Este documento presenta información sobre la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión de documentos digitales no solo implica sustituir documentos físicos por archivos digitales, sino que se trata de un sistema completo para convertir los documentos de una empresa en recursos valiosos. También cubre temas como la construcción y gestión de documentos digitales, principios de gestión documental digital, software de gestión documental, política cero papel y normatividad colombiana sobre documentos electrónicos. Finalmente, concluye que la digitalización de documentos ha de

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

2. DOCUMENTOS DIGITALES
YULI CATERINE REYES RUANO
GRUPO 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO
2017

3. Agenda
1. Gestión documental digital
2. Construcción y gestión de documentos
digitales.
3. Principios de la Gestión de Documentos
Digitales
4. Software de Gestión Documental
5. Cero Papel – Gobierno en Línea
6. Normatividad y Legislación Colombiana

4. Gestión DocumentalDigital
No es solo una manera
de sustituir los
documentos en papel
con archivos digitales Se
trata de un completo
sistema que convierte
los documentos de su
empresa en recursos y
conocimientos
empresariales valiosos.

5. ConstrucciónyGestióndeDocumentosDigitales

7. PrincipiosdelaGestióndeDocumentosDigitales
 Organizado
 Manejado
 Implementado
 Mesurable regularmente
 Identificable
 Soportado en políticas
 Planeado
 Asignado a un responsable
 Localizado

8. SoftwaredeGestiónDocumental

9. SoftwaredeGestiónDocumental
Un software de gestión
documental es la aplicación
informática que permite el
manejo, gestión,
conservación, publicación y
trabajo sobre documentos
electrónicos

10. Funciones

11. RecomendacionesdeSoftware

12. CeroPapel–GobiernoenLínea

13. BeneficiosdelaimplementacióndelaPolíticaCeroPapel
Productividad
Agilidad,
asignación,
responsabilidad
Cumplimiento
legal
Gestión del
conocimiento
Toma de
decisiones
informada
Imágenes de
empresa

14. Cero Papel

15. NormatividadyLegislaciónColombianaDocumentos
Electrónicos
La legislación en Colombia se ha reglamentado por la
ley 527 de 1997, ley que permite la seguridad
electrónica de los usuarios

16. Normatividad
LEY 1581 DE 2012
ley de protección
de datos
personales
CIRCULAR 002 DEL 6
MARZO DE 2012
Adquisición de
herramientas
tecnológicas de
Gestión Documental.
CIRCULAR 005 DEL 11
SEPTIEMBRE DE 2012
Recomendaciones para
llevar a cabo procesos
de digitalización y
comunicaciones
oficiales electrónicas
en el marco de la
iniciativa cero papel

17. Normatividad
EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO LEY
1437 DE 2011

18. NormatividadyLegislación

19. Concluciones
 Todo el tiempo utilizado en la búsqueda de
documentos era perdido y se remplazo por mas
productividad en las organizaciones.
 La digitalización de documentos ha demostrado ser
muy útil, como herramienta en la investigación, no
solo para las personas que están vinculadas en
este proceso sino también a los usuarios al tener
fácil acceso a la informacion.

20. Bibliografía
Conceptos Técnicos. (2017). Archivo General de la Nación - Colombia. Recuperado el 14 de Agosto de 2017,
desde http://www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos
Universidad de Antioquia. (2017). Curso: Gestión Electrónica de Documento Regiones.
Aprendeenlinea.udea.edu.co. Retrieved 21 August 2017, fro Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/course/view.php
Comunicaciones, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las. Guía No. 6. Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos.
Barros, A. (2017). Gestión Documental Digital, un gran desafío! – El Escritorio de Alejandro Barros.
Alejandrobarros.com. Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde http://www.alejandrobarros.com/gestion-
documental-digital-ungran-desafio