1. D I A G N O S T I C O Materia: C O N S U L T O R I A EQUIPO 5 Judith A. Álvarez Ríos Andrés Anguiano Venegas Adriana Coca Ramírez Erika G. Oliden Alba Marisol Valdés Bejarano

2. DIAGNÓSTICO ¿Qué es un diagnóstico? El diagnóstico debe de partir de un marco conceptual claro. Es la segunda fase del proceso de consultoría, constituye en realidad la primera fase operativa. Su objetivo es examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema influye en el, prepara toda la información necesarias para decidir como se ha de orientar el trabajo encaminado a la solución del problema. Al diagnosticar el problema, el consultor estará constantemente expuesto al peligro de tomar una decisión equivocada, dejarse influir por opiniones manifestadas por otros y en reunir datos interesantes pero innecesarios , pasando por alto hechos 3esenciales e ignorado algunas dimensiones importantes de un problema complejo o de nuevas oportunidades interesantes. El diagnóstico de un problema no incluye la puesta en marcha de las soluciones.

3. Puede necesitar una revisión y un ajuste antes de que comience el trabajo de diagnóstico. Es posible que transcurran varios meces entre el final de la fase inicial y el comienzo de la fase de diagnostico, y la situación y forma de pensar del cliente puede haber evolucionado. Replanteamiento del problema y objetivo La experiencia demuestra que en la inmensa mayoría de los cometidos son inevitables algunos ajustes de los objetivos y en calendario cuando se da principio al trabajo El consultor puede descubrir que el cliente quiere algo distinto o tiene una interpretación diferente de las condiciones generales e imprecisas utilizadas en el texto del contrato.

4. El personal de la organización y el diagnóstico Al elaborar el diagnóstico promueve el conocimiento de la necesidad de cambios e indica de manera más concreta los tipos de modificaciones que se necesitan. El cliente y su personal no solo deben considerar que están descubriendo toda la verdad acerca de su organización o sección , sino también adquirir el convencimiento de que el consultor comparte el método de diagnóstico con ellos , con el fin de que aprendan a diagnosticar los problemas por si mismos. Algunos clientes tratan de mantener en secreto dentro de la organización el recurso al consultor. A menos que el sistema del cliente esté dispuesto aceptar al consultor, toda la relación puede estar condenada al fracaso desde el comiendo. Por esto el cliente debe preparar la organización antes de que inicie su tarea de consultor

5. Objetivos y problema del diagnóstico Objetivo Los objetivos del trabajo para resolver un problema garantiza que los esfuerzo se concentrarán en los sectores en los que puede tener mayor impacto. En lugar de iniciar el diagnóstico preguntando ¿Qué falla aquí?¿Qué sucede? El consultor se debe preguntar primero ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Qué estamos tratando de hacer? Esto ayudará a evitar el impulso convencional empezar por reunir datos y analizar la situación; y a esforzarse por lograr una solución a un problema erróneo o aceptarla. El problema se considerará desde el ángulo correcto si el conjunto de objetivos enumerados es lo suficientemente amplios y de gran alcance que quedan fuera de cualquier posibilidad de aplicar una solución

6. Problemas El problema del cliente se identificará mediante las cinco dimensiones principales o características siguientes: Ubicación física y en la organización Tenencia del problema Sustancia o identidad Perspectiva cronológica Magnitud absoluta y relativa

7. *Las Causas del Problema Una tarea fundamental del diagnóstico consiste en determinar las fuerzas y los factores que ocasionan el problema. El objetivo es entender la dificultad, no señalar con el dedo a uno o mas culpables. Se debe empezar por adquirir algún conocimiento preliminar o por partir de algunas ideas acerca de cuales podrían ser las causas. Esto ayudara a establecer hipótesis sin causas posibles. La reunión y el análisis de datos se concentran luego principalmente en las causas hipotéticas. Con el tiempo, el consultor debe poder determinar la causa o las causas reales entre los numerosos factores relacionados de alguna de forma con el problema

8. *Otras relaciones importantes Cualquier problema empresarial o gerencial esta interrelacionado con otros problemas y existen otras relaciones, además de las que se pueden determinar entre un problema y su causa o causas. *La capacidad potencial del cliente para resolver el problema La capacidad potencial tiene varia dimensiones. Es preciso saber si posee los recursos materiales y financieros y los conocimientos técnicos necesarios para solucionar el problema Se ha de prestar considerable atención a las actitudes del cliente ante un problema dado… ¿Cómo perciben los empleados o funcionarios el problema? ¿son conscientes de él y están deseosos de que produzca un cambio? ¿Están motivados para hacer un esfuerzo especial? ¿Están dispuestos a asumir el riesgo? De lo contrario, la consultoría tendrá que ocuparse de desarrollar este potencial y de prestar ayuda al cliente en la forma necesaria

