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1. OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principios
de la gestión porprocesos
2. CONCEPTOS
3. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades
interrelacionadas o que interactúan, que transforman elementos de
entrada en resultados o salidas. Entradas Transformación Salida
4. Resultado de un proceso.Resultado de un conjunto de recursos y
actividades interrelacionadas que posibilitan la transformación de
elementos de entrada en resultados o salidas.Productos tangibles (
bienes)Productos Intangibles (servicios)
5. Conjunto de personas e instalacionescon una disposición
deresponsabilidades, autoridades yrelaciones, coordinadas en pro de
unobjetivo común.
6. Conjunto de elementosinterrelacionados o que actúan entre sí
7. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
Planear Asegurar Coordinar Controlar Mejorar
8. CICLO DEMING EN LA ORGANIZACION ACTUAR PLANIFICA
NO = AJUSTAR •PARA QUÉ R SI = MANTENERSE •QUÉ HASTA
CUMPLIR •CÓMO OBJETIVOS. •CUÁNDO ASEGURAR y •QUIÉN
MEJORAR. •CON QUÉ SE ESTÁ CUMPLIENDO EJECUTAR LO
PLANIFICADO SEGÚN LO PLANIFICADOVERIFICAR ? HACER
9. Identificar, entender y gestionar los procesosinte relacionados como un
sistema, contribuyea la eficacia y eficiencia de una organización en el
logro de sus objetivos.
10. GESTION POR PROCESOS
11. Es la visión sistémica delfuncionamientoorganizacional de laempresa,
que identifica losprocesos, su interacción y suinterdependencia
12.  Generar los resultados deseados en los procesos y en la
organización. Minimizar los recursos. Facilitar la capacidad de
adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa. Flexibilizar
la organización para responder al entorno.
13. Enfoque Actual: Estrategia-Procesos-Estructura Chandler: Énfasis
Estructura- Estrategia General Motors: Énfasis en la Estructura Fayol:
División Funcional Jerarquización y Departa mentalización
Taylor:División Estructural y Operativa del Trabajo
14. EL ENFOQUE EL ENFOQUE EN EL TRADICIONAL Procéselos
empleados son el problema •El proceso es el que origina•Hacer el trabajo
problemas•Entendimiento de “mi trabajo” •Ayudar a que el trabajo se haga
•Conocer como mi trabajo se relaciona•Cambiar a la persona con el
proceso•Evaluación de las personas •Cambiar el proceso•Siempre se
pueden encontrar mejores •Evaluación del procesoempleados •Siempre se
puede mejorar el proceso•Controlar a los empleados•No hay confianza en
nadie •Desarrollar a los empleados•¿Quién cometió el error? •Todos somos
responsables•Corrección de errores •¿Qué permita que el error
ocurra?•Énfasis en el servicio •Reducción de variaciones •Énfasis en el
cliente
15. Es un sistema degestión que facilita laeficiencia y eficacia dela
organización através de lacoordinación yorientación de sus procesos hacia
lasatisfacción del cliente
16. TALLER 1. Gestión por Procesos Conformar equipos de trabajo. Definir
5 beneficios de la implementación de la gestión por procesos en una
organización. Definir 5 obstáculos de la implementación de la gestión por
procesos en una organización. Cada equipo explica sus conclusiones
17. CLASIFICACION DE PROCESOS
18. POR SU FUNCIONPOR SU JERARQUIA
19.  De realización u operativos De dirección o estratégicos De
apoyo o soporte De medición o control y mejora
20.  Son la razón de ser de la empresa. Le generan los ingresos a la
organización. A través de ellos entra en contacto con los clientes y les
satisface sus necesidades de productos o servicios.
21.  Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización
en sus propósitos fundamentales Son ejecutados por la alta dirección de
la empresa. Son decisivos en relación con el futuro de la misma.
