Este documento describe las características básicas de Microsoft Excel. Excel utiliza hojas de cálculo que consisten en filas y columnas para ingresar y almacenar datos. Cada celda se encuentra en la intersección de una fila y una columna y puede contener números, texto o fórmulas. El documento explica los componentes principales de la interfaz de usuario de Excel como las fichas, grupos y botones de comando.

1. MICROSOFT EXCEL
Presentado por:
Hijan Alejandra Arias Capote

2. Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los
datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que
puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un
nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo o
libros.
HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

3. Desde el botón inicio:
Haga clic en el botón Inicio
Todos los programs
Microsoft Office
Microsoft Office Excel 2007
Desde el menú ejecutar:
ENTRADAA EXCEL:

4. IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL
Descripción de la pantalla:
1. Botón de Microsoft office: Se encuentra ubicado en la esquina superior
izquierda, abre el menú.
2. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada
en la parte superior, al lado derecho del botón de office y proporciona un
acceso rápido a las herramientas y a los comandos.
3. Fichas de programa: Contiene grupos y botones de comando para dar
formato a las fórmulas y textos de Excel.
4. Grupos de comando: Contiene botones de comando propios del grupo.
5. Cinta de Opciones: El espacio que comprende el contenido de las fichas.
6. Filas: Determina los registros de una base de datos, se identifican
numeradas.
7. Columnas: Determina los campos de una base de datos, se identifican con
letras.
8. Etiquetas de hojas: Contiene las filas y las columnas de la hoja de cálculo, de
forma predeterminada el libro contiene 3.
9. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre
filas.
10.La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas,
grupos, botones de comando

5. FECHA DE INICIO
Se encuentran los grupos del portapapeles, grupo fuente ,grupo alineación, grupo
número, grupo estilos, grupo celdas, grupo modificar.
FICHA INSERTAR
Encuentra los siguientes grupos:
Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de gráficos, grupo de vínculos
(hipervínculos) y los grupos de texto.

6. FECHA DISEÑO DE PAGINA
Encuentra los siguientes grupos:
Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de
configuración de página, grupo de Ajustar Área de impresión, grupo opciones de la
hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)
GRUPO DE FORMULAS
Esta ficha categoriza las funciones y algunas herramientas complemento:
Grupo bibliotecas de funciones (hace referencia a las funciones
lógicas,financieras,texto entre otras.
Grupo nombres nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres
de rango y selección)

7. FICHA DATOS
Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de bases de datos.
Grupo conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la
información de textos a columnas, quitar duplicados, validación, consolidación y análisis), grupo esquema
(hace referencia al manejo de subtotal izar datos y agrupar).
FICHA REVISAR
Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas.
Grupo revisión, grupo comentarios, grupo cambios.

8. FICHA VISTA
Grupos vistas del libro, grupo zoom, grupo ventana, grupo de ,marcos
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO
Para agregar botones a la barra de herramientas de acceso rápido, se debe hacer clic en la flecha despegable y
hacer clic en el botón mas comandos.
En el botón personalizar seleccionar un comando disponible, el mostrará algunos botones, seleccionar abrir y
hacer clic en agregar, repetir la acción tantas veces se necesite y hacer clic en aceptar.

9. En el botón personalizar
seleccionar un comando
disponible, el mostrará
algunos botones,
seleccionar abrir y hacer
clic en agregar, repetir la
acción
tantas veces se necesite y
hacer clic en aceptar.

10. APLICACIONES DE LA HOJA DE CALCULO
La cinta de opciones
La cinta de opciones tiene como
características brindar el espacio para
almacenar dentro de las fichas los grupos,
se puede minimizar la cinta de opciones.
Ejemplo: Minimizar la cinta de opciones.
1.Hacer clic derecho del mouse sobre una
de las fichas y aparecerá un menú de
opciones.
2.Seleccionar minimizar la cinta de
opciones.

