Las hojas de cálculo permiten al usuario ingresar y administrar información en filas y columnas. Cada celda contiene datos o fórmulas y las hojas de cálculo se organizan en libros con múltiples funciones como gráficos, bases de datos e informes. Excel ofrece poderosas herramientas para el análisis financiero y de negocios a través de su interfaz renovada y capacidad para miles de filas y columnas.

1. Karol Gijanhi Marín Duque

2. Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de
cálculo, que permiten al usuario emplear cualquier información y administrarla de acuerdo a sus
necesidades empresariales. Ms Excel es de gran eficiencia para el desarrollo de aplicaciones financieras,
contables, administrativas o simplemente de uso particular.
Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en
una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto, así como
fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de
cálculo o libros.
Excel cuenta además con un manejador de gráficos muy útil por ejemplo, para informes estadísticos y
financieros. El manejo de bases de datos da al usuario el poder de elaborar informes de resumen sobre la
información existente.

3. Desde el botón inicio
 Haga clic en el botón Inicio
 Todos los programas
 Microsoft Office
 Microsoft Office Excel 2007
Desde el menú ejecutar

4. Descripción de la pantalla
1. Botón de Microsoft office: Se encuentra ubicado en
la esquina superior izquierda, abre el menú.
2. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de
forma predeterminada en la parte superior, al lado
derecho del botón de office y proporciona un acceso
rápido a las herramientas y a los comandos.
3. Fichas de programa: Contiene grupos y botones de
comando para dar formato a las fórmulas y textos
de Excel.
4. Grupos de comando: Contiene botones de comando
propios del grupo
5. Cinta de Opciones: El espacio que comprende el
contenido de las fichas.
6. Filas: Determina los registros de una base de datos,
se identifican numeradas.
7. Columnas: Determina los campos de una base de
datos, se identifican con letras.
8. Etiquetas de hojas: Contiene las filas y las columnas
de la hoja de cálculo, de forma predeterminada el
libro contiene 3.
9. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido
desplazamiento entre filas.
10. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un
rápido desplazamiento entre columnas

5. Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se debe hacer clic en la
flecha desplegable y hacer clic sobre el botón más comandos.
En el botón personalizar seleccionar un comando disponible, el mostrará algunos botones,
seleccionar abrir y hacer clic en agregar, repetir la acción tantas veces se necesite y hacer
clic en aceptar.

6. La cinta de opciones
La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos, se
puede minimizar la cinta de opciones.
También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> + <F1>

7. Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción.
Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños
cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.
Interfaz de usuario
La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores
versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos
cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles,
además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.
Número de filas y columnas
Excel 2007 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, ofreciéndole mayor
capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información.
Ubicado en la celda A1
Oprima las teclas <CTRL> + <↓>
Oprima las teclas <CTRL> + <→>

8.  Hoja de calculo
Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene por defecto
3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.
 Columna
Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un
total de 16384 columnas.
 Fila
Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta
1.048.576 filas.
 Celda
Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada
por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.

9.  Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen
rangos de información cuando se desea aplicar una operación.
 Libro
Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos archivos
tendrán una extensión .xlsx.
 Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el
nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada
Excel maneja .

10.  Cortar Con esta operación el usuario puede
trasladar información bien sea dentro de la misma
hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
 Copiar Con esta operación el usuario puede
duplicar información bien sea dentro de la misma
hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
 Pegar Con esta operación el usuario puede
colocar información en una hoja de cálculo, en un
libro, o en otro archivo.
 Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de
celdas en el portapapeles, puede pegarse
directamente con el botón Pegar, o establecer
opciones adicionales con el comando Pegado especial
del menú contextual sobre una celda, o del menú
Edición.
Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar
datos en las celdas de una hoja de cálculo. También
se puede configurar Excel para que continúe
automáticamente una serie de números,
combinaciones de números y texto, fechas o
períodos de tiempo, en función de un modelo
establecido.
1. Ubicarse en la hoja2 en la celda a1
2. Colocar la fecha 05/02/2007
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente
en el vértice inferior derecho, cuando cambie este
a una cruz delgada, hacer clic sostenido derecho
y arrastrar
 Rellenar días: Auto rellena según días laborales y
no laborales
 Rellenar días de la semana: Auto rellena solo
días laborales
 Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año
 Rellenar-años: Auto-rellena en años