22.  Permiten que la organización funcione a partir del suministro de
recursos. Son desarrollados a través del concurso de cargos, equipos y
procedimientos que pueden no afectar en forma directa a los clientes, pero
si a quienes los atienden.
23.  Permiten establecer como funciona la empresa con el fin de
retroalimentarla. Establecen las metodologías para hacer seguimiento,
medición y análisis de la empresa. Permiten medir el desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia.
24.  Macro procesos Proceso Subproceso Actividades Tareas
25. PROCESO: Son los procesos clave que se Requieren para manejar o
dirigir a una organización SUBPROCESO: Son Actividades que tienen
una Relación lógica y coordinada que contribuyen al logro de la misión del
proceso ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que concatenadas
constituyen un subproceso TAREAS: Acciones que se requieren para
lograr un determinado resultado
26. TALLER 2. Clasificación de Procesos Conformar equipos de trabajo. En
la tabla anexa analizar los procesos identificados y hacer una clasificación
de acuerdo al tipo de función y jerarquía. Cada equipo explica sus
conclusiones.
27. Proceso Subproceso Actividad Estratégico Operativo Soporte
ControlCLASIFICACIÓNNOMBREGestión ComercialDireccionamiento
estratégicoGestión de control dedocumentos y registrosControl de
calidadGestión financieraComprasAnálisis de MuestrasRegistro y
controlTesorería y carteraAdmisionesEvaluación y promociónElaboración
de rótulosGestión de MercadeoRecepción de faxes externos
28. MAPAS DE PROCESOS
29.  Es una representación gráfica, de la forma como opera la empresa
para satisfacer las necesidades de sus clientes. Como muestra las
relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, también se le llama
red.
30.  Es la base para construir el sistema de gestión de la empresa.
Permite a todos los colaboradores comprender como la empresa funciona
integralmente. Facilita que todos en la empresa entiendan como afectan
el trabajo de otros.
31. INTERACCIONLos procesos raramente ocurren en forma aislada. La
salida de un procesonormalmente forma parte de las entradas de los
procesos subsecuentes, como semuestra en la figura. Actividades
ENTRADAS de proceso SALIDAS Recursos Salida del Proceso C Proceso
Proceso A B Entrada Salida Proceso Proceso Controles C D Las
interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado
una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de
estos procesos frecuentemente pueden estar relacionadas tanto con los
clientes externos como con los internos.
32.  Identifique los procesos de la organización Agrúpelos según sea
su función Tabúlelos de acuerdo a su importancia Diagrame los
procesos de realización u operación que constituyen la cadena de valor de
su empresa Diagrame los procesos de apoyo Diagrame los procesos de
Dirección Diagrame los procesos de medición, control o mejoramiento
Defina la Interacción entre los procesos
33. TALLER 3. Mapas de Procesos Conformar equipos de trabajo. De
acuerdo con Ciudad Limpia determine el mapa de procesos. Cada equipo
presenta su mapa
34. CARACTERIZACION DE PROCESOS
35.  Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los
procesos. Establece claramente las líneas de comunicación entre los
procesos. Permite identificar los controles excesivos entre procesos
internos. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos
(cliente-proveedores internos). Crea conciencia en los resultados de
cada proceso. Facilita la definición de los tableros de indicadores para
cada proceso. Facilita el despliegue de los objetivos. Facilita la
implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades.
36. Identificar: Las entradas necesarias para llevarlo a cabo. Las
actividades que lo componen. Los responsables de esas actividades.
Los cargos que tienen autoridad frente al proceso. Las salidas o
resultados de esas actividades. Los recursos necesarios para su
ejecución Los mecanismos de medición para controlarlo
37. CARACTERIZAR UN PROCESO ControlEntradas Salidas Proceso
Recursos
38. Aquellas cosas quenecesito paradesarrollar el proceso yque a través de
mitrabajo o del trabajo devarios, transformo enuna o varias salidas
39. Cargo o proceso Peque me suministralas entradas parael proceso en
elque yo soyresponsable.
40. Todos aquellas cosas queutilizo para transformarlas entradas
(maquinas,insumos) pero que no setransforman en salidas.
41. ACTIVIDADES DE UN PROCESO Determine las actividades
necesarias para lograr los resultados previstos del proceso
42. Son los resultados delproceso pueden sertangibles o intangibles.
43. C Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la
ejecución del proceso en el que yo soy responsable.
44. TALLER 4. Caracterización de Procesos Conformar equipos de trabajo.
De acuerdo al caso presentado en el taller anterior escoger uno de los
procesos identificados como necesarios a documentar y realizar la
caracterización. Cada equipo presenta sus resultados
45.                              Caracterización                              de
ProcesosProceso:___________________________________________
_____________________Objetivo:___________________________
_____________________________________Proveedores Entradas
Actividades Salidas Clientes Responsable Parámetros de control
Documentos( internos y externos) Procesos de Soporte Recursos Requisitos
ley, cliente organización
46. DOCUMENTACION DE PROCESOS
47. Base Documental SISTEMA PROCESOS SUBPROCESOS
DOCUMENTOS              FORMATOS          /PROCEDIMIENTOS             PLANES
DECLARACIONES REGISTROS ACTIVIDADES
48. 3.7.2 Documento Información y su medio de soporteEjemplo: Registro,
especificación,          procedimiento           documentado,           dibujo,
informe,norma.Notas:1) El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía omuestra patrón o una
combinación de éstos2) Con frecuencia un conjunto de documentos, por
ejemplo especificaciones y registros, sedenominan “documentación”.3)
Algunos requisitos (ser legible) están relacionados con todos los tipos de
documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las
especificaciones (por ejemplo el requisito deestar controlado por
revisiones) y los registros (por ejemplo el requisito de ser recuperable). 51
49. Definiciones 3.1.2 REQUISITONecesidad o expectativa
establecida,generalmente implícita u obligatoria 52
50. Definiciones 3.7.6 RegistroDocumento que presenta resultados
obtenidos oproporciona evidencia de actividadesdesempeñadasNotas:1)
Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar
latrazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones,
accionespreventivas, y acciones correctivas.2) En general los registros no
necesitan estar sujetos al control del estado derevisión. 53
51. Base DocumentalManual Objetivos Y Programas Política de SISO
Requisitos Declaraciones del Cliente Procesos Documentos Particulares
(Procedimientos, Procedimientos registros, y Registros planes, Requeridos
manuales) 54
52. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNINTERNA
EXTERNARevisada y aprobada Canales definidos Modificable
Distribución interna 55
53. Control de Documentos Revisión, Aprobación de actualizar y
adecuación antes de aprobar su emisión nuevamente 1 2 Identificar
cambios y estado de revisión 3 7Prevenir uso de documentos
Disponibilidad de los obsoletos Documentos 6 4 Controlar documentos de
5 origen externo Documentos legibles e identificables 56
54. Asegurar que se mantiene el estándar independientemente de que
cambie el personal Facilitar actividades de monitoreo y auditorías al
sistema de gestión 57
55. FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE VIGENCIA DE
LOS DOCUMENTOS Y A QUIENES SE HA DISTRIBUIDO. Fecharía
Tipo documento Código Titulo versión Distribución revisión
56. TALLER 5. Control de documentos Conformar equipos de trabajo. De
acuerdo a lo presentado en clase defina una lista de 10 documentos de
origen interno y 5 de origen externo que se utilizan en la empresa Cada
equipo presenta sus resultados 59
57. 4.2.4 Control de los registros Deben establecerse y mantenerse registros
para evidenciar la conformidad y operación eficaz del SGC. •Los registros
deben permanecer legibles, fácilmente identificables yrecuperables.
Definir los controles necesarios para su: •Identificación •Almacenamiento
•Protección •Recuperación Procedimiento •Tiempo de retención
documentado •Disposición de control 60
58. Permanecer Legibles QUE SE PUEDAN LEER, ENTENDER Y
UTILIZAR!!•Sin borrones o tachaduras (no lápiz, no papel fax) •Aplicativos
de software o dispositivos de lectura obsoletos. Sin modificaciones no
autorizadas. Campos totalmente diligenciados ES DECIR QUE
CONTENGAN DATOS CONFIABLES. 61
59. Fácilmente Identificables DATOS TRAZABLES A LA FUENTE QUE
LOS ORIGINÓ. •Los datos contenidos en el registro deben ser
inconfundibles. •Dónde se originan los datos, cuándo, por quién. Registros
con la debida aprobación (firmas o aprobación electrónica). 62
60. Fácilmente Recuperables QUE SE PUEDAN CONSULTAR
CUANDO SE NECESITAN. Almacenamiento (dónde, quién).
•Clasificación de los registros. Protección: del registro y de su contenido
(físicos –magnéticos – otros) •Consulta: acceso con o sin restricción;
préstamo. •Tiempos de retención: archivos de gestión, activo, inactivo.
Disposición: reutilizar, reciclar, destruir. 63
61. Registros externos Clasificar y almacenar•Legibles•Recuperables 64
62. Implantación de los requisitos CÓMO CONTROLAR LOS
REGISTROS?•DEFINIR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Establecer
una metodología (procedimiento para control de registros) •Establecer la
tabla para el control de registros. •Asociar siempre a los procesos y de ser
posible a los procedimientos. •Incluir los registros internos y externos, tanto
físicos como magnéticos • Suministrar entrenamiento, lograr la
participación de las personas. Min APLICAR LAS PAUTAS PARA EL
CONTROL •Identificar la necesidad de recursos (archivadores, memoria,
servidores) •Establecer una secuencia (cronograma) •Desarrollar
“auditorias” y proponer mejoras. •Analizar los datos consignados en los
registros. 65
63. CONTROL DE LOS REGISTROS Página # de # LOGO DE
LISTADO MAESTRO PARA EL CONTROL DE LOS Fecha: ___ / ___ /
___ LA EMPRESA REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO ACCE- TIEMPO DISPOSICIÓN SO DE
ConLocalizaClasificó- RETEN- Responsable Título diga Tipo Responsable
CON- Método a-cienacción CIÓN e o SULTA
64. TALLER 6. Control de Registros Conformar equipos de trabajo.
Elaborar un listado de 10 registros internos y 5 de origen externos que se
pueden encontrar en la empresa Cada equipo presenta sus resultados
65. MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y ATENCIÓN......

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Tutoria 1 seminario

  • 1. 1. OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principios de la gestión porprocesos 2. CONCEPTOS 3. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman elementos de entrada en resultados o salidas. Entradas Transformación Salida 4. Resultado de un proceso.Resultado de un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que posibilitan la transformación de elementos de entrada en resultados o salidas.Productos tangibles ( bienes)Productos Intangibles (servicios) 5. Conjunto de personas e instalacionescon una disposición deresponsabilidades, autoridades yrelaciones, coordinadas en pro de unobjetivo común. 6. Conjunto de elementosinterrelacionados o que actúan entre sí 7. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Planear Asegurar Coordinar Controlar Mejorar 8. CICLO DEMING EN LA ORGANIZACION ACTUAR PLANIFICA NO = AJUSTAR •PARA QUÉ R SI = MANTENERSE •QUÉ HASTA CUMPLIR •CÓMO OBJETIVOS. •CUÁNDO ASEGURAR y •QUIÉN MEJORAR. •CON QUÉ SE ESTÁ CUMPLIENDO EJECUTAR LO PLANIFICADO SEGÚN LO PLANIFICADOVERIFICAR ? HACER 9. Identificar, entender y gestionar los procesosinte relacionados como un sistema, contribuyea la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. 10. GESTION POR PROCESOS 11. Es la visión sistémica delfuncionamientoorganizacional de laempresa, que identifica losprocesos, su interacción y suinterdependencia 12.  Generar los resultados deseados en los procesos y en la organización. Minimizar los recursos. Facilitar la capacidad de adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa. Flexibilizar la organización para responder al entorno. 13. Enfoque Actual: Estrategia-Procesos-Estructura Chandler: Énfasis Estructura- Estrategia General Motors: Énfasis en la Estructura Fayol: División Funcional Jerarquización y Departa mentalización Taylor:División Estructural y Operativa del Trabajo