11. También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> y <F1>
Métodos abreviados der teclado.
Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 esta es la excepción.
Oprima la tecla <ALT> y dirigir el puntero del mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el
método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.
 INTERFAZ DE USUARIO
La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores
versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos
cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles,
además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.
NUMERO DE FILAS Y COLUMNAS
Excel 2017 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de calculo, ofreciéndole mayor
capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información.
Ubicado en la celda A1
Oprima las teclas <CTRL> + <↓>
Oprima las teclas <CTRL> + <→>

12. Conceptos básicos
Hoja de calculo.
Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene
por defecto 3 hojas de cálculos y es posible insertar hasta 255 hojas.
Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A
hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

13. FILA
Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números
que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
CELDA
Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda
tiene una identificación dada por combinación de la letra de la columna y el numero de la
fila en donde se encuentra
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. con frecuencia, se
escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo
de letra, obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de
celdas seleccionadas.

14. Libró
Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos
archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta
las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; el libro para que sea
compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los
archivos específicos, un libro está compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea
siempre y cuando no exceda la memoria disponible.
HOJAS.
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece
con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma
predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no
exceda la memoria que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y
macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

15. ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL?
El entorno básico de Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una
o más hojas de cálculo. Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información
dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha
información.
Desplazamientos del cursor Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios
estratégicos de la misma, es posible si se utiliza el método correcto.
En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los
extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede hacer:
Utilizando el teclado Realiza el desplazamiento entre celdas.
 Utilizando el teclado Realiza el desplazamiento entre celdas

16. Realiza el desplazamiento a la última columna de la fila actual.
 Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual
CTRL
Realiza el desplazamiento a la última fila de la columna actual.

17. Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual
 Desplaza el cursor a la celda A1.
INICIOCTRL +
Desplaza el cursor a la celda especificada
F5

18. Realiza desplazamiento entre hojas
 SELECCIONAR
 Para seleccionar algún elemento en Excel con Ratón, debe verificar que el puntero tenga
forma de cruz blanca. Celdas Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal
del Ratón y arrastrándolo seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.
 CELDAS
 Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y arrastrándolo
seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.
 Columnas
 Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que
necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.
 FILAS
 Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita
seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

19. Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)
CORTAR
Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea
dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.

20. COPIAR
Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea dentro de la
misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.
 NOTA.
Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda dentro de una misma hoja
basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo 13 inferior derecho de la celda se visualizará
una cruz, se debe hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiará en el rango marcado.
PEGAR.
Con esta operación el usuario puede colocar información en una hoja de cálculo, en un libro, o en
otro archivo.
Pasos para cortar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar
2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
3. Ubicarse en la celda.
4. 4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

21. PASOS PARA COPIAR Y PEGAR
1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.
2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar. 5. Ubicarse en
otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.
3. Ubicarse en la celda.
Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o
más celdas a otras que no lo tienen. El proceso a seguir es: Ubicarse en
la celda que tiene el formato a copiar.
Hacer clic al botón Copiar formato.

22. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se
debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la
cual se le quiere pegar el formato.
PEGADO ESPECIAL.
Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse
directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando
Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

23. De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente identificables:
El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe seleccionarse
el que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si son formatos,
valores, fórmulas, u otras características del rango seleccionado. El cuadro Operación
es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y el rango destino,
teniendo en cuenta que los datos quedarán en el rango sobre el cual se está pegando la
información, reemplazando los anteriores.
OPCIONES DE RELLENAR
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja
de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente
una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de
tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente
varios tipos de series de datos, seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de
relleno.

24. 1. Ubicarse en la hoja2 en la celda a1
2. Colocar la fecha 05/02/2007
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho, cuando
cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido derecho y arrastrar.

25. Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año
Rellenar-años: Auto-rellena en años
Trabajar con hojas de cálculo Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar
hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta
como lo muestra para dar una vista diferente.
Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:
Insertar hojas 1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse, hacer clic en
insertar.
2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y a continuación hacer clic en aceptar.
Eliminar hojas Para eliminar hojas de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta (hoja) que se desee eliminar.
2. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma eliminará la hoja de cálculo. Cambiar nombre hoja Se
puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la
etiqueta y escribir el nuevo nombre.

26. MOVER HOJAS
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de
la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar
la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la
hoja se moverá a la nueva posición.
 1. Clic derecho del Mouse sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.
 2. Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a donde se desee mover.
 3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

27. Ocultar hojas Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente
forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que se
desee ocultar.
2. En el menú contextual, seleccionar ocultar hojas.
MOSTRAR HOJAS
Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de forma simultanea. Para
realizarlo seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un submenú,
hacer clic sobre mostrar hoja.
4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.

