión de la calidad, son revisados con el cliente o patrocinador a fin de
asegurar que han sido completados satisfactoriamente y que han recibido
aceptación formal.
o La validación del Alcance se diferencia de la verificación o control de calidad.
o La validación del Alcance se centra en que el cliente formalice la aceptación de los
productos entregables completados.
o La verificación realizada en el control de calidad por el equipo de dirección del
Proyecto, se centra en comprobar que los productos entregables completados
cumplen con los requisitos especificados para cada uno.
o El control de calidad o verificación se realiza antes de la validación del Alcance,
pero ambos procesos pueden realizarse también de forma paralela.
o La validación del Alcance proporciona objetividad sobre la satisfacción del cliente
a través de la aceptación formal de los entregables del Proyecto, anticipando e
incrementado las posibilidades de éxito en la aceptación final del resultado,
producto o servicio del Proyecto.
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36
Entradas
proyecto.
requisitos.
oEntregables verificados.
oDatos de desempeño del
trabajo.
Entradas
proyecto.
requisitos.
oEntregables verificados.
trabajo.
Herramientas
oInspección.
toma de decisiones.
Herramientas
oInspección.
toma de decisiones.
Salidas
oEntregables aceptados.
oSolicitudes de cambio.
oInformación de
desempeño del trabajo.
documentos del
proyecto.
Salidas
oEntregables aceptados.
oInformación de
documentos del
proyecto.

Entradas:
o Plan para la Dirección del Proyecto: Incluye el plan de Gestión del Alcance, donde
se han descrito los procedimientos para conseguir la aceptación formal de los
entregables completados, y los tres elementos de la Línea Base del Alcance, el
Enunciado del Alcance, la EDT y el diccionario, con el objeto de comparar dichos
entregables con los requisitos documentados en ellos.
o Documentación de Requisitos: Incluye la lista de todos los requisitos a cumplir, de
proyecto y de producto, y los criterios de aceptación de todos los entregables y
trabajos del proyecto.
o Matriz de Trazabilidad de Requisitos.
o Datos sobre el Desempeño del Trabajo: por ejemplo, el grado de cumplimiento con
los requisitos o especificaciones establecidas en la planificación del Proyecto.
o Entregables Verificados: productos entregables completados que han comprobado
en el proceso Realizar el Controlar de Calidad, donde el equipo de dirección del
Proyecto ha comprobado su idoneidad mediante inspección.
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Herramientas y técnicas:
o Inspecciones: Incluye actividades tales como medir, examinar y comprobar, con el
fin de determinar si los trabajos y productos entregables cumplen los requisitos y
criterios para su aceptación. Las inspecciones pueden denominarse revisiones,
auditorias y/o repasos.
o Toma de Decisiones Grupales: Por unanimidad, consenso, mayoría (absoluta,
relativa, simple, cualificada, etc.) y por autoridad.
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Salidas:
o Entregables Aceptados: La validación del Alcance, incluye la documentación de
respaldo recibida del cliente y/o patrocinador con el reconocimiento de la
aceptación por parte del interesado. Este proceso es ejecutado de forma
sistemática y periódica durante todo el ciclo de vida del Proyecto.
o Solicitudes de Cambio: Durante el proceso de validación del Alcance pueden
generarse solicitudes de cambio, que se gestionan, a través del proceso Realizar
el Control Integrado de Cambios.
o Información sobre el Desempeño del Trabajo: Genera información sobre el
progreso del Proyecto y el rendimiento del trabajo.
o Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.
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• Controlar el Alcance:
Proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance con la
finalidad de asegurar que todos los cambios se procesan a través del
Control Integrado de Cambios. El control del Alcance:
o Solicita cambios.
o Recomienda acciones correctivas y preventivas y/o reparaciones de defectos al
proceso.
o Comprueba la implementación de todas las solicitudes que hayan sido aprobadas
que afecten al Alcance del Proyecto.
o Validar la correcta implementación de todos los cambios aprobados.
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41
Entradas
proyecto.
requisitos.
trabajo.
organización.
Entradas
proyecto.
requisitos.
trabajo.
organización.
Herramientas
o.1 Análisis de variación.
Herramientas
o.1 Análisis de variación.
Salidas
oInformación de
oActualizaciones al plan
para la dirección del
proyecto.
activos de los procesos de
la organización.
Salidas
oInformación de
oActualizaciones al plan
para la dirección del
proyecto.
activos de los procesos de
la organización.

• Controlar el Alcance:
Análisis de Variación: Las mediciones del rendimiento del Alcance de los
trabajos del Proyecto permiten establecer la magnitud de las desviaciones
respecto de la Línea Base del Alcance. Entre los aspectos importantes del
control del Alcance del Proyecto está el determinar las causas de tales
desviaciones y decidir si es necesario solicitar cambios y generalmente,
recomendar acciones correctivas y/o preventivas.
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El Autor
Ingeniero Giovanny Guillén Bustamante
 Ingeniero de sistemas certificado PMP, SCRUM MASTER e
ITIL.
 Metodologías de desarrollo de software SCRUM, RUP y
SDLC, estimación de proyectos, aseguramiento de la calidad,
integración de plataformas y gestión de canales electrónicos.
 Experiencia en la gestión de proyectos de desarrollo de
software para el sistema financiero.
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