Este documento resume los principales temas de la gestión de documentos digitales, incluidos los beneficios, principios, software de gestión documental, gobierno en línea y normatividad colombiana. Explica que la gestión de documentos digitales mejora la eficiencia, reduce costos y facilita el acceso a la información. También cubre los principales módulos de software y leyes relevantes como la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012.

1. GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES – DOCUMENTOS DIGITALES
Y SU LEGISLACION
LEIDY ANDREA ÁLVAREZ SEPÚLVEDA
PROFESOR:
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
GRUPO:
03
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
DOCUMENTOS DIGITALES
ARMENIA
SEPTIEMBRE DEL 2017

2. Temas…
Beneficios de la Gestión de
Documentos Digitales
Principios de la Gestión de
Documentos Digitales
 Software de Gestión Documental
Gobierno en línea
Normatividad y Legislación
Colombiana

3. GESTIÓN DE DOCUMETOS
DIGITALES
VENTAJAS DE
LA GESTIÓN
DOCUEMTAL
EVITA
TAREAS
LENTAS Y
TEDIOASA
MEJORA LA
PRODUCTIVID
AD Y
EFICIENCIA
EN LOS
PROCESOS
MENOR
PORCENTAJE DE
ERRORES EN LO
DOCUMENTOS
REDUCCION
DE COSTES
FACIL ACCESO
A LA
INFORMACIÓN
AUMENTO DE LA
VELOCIDAD DE LA
CREACIÓN DE
CONTENIDOS

4. El propósito de la
GDD es brindar
facilidades para el
uso efectivo y
eficiente de los
documentos y de
esta forma
minimizar los
costos en cuanto
a la adquisición ,
procesamiento
uso y eliminación
de documentos .

5. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN
DE DOCUMENTOS DIGITALES

6.  El Software de Gestión Documental permite el manejo, gestión,
conservación, publicación y trabajo sobre los documentos
digitales.
 El Software se debe elegir dependiendo de las características,
funciones y necesidades de la empresa.
Tenga en cuenta…
Algunos módulos son…
 Radicación
 Digitalización
 Consultas
 Estadísticas
 Reportes
 Expedientes virtuales
 Tablas de Retención
Documental (TRD)
 Préstamo
 Módulo de archivo

7. ¿Qué es el Gobierno en
Línea?
El Gobierno en línea promueve la construcción de un Estado mas
eficiente, transparente y participativo haciendo uso de las
Tecnologías de la información y las telecomunicaciones TIC.
El Gobierno en línea cuenta con más de 500 tramites a nuestra
disposición, podemos……

9. Normatividad y Legislación
Colombiana
NORMAS
Ley 527 de 1999 Reglamentos el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y
se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1581 de 2012 Ley de protección de datos
personales
Ley 1437 de 2011 Código de procedimiento
administrativo y de lo contencioso
administrativo
Circular 002 del 6 de marzo de 2012 Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental
Circular 005 del 11 de Septiembre
del 2012
Recomendaciones para llevar a cabo
procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales

10. Conclusiones
La Gestión de documentos digitales cada día va en crecimiento ,
siendo esta la mejor opción para las entidades tanto publicas como
privadas, generando beneficios como: reducción de costos, fácil
acceso a la información, mejor productividad, ahorro de tiempo
entre muchas más, es indispensable que para que esto se logre se
debe contar con un software dependiendo de las caracterices de la
entidad.