28. SELECCIÓN HOJAS DE CALCULOS
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas: 1. Ubicarse en la celda A1 2. A
la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila numero 1, se encuentra un
objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.
Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es
oprimir las teclas + + Color de etiqueta Se pueden
aplicar color de etiqueta a una o varias hojas
utilizando la tecla.
1. Hacer clic en la ficha de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la
flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de
etiqueta, el mostrará un submenú, hacer clic sobre
un color de ellos.

29. ALTO DE FILA
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el
grupo celdas.
1. Seleccionar las filas de la 1 a la 5.
2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato, aparecerá un
menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
ANCHO DE COLUMNA
1. Seleccionar las columnas de la A hasta la E
2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato, aparecerá un menú
desplegable, seleccionar ancho de la columna.

30. Otra forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar
color.
2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar
de la paleta de colores uno de ellos.

31. OCULTAR FILAS
Se pueden seleccionar una o varias filas para ocultarlas con la tecla 1.
Oprimir la tecla , sin soltar seleccionar las filas 2, 4, 6, 8. 2. En la ficha
de inicio, grupo celdas, botón formato, en el menú desplegable,
seleccionar ocultar y mostrar, hacer clic en ocultar filas.

32. OCULTAR COLUMNAS
Se pueden seleccionar varias columnas y ocultarlas oprimiendo las teclas + 0
OCULTAR HOJAS
Se ocultan hojas de acuerdo a la ubicación, o su selección 20 Mostrar filas Primero se
debe seleccionar la hoja y luego mostrar filas Mostrar columnas Primero se debe
seleccionar la hoja y luego mostrar columnas.
MOSTRAR FILAS
Primero se debe seleccionar la hoja y luego mostrar filas
MOSTRAR COLUMNAS
Primero se debe seleccionar la hoja y luego mostrar columnas.

33. MANEJO DE ARCHIVOS
Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su
modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo
a menos que se haga con otro nombre.
 En el botón de office hacer clic en Seleccionar el botón abrir Se puede mostrar el cuadro de
diálogo abrir oprimiendo las teclas + A.
Buscar en: Al hacer clic en esta opción, se podrá elegir la unidad en donde se encuentra el archivo a
recuperar o abrir. En este momento, Excel presenta la lista de carpetas o de archivos de la unidad
elegida para seleccionarlas. Cuando es una carpeta, se debe hacer clic sobre ella para mirar el
contenido y así recuperar el archivo deseado.
Nombre de archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo, después de indicar su ubicación
en la unidad de disco.
Tipo de archivo: Esta opción despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se
debe seleccionar el deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.
Vistas en miniatura: Este botón muestra los archivos en apariencia de iconos. Iconos: Este
botón muestra en forma organizada los archivos.
Lista: Es el botón activo, y muestra el nombre de los archivos o de las carpetas
únicamente

34. Detalles: Este botón despliega todos los detalles de los archivos, como son: nombre, tamaño,
tipo de archivo y la fecha de la última modificación.
. Propiedades: Con este botón se podrán ver las propiedades del archivo seleccionado.
Vista previa: Con este botón se podrá visualizar una muestra del documento que se esta
trabajando.
Herramientas :Con esta opción se despliega un menú con las siguientes opciones: Eliminar,
Cambiar nombre, Imprimir, conectar a unidad de red y Propiedades.
Cerrar: Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea
volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un
archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar.
(Memoria innecesaria).
Guardar: Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y
las características exclusivas de Microsoft Office Excel; De forma predeterminada, algunos
formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el
formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo
hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar.
Formatos: Fuente, Tamaño fuente, alineación, bordes.

35. COLOR DE FUENTE
El color de la fuente en Excel 2007 al igual que el color de relleno basta con pasar el puntero
del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automáticamente actualiza en la
selección. Ejemplo:
 1. De nuevo Seleccionar el área A1:D15
 2. En la ficha de inicio, en el grupo fuente, buscar el botón color de fuente
 3. En la flecha desplegable del botón, hacer clic, esperar que despliegue la paleta de colores
y desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila de colores
Negrilla, Cursiva y Subrayado Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o
textos selecciónados. Ejemplo: También se pueden realizar utilizando los métodos abreviado.
NEGRILLA. <CTRL> + <N>
CURSIVA. <CTRL> + <K>
SUBRAYADO. <CTRL> + <S>
TAMAÑO DE LA FUENTE
Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el tamaño que
se desea.

