Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su normatividad. Explica conceptos como gestión documental digital, construcción y gestión de documentos digitales, principios de la gestión documental digital, software de gestión documental digital, iniciativa cero papel y normatividad colombiana aplicada a la gestión documental digital. El objetivo es adquirir conocimientos sobre este tema y sus beneficios para mejorar la productividad y eficiencia de procesos en las unidades de información.

1. Documentos Digitales y su Legislación
Universidad del Quindío
Ciencia de la Información y la Documentación
Bibliotecología Archivística
Metodología Virtual
2017
Trabajo presentado por el estudiante,
Pedro Javier Castro Guerra
Al Docente,
Ricardo Antonio Botero Ríos

2. Introducción
Con esta presentación se atienden los requerimientos académicos
planteados para abordar el tema de la gestión documental digital y su
impacto en la mejora continua de la productividad y eficiencia de
procesos en las unidades de información.
El trabajo contiene seis aspectos que desglosan la temática
planteada, a través de un documento con una alta dosis de recurso
visual.
El trabajo está compuesto, por un único capítulo, complementado,
como corresponde, por la definición de objetivos, unas concisas
conclusiones y las referencias bibliográficas de rigor.

3. Objetivos
Objetivo General
Adquirir conocimientos acerca de la Gestión de
Documentos Digitales y su normatividad.
Objetivos Específicos
 Analizar los beneficios e importancia de la
Gestión de Documentos Digitales.
 Conocer los beneficios de la implementación de
la Política de Cero Papel.
 Apropiar la normatividad y legislación
Colombiana del Documento Digital.
Contenido a desarrollar
 Concepto de Gestión Documental Digital
 Construcción y Gestión
 Principios
 Software
 Iniciativa Cero Papel - GEL
 Normatividad y Legislación Colombiana

4. Concepto
La Gestión Documental
Digital -GDD, es el
conjunto de
procedimientos técnicos
que se aplican a los
documentos nacidos o
incorporados a ambientes
electrónicos y/o digitales,
desde su producción
hasta su destinación final.
“La Gestión Documental Digital se
podría definir como el proceso de
creación, almacenamiento y utilización
de los documentos digitales, que
incluye su selección, clasificación,
conservación, búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación, a partir
de dispositivos electrónicos.”1
“La Gestión Documental Digital propende
por el cumplimiento de los elementos
esenciales tales como: autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad y conservación, que
garanticen que los documentos electrónicos
mantienen su valor de evidencia a lo largo
del ciclo de vida, incluyendo los
expedientes mixtos (híbridos), digitales y
electrónicos.”2
1 Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y su Legislación [documento electrónico] disponible en: http://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/37271/mod_resource/content/1/Mo%CC%81dulo-
2_gestiondocumentaldigitalylegislaci%C3%B3n.pdf
2 Colombia. El Congreso de la República , “LEY 1437 DE 2011,” revisado 14 de septiembre de 2017, http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/items/show/70.
Conceptualización
de referencia
Conceptualización
propia

5. Construcción y Gestión de Documentos
Digitales
Contenido: es la
información contenida
en el documento.
Estructura:
apariencia del
documento. Es decir,
sus características de
forma.
Contexto:
características de
fondo del documento,
tales como, uso,
propósito y a quién
está dirigido.

6. Principios de la Gestión Documental
Digital
Identificable
Soportado en
Políticas
Plan
estratégico y
operativo
Responsable
de planear,
desarrollar y
monitorear
Localizado en
la estructura
organizacional
Organización
de acuerdo a
estructura,
actividad y
ambiente
tecnológico
Manejado por
Recurso
humano con
habilidades y
competencia
Implementació
n sistemática
Mesurable
regularmente

7. Software de Gestión Documental Digital
Proceso de selección:
Recomendaciones
Flexibilidad
Movilidad
Avisos y alarmas
SoporteTécnico
Seguridad
Versiones
Integración con terceros
Tecnología Workflow
Facilidad de uso
Buscador potente
Software GD Libre
ORFEO
Alfresco
Nuxeo
Exo
LIFERAY
*Mayor
productividad
* Ahorro costes
y tiempo
*Mejora en los
procesos
*Cumplimiento
normatividad y
seguridad
BENEFICIOS

8. Gobierno en línea
3 Tomado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co
Elementos
Transversales
Información en
Línea
Interacción en
línea
Transacción en
línea
Transformación en
línea
Democracia en línea

9. Gobierno en línea
3 Tomado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co
“El propósito es lograr que los ciudadanos
cuenten con servicios en línea de alta calidad,
impulsar el empoderamiento y la colaboración de
los ciudadanos con el Gobierno”. 3
“Busca construir un Estado más eficiente,
transparente y participativo haciendo uso de las
TIC”. 3
* Directiva Presidencial 02 de 2000: Da inicio
a la Política GEL.
* Decreto 1151 de 2008: Define
Lineamientos.
* Decreto 2693 de 2012: Evolución de fases.

10. Iniciativa Cero papel
Reducción ordenada del
uso del papel mediante la
sustitución de los
documentos en físico por
soportes y medios
electrónicos

11. Iniciativa Cero papel
Beneficios Implementación
* Para las entidades: Uso optimo de los
recursos
* Para los ciudadanos, empresas y otras
entidades: Acceso rápido y fácil a la
información
* Para el medio ambiente: Ahorro de
papel, disminución de residuos
contaminantes
Componentes Política
* Normativo y de GD: Leyes, Decretos,
Acuerdos, Manuales, Estándares ISO – NTC
* Cultura Organizacional: Buenas practicas y
primeros pasos
* Procesos y Procedimientos: Documento,
expediente electrónico
* Tecnología: Digitalización y SGD
Mejoras y Avances
* Implementación de buenas practicas para la
reducción de papel
* Reutilización del papel usado por una cara e
impresiones a doble cara
* Sustitución de documentos facilitativos por
electrónicos
* Reducción de impresiones diarias
Directrices de referencia
* Directiva Presidencial 004 de 2012: La cual
impulsa la obligatoriedad de la
implementación Cero Papel
* Manual la estrategia de Gobierno en Línea:
Explica la proyección de la Visión 2015 de
Entidades nivel Nacional, y para el nivel
Territorial en los períodos 2016 -2017

12. Normatividad Colombiana Aplicada GDD
4 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad
Ley 527 de 1999
• “Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”4
Ley 1437 de 2011
• “Introduce los conceptos de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica, entre otras.”4
Ley 1581 de 2012
• “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”4

13. Normatividad Colombiana Aplicada GDD
4 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad
Circular 002 de 2012
• “Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.”4
Circular 005 de 2012
• “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco
de la iniciativa cero papel.”4
Decreto 2609 de 2012
• “Por la cual se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.”4

14. Conclusiones / Bibliografía
Conclusión Bibliografía
Finalmente, es menester incluir como conclusión que, en la actualidad las
entidades tanto del orden público como privado, propenden por automatizar
eficientemente sus procesos para la mejora continua, impactando de manera
integral y sustancial en la toma de decisiones. La aplicación de estrategias,
procedimientos, TIC y normatividad, impulsan la distribución de actividades
mediante flujos de trabajo de forma eficaz y controlada; logrando con ello,
contar con una Gestión Documental Digital enfocada en la disponibilidad de la
información de manera segura, respaldada y confiable.
Como estudiantes CIDBA, debemos apropiar estos conceptos y promover la
Gestión Documental Digital en nuestro entorno laboral, cumpliendo con los
lineamientos establecidos en el plano técnico, tecnológico y normativo.
• Serra Serra, J. (2001). Gestión de los documentos digitales: estrategias
para su conservación. Profesional de la Información, 2001, vol. 10,
núm. 9, p. 4-18. consultado el 11 de septiembre de 2017.
• [Página web] disponible en : http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co.
Consultado el 09 de Septiembre de 2017.
• [Página web] disponible en :
http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad.
Consultado el 08 de Septiembre de 2017.
• Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y
su Legislación [documento electrónico] disponible en:
http://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/37271/mod_resource/conte
nt/1/Mo%CC%81dulo-
2_gestiondocumentaldigitalylegislaci%C3%B3n.pdf Consultado el 08
de Septiembre de 2017.