El documento describe los conceptos y metodología de los procedimientos administrativos. Explica que los procedimientos son operaciones ordenadas que cumplen funciones organizacionales. También describe cómo los diagramas de flujo son una forma efectiva de representar gráficamente los procedimientos y flujos de trabajo. Finalmente, destaca la importancia de analizar y mejorar continuamente los procedimientos para optimizar la eficiencia organizacional.

1.  Concepto.
 Alcance de la Técnica.
 Ventajas de su utilización.
 Aplicación de la Técnica.
 Sistemas de graficación de curso gramas.
 Características.
 Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficación más usuales.
 Tendencias modernas para la mejora de procesos.
 Metodología de análisis.
 Manual de procedimientos.
 Elaboración y presentación.
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2.  Dos conceptos de organización:
 Organización como función o proceso.
 Organización como el resultado de esa función o
proceso:
Organización como estructura formal.
Organización como estructura y sistemas administrativos.
 Organización como estructura y sistemas adminitrativos.
 Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos
 Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de
procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para
el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con
frecuencia de políticas.
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3.  Procedimiento: es una sucesión cronológica y
secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se llevan
a cabo en una organización.
 Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
generalmente secuencialmente vinculadas y su
método o forma de ejecución.
 Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
relacionadas entre sí y ejecutadas en base a
determinado método.
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4.  Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
 Los procedimientos, o las operaciones, son los actos
mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organización (funciones y relaciones) como
el aspecto operativos (sistemas administrativos).
 Los procedimientos administrativos “transitan”, a través
de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
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5.  Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen una
función.
 Un grupo de funciones afines y la gente involucrada
en su cumplimiento conforman un órgano.
 Los órganos y sus relaciones formales constituyen la
estructura formal. Las estructura junto con los sistemas
administrativos componen la organización formal.
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6. Alcance:
 En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando
entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar
exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr
unificación.
Ventajas:
 maximización de la eficiencia de los circuitos
administrativos, para una buena toma de decisiones.
 sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,
comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de
información..
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7.  Descripción de Procedimientos:
 Forma narrativa.
 Diagrama de Procedimientos.
 Forma Narrativa, fallas:
Lectura extensa: complica interpretación,
Relación entre la información: dificil visión del
procedimiento en su conjunto,
Narración subjetiva: dificulta ver omisión de
información,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboración.
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8.  Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
 Definición: es la representación gráfica de los
procesos y procedimientos de trabajo.
 Pueden aplicarse para procedimientos
industriales y administrativos. Los
procedimientos administrativos procesan
información, representada en documentos o
soportes de información.
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9.  Ventajas del Diagrama de
Procedimientos:
Aplica a cada actividad administrativa un
nombre el cual se repetirá: elimina
ambigüedad,
Facilita apreciación en conjunto del
procedimiento,
Evita diferencias de interpretación.
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10.  Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
 Relevar información o sistematizar información
relevada “actual o vigente”,
 Analizar un procedimiento y detectar problemas,
 Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
 Comparar realidades administrativas en
diferentes momentos históricos.
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11.  Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón,
el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
 Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se
hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,
por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?,....
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese
momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa
manera?,....
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12.  Ese sistema de preguntas permite describir el
procedimiento, realizar su diagnóstico y ver
las posibilidades de mejorarlo.
 Alternativas del análisis:
Eliminar el trabajo innecesario
Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.
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13.  Algunas deficiencias:
Número excesivo de etapas,
“desandar lo andado”,
falta de unificación,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o
anotación,
elevada cantidad de documentos.
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Dovey

14.  Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben
ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.
 Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los
órganos y puestos que intervienen y los portadores de información
que se utilizan.
 Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecución,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
 Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difícil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.
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15.  El manual debe contener una relación ordenada y
sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por
sistemas, procedimientos principales y procedimientos
accesorios.
 Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del
procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha
de elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada
operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar
del portador y las instrucciones del método de llenado.
CURSOGRAMA.
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16.  Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:
 Los manuales son un instrumento de análisis y también el
producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
 No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma
evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo
actualización permanente, y consultas interactivas del usuario.
 La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de
mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad,
las normas ISO 9000 y la Reingeniería.
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17. CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, que tienen el propósito de
agregar valor a los inputs (elementos de entrada),
transformándolos en un grupo de outputs (elementos
de salida; resultados) valiosos para un cliente.
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Tendencia modernas para la mejora de procesos

18.  Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
 Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
 Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopción del enfoque basado en procesos
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Tendencia modernas para la mejora de procesos

19.  Identificar los procesos
 Determinar su secuencia e interacción
 Comprensión y cumplimiento de requisitos
 Consideración de procesos en términos de
agregado de valor
 Obtención de resultados de desempeño y
eficacia
 Mejora continua en base a mediciones
objetivas
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20. Clasificación
 Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,
principales: constituyen la razón de ser de la organización,
asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el
cliente. Varían por tipo de industria.
Ej: Ventas, Producción.
 Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que
sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente
son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
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Finanzas
Contabilidad
Mking
Calidad
Fabricación
Compras
Adm. y Fin.
Comercial
Producción
Gerencia General
Ventas
Interior Montevideo
Ensamblado Envasado
Dirección
Departamentos
Sección
Proceso Comercial
Proceso de Producción
Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.
Gerencia

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Actividad 1.1.1
Sub-proceso 1.1
Sub-proceso 1.n
Actividad 1.1.n
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Proceso 1
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”

23.  Toda la organización tiene identificados, clasificados e
interrelacionados, a través de la red operativa, todos los
procesos que se ejecutan .
 La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos
para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus
clientes.
PERMITE
 Optimización de los procesos
 Simplificación de los procesos
 Mejora continua de los procesos
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24. Un proceso sistemático y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinión de los clientes y con
el mínimo costo de recursos.
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25. 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 25

26. AYUDA A:
 Identificar y comunicar las características de los
procesos.
 Formar al personal.
 Compartir conocimiento y experiencia.
 Efectuar la medición de los procesos.
 Llevar a cabo auditorías.
 Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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27. Es la herramienta que permite representar la operativa de la
empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso
desde la óptica del cliente, con independencia de los límites
funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el
mismo
PERMITE:
 Ver un proceso o parte de él
 Detectar “cuellos de botella”
 Detectar ausencia o duplicación de controles
 Racionalizar la documentación
 Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
 Determinar la secuencia de los procesos de realización
 Facilitar la elaboración de la documentación
 Otros.
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28.  WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información
empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y
documentar procesos de negocios, en forma lógica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
 Graficación automática de procesos (Flow Charts).
 Descripción resumida de tareas y acceso a documentación
ampliada.
 Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.
 Simulación automática de procesos.
 Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
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29.  MetoCube: Es un sistema de documentación de
Procesos, que permite describir los mismos en un formato ,
uniforme y fácilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso
base) dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Selección de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php
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