9. *Direcciones posibles de las medidas futuras El objetivo del diagnostico es preparar la acción. A lo largo de la investigación, se reunirán, registraran y analizaran datos e ideas sobre como se podría resolver el problema y de que manera esto podría contribuir a alcanzar los objetivos del cliente y mejorar su empresa. Así se establecerá un vinculo con la fase siguiente de planificación de la acción. Las medidas propuestas deben surgir lógicamente del diagnostico. Sin embargo, el consultor debe tener en cuenta los peligros latentes de los cambios prematuros iniciados antes de que se hayan determinado los hechos y sacado las conclusiones del diagnostico *Principales etapas del diagnostico El diagnostico consiste en buscar respuestas a las preguntas en las esferas mas arriba examinadas: los objetivos buscados; la índole y características del propio problema; otras relaciones importantes; la capacidad potencial del cliente para resolver el problema y las direcciones posibles de la acción futura. La tarea comienza con alguna información obtenida por medio del diagnostico preliminar del problema durante la fase inicial y con supuestos e hipótesis que el consumidor debe poder hacer al comienzo en colaboración con el cliente

10. Por regla general, es útil planificar un aumento gradual de la participación del cliente y su personal a lo largo de la fase de diagnostico La hipótesis y respuestas provisionales serán sustituidas por respuestas definitivas, y se recopilaran y analizaran los datos que faltan. Al planificar la fase de diagnostico es esencial determinar el grado y la forma de participación del cliente en cada actividad. El mismo método y orden de las medidas puede no ajustarse a todas las situaciones y a la personalidad de todos los consultores. Cada organización cliente es única, al igual que cada relación entre consultor y cliente. Esta regla general se aplica asimismo a la planificación del trabajo de diagnostico.

12. Ideas preconcebidas acerca de las causas de los problemas.- Creen saber cuales <<deben>> ser las causas de los problemas.

13. Examen de los problemas desde un punto de vista técnica exclusivamente.- Preferencia a un sector técnico.

14. Ignorancia de cómo se percibe el problema en diversas partes de la organización.- desconoce la precepción de otras áreas.

15. Diagnostico no acabado del problema.- limitaciones de tiempo , costo u otras razones se da un diagnostico prematuro.

16. Falta de aclaración del objetivo prioritario.- Pone su atención a problema erróneo.Los hechos son los materiales de construcción de cualquier trabajo de consultoría. Los consultores necesitan disponer de un considerable numero de hechos para tener una visión clara de la situación, llegar a una definición precisa del problema y ajustar sus propuestas a la realidad. Los hechos deben permitir el examen de los procesos, las relaciones, las causas y las influencias mutuas, con particular atención a las oportunidades insuficientes aprovechadas y a las posibles mejoras.

17. *Plan para recopilación de datos Esta recopilación se ha de preparar determinando exactamente que datos se requieren. Al definir el alcance de los datos, el consultor de la empresa tiene presente que: <<El objetivo no es la investigación ni el establecimiento de la responsabilidad por los defectos anteriores. El objetivo del diagnostico es impulsar la adopción de medidas con respecto a un problema, medidas que mejoren el funcionamiento de la organización>> Los hechos que se han de recopilar e investigar tienen que determinarse en estrecha colaboración con el cliente,, en especial con los miembros de la organización cliente que saben que registros se llevan, su grado de fiabilidad y que datos habrá que buscar en otras fuentes La planificación de la recopilación de los datos incluye asimismo la decisión sobre que aspectos del problema y que relaciones no requieren datos detallados

18. *Contenido de datos Todo consultor experimentado sabe que tipos aparentemente idénticos de datos pueden tener significado o contenido diferente en distintas organizaciones *Grado del detalle El grado de detalle de los hechos requeridos será en general superior a que se necesita con respecto a los daos utilizados en los estudios preliminares de diagnostico. Al comienzo de una tarea de consultoría es posible que el consultor tenga dificultades para evaluar las ventajas que aportaran hechos detallados. Antes de acopiar los datos, no podrá saber que deficiencias o posibilidades de mejora van a revelar.

