El control stefy (2)

UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO

ADMINISTRACION

Introducción
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva
limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se
concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el
seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en
el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en
términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no
sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad,
orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este
enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el
contexto institucional ya que parte del principio que es el propio
comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de
los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves
para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso
informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
Por ello en este trabajo se tratara de entender el control como parte del proceso
administrativo tomando en cuenta los siguientes puntos: Definición,
Importancia del control dentro del proceso Administrativo, Requisitos de un
buen control, Proceso del control, El control como sistema de
retroalimentación, Tipos de control, Otros tipos de Control, Fallas en el
proceso de control y Conclusión.

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EL CONTROL

1.

Definición:
El control es la función administrativa por medio
de la cual se evalúa el rendimiento.
Para Robbins (1996) el control puede definirse
como "el proceso de regular actividades que
aseguren que se están cumpliendo como fueron
planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa" (p.654).
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la
siguiente manera: "El control administrativo es
el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas" (p.610)
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar
si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los
principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de
que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62).
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos
elementos que son básicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades
realizadas.
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones
en los resultados o en las actividades realizadas.
Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y
comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los
planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

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2.

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Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo:
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través
de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso
de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori,
sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido
y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta
cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones
significativas
contra
el
desempeño
planeado.
La
retroalimentación
de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de
planeación.
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. Es por ello que su importancia radica en:
 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales
y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están
afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy
distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos
productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo
esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.
Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería
ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este

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valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda
aplicando procedimientos de control.
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y
de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del
proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle
el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el
trabajo
3.

Requisitos de un buen control:


Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeación, organización o dirección.
 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales,
debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.
4.

Proceso Del Control:
El control administrativo es un esfuerzo sistemático para establecer normas de
desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de re información,
para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar
aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa
se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la
empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal,
las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están
definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
Esto es importante por los siguientes motivos:
En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las
habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no
comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para
alcanzar esas metas, y cuando.
Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las
habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras
instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor, en
cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas.

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Y por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden
comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para
medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados
con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues algunas personas
suelen llenar los roles de la planificación, mientras que a otras se les asignan los
roles de control.
En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que
los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que
esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha
atraído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas
y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia
al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de
seguridad
 Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de
control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos.
Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios
previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes
pueden suponer "que todo está bajo control"
En la figura se observa, que no tienen que intervenir en forma activa en las
operaciones de la organización.
 Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con
los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar
medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias
actividades de las operaciones de la organización. Por ejemplo; el dueño director de
una franquicia podría ver que necesita más empleados en el mostrador para alcanzar
la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por
su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las
circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas
originales, en lugar de un cambio en la actividad.
La figura ilustra otro punto importante, a saber, que el control es un proceso
dinámico. Si los gerentes no vigilan el proceso de control hasta su conclusión,
únicamente estarán vigilando la actuación, en lugar de estar ejerciendo el control.
La importancia siempre debe radicar en encontrar maneras constructivas que
permitan que los resultados cumplan con los parámetros y no tan sólo en identificar
fracasos pasados.

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5.

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El Control Como Un Sistema De Retroalimentación:
Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos
miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones. Se les
pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son
medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del
staff. Cada decisión tendrá sus ventajas e inconvenientes y dependerá del tipo de
problema que se desee afrontar. En todo caso, la información debe darse de la forma
más objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos,
suposiciones personales, críticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando
muchas personas intervienen en la comunicación de los resultados, incluidos el
personal de staff o los supervisores y es difícil ser neutrales, aumenta el riesgo de que
surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que están siendo
controlados.
De la calidad de la información dependerá el grado con el que se retroalimente el
sistema.

6.

Tipos De Control:
Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de
control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.


Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas
para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer
una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar
de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control
requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de
desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener
la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe
ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se
le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de
ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes,
cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

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 Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de
ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que
el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones
requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando
un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el
administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y
corregir los problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a
los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un
comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía
así pueden indicarle por qué es el error.
 Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones
futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se
está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el
administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo
después de la acción.
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el
país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la
sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos
sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe
decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá
cambiar las estrategias que han venido implementando.

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7.

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Otros Tipos De Control:
a. Control De La Comercialización:
Estadísticas de ventas
Desempeño de los vendedores
Desempeño de los canales de distribución
Desempeño de la competencia
Cambios y tendencias del mercado
Cambios en el poder de negociación de los clientes
b. Control De La Producción:
Estándares de producción
Calidad
Costos
Tiempos
Insumos utilizados
Control del costado de las maquinarias y equipo
Control del desempeño del personal de producción
c. Control Financiero:
De la ejecución presupuestal
De los indicadores financieros
De las cuentas por cobrar
De la liquidez (flujo de caja)
De las cuentas por pagar
d. Control De Logística:
Del poder de negociación de los proveedores
De la calidad de los insumos
De los precios de compra
Del tiempo de abastecimiento y los cambios en el punto de pedido
De los procedimientos de compra
e. Control Del Recurso Humano:

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El desempeño de los trabajadores
El clima organizacional, la cultura organizacional: valores, actitudes y
comportamientos de los trabajadores
Motivación de los trabajadores: nivel de satisfacción de los trabajadores
Capacitación del personal

8.

Fallas En El Proceso De Control:
Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han
sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una
explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista
debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le
fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los
siguientes:
 Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables
en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER "los
sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicación
que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de
encubrir otros que le dieron origen.
 Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser
demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.
 Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja
confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse.
 Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve
recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

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Conclusión:
El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que
mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este
modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades
principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de
los procesos.
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en
todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control
concurrente, Control posterior.
El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o
pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.
La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar
distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso
que se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a
unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza
los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación
de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el
proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación
incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente,
en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

10.

Bibliografía:
La Administración – Libro Del Instituto Tecnológico Del Norte

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Cita electrónica:
http://www.monografias.com/trabajos81/el-control-administrativo/el-controladministrativo.shtml

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