Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es información contenida en un dispositivo electrónico que solo puede ser decodificada mediante programas. Describe las partes de un documento electrónico, el ciclo vital de la información en tres fases, y los modos de estructurar datos electrónicos, ya sea en bases de datos o documentos. Concluye resaltando la importancia de conservar la información electrónica a largo plazo.

1. EXPOSICIÓN EJE TEMÁTICO 1 El documentogestión de documentos Electrónicos

2. EXPOSICIÓN EJE TEMÁTICO 1 Alumno(s) Gloria Moya Diana Marcela Salgado Cristian Camilo Luna Diana Milena Muñoz Diana María Torres UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, GRUPO 2 BOGOTÁ D.C, AGOSTO, 2011

3. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Alumno(s) Gloria Moya Diana Marcela Salgado Cristian Camilo Luna Diana Milena Muñoz Diana María Torres TutorJorge Mario ZuluagaCampuzano UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, GRUPO 2 BOGOTÁ D.C, AGOSTO, 2011

4. TABLA DE CONTENIDO Objetivos. Introducción. El Documento Electrónico. Partes del documento electrónico. El ciclo vital de la información en sus 3 fases. El dato individual a la información electrónica estructurada. ¿Que es información?. ¿Que es un dato?. ¿Porque es diferente la información electrónica?. Creación de datos electrónicos. Modos de estructurar los datos: ¿Qué es un documento? Estructura de datos Dos modos de estructurar los datos Conclusiones. Bibliografía.

5. OBJETIVOS Identificar el ciclo vital del documento en sus tres fases Conocer la importancia del documento electrónico Conocer la diferencia de la información electrónica

6. INTRODUCCIÓN En la actualidad la Gestión documental debe desarrollar técnicas que faciliten el flujo de los documentos creados dentro de una organización. Como ya sabemos uno de los objetivos de éste proceso es el almacenamiento, conservación y la recuperación de la información con el fin de servir de fuente de información no solo para la obtención del conocimiento sino también para la toma de decisiones. Partiendo de estos objetivos se debe tener en cuenta que para lograr el cumplimiento de éstos es necesario el manejo de nuevas tecnologías. Por esta razón ya no solo se debe dar importancia al soporte papel sino también a los diferentes soportes que hoy en día también contienen información.

7. DOCUMENTO ELECTRÓNICO La definición general de documento según el Archivo General de la Nación es toda aquella información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Partiendo de esta definición podemos decir que Documento Electrónicoes aquella información contenida en algún tipo de dispositivo electrónico y es representado por signos, códigos binarios y solo pueden ser decodificados mediante programas y procedimientos lógicos que conviertan la expresión en codificación informática a lenguaje natural.

8. PARTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO CONTENIDO: Puede incluir varios tipos de datos : textuales, numéricos, gráficos, imágenes, video , sonido y enlaces de hipertexto. ESTRUCTURA LÓGICA: Puede estar incluida en el documento o base de datos o también ser añadida como entidad separada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos. Se diferencia de la estructura física del documento.

9. EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN EN SUS 3 FASES.

11. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla.

12. La información está en la base de la organización de todo proceso de realizado.

15. En efecto, a diferencia de lo que ocurría con los documentos en papel, “el soporte no es el mensaje”.

17. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ¿Qué es un documento?. Definición del Consejo Internacional de Archivos (record) El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record)como un fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad. En una administración pública, un documento tiene un valor legal, de información o de prueba. El término “documento” se toma en esta guía en su sentido administrativo y archivístico, y no en el utilizado habitualmente en informática.

18. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS El hecho que un documento electrónico sea distinto de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también se hace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”

19. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS Los datos almacenados en un documento electrónico deben constituir un conjunto coherente y consistente de información. Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias posibilidades de agrupar datos en un documento, según el nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un único documento.

20. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS Estructura de datos En programación, una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos elementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental es la mínima información que se tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organización e interrelación de éstos y un conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Las operacionesbásicas son: Alta, adicionar un nuevo valor a la estructura. Baja, borrar un valor de la estructura. Búsqueda, encontrar un determinado valor en la estructura para realizar una operación con este valor, en forma secuencial o binario (siempre y cuando los datos estén ordenados). Otras operaciones que se pueden realizar son: Ordenamiento, de los elementos pertenecientes a la estructura. Apareo, dadas dos estructuras originar una nueva ordenada y que contenga a las apareadas

21. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS Dos modos de estructurar los datos. Bases de datos y documentos:Dos tipos de estructuras de datos frecuentemente combinados para formar un conjunto compuesto de Información. Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos: ¿Qué son las bases de datos?:Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. la base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día. el documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso.

23. Falta desarrollar mecanismos y herramientas que garanticen la conservación a largo plazo de la información electrónica.

24. Sensibilizar a los usuarios de los sistema de información en el manejo adecuado de los documentos electrónicos.

26. MUCHAS GRACIAS