digitalizacion gestion

1. DIGITALIZACION DE
DOCUMENTOS

2. ¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN?
 La digitalización de documentos es un
proceso que consiste en transformar
documentos físicos a imágenes digitales
que pueden ser visualizadas de manera
instantánea en cualquier momento y
desde cualquier equipo de cómputo de
manera segura.
Este es el mecanismo más sencillo,
eficiente y rentable para almacenar,
gestionar y consultar grandes volúmenes
de documentos, en forma digital.

3. BENEFICIOS DE LA
DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
 Mejor productividad.
 Mejor atención a usuarios y clientes.
 Reducción de costos.
 Seguridad y control de la información.
 Normatividad y transparencia.
 Sustentabilidad y protección.

4. PORQUE DIGITALIZAR?
 1. AHORRO DE ESPACIO
 Prescinda de filas y filas de papeles y libere espacio valioso.

 2. AHORRO DE TIEMPO
 No es necesario revisar caja tras caja de papeles, todos los documentos se encuentran a un clic de
distancia, lo que antes tardaba 10 minutos ahora lo puede realizar en 1.

 3. AHORRO DE DINERO
 Tiempo ahorrado, más espacio y un eficiente servicio al cliente se traducen en una reducción
significativa de sus costos.

 4. FACILIDAD LA DISTRIBUCIÓN
 Comparta datos con varias personas que se encuentran en lugares diferentes en tiempo real,
puede enviar la información que desee a través de e-mail o de su propia página web.


5.  5. SEGURIDAD GARANTIZADA
 Es usted quien decide las autorizaciones para acceder a los
distintos tipos de documentación

 6. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
 La calidad del documento digitalizado no se deteriora con el
paso del tiempo. El documento digitalizado sirve como copia
de seguridad de documentos frente a pérdidas, desgastes
originales, robo u otras situaciones que afecten la existencia
documentaria.

 7. CALIDAD
 Dinamiza los procesos creando un flujo de trabajo más veloz.
Permite mejorar los procesos de trabajo y aumentar la
productividad de su empresa.


6. LOS SERVICIOS DE
DIGITALIZACION
 Existen dos tipos de servicios de digitalización:

 EN INSTALACIONES DE UNA EMPRESA CONTRATADA:
 Si los clientes lo desean, se trasladan los documentos a
digitalizar a los centros de digitalización, en los cuales se
cuentan con los equipos necesarios para realizar la
conversión de los documentos, además de tener la
capacidad de manejar casos especiales, consultas urgentes
y otras solicitudes como digitalización de planos o
documentos de gran tamaño.

EN LAS INSTALACIONES DE CLIENTES:
 Se trabaja en la implementación de centros de digitalización
en sus instalaciones e integración con el archivo físico, de
manera que se trasladan equipos y personal especializado a
fin lograr un óptimo proceso de digitalización sin necesidad
de trasladar la documentación a digitalizar.

7. CARACTERÍSTICAS DE LOS
SERVICIOS DE
DIGITALIZACION
1. LEVANTAMIENTO DETALLADO DE LA INFORMACIÓN; QUE CONTIENE:
 Análisis de como usted desea consultar su información.
 Volumen y tamaño de los documentos.
 Tipos y estado de los documentos.
 Índices o metadatos a capturar.
 2. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
 Nuestro personal especializado, realiza un proceso cuidadoso de preparación de
documentos que incluye: desanillado, desgrapado, desdoblado, eliminación de
adhesivos, desempastado, y usted lo requiere foliación de acuerdo a sus
especificaciones y/o necesidades.

8.  3. DIGITALIZACIÓN:
 Para realizar nuestros procesos de escaneado, contamos con equipos
profesionales y de alta velocidad y que ofrecen la fiabilidad que requiere un
proceso de estas características. Se realiza el proceso de digitalización, de
acuerdo a sus requerimientos. Este proceso podría incluir si usted lo desea:
Captura de imágenes
 Captura de datos
 OCR
 4. INDEXACIÓN:
 Realizamos el proceso de indexación de acuerdo a sus necesidades y
requerimientos.

 5. GRABACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
 Este proceso se puede realizar en DVD’s, Discos Duros, importación de
información a la nube de su empresa o a un servidor.

9. Preguntas más frecuentes
planteadas
 1. ¿QUÉ TAMAÑOS DE
DOCUMENTOS SE PUEDEN
DIGITALIZAR?
 Se pueden digitalizar desde
documentos tan pequeños como
recibos de caja y notas adhesivas
hasta tamaños A3 e incluso hasta A0
para grandes servicios de
digitalización.

10. 2. ¿A QUÉ TIPOS DE FORMATOS
DIGITALES PODEMOS ESCANEAR?
 Dependiendo de lo que se esté
escaneando, podemos convertir sus
documentos a una amplia gama de
formatos, incluyendo PDF ,TIFF o
JPEG

11.  3. ¿QUÉ TAN RÁPIDO PUEDO
OBTENER MIS DOCUMENTOS
DIGITALES?
 Esto depende del tamaño del
proyecto. Si usted tiene un pequeño
volumen de documentos tales como
un par de carpetas y cajas, puede
solicitar nuestro servicio Express,
donde los trabajos de escaneo
pueden estar listos dentro de las 24 o
48 horas de solicitado

12.  4. ¿CUÁNTO COSTARÁ EL SERVICIO
DE DIGITALIZACIÓN?
 A menudo nos preguntan esto, sin
embargo, debido a que ofrecemos un
servicio totalmente a medida, incluyendo
una amplia gama de soluciones de
digitalización de documentos, no
podemos darle un precio exacto del
servicio. Para una cifra más exacta,
solicite sin ninguna obligación, una
cotización y una visita de nuestros
especialistas

13.  5. ¿QUÉ MÁS SE PUEDE ESCANEAR APARTE DE
PAPEL?
 Nuestro servicio incluye el servicio de escaneo de los
siguientes documentos:
 Papel.
 Libros encuadernados.
 Dibujos de gran formato.
 Mapas de gran formato.
 Las encuestas de consumidores, clientes y empleados
(incluidos los servicios de captura de datos).
 Fotos.
 Cartas de negocios.