36. ALINEACION DE TEXTO.
La alineación de texto lo realiza
Excel de forma vertical ajustándolo
en la celda y puede realizar de la
siguiente forma:
AJUSTE DE TEXTO
Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el
contenido de la celda al ancho de
columna y al alto de la celda. Otra forma
de realizarlo es con las teclas <ALT> +
<ENTER>
BORDES
Algunos de los formatos de celda nuevos
en Excel 2007 se encuentran el de dibujar
los bordes, esto permite al usuario la
rapidez de aplicar bordes en un rango de
celdas.

37. COLOR DE RELLENO
El color de relleno en Excel 2007 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color
después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier
color en la paleta de colores.
COMBINAR Y CENTRAR
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola celda
con mayor tamaño y centrando el contenido.
FORMATO GRUPO DE NUMERO
Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora
ETC.
FORMATO DE MONEDA
1. Seleccionar el rango de celdas que corresponden a total.
2. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato número, seleccionar
moneda.

38. ESTILO MILLARES,REDUCIR DECIMALES
Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
1. Seleccionar el rango de celdas que equivalen a valor.
2. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.
3. Hacer doble clic sobre el botón reducir decimales
FICHA REVISION
ORTOGRAFIA
Esta herramienta comprueba la escritura, sintaxis de un texto sobre celdas.
1. Ubicarse en una hoja.
2. En la ficha revisar, grupo revisión, hacer clic sobre el botón ortografía.

39. Puede interesar una forma de buscar y corregir errores de ortografía en el documento de forma más
rápida y sencilla. O puede que se desee ver las líneas onduladas de color rojo que se muestran en el
documento. En esta sección se explica el funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical
automática, y cómo activarla y desactivarla. No hay ninguna opción para revisar la ortografía mientras
se escribe en Microsoft Office. La revisión gramatical sólo está disponible en Microsoft Office
Outlook y Microsoft Office Word.
Omitir: Pasa por alto palabras o textos dentro de la hoja de cálculo.
Agregar al diccionario: Permite agregar nuevas palabras al catalogo, enriqueciendo el índice y la
relación con nuevos documentos.
Cambiar: Reemplaza por nuevas palabras o frases que se encuentre en el catálogo principal al
documento.
Opciones: Permite omitir textos, mayúsculas, números y diccionarios para aplicarlos a los parámetros
de la hoja de cálculo.

40. SINONIMOS
Sugiere otras palabras con un significado parecido a las que ha seleccionado, este
elemento permite insertar, copiar o buscar la palabra.
Opciones de referencia: Habilita como semejanza libros en otros idiomas, sitios de apoyo
como Factiva Iworks, y MSN e índices de cotizaciones MSN MONEY.
GRUPO COMENTARIOS
Notas que se pueden agregar a celdas, modificando eliminando y editando el contenido de las
mismas.

41. INSERTAR COMENTARIOS.
1. Hacer clic sobre la celda que se requiere insertar el comentario.
2. En la ficha revisar, grupo comentarios, hacer clic sobre el botón insertar comentarios Si se desea
personalizar el título de los comentarios, se deben seguir los siguientes pasos:
 1. En el botón de Office , hacer clic sobre el botón opciones de Excel.
 2. En más frecuentes, hacer clic sobre el cuadro de texto Nombre de usuario: escribir Oficina
Planeación.
 3. Hacer clic sobre el botón aceptar.
 4. Insertar un comentario sobre una celda.
Eliminar comentarios: Limpia el contenido de la celda del comentario que se ha insertado. Anterior: Se
desplaza al comentario antecedente de la hoja(s) insertado.
Siguiente: Se desplaza al comentario consecuente de la hoja(s) insertado. Mostrar u ocultar.
comentarios: Muestra u oculta el comentario insertado en la celda seleccionada.

42. ¿Cómo CONFIGURAR LA PAGINA?
Ubicarse en la hoja de cálculo. En la ficha diseño de página, grupo configurar página, sobre
el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes personalizados.
Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando las
columnas.
Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto ajustando las filas. Imprimir:
Permite seleccionar la impresora local o de red, número de copias, la selección y el número de
copias.
Vista preliminar: Permite observar el documento antes de imprimir.

43. Permite predeterminar en todas las páginas del libro textos Si se desea elegir alguno de los
encabezados o pies ya existentes, se presiona clic sobre la flecha descendente de la opción
respectiva (encabezado, pie de página). Si se va a crear un nuevo encabezado o un nuevo
pie de página, se presiona clic sobre la opción Personalizaren cabezadoo sobre encabezado o
sobre la opción Personalizar pie de página.
ORIENTACION
Permite seleccionar la forma de impresión siendo horizontal o vertical de la hoja,
permitiendo en una orientación horizontal un mayor cubrimiento de campos, y en una
orientación vertical un mayor cubrimiento de registros

44. BASES DE DATOS EN EXCEL.
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos
mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las
bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con
los campos de los registros. Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la
tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas
tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina
registro.
Todos los registros tienen la
misma estructura. La estructura
viene dada por un conjunto de
campos, las columnas de la tabla.
Cada campo es un dato del
registro. Cada registro está
compuesto por los datos de los
campos que tiene definidos.

45. ORDENAR DATOS
Para ordenar la base de datos primero debemos tener seleccionada cualquier celda de la tabla.
Luego elegimos la herramienta Ordenar y filtrar que se encuentra seleccionando la pestaña o
etiqueta Inicio. Luego seleccionamos la forma de ordenamiento deseada y en este momento
Excel ordena automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar de
manera personalizada, se debe seleccionar la opción Orden personalizado. Aparece el cuadro de
diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite
entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

46. Filtrado de la base de datos Siempre es más fácil localizar un dato en un pequeño grupo de
registros que en una interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de una
tabla que cumplan con ciertas condiciones. Cuando el filtro se aplica sólo se verán en la tabla
esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)
AUTOFILTRO
Los filtros automáticos se
aplican dando clic en la
herramienta filtro de la pestaña o
etiqueta datos (botón
correspondiente de la barra de
herramientas). Al dar clic en
dicha herramienta Excel muestra
al extremo

47. FUNCIÓN SÍ
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple
una condición (Una condición, generalmente es una comparación entre 2 valores). Si ésta se cumple,
da como resultado un valor “X”, y si la condición no se cumple, da como resultado un valor “Y”. Los
valores de “X” y “Y”, los determina la persona que realiza la función. Esta función se puede utilizar de
tres formas diferentes.
SI SENCILLO
Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso.
Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor sí Verdadero, Valor_sí_falso)
Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una operación o celda
determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo libro; está compuesta por tres partes.
Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre celdas por la cual se está
preguntando
Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar comparaciones:
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
= Igual
<> Diferente de

48. USO DE LOS OPERADORES LOGICOS: Y/O/NO
Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones condicionales
anidadas se torna mucho más difícil de crear y entender. Esto puede simplificarse un poco,
utilizando operadores lógicos.
Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo, entregando como
resultado VERDADERO o FALSO.
Operador lógico Y
Y(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando todas las
condiciones son VERDADERAS.
La función si con el operador Y quedaría así: =SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2),
Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso).
Operador lógico O O(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es
VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA.
La función si con el operador O quedaría así: =SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2),
Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)
Operador lógico NO NO(Condición1;Condición2;....;Condición30) Operador de negación, para
preguntar negando, se hace de la siguiente manera: La función si con el operador NO quedaría así:
=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

49. GRÁFICOS
Los gráficos, son una herramienta que permite transformar y representar la información y
mostrarlo a manera de informes, patrones, y comparaciones.
La información de la base de datos y la hoja de gráficos van directamente vinculadas Pasos para crear un gráfico
1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artículos (d1:d5)
2. 2. Con la tecla sin soltar, seleccionar el rango de celdas correspondiente a cantidad 3
3. . En la ficha datos, en el grupo de gráficos, hacer clic sobre el botón columna.
4. 4. Seleccionar la opción todos los tipos de gráfico.
5. 5. Seleccionar de la categoría columnas el primero de la lista.
6. 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar. FDH Taller Formulas celdas y funciones Taller autofiltros Taller condicionales y
filtros Taller condicionales con operadores Taller gráficos FDEH Practica formulas Practica celdas y funciones Práctica
autofiltros Practica condicionales sencillos Practica gráficos