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1 HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL
Microsoft Office Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que
puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad. Una de
las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son
las hojas de cálculo, que permiten al usuario emplear cualquier información y
administrarla según a sus necesidades empresariales.
1.11.1 GENERALIDADESGENERALIDADES
Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas (1.048.576) y columnas
(16.384). La intersección entre ellas forma una celda.
• Cada uno de los datos se ingresa en una celda.
• Los datos pueden ser de tipo numérico o alfanumérico
• Se pueden también crear fórmulas calculando un nuevo valor a partir de los
datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo de otra hoja de cálculo del
mismo libro o de otro libro.
• Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes tablas de
datos de forma sencilla y eficiente permitiendo, cálculos financieros,
estadísticos, matemáticos y de desarrollo a través de Aplicaciones Visual
Basic.
• El área de aplicación se puede citar planificación y el análisis financiero, el
análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En
cualquier caso, los límites de este tipo de aplicaciones dependen de la
imaginación del usuario.
1.21.2 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCELIDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL
1.2.1 Descripción de la pantalla
La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas,
grupos, botones de comando.
Excel

1. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada
en la parte superior, a la izquierda de la barra de título y proporciona un acceso
rápido a las herramientas y a los comandos.
2. Cinta de Opciones: Está compuesto por fichas, grupos, comandos y el menú
archivo.
3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa y permite ir a una
posición específica de la hoja.
4. Barra de fórmulas: En ella se muestra la información que se ha registrado en
cada celda, en la medida en que se desplace el cursor. Desde la barra de
fórmulas se puede editar cualquier información que se registre, no solamente
fórmulas.
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5. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de cálculo, se
identifican con letras y permiten organizar los campos de una tablas de datos.
6. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de cálculo, se
identifican con números ordenados y permiten organizar los registros de una
tablas de datos.
7. Celdas: Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas se
identifican por el nombre de la columna y la fila a la que pertenece.
8. Etiquetas de hojas: Cada hoja está formada por una matriz organizada en las
columnas y filas que ya se han definido. Un libro puede estar formado por una o
más hojas de cálculo, de forma predeterminada el libro tiene 3.
9. Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un libro puede
estar formado por una o más hojas, como ya se dijo de forma predeterminada el
libro inserta 3 hojas.
10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre
filas.
11. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido desplazamiento entre
columnas.
12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rápidamente a 3 vistas, la
vista normal que es la vista predeterminada, vista de diseño de página que
muestra cómo quedaría la impresión de la hoja y la vista de salto de página
para mostrar y manipular manualmente los saltos de páginas entre columnas y
entre filas.
13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor para tener un
acercamiento de la ventana o en caso contrario alejar la imagen para tener
mayor cobertura de visualización.
14. Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al lado izquierdo
de la barra en donde se identifican las hojas, permiten deslizar la misma, para

poder activar una hoja que se desea utilizar y que no se está visualizando. Esto
ocurre cuando se han insertado más hojas en el libro y su vista no es completa.
15. Barra de estado: Es la última barra de la ventana de Excel, en donde se
presenta una línea de ayuda sobre el comando o botón seleccionado. Además,
presenta el cálculo establecido por defecto para la opción expandida de
autosuma, y una serie de indicadores que le ayudan a identificar el estado de
algunas teclas y funciones específicas utilizadas en Excel.
1.2.2 Barra de herramientas de acceso rápido
Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se debe
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
2. Hacer clic sobre el botón más comandos.
3. Seleccionar de la lista la opción Barra de herramientas de acceso rápido
4. seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir la acción
tantas veces se necesite.
5. Hacer clic en Aceptar.
De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos
disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.
También podemos cambiar la posición de la barra de herramientas de acceso
rápido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:
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3
5

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
2. Seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones
1.2.3 Cinta de opciones
La cinta de opciones fue diseñada para encontrar rápidamente las herramientas
que en versiones como Excel 2003 y anteriores se encontraban en las barras de
herramientas, o en la barra de menú.
1.2.4 Aplicaciones de la hoja de cálculo
La cinta de opciones
La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar
dentro de las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.
Ejemplo: minimizar la cinta de opciones
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas.
2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones.
También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> + <F1>
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Métodos abreviados de teclado
Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la
excepción.
Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y
aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá
utilizar para cada uno de los botones.
Interfaz de usuario
La interfaz de usuario de Excel 2010 así como en la versión 2007 desplaza las
barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión,
orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, pero incluyeron el
menú Archivo que contiene las opciones para la administración de archivos.
Muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que
muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre
herramientas y vistas previas de ejemplo.
También en algunos grupos a la derecha de él aparecen unos lanzadores que
activan las cajas de diálogo como se mostraban en las versiones 2003 y anteriores.
1. Lanzador
2. Galería desplegable
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1.2.5 Hoja de cálculo
Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de
cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en tablas de datos y volumen de
información. Para visualizar la última celda de una hoja siga os siguientes pasos:
1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos
2. Presionar las teclas <FIN> + <↓>
3. Presionar las teclas <FIN> + <→>
1.31.3 CONCEPTOS BÁSICOSCONCEPTOS BÁSICOS
1.3.1 Hoja de cálculo
Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten
al usuario ingresar información ordenadamente. Cada libro tiene de forma
predeterminada 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.
1.3.2 Columna
Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se
identifican con letras que van desde A hasta XFD, para
un total de 16384 columnas.

Fila
1.3.3 Fila
Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números
que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
1.3.4 Celda
Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada
celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el
número de fila en donde se encuentra.
1.3.5 Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente.
Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una
operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una
función: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas.
Cuando se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.
1.3.6 Libro
Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del
disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las
versiones anteriores, esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos
anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; el libro para que sea
compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones
anteriores se abran los archivos específicos, un libro está compuesto por hojas, se
pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la
memoria disponible.
• El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para
que en versiones anteriores se abran los archivos específicos.
• Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo
• Se pueden trabajar varios libros de forma simultánea siempre y cuando no
exceda la memoria disponible.

Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:
1. Activar el menú Archivo
2. Dar clic en la opción Nuevo
3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo
plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en línea en el
grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos específicos.
Seleccionar Libro en blanco.
4. Clic en el botón Crear.
1.3.7 Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La
hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para
ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se
puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria
que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y
macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado
derecho de la hoja 3.
1.3.8 Tipos de datos
Numérica: Corresponde a cualquier número. Este tipo de información puede ser
utilizado para realizar cálculos.
Carácter: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en cálculos.
Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar horas, minutos
y segundos y día, mes y año.
1.3.9 Desplazamientos del cursor
Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es
posible si se utiliza el método correcto.
En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los
extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede
hacer:
Utilizando el teclado
Realiza el desplazamiento entre celdas
→← ↓ ↑

Realiza el desplazamiento a la última columna de la fila actual.
Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual.
Realiza el desplazamiento a la última fila de la columna actual.
Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual.
Desplaza el cursor a la celda A1.
Realiza desplazamiento entre hojas
Desplaza el cursor a la celda especificada
F5
Ctrl +
Ctrl + ↓
Ctrl + ↑
Ctrl + Inicio
Ctrl + →
←
Ctrl + ↓

Utilizando el Mouse
Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es haciendo clic en las
barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la parte derecha e
inferior de la hoja.
1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba
2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda
Punteros de Mouse
Dependiendo de la posición en que se encuentre el Mouse se presentan diferentes
formas de punteros así:
Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una selección de rango o
para seleccionar toda la hoja de cálculo. Esta presentación se muestra en la hoja de
cálculo.
Para seleccionar completamente Columnas.
Para seleccionar completamente Filas.
Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece sobre
el borde de la celda activa.
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1
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Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas ubicadas en
cualquier dirección de la celda (a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo de la
celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero del mouse en la parte inferior
derecha de la celda activa.
Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se ubica el
Mouse en la línea de división entre Columnas.
Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica el
Mouse en la línea de división entre Filas.
El puntero de texto se muestra en la celda que se esté editando, o sobre la
barra de fórmulas para hacer cambios o modificación en la información.
1.3.10 Selección
Para seleccionar algún elemento en Excel con Ratón, debe verificar que el puntero
tenga forma de cruz blanca.
• Celdas
Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y
arrastrándolo seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.
• Columnas
Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la
columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.
• Filas
Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que
necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

Formas de selección
• Oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado
• Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla almacena
selección.
• Oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de teclado,
oprimir de nuevo con la tecla <F8> para cancelar el área de selección
Ejemplo de selección discontinua:
Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben realizar los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el área A5:B10
2. Oprimir la tecla <Shift> + <F8>
3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar el
rango C12:E18
4. Oprimir las teclas <Shift> + <F8>
De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua

Selección hojas de cálculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila número 1, se
encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.
1.3.11 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)
• Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea
dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
• Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea
dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda
dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo

inferior derecho de la celda se visualizará una cruz, se debe hacer clic sostenido y
el contenido de la celda se copiará en el rango marcado.
• Pegar
Con esta operación el usuario puede colocar información en una hoja
de cálculo, en un libro, o en otro archivo.
Pasos para cortar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar
2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
Pasos para copiar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.
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2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.
• Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más
celdas a otras que no lo tienen.
El proceso a seguir es:
1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.
2. Hacer clic al botón Copiar formato
3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se
debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la
cual se le quiere pegar el formato.
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• Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el
portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer
opciones adicionales con el comando Pegado especial del menú contextual
sobre una celda, o del menú Edición.
De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente
identificables:
El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe
seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si
son formatos, valores, fórmulas, u otras características del rango seleccionado.
El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y
el rango destino, teniendo en cuenta que los datos quedarán en el rango sobre el
cual se está pegando la información, reemplazando los anteriores.
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2

La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que
hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla está en blanco, las celdas
destino serán reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en
blanco.
La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango
destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa.
El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el destino, de
tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el rango
destino, sin importar que este último se encuentre en otra hoja u otro libro.
Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de diálogo que se
presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de los datos. Por ejemplo, si
los datos provienen de un documento de Word, la caja de diálogo presentará
opciones para pegar como objeto de Word, como imagen o texto, mientras que si el
origen es un recorte de Paint, se tienen las opciones para pegar como objeto de
Paint, como imagen o como mapa de bits.
• Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una
hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe
automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas
o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido.
Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccionar
las celdas y arrastrar el controlador de relleno.
Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si son de
tipo fecha, él permite trabajar series de fecha, si es información de tipo numéricos
se activan las series Para datos de tipo numérico de la misma manera con la
información de tipo texto se activan otras series de datos. Ver los siguientes
ejemplos:
Ejemplo 1: Información de tipo fecha
1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1
2. Ingresar la fecha 05/02/2007
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior
derecho, cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar
en la dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y
muestra las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato de la
celda origen.

Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un día en un día.
Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la celda
inicialmente seleccionada.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda origen
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año
Rellenar-años: Auto-rellena en años
Ejemplo 2: Información de tipo número
2. Ingresar la fecha 1250000

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho,
cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la
dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra
las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la
celda origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a
las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato
Ejemplo 3: Información de tipo texto
2. Ingresar el texto Lunes
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho,
cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la
dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra
las siguientes opciones:

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la
celda origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a
las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales es decir de lunes a
domingo.
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales es decir de lunes a
viernes.
Para la información de tipo texto solo existen series de datos para los días de la
semana y los meses del año. Si se quieren crear series con otro tipo de información
se deben crear listas personalizadas.
1.3.12 Trabajar con hojas de cálculo
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas
nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un
color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente.
Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes
pasos:
• Insertar hojas

Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el menú
contextual o con el botón Insertar Hoja de cálculo.
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio
2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Insertar
3. Seleccionar la opción Insertar hoja
Con el Menú contextual
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.
2. Hacer clic en insertar.
3. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo
4. Hacer clic en aceptar.
Botón Insertar hoja de cálculo
Dar clic en el botón Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de
las etiquetas de las hojas o presionar el método abreviado + F11
• Eliminar hojas
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Mayusc

1. Seleccionar la ficha Inicio
2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Eliminar
3. Seleccionar la opción Eliminar hoja
Con el Menú contextual
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.
2. Hacer clic en Eliminar.
3. Si la hoja de cálculo contiene información se presentará un mensaje de
confirmación. Clic en Eliminar
• Cambiar nombre hoja
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se
hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.
• Mover hojas
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo se debe:
4

1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover
2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo
que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada,
se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva
posición.
Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la
posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la
nueva posición serán insertadas una al lado de la otra. Tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla Ctrl. Clic derecho del Mouse
sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.
2. Seleccionar de la caja de diálogo mover o copiar El libro al que se moverán las
hojas. Definir en qué posición del libro se moverá seleccionando la hoja en el
listado de a ventana Antes de la hoja haciendo clic a donde se desee mover.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la casilla de
verificación
• Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de
la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar varias hojas
simultáneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla ctrl mantenido)
todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botón derecho del Mouse.
2. En el menú contextual, seleccionar Ocultar.

Desde la cinta de opciones también podemos ocultar hojas.
1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar
2. Dar activar la ficha inicio
3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opción Formato.
4. En el grupo visibilidad seleccionar la opción Ocultar y mostrar
5. Dar clic en la opción Ocultar
6. Hoja
• Mostrar hojas
Al ocultar hojas se activa la opción Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas las hojas
de un libro, una a una y no de forma simultánea. Para realizarlo se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Hacer clic en la ficha inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo Visibilidad
4. Él mostrará un submenú, hacer clic sobre la opción mostrar hoja.
5. Se activa una caja de diálogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere mostrar

Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.
Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas
<CTRL> + <SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>
• Color de etiqueta
Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL>
1. Hacer clic en la ficha de inicio.
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú,
hacer clic sobre un color de ellos.
Otra forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.
2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar de la paleta de
colores uno de ellos.

1. Hacer clic en la ficha de inicio.
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú,
hacer clic sobre un color de ellos.
• Cambiar el Alto de la fila
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el
grupo celdas.
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.
2. En la ficha de inicio,
3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente.

• Ancho de columna
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.
2. En la ficha de inicio
3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente

• Ocultar filas
1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas continuas o
discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe hacer la selección de
la primera fila, presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras filas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar filas.
• Ocultar columnas
1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar columnas
continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas discontinuas se debe
hacer la selección de la primera columna, presionar la tecla <CTRL> y
seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.

Existen métodos abreviados para la administración de la hoja de cálculo así:
Ocultar columnas
1. Seleccionar la o las columnas a ocultar
2. <CTRL> + 0
Ocultar filas
1. Seleccionar la o las filas a ocultar
2. <CTRL> + 9
Mostrar columnas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.
2. <CTRL> + May + )
Mostrar filas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.
2. <CTRL> + May + (
1.3.13 Manejo de archivos
• Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original
para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que
impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre. Para abrir un archivo se
deben tener en cuenta los siguientes pasos:
2. Seleccionar la opción Abrir

3. Se abre la caja de diálogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la ubicación del
archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red, Documentos, etc.
4. Seleccionar la carpeta si el archivo está dentro de una carpeta específica y
abrirla con doble clic.
5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir
6. Clic al botón Abrir.
Nota: Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las teclas <CTRL> +
A
Descripción Caja de diálogo Abrir

1. Atrás: Está activo si se ha cambiado de carpeta de búsqueda permitiendo ir
a la anterior.
2. Adelante: Está activo solo si se ha utilizado el botón atrás y permite volver a
la carpeta de búsqueda siguiente.
3. Ruta: Permite ver la ubicación actual o cambiar de ubicación.
4. Filtro de búsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o carpetas
según una cadena de caracteres
5. Panel de navegación: Permite seleccionar posiciones específicas del Pc
activando así otra ruta de archivos.
6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas según la
carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de navegación. También
puede mostrar el listado de archivos o carpetas especificados en la
búsqueda.
7. Nombre del archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo, después
de indicar su ubicación en la unidad de disco. Al seleccionar un archivo del
panel de contenido se muestra en esta caja de texto.
8. Todos los archivos de Excel: Esta opción despliega una lista de los tipos
de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y
automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.

9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios web para
usarlo como almacén de información.
10. Abrir: Este botón permite abrir el libro seleccionado.
11. Cancelar: Cierra la caja de diálogo Abrir.
Nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar
en el que se está ubicado.
Vistas: Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de contenido de
varias maneras.

Panel Vista previa: permite activar o desactivar el panel de vista previa
permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.
• Cerrar Libros
Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se
desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es
recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si
permanece abierto se puede desaprovechar memoria innecesariamente.
• Guardar libros
Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y
las características exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De forma
predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y
algunos formatos de archivo (como el formato de página Web) guardan todas las

hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo hojas de cálculo específicas, se
puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
2. Seleccionar la opción Guardar
3. Se abre la caja de diálogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo la carpeta
en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red,
Documentos, etc. Seleccionar la carpeta específica en la que se guardará el
archivo. Seleccionarla del panel de contenido.
4. Dar nombre al archivo
5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opción predeterminada
Libro Excel lo guardará en la versión 2010.
6. Clic al botón Guardar.
1.3.14 Formatos
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados
exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas el grupo
Fuente, Alineación y Número.

Una característica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre la hoja de
cálculo. A medida que vamos por las distintas opciones de formato sugeridos en la
herramienta se va mostrando en la hoja de cálculo. Los formatos se pueden aplicar
antes o después de ingresar la información.
1.3.14.1 Grupo Fuente
1. Fuente
2. Tamaño de fuente
3. Aumentar tamaño
4. Disminuir tamaño
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente
Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las que se
les va a aplicar. Se mostrarán algunos ejemplos prácticos para asignar formatos.
• Fuente

Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras
seleccionadas.
1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra
2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botón fuente Calibri
4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse
exactamente en el borde inferior del botón fuente con un clic sostenido izquierdo
puede variar el tamaño de ese desplegable.

• Tamaño de fuente
Se puede Cambiar el tamaño de la letra, en el rango de celdas o palabras
seleccionadas:
1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiará el tamaño de la letra

3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamaño de fuente.
4. Seleccionar de la lista el tamaño deseado.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse
exactamente en el borde inferior del botón tamaño de fuente con un clic sostenido
izquierdo puede variar el tamaño de ese desplegable.
• Aumentar o disminuir tamaño de la fuente
Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el
tamaño que se desea. Ejemplo:
1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamaño de la fuente.
3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botón Aumentar tamaño
de la fuente
4. Hacer clic en el botón Disminuir tamaño de la fuente
• Color de fuente
El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta con pasar
el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automáticamente
lo actualiza en la selección. Ejemplo:
1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificará el color.
2. Clic en la ficha de inicio.

3. En el grupo fuente, buscar el botón color de fuente y dar clic en la
lista desplegable.
4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del
Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrará la vista previa en la
hoja de cálculo según el color. Seleccionar el color deseado.
• Negrilla, Cursiva y Subrayado
Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados.
Ejemplo:
1. Seleccionar las celdas a quienes se aplicará el formato.
2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los botones:
Negrilla
Cursiva
Subrayado

También se pueden realizar utilizando los métodos abreviados:
Negrilla <ctrl> + <N>
Cursiva <ctrl> + <K>
Subrayado <ctrl> + <S>
• Bordes
En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se aplicarán a
las celdas seleccionadas.
1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.
2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón bordes y activar la lista desplegable.
4. Seleccionar el modelo de bordes según el modelo deseado.

