Gestio documental y su proceso enmarcando todos los distintos aspectos que establece el gobierno y las organizaciones la cuales deben establecer los distintos parametros a los cuales estas deben someterse gradualmente

1. NOMBRE: KEVIN ANDRESPALACIORINCON
FECHA:20 DE ABRIL DE 2019
ENSAYOSOBRE TABLASDE RETENCIN DOCUMENTAL Y TABLASDE VALORACION
DOCUMENTAL.
¿Qué son lasTablasde retenciónDocumental?Lastablasde retencióndocumentalsonun
listadode series,consuscorrespondientestiposdocumentales,alascualesse lesasignael
tiempode permanenciaencadaetapadel ciclovital de losdocumentos.Desde lacreacióndel
ArchivoGeneral de lanaciónpor mediode laLey 80 del 2 de diciembre de 1989, se empiezaa
fijarpolíticasy expedirreglamentosnecesariosparalaorganizaciónyla conservaciónde los
documentos.El primeracuerdoque hablofrente alapresentaciónde tablasde retención
documental esel AcuerdoNo.12de 1991” por el cual se fijael plazode seismesesparala
presentaciónde lastablasde retencióndocumental de losórganosnacionalesdel orden
central”.
Añosmás adelante enel AcuerdoNo.7de 1994 por el cual se adopta y se expide el reglamento
general de archivosenel Articulo23 Valoracióndocumental,dice “lasentidadesoficiales
elaboraranlasrespectivastablasde retenciónde documentosapartirde su valoraciónyserá
adoptadapor el comité de Archivo”,másadelante se expideel acuerdoNo.9de 1995 el cual
dice:“por el cual se reglamentalapresentaciónde lastablasde retencióndocumental al
archivogeneral de lanación.Ordenadoporel decretoNo.1382 de 1995”, más adelante se
prorroga el plazopara la presentaciónde lastablassegúnel acuerdoNo.2de 1997.
Otras normasque tienenrelaciónconlaelaboraciónypresentaciónde lastablasde retención
documental son:
 AcuerdoNo.5 de 1997 “por el cual establecenlos requisitosmínimosparalaspersonas
naturalesjurídicasde derechosprivados,que prestenlosserviciosde organizaciónde archivos,
elaboraciónde tablasde retención,almacenamientoobodegaje de ladocumentaciónde las
entidadespúblicas.
 AcuerdoNo.9 de 1997 “por el cual se reglamentael procedimientoparalaevaluaciónde las
tablasde retencióndocumental”
 Ley 594 de 2000, “por mediode lacual se dictala leygeneral de archivosyse dictanotras
disposiciones”mencionandoenel artículo24 la obligatoriedadparalasentidadesdel estado
enelaborary adoptar lasrespectivastablasde retencióndocumental.
 CircularexternaNo001-2001, elaboraciónyadopciónde lastablasde retención
documental.
 Acuerdo39 del 2002, “por el cual se regulael procedimientoparalaelaboraciónyaplicación
de las tablasde retencióndocumental endesarrollodel artículo24 de la ley594 del 2000.
 Circularexterna01 del 2009. “presentaciónde lastablasretencióndocumentalytablasde
valoracióndocumental al archivogeneral de lanación.
 Circularexterna02 del 2009. “Tablas retencióndocumental
.  ResoluciónNo.0128 del 2010. “por la cual se actualizalametodologíade evaluaciónde
tablasde retencióndocumental yde tablasde valoracióndocumental.

