El documento habla sobre la comunicación interna en las organizaciones. Explica que la comunicación interna debe ser estratégica y estar alineada con la filosofía y objetivos de la empresa. Se describen las vías formales e informales de comunicación interna, incluyendo medios como boletines, reuniones y correo electrónico. También se destacan aspectos como la transparencia, retroalimentación y uso de canales para mejorar la productividad y reducir conflictos.

1. Comunicación Interna Una concepción estratégica Lic. Aníbal Paradiso

2. Sumario La imposibilidad de “no comunicar” La Comunicación hoy... La Comunicación Integral, una concepción estratégica Niveles de Comunicación (Interna – Externa) Comunicación Interna Lineamientos de la Comunicación Interna Ventajas de una gestión estratégica de CI Vías de Comunicación Interna: Formales e Informales Vías Formales de Comunicación Medios Formales de Comunicación Aspectos a tener en cuenta en C I La Comunicación Informal Pasos de un Plan de Comunicación Interna

3. “ ...la imposibilidad de no comunicar...” “ Todo comunica”, no existe posibilidad de “no comunicar”. Siempre que interactúa, se está comunicando”. “ Todo cuanto hace una empresa, voluntaria o involuntariamente, es comunicación. Es decir que para una empresa, la comunicación no es una actividad opcional. La empresa comunica sí o sí, lo sepa o no, lo quiera o no, consciente o inconscientemente...”. Daniel Scheisohn “ Cualquiera sea la conducta, esa conducta “significa” algo para el otro que está interactuando conmigo y, por lo tanto, es portadora de un mensaje determinado”

4. Comunicación ... Hoy Los avances tecnológicos y la globalización han permitido un gran desarrollo en los sistemas y canales de comunicación pero también, han dado lugar a un bombardeo indiscriminado de información, una abundancia sin límites que muchas veces complejiza y satura, dificultando el efectuar una buena selección de la misma. Por ello, brindar un mensaje sencillo, claro y conciso, útil y comprensible para el destinatario, es decir, ofrecer un tipo de comunicación eficaz , se ha convertido en el desafío de las áreas de comunicación.

5. La Comunicación Integral La organización es un fenómeno conversacional en el cual circulan innumerables discursos a partir de la interacción de sus múltiples actores. Una concepción estratégica El reconocimiento y el diseño de los procesos comunicacionales que se producen en una organización se traducen en una concepción estratégica para alcanzar objetivos empresariales, para agregar valor .

6. Niveles de Comunicación Comunicación Externa : Clientes – Proveedores – Instituciones - Medios de Comunicación - Líderes de Opinión - Autoridades de Gobierno. Comunicación Interna : Accionistas - Personal de la Organización – Empresas relacionadas.

7. Comunicación Interna La Comunicación Interna debe ser parte de la estrategia de comunicación integral de la Organización La Comunicación interna tiene como propósitos: A- integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa, B- coordinar las acciones y la gestión, C- fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales.

8. Lineamientos de la Comunicación Interna Estar siempre alineada a la filosofía corporativa : Misión, Visión y Valores . Estar dirigida al grupo humano que integra la organización: Personal y su grupo familiar. Estar orientada a generar confianza y credibilidad.

9. Lineamientos de la Comunicación Interna Responder a los siguientes conceptos: Coherencia Transparencia Honestidad Fluidez Simplicidad Retroalimentación

10. Ventajas de una gestión estratégica de C.I. Mantiene al Personal informado sobre la realidad de la empresa. Logra mayores niveles de participación y motivación y por lo tanto de productividad . Reduce el nivel de conflictividad laboral. Disminuye la existencia de rumores y la utilización de canales informales.

11. Ventajas de una gestión estratégica de C.I. Reduce costos improductivos Integra al personal, lo identifica con la empresa y su cultura. Crea el sentimiento de pertenencia y genera mejor respuesta en situaciones de crisis.

12. Vías de Comunicación Interna El área de Comunicación Interna, se instrumenta a través de dos Vías: 1) Vías formales de comunicación: Se definen a partir de la estructura organizacional establecida (niveles, divisiones, departamentos, responsabilidad, descripción de tareas, etc.) y se transmiten a través de los canales oficiales. 2) Vías informales de comunicación: Emergen de la interacción natural que existe entre los miembros de la organización, no están planificadas y no siguen la estructura organizacional formal.

13. Vías Formales de Comunicación Las vías formales de comunicación se presentan, tradicionalmente, en cuatro trayectorias: Descendente Ascendente Horizontal Diagonal

14. Vías Formales de Comunicación Descendente consolidar el conocimiento y el entendimiento de los principios y propósitos corporativos construir la identidad explicitar la situación contextual fortalecer los roles jerárquicos lograr credibilidad y confianza, etc. Ej: publicaciones periódicas, folletos, carteles, objetos promocionales, videos, reuniones, cursos, etc.

15. Vías Formales de Comunicación Ascendente Se orienta a favorecer el diálogo organizacional y tiene como propósitos: fomentar el protagonismo de las distintas jerarquías . Dar fluidez, participación, feedback, etc. favorecer la reflexión y el análisis a través de distintos ángulos de visión. obtener el máximo nivel de ideas, favoreciendo la innovación y la creatividad. fortalecer el consenso Ej: los métodos de sugerencias, las “jornadas de despachos abiertos”, las notas de subordinados a superiores con respuesta obligatoria, las reuniones de trabajo, las encuestas, los buzones de sugerencias, etc..

