El documento describe los conceptos básicos de una hoja de cálculo de Excel, incluyendo filas, columnas, celdas, rangos y hojas. Explica cómo insertar y modificar hojas, así como aplicar formatos como color de etiqueta. También cubre funciones, el asistente de funciones y el uso de hojas de cálculo para bases de datos.

1. MarolynYepezRivas
Informática Básica
administraciónde negocios internacionales - Universidad del pacifico

2. Conceptos
Hoja de cálculo: Es un conjunto de
filas y de columnas, que le
permiten al usuario ingresar
información. Cada libro tiene por
defecto 3 hojas de cálculo y es
posible insertar hasta 255 hojas.
Columna : Se reconocen de forma
vertical en la hoja de cálculo, se
identifican con letras que van
desde A hasta XFD, para un total
de 16384 columnas.
Fila: Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de cálculo, se
identifican con números que van
desde 1 hasta 1.048.576 filas.
Celda: Es la intersección entre una
columna y una fila para registrar
información. Cada celda tiene una
identificación dada por
combinación de la letra de
columna y el número de fila en
donde se encuentra.
Rango: Un rango es un conjunto
de celdas continuas ubicadas
horizontal o verticalmente. Con
frecuencia, se escogen rangos de
información cuando se desea
aplicar una operación, la cual
afecta el conjunto de celdas
seleccionadas.

3.  Libro Los Archivos de Excel se denominan libros. Un libro está compuesto por hojas, se
pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la memoria
disponible.
 Hojas Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro.
La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para
ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede
manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté
disponible.

4. Hoja de calculo
Una hoja de cálculo es una tabla
distribuida en filas y columnas.
Cada uno de los datos se
encuentra en una celda
(intersección entre una fila y una
columna) que puede contener
números o texto, así como
fórmulas que permiten calcular un
nuevo valor a partir de los datos de
otras celdas de la misma hoja de
cálculo o libros.

5. Desde el botón
inicio
1. 1Haga clic en el botón
Inicio
2. Todos los programas
3. Microsoft Office
Microsoft Office Excel
2007
Desde el menú
ejecutar

6. Descripcióndela
pantalla

7. 4. Grupos de comando: Contiene
botones de comando propios del
grupo.
5. Cinta de Opciones: El espacio
que comprende el contenido de
las fichas.
6. Filas: Determina los registros
de una base de datos, se
identifican numeradas.
7. Columnas: Determina los
campos de una base de datos, se
identifican con letras.
8. Etiquetas de hojas: Contiene
las filas y las columnas de la hoja
de cálculo, de forma
predeterminada el libro contiene
3.
9. Barra de desplazamiento
vertical: Permite un rápido
desplazamiento entre filas.
10. Barra de desplazamiento
horizontal: Permite un rápido
desplazamiento entre columnas
1. Botón de Microsoft office: Se
encuentra ubicado en la esquina
superior izquierda, abre el menú.
2. Barra de herramientas de acceso
rápido: Aparece de forma
predeterminada en la parte
superior, al lado derecho del botón
de office y proporciona un acceso
rápido a las herramientas y a los
comandos.
3. Fichas de programa: Contiene
grupos y botones de comando para
dar formato a las fórmulas y textos
de Excel.

8. La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos,
botones de comando.
1. Fichas
2. Grupos.
3. Botones de
comando.

9. Fichas:
 Ficha Inicio Se encuentran los grupos del
portapapeles, grupo fuente ,grupo alineación,
grupo número, grupo estilos, grupo celdas, grupo
modificar.
 Ficha insertar Encuentra los siguientes grupos:
Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de
gráficos, grupo de vínculos (hipervínculos) y los
grupos de texto.
 Ficha diseño de página Encuentra los siguientes
grupos: Grupo de temas (hace referencia a
colores, fuentes y efectos), grupo de configuración
de página, grupo de Ajustar Área de impresión,
grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace
referencia al manejo de objetos)
 Grupo fórmulas: Esta ficha categoriza las
funciones y contiene algunas herramientas
complemento: 6 Grupo biblioteca de funciones
(hace referencia a las funciones lógicas,
financieras, texto entre otras) Grupo nombres
definidos (hace referencia a la administración de
nombres de rango y selección).

10.  Ficha datos Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de bases
de datos, Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace
referencia al manejo de la información texto a columnas, quitar duplicados validación,
consolidación y análisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y
agrupar).
 Ficha revisar Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas.
Grupo revisión, grupo comentarios, grupo cambios.
 Ficha vista: Grupo vistas del libro, grupo Zoom, grupo ventana, grupo de Macros.

11. Aplicaciones de la hoja de cálculo
 La cinta de opciones: La cinta de Opciones
tiene como característica brindar el espacio
para almacenar dentro de las fichas los grupos,
se puede minimizar la cinta de opciones.
Ejemplo: minimizar la cinta de opciones:
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las
fichas y aparecerá un menú de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones.
También puede minimizar/restaurar oprimiendo las
teclas <CTRL> + <F1>
 Métodos abreviados de teclado Si se desea
manejar algunas opciones de teclado en Excel
2007 este es la excepción.
Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del
Mouse hacia una de las fichas y aparecerán
pequeños cuadros de letras con el método
abreviado que se podrá utilizar para cada uno de
los botones.