11. Para organizar el libro de la manera más conveniente es
posible insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre,
moverlas, copiarlas, protegerlas y darles un color de
etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente.
Insertar hojas
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic
derecho del Mouse, hacer clic en insertar.
2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y a
continuación hacer clic en aceptar.
Eliminar hojas
Para eliminar hojas de cálculo, se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta (hoja)
que se desee eliminar.
2. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma eliminará
la hoja de cálculo.
Cambiar nombre hoja: se puede asignar un nombre de
hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace
doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.
Mover hoja
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo
basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover.
Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la
hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del
ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. O
seguir los siguientes pasos:
1. Clic derecho del Mouse sobre la etiqueta y seleccionar
mover o copiar.
2. Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a donde
se desee mover.
3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

12.  Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de la hoja
que se desee ocultar.
2. En el menú contextual, seleccionar ocultar hojas.
 Mostrar hojas
Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de
forma simultanea. Para realizarlo seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha
desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él
mostrará un submenú, hacer clic sobre mostrar hoja.
4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.
Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse
sobre una de las etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del
Mouse y seleccionar mostrar.
 Selección hojas de calculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila
numero 1, se encuentra un objeto que no tiene
nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.
Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las
teclas <CTRL> + <SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>

13.  Color de etiqueta
Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas
utilizando la tecla <CTRL>
1. Hacer clic en la ficha de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha
desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el
mostrará un submenú, hacer clic sobre un color de ellos.
Otra forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se
desee dar color.
2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y
seleccionar de la paleta de colores uno de ellos.
 Alto de fila
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el
puntero del Mouse o por el grupo celdas.
1. Seleccionar las filas de la 1 a la 5.
2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre el botón
formato, aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto
de la fila.
 Ancho de columna
1. Seleccionar las columnas de la A hasta la E
2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre el botón
formato, aparecerá un menú desplegable, seleccionar
ancho de la columna.

14.  Ocultar filas
Se pueden seleccionar una o varias filas para ocultarlas con la
tecla <CTRL>
1. Oprimir la tecla <CTRL> , sin soltar seleccionar las filas 2,
4, 6, 8.
2. En la ficha de inicio, grupo celdas, botón formato, en el
menú desplegable, seleccionar ocultar y mostrar, hacer clic
en ocultar filas.
 Ocultar columnas
Se pueden seleccionar varias columnas y ocultarlas oprimiendo
las teclas <CTRL> + 0
 Ocultar hojas
Se ocultan hojas de acuerdo a la ubicación, o su selección
 Mostrar filas
Primero se debe seleccionar la hoja y luego mostrar filas
 Mostrar columnas
Primero se debe seleccionar la hoja y luego mostrar columnas.

15.  Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede
abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o
abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo
a menos que se haga con otro nombre.
• En el botón de office hacer clic en
• Seleccionar el botón abrir
• Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo
las teclas <CTRL>+ A
o Buscar en: Al hacer clic en esta opción, se podrá elegir la
unidad en donde se encuentra el archivo a recuperar o
abrir.
o Nombre de archivo: Aquí se puede escribir el nombre del
archivo, después de indicar su ubicación en la unidad de
disco.
o Tipo de archivo: Esta opción despliega una lista de los
tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar
el deseado y automáticamente mostrará los archivos que
existen de ese tipo.
o Subir un nivel: Con este botón se puede ir a la carpeta de
un nivel anterior al de la carpeta actual.
o Crear nueva carpeta: Crea una carpeta o un directorio
nuevo en el lugar en el que se está ubicado.
 Vistas: Con este botón se despliega un menú que contiene
las siguientes opciones:
• Vistas en miniatura: Este botón muestra los archivos en
apariencia de iconos.
• Iconos: Este botón muestra en forma organizada los
archivos.
• Lista: Es el botón activo, y muestra el nombre de los
archivos o de las carpetas únicamente.
• Detalles: Este botón despliega todos los detalles de los
archivos, como son: nombre, tamaño, tipo de archivo y la
fecha de la última modificación.
• Propiedades: Con este botón se podrán ver las
propiedades del archivo seleccionado.
• Vista previa: Con este botón se podrá visualizar una
muestra del documento que se está trabajando.
 Herramientas
Con esta opción se despliega un menú con las siguientes
opciones: Eliminar, Cambiar nombre, Imprimir, conectar a
unidad de red y Propiedades.
 Cerrar
Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por
última vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse
sin ningún contratiempo.
 Guardar
Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se
conservarán los formatos y las características exclusivas de
Microsoft Office Excel; De forma predeterminada, algunos
formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y
algunos formatos de archivo (como el formato de página Web)
guardan todas las hojas de cálculo del libro.

16.  Color de fuente
El color de la fuente en Excel 2007 al igual que el color de relleno basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en
la paleta de colores, y automáticamente actualiza en la selección. Ejemplo:
1. De nuevo Seleccionar el área A1:D15 22
2. En la ficha de inicio, en el grupo fuente, buscar el botón color de fuente .
3. En la flecha desplegable del botón, hacer clic, esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del Mouse
lentamente por una fila de colores.
A. Negrilla, cursiva y subrayado
Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados. Ejemplo:
También se pueden realizar utilizando los métodos abreviados:
Negrilla: <ctrl> + <N>
Cursiva: <ctrl> + <K>
Subrayado: <ctrl> + <S>
B. Tamaño de fuente
Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el tamaño que se desea.

17. C. Alineación de texto
La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda y se puede realizar de la siguiente forma:
• Alinear en la parte superior coloca el texto en la parte superior de la celda
• Alinear en el medio coloca el texto en la parte central de la celda
• Alinear en la parte inferior coloca el texto en la parte inferior de la celda
• Alinear el texto a la izquierda Desplaza el texto hacia la izquierda de la celda
• Centrar Desplaza el texto hacia el centro de la celda
• Alinear el texto a la derecha Desplaza el texto hacia la derecha de la celda
D. Ajuste de texto
Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de columna y al alto de la celda.
Otra forma de realizarlo es con las teclas <ALT> + <ENTER>.
E. Bordes
Algunos de los formatos de celda nuevos en Excel 2007 se encuentran el de dibujar los bordes, esto permite al usuario la
rapidez de aplicar bordes en un rango de celdas.

18. F. Dibujar cuadriculas de borde
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.
2. Abrir la flecha desplegable y hacer clic en dibujar cuadrícula de borde.
3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar el rango A1:D15
4. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.
Con la opción dibujar borde se dibuja un borde externo
G. Color de relleno
El color de relleno en Excel 2007 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el
color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse
por cualquier color en la paleta de colores.
H. Combinar y centrar
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando
una sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.

19.  Formato grupo numero
Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora ETC.
I. Formato de moneda
1. Seleccionar el rango de celdas que corresponden a total.
2. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato número, seleccionar moneda.
J. Estilo millares, aumentar reducir decimales
Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
-Seleccionar el rango de celdas que equivalen a valor.
-En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.
-Hacer doble clic sobre el botón reducir decimales

20.  Ortografía
Esta herramienta comprueba la escritura, sintaxis de un texto
sobre celdas.
1. Ubicarse en una hoja.
2. En la ficha revisar, grupo revisión, hacer clic sobre el botón
ortografía.
Puede interesar una forma de buscar y corregir errores de
ortografía en el documento de forma más rápida y sencilla.
Omitir: Pasa por alto palabras o textos dentro de la hoja de
cálculo.
Agregar al diccionario: Permite agregar nuevas palabras al
catalogo, enriqueciendo el índice y la relación con nuevos
documentos.
Cambiar: Reemplaza por nuevas palabras o frases que se
encuentre en el catálogo principal al documento.
Opciones: Permite omitir textos, mayúsculas, números y
diccionarios para aplicarlos a los parámetros de la hoja de
cálculo.
 Sinónimos
Sugiere otras palabras con un significado parecido a las que ha
seleccionado, este elemento permite insertar, copiar o buscar
la palabra.
Opciones de referencia: Habilita como
semejanza libros en otros idiomas,
sitios de apoyo como Factiva
Iworks, y MSN e índices de
cotizaciones MSN MONEY.

21.  Grupo comentarios
Notas que se pueden agregar a celdas, modificando eliminando y editando el contenido de las mismas.
Insertar comentarios
1. Hacer clic sobre la celda que se requiere insertar el comentario.
2. En la ficha revisar, grupo comentarios, hacer clic sobre el botón insertar comentarios.
Si se desea personalizar el título de los comentarios, se deben seguir los siguientes pasos:
1. En el botón de Office , hacer clic sobre el botón opciones de Excel.
2. En más frecuentes, hacer clic sobre el cuadro de texto Nombre de usuario: escribir Oficina Planeación.
3. Hacer clic sobre el botón aceptar.
4. Insertar un comentario sobre una celda.
Eliminar comentarios: Limpia el contenido de la celda del comentario que se ha insertado.
Anterior: Se desplaza al comentario antecedente de la hoja(s) insertado.
Siguiente: Se desplaza al comentario consecuente de la hoja(s) insertado.
Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario insertado en la celda seleccionada.

22.  Vistas de libro
K. Normal
Ubicarse en la ficha vista, grupo vistas, botón vistas del libro.
Esta vista permite mostrar el archivo original, con formatos, Excel
maneja de forma predeterminada esta vista.
L. Diseño de pagina
Muestra el documento tal y como aparecerá de forma impresa, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda
tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página.
M. Vista previa de salto de pagina
Esta vista permite observar la interrupción de las páginas en el momento de la impresión.
Separando las líneas para abarcar mejor espacio de impresión para informes.
N. Mostrar u ocultar
Este botón permite mostrar o no, las líneas de la cuadrícula, barras
de fórmulas y títulos en la hoja de cálculo seleccionada:
-Ubicarse sobre una hoja de cálculo.
-En la ficha vista, grupo mostrar u ocultar, hacer clic sobre el botón
y deshabilitar líneas de cuadrícula, barras de fórmulas y títulos

23. O. Zoom
Este botón le permite realizar un acercamiento u alejamiento de la información de la hoja de cálculo, también puede encontrar
este botón en la barra de estado parte derecha de la pantalla.
P. Aumentar/disminuir el zoom de la hoja de calculo:
1. Ubicarse en la hoja de cálculo.
2. En la ficha vista, grupo zoom, hacer clic sobre el botón Zoom
3. Seleccionar el botón de opción 25% y hacer clic sobre el botón de aceptar.
Grupo diseño de pagina
Este grupo le permite configurar áreas de impresión, orientación y tamaño de la hoja, saltos, fondos e imprimir títulos en Excel.

24. Q. Márgenes
Se puede establecer tres tipos de márgenes, normal, ancho o
estrecho, cada uno de estos ya tiene márgenes verticales y
horizontales ya predeterminadas, o se pueden también
personalizar.
¿Cómo configurar la pagina?
1. Ubicarse en la hoja de cálculo.
2. En la ficha diseño de página, grupo configurar página,
sobre el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes
personalizados.
Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo
ancho ajustando las columnas.
Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo
alto ajustando las filas.
Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red,
número de copias, la selección y el número de copias.
Vista preliminar: Permite observar el documento antes de
imprimir.
R. Encabezado y pies de pagina

25. S. Orientación
Permite seleccionar la forma de impresión siendo horizontal o vertical de
la hoja, permitiendo en una orientación horizontal un mayor cubrimiento
de campos, y en una orientación vertical un mayor cubrimiento de
registros.
T. Área de impresión
Esta opción permite seleccionar un área para realizar una impresión específica, para realizar una nueva impresión primero debe
borrar área de impresión y luego seleccionar una nueva área de impresión.
U. Fondo
Permite seleccionar una imagen y colocarla detrás de las fórmulas, funciones y textos de Excel.
V. Imprimir títulos
Si se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro
repetir filas en parte superior las referencias de dichos títulos (rango). Si los títulos se encuentran en la parte izquierda de la
hoja, entonces en la opción repetir columnas a la izquierda se marca la columna que se tomará como título o se introduce la
referencia de celda.
Si se desea que aparezcan las líneas de división de celdas se debe activar la opción Líneas de división. Si se tiene una impresora
a color y se quiere imprimir en blanco y negro se debe activar la opción Blanco y Negro, esto permite mejorar la calidad de
impresión. Para que en la impresión aparezcan las notas de celda (estas aparecen en páginas adicionales) se activa la opción
Comentarios.