2.  Acuerdo4 del 2013. “por el cual se reglamentaparcialmente losdecretos2578 y 2609 de
2012 y se modificael procedimientoparalaelaboración,presentación,evaluación,aprobación
e implementaciónde lastablasde retencióndocumental ylastablasde valoración
documental”Loanterioresun recorridoenla historiade lanormatividadque se haescrito
para la organizaciónyla conservaciónde losdocumentosproducidosporlasentidadesfrente
a la elaboraciónyaplicaciónde lastablasde retencióndocumental.De todaslasnormas
expuestasnoscentraremosenel acuerdo9del 2002. El acuerdo39 del 2002 es lanorma que
nos muestralas5 etapaspara la elaboraciónyaplicaciónde lastablasde retención
documental,loscualesson:
 PRIMERA ETAPA. Investigaciónpreliminarsobre laInstituciónyfuentesdocumentales.
Esta primeraetapabusca reconstruirtodala informaciónrespectoadisposicioneslegalesy
actos administrativos,relativosala creacióny cambiosde estructurade la entidad(decretos,
acuerdos,resoluciones).Tambiénse consultaronlosmanualesde funcionesyprocedimientos
actualizadosdentrode laestructuraorgánicade lacompañía identificandolasseccionesy
subseccionesdentrodel organigrama.Tambiénse debe realizarunaEncuestadocumental
mediante unaentrevistaalosfuncionariosque conformanlasecciónysubsecciones,estocon
la finalidadde identificarydefinirlasunidadesdocumentalesque se producen.Paraestose
puede utilizarel formatode encuestadocumentalque pusoadisposiciónel ArchivoGeneral
de la Naciónensus publicaciones.
 SEGUNDA ETAPA.Análisise interpretaciónde lainformaciónrecolectada.
Con larecopilaciónde lainformaciónexpuestaenlaprimeraetapamediante losestatutos,
manualesde funcionesyprocedimientos,organigramade laentidadylaentrevista
documental se realizarael respectivoanálisisidentificandolosvaloresde losdocumentosy
creando:1. Codificaciónde laestructuraorgánicade laentidad.2.Conformaciónde seriesy
subseries3.Elaboracióndel cuadrode clasificacióndocumental 4.Diagramade flujo
documental.
 TERCERA ETAPA.Elaboraciónypresentaciónde laTablade RetenciónDocumental parasu
aprobación.
En estaetapase consolidotodala informaciónexpuestaenel Cuadrode Clasificación
Documental enlaTabla de Retención,estableciendolostiemposde permanenciade la
documentacióndentrodel conceptode archivototal.UnavezelaboradalaTablase presentaa
losproductoresde la informaciónyal comité de archivoacompañadade la información
recogidaenla etapa1 y 2 para que ellosaportenlasdiferentescorreccionesque se le debería
realizar.La Tablade RetenciónDocumental deberáseradoptadaporla entidadmediante
resolución,despuésde suaprobaciónyaplicadapor lasdiferentesáreasinvolucradascon
obligatoriedadde cumplimiento.
 CUARTA ETAPA.Aplicación.
Despuésde aprobadalatabla de retencióndocumentallosencargadosdel archivodeberán
capacitar a todoslos funcionariosde laentidad.
 ETAPA QUINTA.Seguimientoyactualizaciónde lasTablasde retenciónDocumental.
Los encargadosdel archivoestableceránuncronogramade seguimientoparalaverificaciónde
la aplicaciónde lastablasde retencióndocumental.Estossonlospasosque hayque seguir

3. para la elaboraciónyaplicaciónde latablade retencióndocumental segúnel acuerdo39 del
2002. Para concluirpodemosdecirque hayque seguirunospasosmetodológicosmuyprecisos
para la elaboraciónde lastablasde retencióndocumental de una entidadseade razónprivada
o pública.
BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA.ARCHIVOGENERAL.Acuerdo09 (18, octubre,1995). Porel cual se
reglamentalapresentaciónde lasTablasde RetenciónDocumental al ArchivoGeneral de la
Nación,ordenadasporel DecretoNo. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo,1995. COLOMBIA.
ARCHIVOGENERAL.Acuerdo039 (31, octubre,2002).
Por el cual se regulael procedimientoparalaelaboraciónde lasTablasde Retención
Documental endesarrollodel Artículo24de la Ley594 de 2000. Bogotá: El Archivo,2002.
COLOMBIA.ARCHIVOGENERAL.Acuerdo07 (29, junio,1994). Porel cual se adopta y se expide
el ReglamentoGeneral de Archivos.Bogotá:El Archivo,1994. COLOMBIA. CONGRESODE LA
REPÚBLICA.Ley 80 (22, diciembre,1989).Por la cual se crea el ArchivoGeneral de laNacióny
se dictan otrasdisposiciones.DiarioOficial.Bogotá,D.C,1989. no.39116. COLOMBIA.
CONGRESODE LA REPÚBLICA.Ley594 (14, julio,2000).
Por mediode lacual se dictala leygeneral de archivosyse dictan otrasdisposiciones.Diario
Oficial.Bogotá,D.C,2000. no. 44084. p.