El documento analiza la evolución de la documentación desde formatos tradicionales a documentos electrónicos, destacando su importancia en la gestión de la información. Se describen las fases del ciclo vital de la información y la diferencia entre datos e información, subrayando la necesidad de instrumentos electrónicos para acceder a estos documentos. La conclusión enfatiza la ventaja del acceso rápido y preciso a archivos electrónicos en la gestión de datos.

1. EJE TEMÁTICO NRO. 1 EL DOCUMENTO FABER GARCIA ARIAS MARLENY VASCO RIOS LUZ ESTELA ROMERO SANDRA ESPERANZA VALENCIA DIAS ANDREA DUITAMA HERNANDEZ Docente: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ 2011

2. EJE TEMÁTICO NRO. 1 EL DOCUMENTO

3. INTRODUCCION La humanidad con su desarrollo tecnológico paso de la escritura en piedra, papiros y papel al tan eficaz y eficiente método llamado “documento electrónico”. Este sistema no se desliga de los primeros que su función es la de dar testimonio de un hecho. De los lenguajes naturales o convencionales se paso a dar expresiones graficas sonoras o en imágenes, donde el mensaje puede ser: entendido, interpretado o comprendido por las personas o por los ordenadores de forma tal que puede ser almacenado e intercambiado, abriendo un mundo digital de incalculables beneficios.

4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO Por documento electrónico entendemos cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos. Igualmente es un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación, cancelación y transmisión, el cual está constituido por un aparato electrónico

5. Se consideran documentos electrónicos, entre otros, los archivos de texto creados en un computador; las fotografías digitales; los videos digitales; los correos electrónicos; la música digital; las páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS); los faxes, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel; y, en general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

6. El ciclo vital de la información: sus tres fases 1. Fase de diseño 2. Fase de creación Durante la que se define una estrategia global Indica generalmente un número limitado de personas.

7. 3. Fase de mantenimiento Incluye la utilización y conservación de los datos.

8. El dato individual a la información electrónica estructurada Información : conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su uso racional es la base del conocimiento. Por otra parte tenemos que, la información es un fenómeno que aporta significado o sentido a las cosas, ya que mediante códigos y conjuntos de datos, forma los modelos del pensamiento humano.

9. Datos Son elementos de tipo numérico, alfanumérico , imágenes o sonidos que permiten describir ciertos eventos, actividades o transacciones. Se trata de elementos que pueden estar almacenados e incluso clasificados, pero no organizados para dar respuestas a cuestiones específicas o a significados concretos.

10. En humanidades, específicamente en el ámbito de las ciencias de la información y la bibliotecología, se considera que un dato es una expresión mínima de contenido sobre un tema. Ejemplos de datos son: la altura de una montaña, la fecha de nacimiento de un personaje histórico, el peso específico de una sustancia, el número de habitantes de un país, etc. La información representa un conjunto de datos relacionados que constituyen una estructura de menos complejidad (por ejemplo, un capítulo de un libro de ciencias). En otras palabras, un conjunto de datos convenientemente estructurado y organizado es lo que llamamos información.

11. Porque es diferente la información electrónica Es necesario un instrumento para leer la información electrónica cuando los datos se conservan en un soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta específica, una “máquina”(generalmente, un ordenador). La información electrónica se diferencia de la información tradicional porque el proceso de los datos es mucho más fácil; y no es necesario tener que volver a hacer el documento cuando se presenta alguna modificación; los soportes electrónicos admiten recopilar más datos en un volumen mucho mayor, se hace más fácil copiar un documento completo y difundir o transferir información de un sitio a otro.

12. Creación de datos electrónicos Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Un conjunto de datos puede constituir en ocasiones un documento.

13. Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos Base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde puede extraerse o ponerse al día. Modo de estructurar la información

14. Documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular.

15. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica La adquisición de equipos y aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día no solo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace tener que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa inmediatamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.

16. CONCLUSIONES La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. El documento electrónico participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

17. BIBLIOGRAFÍA http://nisimblat.net/universidad/ponenciacongreso.html http://es.wikipedia.org/wiki/Dato Guía de la información electrónica. [En línea] Disponible en: http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:fEr_qSP0LLIJ:www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf+1.4.+El+ciclo+vital+de+la+informaci%C3%B3n:+sus+tres+fases.&hl=es&pid=bl&srcid=ADGEESjo8HNTjUmjXJ1JpDoG1oyaccxQedGD7QwST7sARxEiFs2V-wyRteNRhGzUT0imtR6dIezyhpoAvEgI5tFUwGehs_OFYKRAuMiCdQOWLaLiXR0wMcSS1yzgNatlCBWp3SKNziq6&sig=AHIEtbS92WjrHEnpvBbq6--_bNyUlZ0Ktw