12. Interfaz de usuario La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de
herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que
contienen grupos lógicos de comandos, muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados
galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información
descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo. Número de filas y columnas Excel
2007 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, ofreciéndole mayor
capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información. Ubicado en la celda A1.
Oprima las teclas <CTRL> + <↓> Oprima las teclas <CTRL> + <→>

14. Trabajar con hojas de cálculo
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible
insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas,
copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra
para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas
características, se deben seguir los siguientes pasos:

15. Insertar hojas
1. Sobre la etiqueta de la hoja de
cálculo, hacer clic derecho del
Mouse, hacer clic en insertar.
2. En la pestaña general, hacer clic
en hoja de cálculo y a
continuación hacer clic en
aceptar.
Eliminar hojas
Para eliminar hojas de cálculo, se
deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic derecho del Mouse
sobre la etiqueta (hoja) que se
desee eliminar.
2. Seleccionar la opción eliminar,
de esta forma eliminará la hoja
de cálculo.
Cambiar nombre hoja
Se puede asignar un nombre de
hasta 31 caracteres a cualquier hoja.
Para ello, se hace doble clic en la
etiqueta y escribir el nuevo nombre.

16. Mover hojas
Para mover una hoja a otra posición del
libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta
de la hoja que se desea mover. Aparecerá
un triángulo que indica dónde se va a
insertar la hoja. O seguir los siguientes
pasos:
1. Clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta y seleccionar mover o copiar.
2. Seleccionar del menú mover o copiar
haciendo clic a donde se desee
mover.
3. Hacer clic sobre el botón aceptar.
Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias
hojas de la siguiente forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse
sobre la etiqueta de la hoja
que se desee ocultar.
2. En el menú contextual,
seleccionar ocultar hojas. 17
Mostrar hojas
Se pueden mostrar todas las hojas de un
libro, mas no de forma simultanea. Para
realizarlo seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre
la flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar
ocultar y mostrar, él mostrará un
submenú, hacer clic sobre mostrar hoja.
4. Seleccionar la hoja y hacer clic en
Aceptar. Otra de las formas para mostrar
hojas ocultas es ubicarse sobre una de
las etiquetas de la hoja, hacer clic
derecho del Mouse y seleccionar
mostrar.

17. Selección hojas de
cálculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo
de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1
2. 2. A la izquierda de la letra A como
columna, arriba de la fila numero 1,
se encuentra un objeto que no tiene
nomenclatura, sobre ese punto
hacer clic.
Otra forma de seleccionar una hoja de
cálculo es oprimir las teclas <CTRL> +
<SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>
Color de etiqueta
Se pueden aplicar color de
etiqueta a una o varias hojas
utilizando la tecla <CTRL>
Hacer clic en la ficha de inicio.
Ubicar el grupo celdas, hacer clic
sobre la flecha desplegable del
botón formato.
Del Menú desplegable seleccionar
color de etiqueta, el mostrará un
submenú, hacer clic sobre un color
de ellos.
1. Otra forma:
2. Hacer clic derecho del Mouse
sobre la hoja a la que se
desee dar color.
3. Seleccionar del menú
contextual color de etiqueta y
seleccionar de la paleta de
colores uno de ellos.

18. Mostrar hojas
Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de forma simultanea. Para
realizarlo seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un submenú,
hacer clic sobre mostrar hoja.
4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.
Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas
de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

19. Selección hojas de cálculo
 Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila numero 1, se encuentra
un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic. O

20. Cómo configurar la página?
 Ubicarse en la hoja de cálculo. En la ficha diseño de página, grupo configurar
página, sobre el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes personalizados.
Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando
las columnas. Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto
ajustando las filas. Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red,
número de copias, la selección y el número de copias. Vista preliminar: Permite
observar el documento antes de imprimir.

21. Funciones
 Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel para
solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, etc. La
función permite al usuario obtener resultados con tan sólo definir parámetros en
la misma. Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o
utilizar el asistente de

22. Asistente de funciones
Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y con
la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra un gran número de funciones
organizadas por categorías.
El asistente tiene las categorías Usadas recientemente, en donde almacena aquellas
funciones que se han utilizado en las últimas sesiones de trabajo.
Existe la posibilidad de insertar más funciones al grupo que se tienen disponibles
inicialmente, para esto el usuario debe ir al botón de office, opciones de Excel,
complementos, seleccionar uno de ellos, hacer clic sobre el botón ir.

23. Base de datos en Excel
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos
numéricos mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con
bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las
columnas se corresponden con los campos de los registros. Las tablas normalmente
se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de
la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila
superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro