El documento presenta información sobre la gestión de documentos digitales. Explica que el documento electrónico tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. También describe las dos formas principales de estructurar datos: documentos y bases de datos. Finalmente, concluye enfatizando la importancia y validez legal del documento electrónico en la era digital.

1. EL DOCUMENTO ELECTONICO
EJE TEMATICO Nº1
GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Integrantes:
Carmen Ruth Alarcón
Jully Paola Álvarez
Alba Catalina Cabrera
Diana Chicacausa
Yaquelin Cruz Moreno
John Freddy Beltrán
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
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2. INTRODUCCION
La evolución del documento, va de la mano de la evolución de la
civilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de los tiempos
un sinfín de formatos han acompañado al documento.
Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de la materia,
ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de las manos, esa
comunión, ese contacto desaparece, para convertirse en solo, lo que es
información.
El documento electrónico es la nueva forma de la información por lo que
se hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar desde
el momento de su creación hasta su disposición final y las herramientas
necesarias para su tratamiento.
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3. OBJETIVO GENERAL
Reconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documento
toma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad de nuevas
características, estamos hablando del documento electrónico, de lo
tangible a lo virtual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Identificar los términos, las características y las aplicaciones que
conforman el documento electrónico.
-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en los
tiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del ser
humano.
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4. CONTENIDO
Eje temático No 1
1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3
FASES
3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN?
5.- ¿QUE ES UN DATO?
6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA?
7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
9.-DOCUMENTOS
10.-BASES DE DATOS
11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA
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INFORMACIÓN.

5. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Documento cuyo soporte material es producido, recibido, conservado y
transmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducir las
decisiones humanas.
El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro
componentes:
Contenido: Información registrada o materia del documento.
Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso de
encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del
documento. Así mismo utilizando tipografías especiales (cursiva, negrita)
para efecto de destacar los datos significativos del contenido.
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6. Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.
Relación del dato con otros.
Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación.
Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso o
grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos son
considerados electrónicos.
Los siguientes documentos son considerados electrónicos:
Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, las
fotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajes
multimedia y de texto creados y enviados por celular, etc.
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7. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentos impresos.
•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos
•Multimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda de un
computador.
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8. :
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
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9. CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:
La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de
documentos y los programas Excel, email, etc. siguiendo los
procedimiento establecidos para tal fin.
En esta etapa es importante que la información capturada sea la
correcta y que se establezcan los vínculos con la serie o agrupación
documental a la cual corresponde.
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10. :
SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:
El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de
expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o
que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los
mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar selección.
Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales:
El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su
conservación permanente, deben ser transferidos para su custodia
tomando las medidas necesarias para conservar la información a largo
plazo.
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11. :
EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
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12. :
¿QUÉ ES INFORMACIÓN?
Es un conjunto organizado de datos procesados llevados al
conocimiento de una persona o de un grupo.
La información puede ser calificada según sus
características.
De significado: Cada persona adecuada sus acciones y
actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles según
el significado o la interpretación de la información recibida.
Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie
la actitud del individuo.
Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo.
Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de
confiabilidad sobre la información recibida.
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Valor: Según la importancia de la misma para el receptor

13. ¿QUÉ ES UN DATO?
:
Un dato es una unidad elemental de información.
Un dato aislado no necesariamente constituye información relevante,
pueden consistir simplemente en estadísticas, números, etc., los datos
agrupados de forma conveniente son base para que la información sea
relevante para la toma decisiones.
¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA?
La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la
electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico
para poder ser consultada.
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14. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
El dato es una unidad de información que se puede agrupar en un
documento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico, esto
conlleva a unas nuevas características que asumen un nuevo formato
digital. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden ser
tratados, comunicados e interpretados por ordenadores, maquinas.
Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjunto
representaría un documento electrónico muy similar con el formato físico
incluyendo su legitimidad legal.
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15. El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record)
como un fragmento particular de información registrada generada,
acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una
actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o
evidencia de esta actividad.
La difusión del documento electrónico es más dinámica, por ejemplo, es
fácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quiere
decir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también se
hace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”.
El documento electrónico, como el formato físico debe cumplir con unas
características.
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16. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos
elementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental
es la mínima información que se tiene en un sistema.
Una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y
un conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos.
Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios
de estructurar los datos:
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17. DOCUMENTOS
Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar
cuenta de un razonamiento o una actividad.
Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos
principales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:
1)El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos:
· Textuales (páginas, párrafos, palabras.
· Numéricos (enteros, flotantes…
· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.
· De enlaces hipertexto
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18. 2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en el
documento o base de datos, o también ser añadida como entidad
separada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por
varios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente de la
estructura física del documento.
3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluir
informaciones como:
· Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos
necesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción de los
datos, un extracto histórico de las relaciones con otros documentos.
· La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito
en la documentación puede volverse complejo cuando el documento se
encuentra integrado en una arquitectura de red.
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19. 4) La presentación se contempla cada vez más separadamente del
propio documento, lo que permite abstraer la información en sí misma
del modo en que ésta será presentada. La difusión de la información en
soportes variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina
“gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro de varios años,
visualizar los datos documentados hoy en día, aún no se ha inventado.
Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dos principales
son:
•Codificación cronológica (se da un número a cada documento en el
momento en el que se registra).
•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se adscribe a un
número de acuerdo a un plan de clasificación).
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20. -
BASES DE DATOS.
Es una colección de datos organizados y estructurados según un
determinado modelo de información que refleja no sólo los datos en sí
mismos, sino también las relaciones que existen entre ellos. La base
de datos se diseña con un propósito específico y debe ser organizada
con una lógica coherente. Los datos podrán ser compartidos por
distintos usuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad y
seguridad al margen de las interacciones de ambos.
En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva
de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.
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21. Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos que ofrecen
registros que a su vez son representaciones de documentos primarios, y
entre las que cabe distinguir:
•-Bibliográfica
•-Directorios
Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documento completo, no
una representación del mismo, y entre las que cabe distinguir:
•Numéricas
•Textuales:
•Mixtas
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22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y
APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.
Al momento de pensar en la adquisición de equipos es necesario tener
en cuenta la gestión documental tanto electrónica, donde se incluyen
diferentes factores desde que equipos se necesitan para la creación del
documento electrónico, hasta aquellos que permitan la conservación
permanente y consulta de su información, por eso es necesario diseñar un
programa de gestión de documentos electrónicos personalizado elaborado
por un profesional en ciencias de la información y la documentación que se
acople a las necesidades de la empresa donde se va a implementar.
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23. 23

24. Es muy importante determinar:
-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.
-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax u otros
formatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos
-Tipos de programas o software y utilidades a emplear
-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.
-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades de
almacenamiento y migración de la información
-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración
-Normas y estándares en el manejo de la información
-Seguridad y autentificación de los documentos
-Modo de acceso a los datos
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25. CONCLUSIONES
El documento electrónico, ha alcanzado la validez y la confianza que
el documento físico ha vestido a través de la historia, he incluso
podemos afirmar que su difusión es más potente que el documento
físico.
A través de la investigación para el desarrollo de este trabajo, nos
permitió fortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar la importancia
del documento electrónico en estos tiempos de tecnología. El
documento electrónico tiene la valides jurídica, social e informativa;
incluyendo nuevas características que conllevan su nuevo formato
virtual, la importancia de reconocer su valor y verlo como una
herramienta que puede traspasar lo tangible a lo físico.
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26. BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htm
http://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/
http://1.bp.blogspot.com/-
qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digit
alizaci%25C3%25B3n.jpg
http://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-
De/560152.html
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