16. Vías Formales de Comunicación Horizontal Tiene por objeto favorecer la comunicación entre personas de diferentes departamentos y entre miembros de un mismo departamento para: facilitar y dinamizar los intercambios construir el proyecto corporativo con alta participación optimizar el proceso organizacional dinamizar procesos de gestión Ej:la formalización de reuniones, encuentros, sesiones informativas de retroalimentación, convenciones y demás eventos. fomentar la coordinación, la integración y la cohesión

17. Vías Formales de Comunicación Diagonal Configura un lenguaje común y promueve acciones coherentes a los principios corporativos. Sus propósitos fundamentales son: incrementar el rendimiento conjunto y la rapidez de reacción. promover procesos de cambio acentuar el espíritu de trabajo en equipo Ej: equipos de proyectos, equipos de gestión, auditorias internas, círculos de calidad, task-forces. dinamizar el potencial innovador

18. Medios de Comunicación Formal Los medios de comunicación interna se diferencian de los externos, tanto por su costo como por sus características (medios y canales utilizados, alcance, frecuencia, acceso, posibilidad de segmentación, etc.), y por el tipo de llegada al lector (nivel de impacto, pertenencia, recordación, tipo de lenguaje, etc).

19. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: House Organ : Es el “órgano de la casa”, su alcance es masivo. Su estilo es periodístico. Comunicados de carteleras : En ellos el poder de síntesis y la claridad es muy importante. Es fundamental tener cuidado en su actualización y renovación de contenidos. Su estilo es informativo.

20. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: E- Mail : Es muy utilizado para la comunicación de noticias urgentes. El tipo de mensaje es por lo general de índole informativo, de intercambio y grupal. Es necesario reforzarlo por otros medios si se quiere asegurar la masividad de la llegada de la información. Manuales : Suelen utilizarse como forma de información específica sobre algún tema; procedimientos de gestión, normativas, calidades de producto, etc. Sirven muchas veces como material de consulta. El estilo del mensaje es formal y en relación al tema que trata.

21. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: Afiches, gigantografías : Se utilizan generalmente para lanzamientos internos y es importante encontrar lugares estratégicos de la organización para su colocación. El tipo de mensaje es publicitario, donde la creatividad y el impacto visual juegan un papel preponderante. Intranet : tiene enormes beneficios ( disminución de costos, conexión inmediata, acceso a material compartido, etc.) aunque el gran desafío es que el personal la acepte y utilice adecuadamente.

22. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: Reuniones : Se utiliza generalmente para comunicar temas delicados o complejos – laborales, personales – contextuales – organizacionales – etc. Permiten la comunicación “cara a cara” y da lugar a preguntas que surgen espontáneamente.

23. Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna Definir los objetivos. Considerar el Clima Organizacional. Definir claramente los públicos para cada acción de comunicación. Tener en cuenta que los destinatarios son los integrantes de la Organización. Estar siempre alineado a la filosofía organizacional.

24. Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna Ser coherentes con el “decir y el hacer”, tanto interna como externamente, para generar confianza y credibilidad. Sostener la transparencia y honestidad como guías de acción. Tener en cuenta el contexto externo. Mantener fluidez y agilidad en la comunicación. Ser claros en los mensajes que se brindan.

25. Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna Evitar los vacíos comunicacionales. Evitar la saturación de comunicación. Tener activos los sistemas de evaluación y feedback. Estar abiertos a los requerimientos de información. Aceptar los errores comunicacionales y aprender de los mismos.

26. La Comunicación Informal Se refieren a las interacciones que se llevan a cabo en el seno de la empresa. Redes de relaciones interpersonales que los empleados forman independientemente de las distintas funciones que cada uno cumple.

27. Características de la Comunicación Informal Puede romper con los procedimientos tradicionales. La forma no está necesariamente prescripta en los procesos y estructuras formales de la organización. Los canales informales surgen y fluyen naturalmente Se mueve diagonal y elípticamente salteando funciones enteras.

28. Redes de Comunicación Informal Tipos de Redes Red de Asesoramiento Red de Confianza Red de Comunicación

29. Redes de Comunicación Informal Red de Asesoramiento Se basa en los principales actores de la organización de quienes dependen los demás para resolver los problemas y recibir información técnica. Por tal motivo, deben ser analizadas cuando la empresa está considerando introducir cambios de rutina . Beneficios Pueden sacar a la luz el origen de los conflictos políticos y los errores que se cometen cuando se intentan alcanzar los objetivos estratégicos.

30. Redes de Comunicación Informal Red de Confianza Revela qué empleados comparten la información delicada y se respaldan mutuamente en una situación de crisis. Por tal motivo, las empresas deben examinarlas cuando llevan adelante un cambio importante o enfrentan una crisis . Beneficios: Suelen revelar las causas de los problemas no rutinarios, tales como el desempeño deficiente de los equipos temporarios.

31. Redes de Comunicación Informal Red de Comunicación Pone de manifiesto cuáles son los empleados que hablan regularmente sobre cuestiones de trabajo. Es necesaria analizarla cuando baja la productividad. Beneficios: Contribuye a identificar los vacíos que existen en los flujos de información, el uso ineficiente de los recursos y la falta de ideas nuevas.

32. A- Detectar las necesidades comunicacionales. Pasos de un plan de comunicación interna B- Definir los objetivos. C- Establecer los Públicos. D- Seleccionar los medios y recursos. E- Definir los controles.