19. *Periodo El periodo debe ser lo suficientemente largo para determinar un ritmo estable de la actividad, indicar los índices del crecimiento o disminución y revelar las fluctuaciones de las actividades debidas a variaciones estacionales o a ciclos económicos. Los periodos han de ser comparables: los meses o las semanas deben de incluir el mismo numero de días laborales. Los periodos que proceden a cambios importantes en el funcionamiento se han de examinar por separado de funcionamiento normal. La elección del periodo debe de tomar en cuenta la posibilidad de riesgo sobre el pasado y los cambios a futuro *Aspectos Abarcados En lo que respecta al alcance, el consultor debe decidir si ha de reunir una información total, o únicamente una selección. Por regla GENERAL, se recopilara información respecto de los pocos elementos vitales que representan el grueso de la actividad en el periodo actual, y con respecto a los a los elementos que es probable pasen a ser vitales en el futuro

21. Con respecto al personal: edad, sexo, nacionalidad, situación familiar, ocupación, etc.

22. Con respecto a los materiales: dimensión, valor, características técnicas, fuente, etc.

24. Es común en organizaciones que diversos departamentos tengan registros diferente sobre las mismas actividades, insumos o productos.

26. Acontecimientos y condiciones.- son los actos y actividades, y las circunstancias que los rodean, que se pueden observar.

29. Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores

30. Métodos de trabajo, ritmo y disciplina del trabajo

31. Condiciones de trabajo( ruido, iluminación, temperatura, ventilación, orden y limpieza)

32. Actitudes y comportamiento de los directivos superiores e intermedios, los supervisores, los especialistas del personal y los trabajadores

34. los trabajadores sin advertírselos.

35. Debe explicar el objetivó de su estudio y señalar claramente que no es critico, sino obtener información fiable.

38. Quien las esta formulando

39. Que va hacer el interrogador con las respuestas

45. Estudios de la actitud de los empleados Las actitudes del personal de la organización desempeñan cierto papel en la mayor parte de la consultoría el consultor esta atento a las actitudes al observar las operaciones y los procedimientos entre el cliente y su personal

47. Sobre aspectos de la situacion actual no es necesario precisar(porcentaje de los costos gerenciales administrativos, para saber si estos se han de controlar de forma escrita)Quienes pueden efectuar las mejores estimaciones o previsiones son las personas que realizan la actividad de que se trate, pues tiene un conocimiento directo además aceptaran mas fácilmente propuestas basadas en los datos que ellos mismos han suministrado.

48. 8.5 Análisis de los hechos Los datos no se pueden utilizar sin un análisis cuyo objetivo va mas allá de la investigación y evaluación. Una descripción correcta de la realidad, es un aspecto del análisis. Otro aspecto importante es el de determinar que se puede hacer.

49. La síntesis forma un todo a partir de partes, saca conclusiones del análisis de los hechos y elabora propuestas de acción. El análisis de los hechos se transforma gradualmente en una síntesis. Si el consultor conoce una regla general y puede determinar que el problema observado corresponde a esa regla, aplicara el método deductivo. En lugar de reunir y analizar un vasto conjunto de hechos para determinar que regla se aplica.

50. Sin embargo, el consultor tiene que evitar las trampas que los datos y su experiencia le pueden tender. En el trabajo de consultoría, los métodos se combinan y complementan recíprocamente.

51. Elaboración de los datos Antes de someter los datos a las actividades analíticas, es preciso corregirlos y seleccionarlos. Esta actividad incluye la verificación de su integridad, la presentación, la eliminación o corrección de errores y la comprobación de que se han aplicado criterios uniformes al reunir los datos.

53. Responsabilidad: el consultor debe de saber cuales son las dependencias y/o las personas de esas dependencias responsables.

55. Análisis causal Tiene por objetivo descubrir las relaciones causales entre las condiciones y los acontecimientos. Proporciona un medio para planificar los cambios y las mejoras. ¿Cómo descubre el consultor que existe una relación causal? Necesita tener una idea global y sintética del proceso total que esta examinando y del contexto global de la organización.

57. Fuerzas restrictivas: se oponen al cambio. Los cambios se producen cuando se crea un desequilibrio, y cuando se llega a una nueva situación se establece un nuevo equilibrio.

58. Comparación La comparación se utiliza para efectuar una evaluación global además de examinar los detalles del funcionamiento y establecer soluciones. La comparación entre empresas se utiliza a menudo para evaluar los indicadores del rendimiento global.

59. Análisis del futuro Todos los análisis y resultados en relación a la consultoría están orientados al futuro. Esto debido a que el consultor que trabaja para el cliente esta luchando por su supervivencia o para una empresa de gran rentabilidad en busca de nuevas posibilidades de negocios

61. Qué haremos en el futuro para alcanzar nuestros objetivos?

68. Las que estén interesadas en la consultoría y las personas que hayan sido entrevistadas.

69. Cierta información será confidencial y no se podrá divulgar a un gran numero de empleados.

72. Otra manera, es proporcionar la información por escrito.