Este documento resume los conceptos clave de los documentos electrónicos, incluyendo su ciclo de vida en tres fases, la diferencia entre datos e información, y cómo se estructuran y crean los datos electrónicos ya sea en documentos o bases de datos. También discute la adquisición de equipos y aplicaciones para gestionar información electrónica.

1. EJE TEMATICO N° 1
Presentado por:
Doris Helena Benito Valencia
Natali Johana Ardila
Adriana Fernanda Vanegas
William David Fuentes
Docente
Jorge Mario Zuluaga
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humana y Bellas Artes
Ciencias de la Información y Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Gestión de Documentos Electrónicos
2014

2. CONTENIDO
El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica
estructurada
- Que es información
- Que es un dato
-Porque es diferente la información electrónica
Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos:
-Documentos
-Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la
información electrónica.

3. INTRODUCCIÓN
La evolución e implementación de nuevas tecnologías en
los últimos años ha provocado cambios en el manejo de
la información y se han generado muchas alternativas
que permiten agilizar procesos; uno de estos casos es el
documento electrónico.
Esta presentación ha sido diseñada con el fin de ampliar
el concepto que tenemos sobre este tipo de documento,
su creación, las fases que los componen, estructura, etc.
y mas datos de interés que se abordan en el tema.

4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Es el soporte del cual hace constancia de un hecho o acto
representativo de información; ya sea en video auditivo y de datos ,
el cual posee ciertas características de un documento físico, como lo
son sus datos de referencia.
El documento electrónico o magnético contiene un código digital el
cual puede:
*leerse
*reproducirse
*interpretarse por cada individuo.
Un documento electrónico se puede manifestar como un medio de
expresión y creatividad de cada persona con extensión de algunos
medios que se manifiestan en:
*informática
*electrónica
Este documento se queda plasmado y guardado el cual se puede
realizar las modificaciones adecuadas en el lenguaje o estructura,
este tiene un soporte de contener un mensaje de alfanumérico.
cada individuo realiza lo necesario para el cambio o modificación del
texto editándolo y guardándolo con las modificaciones necesarias.

5. CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN: SUS
TRES FASES
Diseño, Creación, Mantenimiento.
Existen tres fases principales en la vida de la información electrónica:
•- Fase de diseño, durante la que se define una estrategia global.
•- Fase de creación efectiva. Implica generalmente un número limitado
de personas.
• - Fase de mantenimiento, que incluye la utilización y conservación de
los datos.
• Estas tres fases no pueden abordarse del mismo modo.
•Existen diferencias en diversos conceptos:
-Puesta al día de la información.
- Frecuencia de acceso a la información.
- Responsabilidad.
- Etc.

6. ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?
Es un conjunto organizado de
datos capacitado para
cambiar
el
estado
de
conocimiento en el sentido de
las consignas trasmitidas.

7. ¿QUÉ ES UN DATO?
Es una representación simbólica
(numérica, alfabética, algorítmica,
entre otros) de un atributo o
característica de una entidad.

8. PORQUE ES DIFERENTE LA
INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La
diferencia
de
información electrónica
lo conlleva el soporte,
ya esta esta dispuesta
solo sobre medios
digitales, magnéticos,
electrónicos o virtuales.

9. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento
(record) como un fragmento particular de información registrada
generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o
finalización de una actividad institucional o personal, y que
comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes
para constituir una prueba o evidencia de esta actividad.
Los datos almacenados en un documento electrónico deben
constituir un conjunto coherente y consistente de información.
Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más
importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber
varias posibilidades de agrupar datos en un documento, según el
nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de
datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden
formar un único documento.

10. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
El hecho que un documento electrónico sea distinto
de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por
ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de
un soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil
copiar y difundir la información, pero también se hace
más difícil la crucial delimitación del propio concepto
de original.

11. El documento electrónico está constituido por cuatro elementos
principales. Los tres primeros deben ser conservados:
Contenido del documento
Puede incluir varios tipos de datos:
Textuales (páginas, párrafos, palabras);
Numéricos (enteros, flotantes...);
Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido;
De enlaces hipertexto
Estructura lógica del documento:
Puede estar incluida en el documento o base de datos, o también ser
añadida como entidad separada, en cuyo caso una misma estructura puede
ser utilizada por varios documentos). La estructura lógica puede ser muy
diferente de la estructura física del documento.

12. Contexto:
Descrito en un documento asociado, puede incluir informaciones
como:
Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos
necesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción de
los datos, un extracto histórico de las relaciones con otros
documentos.
La descripción del contexto administrativo.
El contexto descrito en la documentación puede volverse complejo
cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de
red.
Presentación:
Se contempla cada vez más separadamente del propio documento, lo
que permite abstraer la información en sí misma del modo en que ésta
será presentada. La difusión de la información en soportes variados
(CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina “gestión
intersoporte”. El instrumento que permita, dentro de varios años,
visualizar los datos documentados hoy en día, aún no se ha inventado.

13. El documento electrónico.
Está compuesto de contenido, estructura, contexto y
presentación. Como ésta última depende fuertemente
del soporte de visualización utilizado, puede que su
conservación sea imposible.
Modos de estructurar los datos
Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es
necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen
principalmente dos medios de estructurar los datos:
Base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un pool
o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.
Documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados
para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a
menudo servir de prueba de una actividad particular pero debe registrarse
en cada caso.

14. Grupo de datos representando información
Redacción
Documento
Base de datos
Tratamiento
Existen numerosas formas de documentos que necesitan tratamientos
específicos: cartas, notas, formularios, informes. Los documentos
pueden agruparse en expedientes para formar un conjunto coherente de
información. La clasificación de los documentos es un importante factor
para conseguir una cómoda recuperación de la información.
Documentos en soporte papel y electrónico Coexisten y es necesario tener en
cuenta las particularidades de cada soporte.

15. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto
muy importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy por
hoy, existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios
basados en diferentes tecnologías, también numerosos estándares,
normas y especificaciones técnicas.
Pero debido a la rápida evolución de las tecnologías de la
información y de las comunicaciones, hace temer que la
supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa
indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría
no ser aceptado por futuras tecnologías.

16. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Es muy importante tener en cuenta que a la hora de comprar se basen más en
productos que en normas. Los usuarios que produzcan o mantengan datos legibles por
máquina, deben asegurarse de disponer de los equipos, aplicaciones y documentación
necesarios para recuperar a largo plazo los datos y documentos generados por sus
aplicaciones.
Sin embargo, debe admitirse que no es siempre práctico o realista el conservar la
totalidad de equipos, aplicaciones y documentación durante un largo período. Es
evidente que la compra de productos basados en normas estables y abiertas es uno de
los principales criterios de evaluación de los productos.

17. BIBLIOGRAFIA
Cornu, Jean-Michel (1996). Guía de la información electrónica : Cómo tratar los datos legibles
por máquina y la documentación electrónica. Comunidades Europeas.
Links
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/56/1/02_Concepto_doc_electr_validacion.pdf
http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml
http://flanagan.ugr.es/docencia/2005-2006/2/apuntes/ciclovida.pdf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n
http://albertolacalle.com/contenidos_datos.htm
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf