Gestión innovación proyectos

CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Jornada-Taller:
Visión estratégica de instrumentos para gestión de la
innovación.
Control y cierre de proyectos y elaboración de propuestas de
proyectos de I+D+i
Isabel Castillo Olmedo
www.proyectainnovacion.com
Tel. 96 644 03 26
02 de octubre de 2015

1. Control de la ejecución del proyecto
1. Estimación y valoración del alcance, objetivos y
metas alcanzados
2. Seguimiento y control integrado de cambios
3. Ejemplo en herramienta Microsoft Project
2. Cierre del proyecto
1. Cumplimiento y/o desviaciones de objetivos
2. Auditoría y evaluación
3. Cierre administrativo
3. Gestión administrativa y económica de
proyectos de I+D
Índice

1. Control de la ejecución del
proyecto

• Los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad
planificada
• Supervisión y medición del rendimiento de los
resultados
• Comparación entre la planificación realizada y los
valores obtenidos
• Tomar acciones correctivas
• Las informaciones de control deben ser
proporcionadas de manera oportuna y a tiempo para
tomas las acciones correctivas, evitando retrasos
Control de la ejecución del
proyecto

Mediciones para el control de proyecto
Alcance, objetivos y metas
Control
Alcance Objetivos Metas Hitos Entregables
Elementos
de entrada
Estado de la
técnica
Todas las dimensiones del proyecto han de ser gestionadas de manera
concurrente, integrando costes, plazo, alcance y calidad. Un control de
proyecto efectivo nos va a permitir, a partir de la comparación entre valores
planificados:
• Evaluar la actuación o ejecución pasada en cualquier instante de la vida
del proyecto
• Analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos
de finalización del proyecto

Medición de la gestión del mantenimiento en la
empresa
“el conjunto de actividades dirigidas a garantizar, al
menor costo posible, la máxima disponibilidad del
equipamiento para la producción; visto esto a través
de la prevención de la ocurrencia de fallos y de la
identificación y señalamiento de las causas del
funcionamiento deficiente del equipamiento” [Tavares,
2000]
Consciencia
de la
realidad
Definición
de objetivos
y medios
Parámetros
identificativos
Comparaciones y
observaciones
Calidad de
desempeño
realizado

empresa
• Herramienta: Identificadores
• Definición: Es un parámetro numérico que facilita la
información sobre un factor crítico identificado en la
organización, en los procesos o en las personas
respecto a las expectativas o percepción de los clientes
en cuanto a costo, calidad y plazos.
[Hernández Cruz y Navarrete Pérez, 2001]

empresa
• Características:
– Pocos, pero suficientes para analizar la gestión (factores claves para el
proyecto).
– Claros de entender y calcular.
– Útiles para conocer rápidamente como van las cosas y por qué.
• Cómo usarlos:
– Establecer unos valores plan que determinen los objetivos a lograr
– Establecer un registro de datos que permita su cálculo periódico.
– Controlar los objetivos propuestos comparando los valores reales con los
valores planificados.
– Tomar como referentes para facilitar la toma de decisiones y acciones
oportunas ante las desviaciones que se presentan.

Medición para el control de proyecto
• Método de valor ganado o valor de trabajo realizado
• Método de los hitos
• Medición del rendimiento técnico

Método de valor ganado o valor de trabajo realizado
(EVM)
Método de medición de rendimiento en el que se
integran coste, plazos y alcance.
Cuando trata de
analizarse el estado del
proyecto en un
instante de control
dado, es preciso
determinar las
desviaciones
producidas en costes
y plazos.

(EVM)
La introducción de un tercer valor denominado valor ganado que, basado en
el presupuesto y en el trabajo realizado, permite establecer comparaciones
entre los valores de coste para obtener las desviaciones en costes y plazos.
Los valores de coste empleados en este método son:
• El Valor Planteado (PV): Valor de coste presupuestado para el trabajo que
se debería haber completado según el plan de proyecto en el instante de
control.
• El Costo Actual (AC): Coste real en el que se ha incurrido correspondiente
al trabajo realizado en el instante de control.
• El Valor Ganado (EV): Coste presupuestado correspondiente al progreso o
trabajo real.

(EVM)
DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE
RENDIMIENTO
• Desviación en Costes (DC): EV – AC
• Desviación en cronograma o trabajo (DT): EV – PV
DESVIACIÓN
• Si la varianza es negativa es desfavorable para el
proyecto
• Si la varianza es positiva es favorable para el proyecto

(EVM)
DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE
RENDIMIENTO
• Índice de Actuación en Costes (CPI): EV/AC
• Índice de Actuación en Cronograma o trabajo (SPI):
EV/PV
• Estimación en costes a la terminación (EAC) = BAC/CPI
ÍNDICE DE ACTUACIÓN
• CPI=1  EAC será igual al presupuesto del proyecto
• CPI<1  EAC será superior al presupuesto del proyecto
• CPI>1  EAC será inferior al presupuesto del proyecto

(EVM)
Planificación
• Tiempo estimado: 4 semanas
• Presupuesto: 100.000 €
Situación actual
• Tiempo transcurrido: 3 semanas
• Trabajo completado: 50%
• Costes actualmente asumidos: 90.000 €
Ejemplo

(EVM)
• Valor planeado (PV): 75% * 100.000 € = 75.000 €
• Valor generado (EV): 50% * 100.000 € = 50.000 €
• Costo actual (AC) = 90.000 €
• DC = 50.000 € - 90.000 € = -40.000 €
• DT = 50.000 € - 75.000 € = -25.000 €
• Se ha gastado el 90% del presupuesto para
hacer el 50% del trabajo.
• Medidas: tiempo y financiación
Ejemplo
DC = EV –
AC
DT = EV – PV

(EVM)
• Índ. Act. Costes (CPI): 50.000 €/ 90.000 € = 0,56
• Índ. Act. Cronograma (SPI): 50.000 € / 75.000 € = 0,67
¡¡OJO!!
CPI<1  EAC será superior al presupuesto del
proyecto
• Coste total al terminar el proyecto (EAC): 100.000 € /
Ejemplo

Método de los hitos de costes
• Método de dividir el alcance de proyecto en hitos a los
que asignan valores de coste y fechas de finalización
determinadas.
• Los hitos suelen coincidir con eventos significativos del
proyecto que marquen la separación entre distintas fases
del proyecto.
• A medida que el proyecto
avanza, es posible representar
los costes reales incurridos y
las fechas reales de
terminación de los hitos del
proyecto. Uniendo estos
puntos obtendríamos la curva
de costes reales del proyecto.

Medición del rendimiento técnico (TPM)
Medición mediante la comparación entre los parámetros técnicos
alcanzados durante la ejecución del proyecto con el calendario de
realización técnica.
Ejemplo de tabla de clasificación TPM típica
Medición de rendimiento
técnico
Recurso
necesario
Objetivo
cuantitativo
requerido
Valores de
rendimiento
técnico actual
Riesgo de no
alcanzar el TPM
Tiempo de procesamiento
de imagen (minutos)
ID # 123
Menor de 5
minutos del
tiempo
requerido
10 minutos 1
Promedio del tiempo
entre fallos de un sistema
ID # 321 Mayor de 1000
horas
750 horas 3
Disponibilidad operacional ID # 456 98% (mínimo) 95% 2
1 = Muy alto
2 = Alto
3 = Moderado
4 = Bajo
5 = Ninguno

• Se hace seguimiento y mediciones de control a los diferentes aspectos
previamente definidos.
• Dependiendo de los resultados obtenidos se aplican correcciones y se
hace seguimiento respectos estos valores.
• Aspectos a controlar:
Seguimiento y control
integrados de cambios
Cronograma
•Desarrollo
•Control de
actividades
Control de
calidad
•ISO 9001
•ISO 14001
•OHSA 50001
•etc.
Inputs
•Adquisiciones
•Servicios
subcontratados
Indicadores
•Gestión
•Eficacia de
planta
•Calidad
•Mantenimiento
•Etc.
Costes
•Directos
•Indirectos
•Fijos
•Variables
Recursos
asignados
•Técnicos
•Humanos
Riesgos
•Probabilidad
•Impacto
•Estrategia de
respuesta

• Si los resultados del control realizado en un punto en el
desarrollo del proyecto no son favorables, se lleva a la
reformulación total o parcial de cualquiera de los
aspectos analizados.
Seguimiento y control
integrados de cambios

• Ejemplo de control y seguimiento en la herramienta
Microsoft Project
Microsoft Project

• Ejemplo desarrollado anteriormente…
Microsoft Project
Actividad Descripción Precedentes Duración
A ANÁLISIS DE - 8
B DISEÑO A 11
C CODIFICACIÓN A 15
D DESARROLLO DE
MANUALES
C,B 2
E PRUEBAS D 5
F TEST DE USUSARIO E 8
G CAPACITACIÓN E 6
H IMPLEMENTACIÓN G 3

Control y Seguimiento
• Gantt inicial
Microsoft Project

Microsoft Project
Emplearemos las siguientes herramientas visuales para
el seguimiento y control del desarrollo del proyecto:
• Línea base
• Fechas de estado
• Desviaciones
• Reprogramación

• Línea base como referencia de desarrollo del proyecto
Microsoft Project

Nota: Dependiendo de las holguras cambiará o no el/los camino/s crítico/s
Microsoft Project

• Nota: Dependiendo de las holguras cambiará o no el/los camino/s crítico/s
Microsoft Project
Cambio en el c. crítico

• Fechas de estado para seguimiento puntual del
desarrollo del proyecto. Fecha marcada : 29/02/2016
Microsoft Project

• Tareas no completadas al 100% ya fuera de tiempo.
Microsoft Project

• Algunas actividades no están siendo completadas al %
planificado para la fecha de estado marcada.
Microsoft Project

• Establecemos una reprogramación del proyecto. Se
empieza a contar desde la fecha marcada hacia delante
para acabar de completar las tareas.
• Consecuencia: El proyecto retrasa su fecha de
finalización.
• Nueva fecha de finalización: 07/09/2016
Microsoft Project

• Controlamos el proceso una vez reajustadas las tareas
• Nueva fecha de estado: 31/03/2016
• Project calcula el % que debería ser completado
• ¿Reajustar de nuevo?
Microsoft Project

4. Cierre del Proyecto

• Todo proyecto tiene una existencia temporal, y finaliza
cuando se cumple con lo establecido.
• Etapa final en el que se valora lo ejecutado respecto a
lo planteado, así como los resultados obtenidos.
• Comparación entre la planificación realizada y los
valores obtenidos.
• Las pruebas finales de corrección de la solución y la
verificación.
• Elaboración de un documento de finalización.
Cierre del proyecto

• Grado de cumplimiento y desviaciones en cuanto a diferentes
aspectos determinados en la definición del proyecto.
• Se lleva acabo la auditoria y la evaluación de inputs y factores
internos del desarrollo del proyecto.
Cumplimiento y/o
desviaciones
Alcance
Cumplimiento parámetros
plan de calidad
Objetivos y metas Uso de recursos humanos y
Hitos Costes y presupuestos
Entregables Riesgos
Cronograma Comunicación
Proveedores y subcontratistas
Resultado del proyecto: producto,
proceso
RRHH internos Organización del proyecto
Infraestructuras
Planificación y control del
realizado

El documento Cierre del Proyecto
• Al cierre de un proyecto es importante lleva un registro de la
situación del proyecto a su entrega, las actividades más importantes
realizadas así como sus desviaciones y lecciones aprendidas.
• Todo quedará registrado y la información será indexada para
consultas futuras
• Generación de conocimiento y Know how de la empresa
Cierre administrativo
SITUACIÓN DE
LOS TRABAJOS
• Resumen de
actividades
• Desviaciones
• Plan de Trabajo
definitivo
• Resultado
económico
ACTUACIONES
DEL PROYECTO
• Actividades
realizadas
• Productos
generados
• Registro de
reuniones
ACEPTACIÓN
• Aprobación de
que los
trabajos están
finalizados
LECCIONES
APRENDIDAS
• Evitar errores
en futuros
proyectos

3. Elaboración de propuestas:
Gestión administrativa y
económica de proyectos de
I+D

¿Qué es CDTI?
El Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial
(CDTI) es una Entidad Pública Empresarial,
dependiente del Ministerio de Economía y
Competitividad, que promueve la innovación y el
desarrollo tecnológico de las empresas españolas.
Es la entidad que canaliza las solicitudes de
financiación y apoyo a los proyectos de I+D+i de
empresas españolas en los ámbitos estatal e
internacional.
Propuestas CDTI

Objetivos de CDTI
• Evaluación técnico-económica y financiación de
proyectos de I+D+i desarrollados por empresas.
• Gestión y promoción de la participación española en
programas internacionales de cooperación
tecnológica.
• Promoción de la transferencia internacional de
tecnología empresarial y de los servicios de apoyo a
la innovación tecnológica.
• Apoyo a la creación y consolidación de empresas de
base tecnológica.
Propuestas CDTI

Financiación de proyectos de I+D+i
• Proyectos de Investigación y Desarrollo (PID)
• Línea Directa de Innovación
Financiación de empresas
innovadoras y de base tecnológica
• Ayudas NEOTEC
Propuestas CDTI

Proyectos de I+D Individuales (PID)
– Duración del proyecto: de 12 a 36 meses.
– Presupuesto mínimo elegible: 175.000 €
Los proyectos de Investigación y Desarrollo son
proyectos para la creación y mejora significativa de un
proceso productivo, producto o servicio. Dichos
proyectos pueden comprender tanto actividades de
investigación industrial como de desarrollo
experimental.
Propuestas CDTI

Línea directa de innovación
– Duración del proyecto: máximo18 meses.
– Presupuesto mínimo financiable: 175.000 €
Proyectos empresariales que impliquen la
incorporación y adaptación de tecnologías
novedosas a nivel sectorial, y que supongan una
ventaja competitiva para la empresa. También se
financiarán actuaciones de adaptación tecnológica
dirigidas a la introducción en nuevos mercados.
Propuestas CDTI

Programa NEOTEC
– Duración del proyecto: de 12 a 24 meses
– Presupuesto mínimo financiable: 175.000 €
– Subvención máxima: 250.000 €
Las ayudas del Programa Neotec financian la puesta en
marcha de nuevos proyectos empresariales que
requieran el uso de tecnologías o conocimientos
desarrollados a partir de la actividad investigadora,
en los que la estrategia de negocio se base en el
desarrollo de tecnología.
Propuestas CDTI

Presentaciones de solicitudes
• Descripción de la empresa
Actividad
Antecedentes
de I+D
Organización
La empresa en
el mercado
Medios e
instalaciones

• Descripción del proyecto
Objetivos
Reto
tecnológico
Estado de la
técnica
Cronograma
Avance
tecnológico

• Descripción del presupuesto
Personal
Material
fungible
Colaboraciones
externas
Amortización
de activos
Gastos
generales (*)
(*) CDTI sí acepta gastos generales pero no todas las convocatorias las aceptan
Nota: Es muy importante describir la necesidad de todas las partidas del presupuesto

Justificación de solicitudes
• Justificación técnica
Descripción de
los objetivos
alcanzados
Descripción de
las fases
ejecutadas
Evidencias de
ejecución
Descripción y
justificación de
las desviaciones

Justificación de solicitudes
• Justificación económica
Facturas y
pagos
Nominas /
Modelo 190 /
TC2
Auditar los
gastos

Partes de una convocatoria
Objetivos
Conceptos susceptibles de apoyo
Requisitos de la empresa solicitante
Solicitud de la ayuda
Presupuesto elegible
Periodo de realización de los gastos
Justificación
Legislación

Jornada-Taller:
Visión estratégica de instrumentos para gestión de la
innovación.
Control y cierre de proyectos y elaboración de propuestas de
proyectos de I+D+i
Isabel Castillo Olmedo
www.proyectainnovacion.com
Tel. 96 644 03 26
02 de octubre de 2015
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