26. W. Imprimir
Si se desea imprimir un área de información se debe primero marcar dicha área, luego dentro de la línea de Imprimir activar la
opción Selección.
Si se va a imprimir todo el libro, con todas las hojas seleccionadas se activa la opción Todo el Libro.
Si se desea definir un intervalo de páginas, con el fin de determinar las páginas que se van a imprimir de las hojas de cálculo
seleccionadas, se utiliza entonces la sección Intervalo de páginas.

27.  Grupo de opciones de hoja
Este grupo permite imprimir o no, las líneas de división de la hoja de cálculo, el cuadro de chequeo o checkbox, permite
imprimir o no, con las líneas de división, ver encabezados permite observar las letras y los números de la hoja de cálculo para
imprimirlos o no, se habilita o se deshabilita el cuadro de chequeo o checkbox.
1. Ubicarse en una hoja de cálculo
2. En la ficha diseño de página, del grupo opciones de la hoja, deshabilitar las líneas de la cuadrícula la opción ver, observar
los cambios que se efectúan en la hoja.
3. En la ficha diseño de página, del grupo opciones de la hoja, deshabilitar de encabezados la opción ver, observe los cambios
que se efectúan en la hoja.
 Grupo ventana
Permite abrir nuevas vistas actuales de la hoja ubicada, para así verificar información de varias hojas del libro vigente
organizándola en forma de mosaico o cascada y así inmovilizar información específica.
Nueva ventana: Abre una nueva vista de la hoja actual.
Organizar todo: Establece un ajuste de ventanas en forma de mosaico o cascada.
Inmovilizar paneles: Permite bloquear el desplazamiento de filas o columnas de
acuerdo a la ubicación del cursor del Mouse.

28.  Crear formulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos
descritos a continuación:
 Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.
 Digitar el signo igual. Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la dirección de la celda.
Ejemplo: B11.
 Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
 Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar <ENTER>
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:
1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -
Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo:
=((B11*C5)-D10)/B8.
 Editar formula
1. Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias Opciones:
2. Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2> .
3. Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto dentro de la celda.
4. Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
5. Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

29.  Copiar formula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una
pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en
la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar.
 Eliminar formula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el
rango y se pulsa la tecla <SUPR>
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede
constatar mediante la operación de copiar y/o mover.
 Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es
decir, que la posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo: Si la celda D1 contiene la
fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula quedará (B2*C2).
 Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el
momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número referencial de la celda. Puede
hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la columna o ambos según sea el caso.

30. Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel
para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, etc.
La función permite al usuario obtener resultados con tan sólo definir
parámetros en la misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar el
asistente de funciones.
 Asistentes de funciones
Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él
se encuentra un gran número de funciones organizadas por categorías.
El asistente tiene las categorías Usadas recientemente, en donde almacena aquellas funciones que se han utilizado en las
últimas sesiones de trabajo.
Existe la posibilidad de insertar más funciones al grupo que se tienen disponibles inicialmente, para esto el usuario debe ir al
botón de office, opciones de Excel, complementos, seleccionar uno de ellos, hacer clic sobre el botón ir.
Utilizar el asistente para funciones
Si se desea aplicar la función utilizando el asistente para funciones se debe activar por el menú Insertar, Función o hacer clic en
el botón Pegar función.

31.  Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si se selecciona "Todas" en el cuadro "Categorías de
funciones", se presentará una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categoría, se presentarán
sólo aquellas que pertenecen a la misma.
 Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo,
enumera las funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de macros está activa. El área de presentación
describe la función seleccionada.
• Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana correspondiente al siguiente paso que consiste en
establecer los parámetros o argumentos de la función.
• Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin realizar ninguna introducción en la barra de fórmulas ni
en la celda seleccionada.
 Escribir funciones directamente en la celda
Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda donde se desea obtener el resultado, a continuación se
escribe el nombre de la función anteponiendo el carácter “=“, y entre paréntesis se escriben los parámetros respectivos
separados por coma.
=función(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
Existen diferentes tipos de funciones en Excel y a continuación se presentan las funciones básicas de mayor uso.

32.  Funciones matemáticas y estadísticas
=SUMA(Rango_de_valores): Retorna la sumatoria de los valores del rango.
=PROMEDIO(Rango_de_valores): Retorna el promedio de los valores del rango.
=CONTAR(Rango_de_Conteo): Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos.
=CONTARA(Rango_de_Conteo): Retorna el número de datos del rango.
=MAX(Rango_de_valores): Retorna el máximo valor de un rango.
=MIN(Rango_de_valores): Retorna el mínimo valor de un rango.
=ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
=PRODUCTO(número1,número2...): Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto.
 Utilizar el botón autosuma
Si se tiene un rango continuo de números para sumar, pueden tomarse dos alternativas para establecer el resultado:
 Ubicar el cursor en una celda a la derecha (para un rango horizontal), o una celda abajo (para un rango vertical) y oprimir el
botón autosuma.
 Seleccionar el rango de números que se involucrarán en la sumatoria, y oprimir el botón autosuma.
 Este botón actúa por lo general en rangos continuos, colocando el resultado en la celda a la derecha o abajo del rango
involucrado en la suma.

33.  Funciones de texto
Función Mayúsc: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en determinada celda.
Para utilizar esta función se deben hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en mayúsculas.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Mayúsc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a mayúscula y Aceptar.
Función Minús.: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada celda
Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en minúsculas.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Minúsc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a minúscula y Aceptar.
Función Concatenar: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará unida la información.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros el contenido de cada una de las celdas a concatenar y Aceptar.

34. En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las
columnas se corresponden con los campos de los registros.
Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista
tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina
registro.
Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla.
Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
 Ordenar datos
Para ordenar la base de datos primero debemos tener seleccionada cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la herramienta
Ordenar y filtrar que se encuentra seleccionando la pestaña o etiqueta Inicio. Luego seleccionamos la forma de ordenamiento
deseada y en este momento Excel ordena automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar de
manera personalizada, se debe seleccionar la opción Orden personalizado.

35.  Filtrado de la base de datos
Los filtros permiten seleccionar los registros de una tabla que cumplan con ciertas condiciones. Cuando el filtro se aplica sólo
se verán en la tabla esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)
 Autofiltro
Los filtros automáticos se aplican dando clic en la herramienta filtro de la pestaña o etiqueta datos (botón correspondiente de la
barra de herramientas). Al dar clic en dicha herramienta Excel muestra al extremo derecho de cada uno de los encabezados, un
botón que permite desplegar una serie de opciones, como se observa en el gráfico de la parte inferior.
El usuario, dependiendo de sus necesidades da clic en el botón del encabezado por el que desea filtrar y luego escogerá la
opción que supla sus requerimientos según sea el caso.
Las listas permiten aplicar rápidamente otros filtros: Los filtros se acumulan, de forma que si estando aplicado el filtro de
Apellidos seleccionamos algún Artículo, sólo se verán los registros con esos apellidos y ese artículo.

36.  Función SI
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición
Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes:
 SI sencillo
Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso.
Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)
Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una operación o celda determinada de la misma hoja
electrónica o de otra del mismo libro; está compuesta por tres partes:
 Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre celdas por la cual se está preguntando.
 Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar comparaciones:
 > Mayor que
 < Menor que
 >= Mayor o igual
 <= Menor o igual
 = Igual
 <> Diferente de
 Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar cuando la condición sea verdadera o falsa. Puede
tener:
 Texto: Que debe ir encerrado entre comillas.
 Números: Que se deben escribir sin separación de miles, sin signo $, sin comillas. Fórmula o valor.

37. Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones condicionales anidadas se torna mucho más
difícil de crear y entender.
Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo, entregando como resultado VERDADERO o FALSO.
 Operador lógico Y
Y(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son VERDADERAS.
La función si con el operador Y quedaría así: =SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)
 Operador lógico O
O(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA.
La función si con el operador O quedaría así: =SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)
 Operador lógico NO
NO(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la siguiente manera:
La función si con el operador NO quedaría así: =SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

38. Los gráficos, son una herramienta que permite transformar y representar la información y mostrarlo a manera de informes,
patrones, y comparaciones.
La información de la base de datos y la hoja de gráficos van directamente vinculadas.
Pasos para crear un gráfico
1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artículos (d1:d5)
2. Con la tecla <CTRL> sin soltar, seleccionar el rango de celdas correspondiente a cantidad
3. En la ficha datos, en el grupo de gráficos, hacer clic sobre el botón columna.
4. Seleccionar la opción todos los tipos de gráfico.
5. Seleccionar de la categoría columnas el primero de la lista.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.