  • 2. 14. EL ENFOQUE EL ENFOQUE EN EL TRADICIONAL Procéselos empleados son el problema •El proceso es el que origina•Hacer el trabajo problemas•Entendimiento de “mi trabajo” •Ayudar a que el trabajo se haga •Conocer como mi trabajo se relaciona•Cambiar a la persona con el proceso•Evaluación de las personas •Cambiar el proceso•Siempre se pueden encontrar mejores •Evaluación del procesoempleados •Siempre se puede mejorar el proceso•Controlar a los empleados•No hay confianza en nadie •Desarrollar a los empleados•¿Quién cometió el error? •Todos somos responsables•Corrección de errores •¿Qué permita que el error ocurra?•Énfasis en el servicio •Reducción de variaciones •Énfasis en el cliente 15. Es un sistema degestión que facilita laeficiencia y eficacia dela organización através de lacoordinación yorientación de sus procesos hacia lasatisfacción del cliente 16. TALLER 1. Gestión por Procesos Conformar equipos de trabajo. Definir 5 beneficios de la implementación de la gestión por procesos en una organización. Definir 5 obstáculos de la implementación de la gestión por procesos en una organización. Cada equipo explica sus conclusiones 17. CLASIFICACION DE PROCESOS 18. POR SU FUNCIONPOR SU JERARQUIA 19.  De realización u operativos De dirección o estratégicos De apoyo o soporte De medición o control y mejora 20.  Son la razón de ser de la empresa. Le generan los ingresos a la organización. A través de ellos entra en contacto con los clientes y les satisface sus necesidades de productos o servicios. 21.  Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales Son ejecutados por la alta dirección de la empresa. Son decisivos en relación con el futuro de la misma. 22.  Permiten que la organización funcione a partir del suministro de recursos. Son desarrollados a través del concurso de cargos, equipos y procedimientos que pueden no afectar en forma directa a los clientes, pero si a quienes los atienden. 23.  Permiten establecer como funciona la empresa con el fin de retroalimentarla. Establecen las metodologías para hacer seguimiento, medición y análisis de la empresa. Permiten medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
  • 3. 24.  Macro procesos Proceso Subproceso Actividades Tareas 25. PROCESO: Son los procesos clave que se Requieren para manejar o dirigir a una organización SUBPROCESO: Son Actividades que tienen una Relación lógica y coordinada que contribuyen al logro de la misión del proceso ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que concatenadas constituyen un subproceso TAREAS: Acciones que se requieren para lograr un determinado resultado 26. TALLER 2. Clasificación de Procesos Conformar equipos de trabajo. En la tabla anexa analizar los procesos identificados y hacer una clasificación de acuerdo al tipo de función y jerarquía. Cada equipo explica sus conclusiones. 27. Proceso Subproceso Actividad Estratégico Operativo Soporte ControlCLASIFICACIÓNNOMBREGestión ComercialDireccionamiento estratégicoGestión de control dedocumentos y registrosControl de calidadGestión financieraComprasAnálisis de MuestrasRegistro y controlTesorería y carteraAdmisionesEvaluación y promociónElaboración de rótulosGestión de MercadeoRecepción de faxes externos 28. MAPAS DE PROCESOS 29.  Es una representación gráfica, de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes. Como muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, también se le llama red. 30.  Es la base para construir el sistema de gestión de la empresa. Permite a todos los colaboradores comprender como la empresa funciona integralmente. Facilita que todos en la empresa entiendan como afectan el trabajo de otros. 31. INTERACCIONLos procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un procesonormalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como semuestra en la figura. Actividades ENTRADAS de proceso SALIDAS Recursos Salida del Proceso C Proceso Proceso A B Entrada Salida Proceso Proceso Controles C D Las interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionadas tanto con los clientes externos como con los internos.
  • 4. 32.  Identifique los procesos de la organización Agrúpelos según sea su función Tabúlelos de acuerdo a su importancia Diagrame los procesos de realización u operación que constituyen la cadena de valor de su empresa Diagrame los procesos de apoyo Diagrame los procesos de Dirección Diagrame los procesos de medición, control o mejoramiento Defina la Interacción entre los procesos 33. TALLER 3. Mapas de Procesos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo con Ciudad Limpia determine el mapa de procesos. Cada equipo presenta su mapa 34. CARACTERIZACION DE PROCESOS 35.  Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos. Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos. Permite identificar los controles excesivos entre procesos internos. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos). Crea conciencia en los resultados de cada proceso. Facilita la definición de los tableros de indicadores para cada proceso. Facilita el despliegue de los objetivos. Facilita la implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades. 36. Identificar: Las entradas necesarias para llevarlo a cabo. Las actividades que lo componen. Los responsables de esas actividades. Los cargos que tienen autoridad frente al proceso. Las salidas o resultados de esas actividades. Los recursos necesarios para su ejecución Los mecanismos de medición para controlarlo 37. CARACTERIZAR UN PROCESO ControlEntradas Salidas Proceso Recursos 38. Aquellas cosas quenecesito paradesarrollar el proceso yque a través de mitrabajo o del trabajo devarios, transformo enuna o varias salidas 39. Cargo o proceso Peque me suministralas entradas parael proceso en elque yo soyresponsable. 40. Todos aquellas cosas queutilizo para transformarlas entradas (maquinas,insumos) pero que no setransforman en salidas. 41. ACTIVIDADES DE UN PROCESO Determine las actividades necesarias para lograr los resultados previstos del proceso 42. Son los resultados delproceso pueden sertangibles o intangibles. 43. C Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso en el que yo soy responsable.
  • 5. 44. TALLER 4. Caracterización de Procesos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo al caso presentado en el taller anterior escoger uno de los procesos identificados como necesarios a documentar y realizar la caracterización. Cada equipo presenta sus resultados 45. Caracterización de ProcesosProceso:___________________________________________ _____________________Objetivo:___________________________ _____________________________________Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Responsable Parámetros de control Documentos( internos y externos) Procesos de Soporte Recursos Requisitos ley, cliente organización 46. DOCUMENTACION DE PROCESOS 47. Base Documental SISTEMA PROCESOS SUBPROCESOS DOCUMENTOS FORMATOS /PROCEDIMIENTOS PLANES DECLARACIONES REGISTROS ACTIVIDADES 48. 3.7.2 Documento Información y su medio de soporteEjemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,norma.Notas:1) El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía omuestra patrón o una combinación de éstos2) Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, sedenominan “documentación”.3) Algunos requisitos (ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo el requisito deestar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo el requisito de ser recuperable). 51 49. Definiciones 3.1.2 REQUISITONecesidad o expectativa establecida,generalmente implícita u obligatoria 52 50. Definiciones 3.7.6 RegistroDocumento que presenta resultados obtenidos oproporciona evidencia de actividadesdesempeñadasNotas:1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar latrazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, accionespreventivas, y acciones correctivas.2) En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado derevisión. 53 51. Base DocumentalManual Objetivos Y Programas Política de SISO Requisitos Declaraciones del Cliente Procesos Documentos Particulares
  • 6. (Procedimientos, Procedimientos registros, y Registros planes, Requeridos manuales) 54 52. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNINTERNA EXTERNARevisada y aprobada Canales definidos Modificable Distribución interna 55 53. Control de Documentos Revisión, Aprobación de actualizar y adecuación antes de aprobar su emisión nuevamente 1 2 Identificar cambios y estado de revisión 3 7Prevenir uso de documentos Disponibilidad de los obsoletos Documentos 6 4 Controlar documentos de 5 origen externo Documentos legibles e identificables 56 54. Asegurar que se mantiene el estándar independientemente de que cambie el personal Facilitar actividades de monitoreo y auditorías al sistema de gestión 57 55. FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS Y A QUIENES SE HA DISTRIBUIDO. Fecharía Tipo documento Código Titulo versión Distribución revisión 56. TALLER 5. Control de documentos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo a lo presentado en clase defina una lista de 10 documentos de origen interno y 5 de origen externo que se utilizan en la empresa Cada equipo presenta sus resultados 59 57. 4.2.4 Control de los registros Deben establecerse y mantenerse registros para evidenciar la conformidad y operación eficaz del SGC. •Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables yrecuperables. Definir los controles necesarios para su: •Identificación •Almacenamiento •Protección •Recuperación Procedimiento •Tiempo de retención documentado •Disposición de control 60 58. Permanecer Legibles QUE SE PUEDAN LEER, ENTENDER Y UTILIZAR!!•Sin borrones o tachaduras (no lápiz, no papel fax) •Aplicativos de software o dispositivos de lectura obsoletos. Sin modificaciones no autorizadas. Campos totalmente diligenciados ES DECIR QUE CONTENGAN DATOS CONFIABLES. 61 59. Fácilmente Identificables DATOS TRAZABLES A LA FUENTE QUE LOS ORIGINÓ. •Los datos contenidos en el registro deben ser inconfundibles. •Dónde se originan los datos, cuándo, por quién. Registros con la debida aprobación (firmas o aprobación electrónica). 62
  • 7. 60. Fácilmente Recuperables QUE SE PUEDAN CONSULTAR CUANDO SE NECESITAN. Almacenamiento (dónde, quién). •Clasificación de los registros. Protección: del registro y de su contenido (físicos –magnéticos – otros) •Consulta: acceso con o sin restricción; préstamo. •Tiempos de retención: archivos de gestión, activo, inactivo. Disposición: reutilizar, reciclar, destruir. 63 61. Registros externos Clasificar y almacenar•Legibles•Recuperables 64 62. Implantación de los requisitos CÓMO CONTROLAR LOS REGISTROS?•DEFINIR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Establecer una metodología (procedimiento para control de registros) •Establecer la tabla para el control de registros. •Asociar siempre a los procesos y de ser posible a los procedimientos. •Incluir los registros internos y externos, tanto físicos como magnéticos • Suministrar entrenamiento, lograr la participación de las personas. Min APLICAR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Identificar la necesidad de recursos (archivadores, memoria, servidores) •Establecer una secuencia (cronograma) •Desarrollar “auditorias” y proponer mejoras. •Analizar los datos consignados en los registros. 65 63. CONTROL DE LOS REGISTROS Página # de # LOGO DE LISTADO MAESTRO PARA EL CONTROL DE LOS Fecha: ___ / ___ / ___ LA EMPRESA REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ACCE- TIEMPO DISPOSICIÓN SO DE ConLocalizaClasificó- RETEN- Responsable Título diga Tipo Responsable CON- Método a-cienacción CIÓN e o SULTA 64. TALLER 6. Control de Registros Conformar equipos de trabajo. Elaborar un listado de 10 registros internos y 5 de origen externos que se pueden encontrar en la empresa Cada equipo presenta sus resultados 65. MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y ATENCIÓN......