Este documento describe cómo usar la herramienta Analizador de Tablas en Access 2007 para optimizar la estructura de tablas en una base de datos. Explica cómo analizar la tabla "LIBROS" y dividirla en dos tablas nuevas, "AUTORES" y "LISTADO LIBROS", para evitar repeticiones de datos de autores y mejorar la estructura general de la base de datos.

1. Access 2007 MI BIBLIOTECA
ANALIZADOR DE TABLAS
Esta herramienta puede ser muy útil para optimizar la estructura de las tablas.
Nuestra base de datos Mi Biblioteca tiene tres tablas: LIBROS, EDITORIALES y MATERIALES.
Vamos a analizar la tabla LIBROS. Tenemos dos campos que hacen referencia al Autor, Nombre y
Apellidos del Autor. Nos puede interesar tener una tabla llamada AUTORES.
Con la tabla AUTORES evitamos repetir el autor. Podemos observar que hay varios registros que tienen
el mismo valor.
Podría ser útil que guardásemos los Autores en una tabla diferente y aquí simplemente apuntásemos al
valor del Autor en la otra tabla.
También se evitarían errores frecuentes como escribir un mismo valor de diferentes formas ya que en la
tabla Autor sólo estarían introducidos una vez.
Cerrar la tabla si estuviera abierta.
Clic en la pestaña Herramientas de base de datos / Analizar tabla.
Se abre el Asistente para analizar tablas.
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2. Access 2007 MI BIBLIOTECA
Clic en Siguiente.
Clic en Siguiente.
En esta pantalla debemos seleccionar la tabla que queremos optimizar. Seleccionamos LIBROS.
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3. Access 2007 MI BIBLIOTECA
Clic en Siguiente.
En esta pantalla seleccionamos la opción No, quiero decidir yo para separar la tabla como nosotros
queramos.
Clic en Siguiente.
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4. Access 2007 MI BIBLIOTECA
En esta ventana debemos decidir cómo queremos que se divida la tabla original.
Para ello, sólo tendremos que seleccionar los campos que queremos separar y arrastrar hacia fuera de la
tabla.
Arrastramos el campo Apellidos Autor y Nombre Autor.
Al hacerlo, se crea una nueva tabla que contendrá todos los registros de Apellidos Autor y Nombre
Autor que estaban guardados en LIBROS.
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5. Access 2007 MI BIBLIOTECA
Nos pide que le demos un nombre a la tabla. Escribimos AUTORES.
Clic Aceptar.
Arrastramos a la tabla en otro campo, Nombre Autor.
Es conveniente que cambiemos el nombre de la otra tabla. Ahora es diferente a la original
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6. Access 2007 MI BIBLIOTECA
Hacemos doble clic sobre su nombre “Tabla1”.
Escribimos su nombre y pulsamos Aceptar.
Nos da el mensaje de concordancia, seguimos.
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7. Access 2007 MI BIBLIOTECA
En este ventana seleccionamos (Recomendado) si quieres que la tabla original se inhabilite y se cree
una consulta para sustituirla. Esto no afectará al resto de la base de datos que seguirá funcionando
normalmente.
Nosotros seleccionaremos No, no crear la consulta. Puesto que el ejemplo que he realizado no es el
más adecuado pero como teníamos las tablas MATERIAS Y EDITORIALES realizadas, y AUTORES
estaría bien si tuviéramos sólo un campo y no dos como es nuestro caso.
Dejamos la tabla original como está.
Para terminar, clic en Finalizar.
Si hubiéramos elegido Sí, crear la consulta.
Crearía una consulta con los mismos campos y datos que la tabla original.
La otra opción vemos las dos tablas que hemos generado: AUTORES y LISTADO LIBROS.
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8. Access 2007 MI BIBLIOTECA
Se pueden ver en el apartado Tablas las diferentes tablas que se han creado.
LIBROS_ANTERIOR
Con la opción de crear consulta, la tabla LIBROS se hubiera añadido el sufijo ANTERIOR.
Aparecería LIBROS_ANTERIOR, en el listado de tablas.
En la tabla creada AUTORES, cambiamos la posición del campo ID que ha creado el analizador de
tablas de posición.
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