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez de
aplicar bordes en un rango de celdas.
• Dibujar cuadrículas de borde
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.
2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la línea.
3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opción dibujar cuadrícula de
borde.
4. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar un rango de celdas
5. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.
Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo.
Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes pasos:
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.
2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la línea.
3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, de nuevo seleccionar un rango de
celdas.

4. Oprimir la tecla <ESC> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.
• Color de relleno
El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba
el color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del
Mouse por cualquier color en la paleta de colores.
1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicará el color de relleno
2. Activar la ficha inicio
3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botón color de relleno.
4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila
de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.
Se puede agregar este botón a la barra de herramientas de acceso rápido
dando un clic derecho del Mouse sobre él.

1.3.14.2 Grupo Alineación
1. Alinear en la parte superior
Alineación con respecto al alto de la fila.2. Alinear en el medio
3. Alinear en la parte inferior
4. Orientación
5. Alinear texto a la izquierda
Alineación con respecto al ancho de la
columna
6. Alinear texto a la derecha
7. Alinear texto a la derecha
8. Disminuir sangría Formatos utilizados en información
alineada a la izquierda. Aumenta o
disminuye el espacio entre el borde de la
celda y el texto
9. Aumentar sangría
10. Ajustar texto
11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas
• Alineación de texto
La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda:
• Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineación.

• Hacer clic sobre la ficha inicio
• En el grupo alineación, seleccionar el botón correspondiente alinear en el
medio
• En la misma ficha de inicio, grupo alineación, botón centrar
La alineación se puede realizar de la siguiente forma:
• Ajuste de texto
Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de
columna y al alto de la celda. Ejemplo:
1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar
3. En el grupo alineación, dar clic en el botón ajustar texto.
Otra forma de realizarlo es con las teclas <ALT> + <ENTER>
Alinear en la parte
superior
coloca el texto en la parte superior de
la celda
Alinear en el medio
coloca el texto en la parte central de
la celda
Alinear en la parte Inferior
coloca el texto en la parte inferior de
la celda
Alinear el texto a la
izquierda
Desplaza el texto hacia la izquierda
de la celda
centrar
Desplaza el texto hacia el centro de la
celda
Alinear el texto a la
derecha
Desplaza el texto hacia la derecha de
la celda

• Combinar y centrar
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una
sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.
1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.
3. En el grupo alineación, dar clic en el botón Combinar y centrar.
Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar una
fila)
3. Oprimir los botones <CTRL> + <+> (para insertar una fila)
4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos
5. Seleccionar las celdas A1:H1

6. En la flecha Inicio, grupo alineación, hacer clic sobre el botón combinar y
centrar.
1.3.14.3 Grupo número
Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha
y hora ETC.
• Formato de moneda
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignará el formato moneda.
2. Hacer clic en la ficha Inicio
3. En el grupo Número, dar clic en el botón Combinar y centrar.
4. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato
número, seleccionar moneda.

• Estilo millares, aumentar reducir decimales
Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicará el formato Millares.
2. En la ficha de inicio
3. En el grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.
4. Hacer tantos clic sobre el botón aumentar decimales como decimales
quiera
5. Hacer tantos clics sobre el botón reducir decimales como decimales
quiera.
1.3.15 Fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear
una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación:
• Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

• Digitar el signo igual.
• Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la
dirección de la celda. Ejemplo: B11.
• Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
• Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar <ENTER>.
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:
1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -
Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir
una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.
• Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a
varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto
dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.
• Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una
fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la
información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del
Mouse en la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe
arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una fórmula o función que se
puede generar automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel
llenará las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la
hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando la opción Pegado
especial que se explicó anteriormente.

• Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una
celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla <SUPR>.
• Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede
ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operación de
copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se
ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la posición cambia de
acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula
quedará (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda
referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla. Se indica
colocando el signo $ antes de la letra o antes del número referencial de la celda.
Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la columna o ambos según sea
el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de copiar la
fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en forma
horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se
presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma
automática el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe
presionarse varias veces si se desea convertir sólo la fila o sólo la columna en
constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias absolutas y
relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8, para calcular el valor
del Descuento (columna F), se debe multiplicar el total (columna E).
Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8 y dar clic
sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las ventas.
La celda E8 por ser relativa variará de celda en celda al ser copiada, de manera
que mostrará el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por ser absoluta
permanecerá constante al ser copiada.

En la celda F8 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo, al copiar
esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la fórmula cambiará las
posiciones. Si se analiza, la posición G5 corresponde al subtotal y B2 está en
blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la celda del % IVA, para que al
copiar la fórmula todos los subtotales se multipliquen por B1.
1.3.16 Validación de datos
La validación de datos permite crear una restricción de entrada de datos a una
celda, la principal función de la validación de datos es evitar errores al momento de
introducir los datos, esta opción permite tener información más confiable en las
organizaciones.

Es posible crear una validación de datos a un rango de celdas vacías o un rango de
celdas con datos y detectar posteriormente los datos que no cumplen la condición
Para crear una validación de datos se debe definir el tipo de dato y el criterio que
debe cumplir al momento de introducir información
1. Seleccionar las celdas a validar.
2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el botón
validación de datos
3. Muestra la ventana de dialogo Validación de datos en la que se configura de
la siguiente forma:
1.3.16.1 Configuración
En esta opción se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el usuario al
momento de ingresar la información.

Número entero: Permite introducir números enteros únicamente, una vez
seleccionada la opción Número entero Excel muestra la opción datos en la que es
posible configurar la condición que debe cumplir el número digitado.
Decimal: Permite introducir números enteros y decimales.
Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la opción
origen se puede introducir la lista de dos formas.
1. De forma directa separando cada opción con punto y coma ( o el separador de
lista del computador)

2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario anteponer
el signo igual y el nombre del rango ó ´pulsar f3 y elegirlo.
Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, también es posible configurar
restricciones.
Hora: Configura restricción para horas, el formato de horas es
hora:minutos:segundos ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm

Longitud de texto: Permite ingresar un número determinado de caracteres en la
celda.
Personalizada: Permite introducir valores en la celda dependiendo del contenido
de otra. En el siguiente ejemplo solo se permite ingresar un ahorro voluntario para
ingresos mayores a $5.000.000

1.3.16.2 Mensaje de entrada
Esta opción permite crear un mensaje para indicar al usuario las restricciones
existentes ó como debe introducir los datos.
El mensaje de entrada tiene un título y un mensaje.
1.3.16.3 Mensaje de error
Esta opción permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para cuando el
usuario introduce datos con error.

Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:
Detener: Únicamente acepta los datos de la validación.
Advertencia: Genera un error pero proporciona la opción de aceptar el dato, la
integridad de los datos para esta opción queda condicionada a la persona que
ingresa la información.

Información: Genera un error para informar al usuario pero introduce el dato en la
celda.
Editar celda con validación
Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validación
Buscar celdas con validación
1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opción buscar y seleccionar y a
continuación Ir a … ó directamente con la tecla F5
2. Pulsar el botón especial del cuadro de dialogo Ir a…
3. Seleccionar la opción Celdas con validación de datos (es posible elegir todas ó
las similares a la validación de la celda actual)

Modificar validación de una celda
1. Seleccionar la celda con validación
2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de datos.
3. Cambiar la validación actual.
4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validación, seleccionar la
opción Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma validación en la
pestaña configuración.
Eliminar una validación
1. Seleccionar la celda con validación
2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de datos.
3. Pulsar el botón Borrar todos de la pestaña configuración
1.3.17 Funciones
Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel para
solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, lógico, de
búsqueda, etc.
La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir parámetros en la
misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar las
bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.

Bibliotecas Comunes
Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y
con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra un gran número de
funciones organizadas por categorías: Insertar Función, Autosuma, Recientes,
Financieras, Lógicas, Texto, fecha y hora, Búsquedas y referencias, Matemáticas y
trigonométricas y más funciones.
Cada categoría presenta una lista con las funciones relacionadas a ese tema, al
ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la sintaxis y una
pequeña definición o ayuda de lo que realiza esa función, en el momento de
detectar cual es la función que necesitamos o nos sirve para desarrollar n
planteamiento hacemos clic en ella para que abra una caja de dialogo solicitando
los parámetros para utilizar esa función.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones la
categoría Lógicas y la función si, al ubicarnos encima de esta nos presenta la
sintaxis que se debe emplear y la definición de la función lógica si, al hacer clic
sobre ella, aparecerá una ventana pequeña solicitando los valores para cada
parámetro y asi completar la función de acuerdo a lo que se necesite.
El botón Insertar Función abre una caja de dialogo que contiene las
funciones de Excel.

En esta caja de dialogo es posible buscar una función o seleccionar una categoría,
en la parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y la definición de la
función.
Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de Insertar
función que se encuentra en la barra de funciones y al hacer
clic aparece la misma caja de dialogo mencionada anteriormente.

Caja de dialogo Insertar Función
Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si
selecciona Todas en el cuadro Categorías de funciones, se presentará una lista
de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categoría, se
presentarán sólo aquellas que pertenecen a la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus categorías
asignadas, o en la categoría Definidas por el usuario si no se asignan otras
categorías.
Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles
en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las funciones de macros
incorporadas y personalizadas si una hoja de macros está activa. El área de
presentación describe la función seleccionada.
Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana correspondiente al
siguiente paso que consiste en establecer los parámetros o argumentos de la
función.
Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin realizar ninguna
introducción en la barra de fórmulas ni en la celda seleccionada.
Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se seleccione en el
paso anterior. Cada línea de argumento tiene al lado derecho un botón que
permite ocultar temporalmente la ventana de la función para seleccionar el valor
correspondiente si éste se encuentra en la hoja de cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los argumentos
requeridos, el valor calculado para la función aparece al final de los argumentos de
la función en la línea Resultado de la Fórmula =.

Escribir funciones directamente en la celda
Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda donde se
desea obtener el resultado, a continuación se escribe el nombre de la función
anteponiendo el carácter “=”, y entre paréntesis se escriben los parámetros
respectivos separados por coma.
=funcion(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
=suma(número1;número2)
1.3.17.1 Funciones matemáticas y estadísticas
=SUMA(Rango_de_valores): Retorna la sumatoria de los valores del rango.
=PROMEDIO(Rango_de_valores): Retorna el promedio de los valores del rango.
=CONTAR(Rango_de_Conteo): Cuenta el número de celdas que contienen
números y los números en la lista de argumentos.
=CONTARA(Rango_de_Conteo): Retorna el número de datos del rango.
=MAX(Rango_de_valores): Retorna el máximo valor de un rango.
=MIN(Rango_de_valores): Retorna el mínimo valor de un rango.
=ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
=PRODUCTO(número1,número2...): Multiplica todos los números que son
argumentos y devuelve el producto.
1.3.17.2 Utilizar el botón de autosuma
Si se tiene un rango continuo de números para sumar, pueden tomarse dos
alternativas para establecer el resultado:
Ubicar el cursor en una celda a la derecha (para un rango horizontal), o una celda
abajo (para un rango vertical) y oprimir el botón autosuma.
Seleccionar el rango de números que se involucrarán en la sumatoria, y oprimir el
botón autosuma.
Este botón actúa por lo general en rangos continuos, colocando el resultado en la
celda a la derecha o abajo del rango involucrado en la suma.
1.3.18 Vistas

1. Normal Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido de la hoja es
un solo espacio de trabajo.
2. Diseño de página Esta vista permite ver los saltos de página, los
márgenes, los encabezados y pie de página controlando así los espacios de
trabajo.

La Vista Diseño de página muestra el espacio que se ha determinado en todos los
márgenes, permitiendo su modificación rápida desde allí. Así, podemos ver que
existen varias maneras de modificar los márgenes de una manera muy eficiente.
De la misma manera permite la creación de los encabezados y pies de página
activando la sección con un solo clic.
Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificación Regla
que se encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.

3. Vista previa de salto de página muestra el espacio que se ha determinado en
todos los márgenes, permitiendo su modificación rápida desde allí. Así,
podemos ver que existen varias maneras de modificar los márgenes de una
manera muy eficiente.
1.3.19 Zoom
Este botón le permite realizar un acercamiento u alejamiento de la información de la
hoja de cálculo, también puede encontrar este botón en la barra de estado parte
derecha de la pantalla.
a. Aumentar / disminuir el zoom de la hoja de cálculo:

1. Ubicarse en la hoja de cálculo.
2. En la ficha vista, grupo zoom, hacer clic sobre el botón Zoom
3. Seleccionar el botón de opción 25% y hacer clic sobre el botón de aceptar.
1.3.20 Vista preliminar, Configuración e Impresión
Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos que
afectan la presentación de las hojas impresas. La versión de Excel 2010 ha incluido
en una sola pantalla la posibilidad de Configurar la página, la vista preliminar y la
impresión.
Para activar las opciones de impresión se puede realizar de dos maneras.
1. En el menú Archivo se escoge la opción Imprimir.
2. Mediante el teclado utilizando la combinación de las teclas Ctrl + <P>
1. La sección impresión permite definir qué es lo que se quiere imprimir, si
todo el libro o si alguna parte de él, como hojas, celdas, etc.
2. La Configuración de páginas. Permite establecer las hojas a imprimir,
seleccionando de la lista si se imprimirá todo el libro, las hojas activas o una
selección de celdas. Además permite establecer el tamaño de papel, la

orientación, escalar la impresión para ajustar el contenido de hojas de
cálculo optimizando así la presentación de las tablas al ser impresas.
3. La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cómo quedaría la
impresión con esas características en la configuración de página.
1.3.21 Diseño de página
Se obtener acceso a todas las opciones de configuración de página en la ficha
Diseño de página de la nueva interfaz de usuario para poder especificar
rápidamente opciones como la orientación de página.
Márgenes permite establecer unas márgenes sugeridas por el sistema
simplemente con dar clic en el comando se mostrarán varios estilos con las
medidas correspondientes.
Si las márgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden
personalizar dando clic al botón márgenes personalizadas. Se abre una caja de
diálogo para establecer el margen que cubra necesidades específicas.
Basta con aumentar
el valor para cada
margen escribiéndolo en el cuadro de texto correspondiente o bien aumentar lo o

disminuirlo dando clic en las flechas dirigidas hacia arriba (para aumentar) o hacia
abajo (para disminuir) el tamaño del margen.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, Microsoft 2010 permite indicar a
cuantos centímetros del borde del papel quiere mostrarse con las opciones margen
de encabezado y margen de píe de página.
Para centrar la impresión horizontal y verticalmente con respecto a la hoja se puede
hacer automáticamente activando la casilla de verificación Centrar en la página
horizontalmente y verticalmente.
Como vemos, hay varias maneras de establecer los márgenes en una hoja de
cálculo.
1. Activar la ficha Diseño de página.
2. En la vista Diseño de página, ubicar el puntero del mouse en el borde del
margen a cambiar hasta que se convierta en una flecha doble, con clic
sostenido definir el tamaño.
3. Desde la opción de Impresión en el Menú Archivo.
Orientación permite establecer la orientación del papel seleccionando de la lista si
es vertical u horizontal como se muestra en la imagen.
Tamaño permite definir el tamaño de papel en el que se imprimirá. Seleccionar de
la lista desplegable o establecer uno personalizado si ninguno de la lista cumple sus
expectativas.

Área de impresión permite definir un rango para que sólo la selección se
imprima. Para esto se debe seleccionar las celdas que se quieren imprimir y luego
dar clic en el comando Área de impresión y luego seleccionar la opción
Establecer área de impresión.
Si se quiere eliminar el área de impresión basta con entrar nuevamente al comando
Área de impresión y seleccionar la opción Borrar área de impresión.

Saltos, permite realizar saltos de página manuales y se insertarán siempre a la
izquierda y encima de la posición del cursor. Para insertar saltos de página primero
se debe ubicar el cursor en la posición en donde se quiere insertar la página y luego
dar clic en el comando Saltos y seleccionar la opción Insertar salto de página.
Si se quiere quitar el salto de página se puede hacer de 2 maneras. Ubicarse en la
celda en la que se insertó el salto de página (solo borrará el salto de la celda activa)
y dar clic a la opción Quitar salto de página del comando Saltos , o bien
seleccionar la opción Restablecer todos los saltos de página para que vuelvan las
páginas predeterminados.
Fondo permite seleccionar una imagen que mostrará como fondo de la hoja de
cálculo. Se repetirá la imagen en toda la hoja de cálculo. Para agregar un fondo,
Seleccionar el comando Fondo de la ficha Diseño de página, y hacer clic sobre la
opción Agregar Fondo. Buscar luego el archivo, seleccionarlo y clic en Aceptar.
Configuración de impresión
Existen varias formas de configurar las hojas para ser impresas.
Área de impresión
Esta opción permite seleccionar un área para realizar una impresión específica,
para realizar una nueva impresión primero debe borrar área de impresión actual y
seguir los pasos siguientes:
1. Seleccionar el rango de celdas que será impreso
2. Clic en la Ficha Diseño de página

3. Seleccionar el comando Área de Impresión
4. Clic a la opción Establecer Área de impresión
El área de impresión permanece definida en el momento de enviar un trabajo de
impresión al dispositivo seleccionado, y es única para cada hoja del libro sobre el
cual se esté trabajando.
Imprimir títulos
Si se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas fijas para
todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en parte superior las
referencias de dichos títulos (rango). Si los títulos se encuentran en la parte
izquierda de la hoja, entonces en la opción repetir columnas a la izquierda se
marca la columna que se tomará como título o se introduce la referencia de celda.
Si se desea que aparezcan las líneas de división de celdas se debe activar la
opción Líneas de división. Si se tiene una impresora a color y se quiere imprimir
en blanco y negro se debe activar la opción Blanco y Negro, esto permite mejorar
la calidad de impresión. Para que en la impresión aparezcan las notas de celda
(estas aparecen en páginas adicionales) se activa la opción Comentarios.
Si se desea que en la impresión aparezcan los títulos de filas y columnas se activa
la opción Encabezados de filas y columnas.
Para reducir el tiempo de impresión se activa la opción Calidad de borrador. Se
imprimen menos gráficos y se suprime la impresión de las líneas de división de
celdas.
Si se quiere controlar el orden en que se enumerarán e imprimirán los datos cuando
no caben en una sola página se debe indicar el orden a seguir:
Para enumerar e imprimir las páginas en un orden descendente y luego a la
derecha, se debe activar la opción Abajo, luego hacia la derecha. Si en cambio
se desea enumerar las páginas de izquierda a derecha y luego hacia abajo, se
activa la opción derecha luego hacia abajo.

1.3.22 Manejo de ventanas
Permite abrir nuevas vistas actuales de la hoja ubicada, para así verificar
información de varias hojas del libro vigente organizándola en forma de mosaico o
cascada y así inmovilizar información específica.
Nueva ventana: Abre una nueva vista de la hoja actual.
Organizar todo: Establece un ajuste de ventanas en forma de mosaico o cascada.

Inmovilizar paneles: Permite bloquear el desplazamiento de filas o columnas de
acuerdo a la ubicación del cursor del Mouse.
1.3.23 Tablas de datos en excel
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos
numéricos mantenidos en celdas de las hojas.
En Excel también podemos trabajar con tablas de datos. Las tablas de datos
contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los
campos de los registros.
Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se
corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como
filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se
denomina registro.
registro
Cu
Campos

Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un
conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro.
Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
Trabajaremos con una lista de ventas de insumos para computador:
Los nombres de campos
ocupando una sola celda.
Sin filas en blanco.
La primera fila en blanco
indica el final de la lista.
Se debe dejar una fila en
blanco antes de los totales,
promedios, etc.
Excel sólo permite trabajar con tablas de datos muy simples. Para muchas
ocasiones será suficiente, pero para tablas de datos más completas, complejas y
profesionales no resultará adecuado. La tabla de la tablas de datos de ejemplo
establece seis campos: Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo,
Precio y Unidades. Hay 25 registros.
1.3.23.1 Ordenar datos
Excel 2010 permite ordenar los datos por color y por más de 3 niveles (hasta un
máximo de 64). También se puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar
más de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro.
La opción de ordenar se encuentra ubicada en dos sitios:
1. En la ficha Datos en el grupo Insertar

2. En la ficha Inicio en el grupo Modificar
Para ordenar de forma ascendente por varios campos a la vez, por ejemplo
nombre, apellidos, artículos, cantidad y valor de forma descendente, siga los
siguientes pasos:
1. Ubicarse en una celda dentro de la tablas de datos.
2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botón ordenar.
3. Hacer clic sobre el botón agregar nivel para ir adicionando cada uno de los
campos que se necesita para ordenar.
4. En los campos luego por ir colocando los campos por los cuales se va a
ordenar.
5. El campo Ordenar según, permite ordenar:
 por color de la celda ordena por el color de fondo
 color de la fuente ordena por el color del texto
 icono de la celda ordena por objetos gráficos
6. El campo criterio de ordenación permite escoger si se ordena de forma
Ascendente (A-Z) o de forma descendente (Z-A).

A Continuación se describen cada uno de los botones de la ventana ordenar
1. Agrega nuevos niveles para ordenar la información.
2. Elimina niveles de ordenamiento agregados.
3. Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios.
4. Sube o baja niveles de ordenamiento en la tablas de datos.
5. Hace distinguir entre mayúsculas y minúsculas en los niveles.
6. Si la tablas de datos posee nombres de columna y se quiere que no incluya
el ordenamiento de ellas mismas.
Cuando solo se desea ordenar por un campo se pueden utilizar los botones de
ordenar ordenar ascendente u ordenar descendente.
Para utilizar esta siga los pasos que se describen a continuación:
1. Ubicarse en una celda del campo por el cual se desea ordenar
2. Dar clic sobre el botón de ordenar según se desee o

1.3.23.2 Autofiltros
Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen un
determinado criterio, entendiendo como criterio, una condición que se especifica de
acuerdo a los valores contenidos en un campo.
Existen dos formas para activar los autofiltros, las cuales se describen a
continuación:
1. Ubicarse en una celda dentro de la tablas de datos, en la ficha Inicio, en el
grupo Modificar dar clic sobre el botón Ordenar y filtrar, en el menú
desplegable seleccionar la opción Filtro.
Al activar los filtros se activa unas flechas en el encabezado de cada columna.
Al dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos que se tenga, se
activan opciones de filtrado diferente y opciones de ordenamiento.

Se pueden activar varios autofiltros y la información se basa en el filtro anterior,
reduciendo la cantidad de registros visibles.
Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un formato, por
criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango
de celdas o tabla de columna. Es decir que no se puede filtrar por dos tipos de
autofiltro al tiempo.
1.3.23.2.1Tipos de Autofiltros
Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro contiene valores
numéricos se deben activar o desactivar las casillas de acuerdo al criterio, como
máximo soporta 10.000 entradas. Si la lista en muy grande se debe desactivar la
opción Seleccionar todo de la parte superior, y seleccionar solamente los valores a
mostrar.
Ejemplo:
Mostrar todas las categorías que son Café:
1. En la flecha desplegable de categorías, deshabilitar el cuadro de chequeo
seleccionar todo.
2. Seleccionar la opción Café.

Dependiendo del campo en el cual se hace el filtro se puede aplicar filtros con
rangos de comparación, filtros de Fecha, filtros de texto y filtros de número.
Por ejemplo:
Dar clic en el filtro del campo Precio unidad y luego dar clic en la opción Filtros de
Numero, se despliega un menú con más opciones de comparación para números.

Ejemplo:
Identificar todas las cantidades que estén entre 30 y 40:
1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar filtros de
número y del nuevo submenú seleccionar el operador entre.

A continuación en la ventana de Autofiltro personalizado en el cuadro de texto es
mayor o igual a escribir 30 y en el segundo cuadro de texto es menor o igual a
escribir 40.
Si se desea mostrar los valores más altos o bajos de un rango se debe seleccionar
la opción Diez mejores.
Ejemplo:
Mostrar los productos que más cantidad tienen:
En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por número y a
continuación Diez mejores.

Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 10.
• Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas numérico.
• Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas numérico.
1.3.23.2.2Quitar filtros
Los campos en los cuales se activó el filtro se identifican porque el icono de la
columna tiene un embudo para quitarlo se da clic en el icono y se
selecciona la opción Borrar filtro de “Categoría”.

1.3.23.2.3Filtro por color
Para aplicar filtros por color primero se debe colocar un formato condicional a las
celdas.
Luego se debe escoger el campo por el cual se va a aplicar el filtro, por ejemplo se
va a aplicar un filtro por color al campo Categoría.
En la flecha desplegable de categoría, habilitar la opción filtro por color, se escoge
la opción por la cual se va a aplicar el filtro, por color de celda o por color de fuente.

Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios varían y se
presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la opción Filtro
Personalizado.

Al activar la opción Filtro personalizado, Excel 2007 muestra una caja de diálogo
que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el operador lógico “Y” y el
operador lógico “O”.
En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparación (es igual
a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la lista desplegable
derecha seleccionar el valor.
Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Menú cuenta con la opción
Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el manejo de tiempos. De
manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de
tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Si se activa un nivel se
desactivan los otros niveles.

En el menú aparece la opción Filtro Personalizado, además de aplicar filtros con
los operadores de comparación, es posible aplicar operadores lógicos (Y, O), para
obtener registros que cumplan condiciones al tiempo.
Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas CTRL + SHIFT + L.
Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificación Vacías,
en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo criterio para ese
campo es vacío. Para volver a mostrar todos los registros se activa la opción Borrar
Filtro…
Filtrar por selección: También es posible activar los autofiltros dando clic derecho
en la celda a filtrar, seleccionar la opción filtrar y de acuerdo al tipo de datos
seleccionar:
Para filtrar por texto, número o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por valor de la
celda seleccionada.

Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente de la celda
seleccionada.
Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.
1.3.24 Gráficos en Excel
Esta herramienta permite mostrar la información de forma gráfica para ser
analizada.
Los gráficos pueden crearse directamente en las hojas de cálculo o en hojas
nuevas de forma predeterminada con el nombre de gráfico y un número
(gráfico1).
La información de la tablas de datos y del gráfico está directamente vinculada.
1.3.24.1 Pasos para crear un gráfico
1. Ubicarse en una celda dentro del gráfico.
2. Dar clic en la ficha Insertar, en el grupo de gráficos, dar clic sobre alguna de
las categorías de los gráficos.

3. Seleccionar el subtipo de gráfico que desea crear, para el ejemplo se
selecciona en Columna y Columna agrupada 3D, de una vez el gráfico aparece
en la hoja.

1.3.24.2 Tipos de gráficos
Gráficos en Columnas
Los gráficos en columnas se utilizan para comparar valores de categorías.
Gráficos en Líneas
Los gráficos en líneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del tiempo.

Gráfico Circular
Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie de datos.
Gráfico en Barra
Los gráficos en barra se utilizan para comparar varios valores
Gráfico en Área
Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Gráfico Dispersión
Este gráfico compara pares de valores

1.3.24.3 Partes de un gráfico
Un gráfico está compuesto de diferentes partes entre los cuales están:
1. Título del Gráfico
Texto descriptivo alienado en la parte superior de los gráficos.
Al dar doble clic sobre el título del gráfico se habilita la ventana para dar
Formato a los títulos del gráfico.

Relleno: Permite colocar un color de fondo, degradado, imagen, textura o
trama, al título del gráfico.
Color de borde: Permite aplicar un color al borde del título.
Estilos de borde: Permite aplicar un estilo de borde al título.
Sombra: Permite aplicar diferentes tipos de sombras.
Iluminado y bordes suaves: Permite aplicar efectos de iluminación a los
bordes.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de
imágenes, textos editando profundidad, contorno y superficies.
Alineación: Permite aplicar una orientación al texto que puede ser de tipo
vertical y horizontal.
2. Leyenda
Símbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de datos.
Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del gráfico, con
colores, fuentes, estilos y efectos.
3. Series de datos
Puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico, que tienen
relación con la información a graficar. Permite colocar fondos, colores de
línea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.
4. Área del gráfico
Es el área que delimita el gráfico, se ubica en el fondo del gráfico. Se
puede aplicar un formato al borde, color borde, estilos de borde, sombra,
iluminado y bordes suaves, formato 3D, Giro 3D, etc.
5. Eje vertical líneas de división verticales
Permite dar formato a las líneas de división del gráfico, en cuanto al color,
estilo de la línea, sombra, iluminado y bordes suaves.
6. Plano posterior o lateral
Permite dar formato al fondo del grafico en cuanto al relleno, color, estilos
de borde, sombra, etc.
1.3.24.4 Formato al eje
Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), línea que rodea el área de
trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar los planos.
1. Eje horizontal (Categorías)
2. Titulo eje horizontal
3. Eje Vertical (Valor)
4. Titulo eje vertical

1.3.24.5 Cinta de opciones del gráfico
Ficha Diseño
Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseño que se aplica al
gráfico.
Cambiar tipo de gráfico: Da la opción de cambiar del tipo de gráfico que se
aplico.
Guardar como plantilla: Permite crear una plantilla de algún diseño que se halla
creado para un gráfico y después poderlo aplicar a los demás gráficos que se
creen.
Cambiar entre filas y columnas: Da la posibilidad de intercambiar los datos del
grafico entre filas y columnas.
Seleccionar Datos: Permite seleccionar o cambiar el rango de los datos que se
tomaron para graficar.
Diseños de gráficos: Permite cambiar el diseño que tiene el grafico, existen 10
diseños para aplicar al gráfico, por ejemplo un diseño que coloca los títulos al
gráfico, cambia de posición la leyenda, diseño con la tabla de datos, etc.

Estilos de gráfico: Teniendo presente los tipos de gráficos, se puede cambiar de
una forma ágil el estilo de un gráfico, colores de barras con fondos negros entre
otros.
Ficha Presentación
En la ficha presentación, cada grupo permite dar formato adicional a cada una de
las partes del gráfico, ejes, título del gráfico, etiquetas, fondos, análisis.
Ficha Formato
La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del gráfico para
aplicar formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y edición de textos, y
tamaño.

1.3.25 Función Lógica SI
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función
comprueba si se cumple una condición (Una condición, generalmente es una
comparación entre 2 valores). Si ésta se cumple, da como resultado un valor “X”, y
si la condición no se cumple, da como resultado un valor “Y”. Los valores de “X” y
“Y”, los determina la persona que realiza la función.
Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes:
1.3.25.1 SÍ sencillo
Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso.
Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)
Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una
operación o celda determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo
libro; está compuesta por tres partes:
Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre celdas por la
cual se está preguntando.
Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar comparaciones:
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
= Igual
<> Diferente de
Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar
cuando la condición sea verdadera o falsa. Puede tener:
Texto: Que debe ir encerrado entre comillas.
Números: Que se deben escribir sin separación de miles, sin signo $, sin comillas.
Fórmula o valor
Ejemplo 1
Tendrá un descuento del 3%, si la venta fue superior a 500000 de lo contrario
tendrá el 2% de descuento sobre la venta.
La función escrita en Excel:

La anterior función se puede realizar utilizando el asistente para funciones, evitando
posibles errores de sintaxis.

1.3.25.2 Uso de los operadores lógicos: y / o / no
Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones
condicionales anidadas se torna mucho más difícil de crear y entender. Esto puede
simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos.
Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo,
entregando como resultado VERDADERO o FALSO.
• Operador lógico Y
Y(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son VERDADERAS.
La función si con el operador Y quedaría así:
=SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)
• Operador lógico O
O(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA.
La función si con el operador O quedaría así:
=SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)
• Operador lógico NO
NO(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la siguiente manera:
La función si con el operador NO quedaría así:
=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

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