Este documento presenta los conceptos y beneficios de la gestión documental digital, incluyendo los principios, software y programas de gestión documental. También describe la estrategia cero papel del gobierno en línea de Colombia, la cual busca mejorar los servicios a través de las tecnologías de la información. Finalmente, resalta la importancia de cumplir con la legislación para los documentos digitales.

1. Gestión Documental Digital
Yarima María Medrano Nazzer
Universidad del Quindío
Ciencia de la Información y la Comunicación, Bibliotecología y
Archivística
Documentos Digitales
Grupo No. 6
2017

2. Agenda de Presentación
Introducción
Gestión Documental Digital
Beneficios de los sistemas de gestión documental
Principios de la Gestión Documental Digital
Software de la Gestión Documental Digital
Funciones del Gestor Documental
Recomendaciones para escoger software de gestión documental
Programas de gestión documental
Sistema de gestión documental – ORFEO
Estrategia Cero papel – Gobierno en línea
Componentes estrategia Gobierno en línea
Beneficios de la política cero papel
Normatividad y legislación para los documentos digitales
Conclusión
Bibliografía

3. Introducción
Los sistemas de gestión documental ha permitido que las organizaciones tengan un mejor
manejo de la cantidad de información generada por sus procesos administrativos; facilitando
su organización y su accesibilidad de manera rápida y sencilla.
El objetivo principal de la presentación es dar a conocer los beneficios de la gestión
documental digital, los principios del programa de administración de documentos y archivos
digitales. Así mismo, presentar los diferentes software de gestión documental y los aspectos
a tener en cuenta para la buena selección, teniendo en cuenta las necesidades de la
organización.
Relacionado con el tema de la gestión documental, se encuentra la estrategia cero papel –
Gobierno en línea, que busca mejorar los servicios de información ofrecida a sus usuarios
mediante el uso de las tecnologías de la información y la comunicación; con relación a ello
se dan a conocer los ejes temáticos, los componentes y beneficios de la estrategia. Por otra
parte, se señala la normatividad para los documentos digitales.

4. Gestión documental Digital
Es el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos
digitales, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda,
recuperación, reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos.
Beneficios de los sistemas de gestión documental
Reducción de Costo
Menor porcentaje de errores
en documentos
Aumento de la velocidad de
creación de contenidos

5. Principios de la Gestión documental
Digital
Principios de
la GDD
Identificable
Soportado
en Políticas
Planeado
Asignado a un
responsable
Localizado
Organizado
de acurdo a
necesidades
Manejado por
personal
calificado
Implementado
de Manera
Sistemática
Mesurable
Regularmente
Principios del programa de
administración de documentos y
archivos digitales.

6. Software de Gestión documental Digital
 Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite
el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos
electrónicos. Es importante estudiar aspectos como características,
proveedores, facilidad de uso, funciones ofrecidas, necesidades de la
organización en el proceso de selección.
Flujo de Trabajo
Documental
Archivo de
Documentación
Categorización y
Estructuración
Colaboración entre
usuarios
Trazabilidad
Documental
Integración con
otros Sistemas
Funciones de los programa de
gestión documental

7. Recomendaciones para la selección del
Software de Gestión documental Digital
Recomendaciones
Flexibilidad
y
Escalabilidad
Potente
Buscador
Facilidad
de Uso
Movilidad
Avisos y
Alarmas
Soporte
Técnico y
Formación
Seguridad
Versiones
Integración
con
Terceros
Tecnología
Workflow

8. Sistema de Gestión Documental – ORFEO
Este sistema web le permite a la organización acceder fácilmente mediante cualquier
navegador a través de internet o intranet para gestionar la trazabilidad de los
documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.
Programas de Gestión Documenta

9. Programa Cero Papel – Gobierno en Línea
El Gobierno línea se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los
ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la
transparencia del sector público y la participación ciudadana.
Figura No. 2. https://es.slideshare.net/ColombiaDigital/estrategia-de-gobierno-
en-lnea

10. Programa Cero Papel – Gobierno en Línea
Figura No. 3. Componentes Estrategia de Gobierno en Línea.
https://es.slideshare.net/colafanador/componentes-de-la-estrategia-de-gobierno-en-
lnea

11. Beneficios de la Estrategia Cero Papel –
Gobierno en Línea
Empresas
•Buenas prácticas en gestión
documental.
•Procesos y servicios mas
eficaces.
•Aumento de la
productividad.
•Disminución de lo costos.
•Mayor seguridad y manejo
de información.
Ciudadanos, empresas y
entidades
•Acceso rápido y fácil a la
información.
•Disminuir tiempos de espera
y atención.
•Mejora la relación entre
organizaciones, empresas y
ciudadanos.
Medio Ambiente
•Ahorro de papel.
•Reducción de emisión de
residuos contaminantes.
•Contribuir al desarrollo
sostenible.

12. Legislación y Normatividad para los Documentos
Digitales
Ley 527 de 1999
• Reglamenta el
acceso y uso de los
mensajes de datos,
del comercio
electrónico y firmas
electrónicas.
Ley 1437 de 2011
• Utilización de medios
electrónicos en el
procedimiento
administrativo.
• Expedientes
electrónicos
Ley 1581 de 2012
• Ley de protección de
datos personales.
Circular 002 del
6 de marzo del
2012
• Adquisición de
herramientas
tecnológicas de
gestión documental.
Circular 005 del
2012
• Recomendaciones
para llevar a cabo
procesos de
digitalización y
comunicaciones
oficiales electrónicas
en el marco de la
iniciativa cero papel.

13. Conclusiones
 La gestión documental digital proporciona grandes ventajas a las organizaciones,
entre estas la eficiencia en los procesos, mejor productividad, facilidad de acceso
a la información importante, seguridad de los datos y creatividad entre los
empleados.
 Es importante tener en cuenta en el proceso de selección del software para la
gestión de documentos, sus características, proveedor, facilidad de uso, funciones
ofrecidas y las necesidades de la organización.
 La Estrategia en Colombia de Gobierno el línea, ha permitido en las entidades
públicas, facilidad de trámites administrativos, mejora en la calidad de
información en los sitios web y servicios por medios electrónicos.
 Es fundamental conocer la normatividad relacionada con los gestión de
documentos digitales.

14. Bibliografía
 Archivo General de la Nación. Normatividad. Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad
 Manual 3.1 Estrategia Gobierno en Línea 2012 – 2015. Recuperado de:
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf
 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Guía No. 1.
Cero papel en la administración pública. Recuperado de:
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf
