Este documento presenta una introducción a la gestión documental. Explica que la gestión documental se refiere a un conjunto de actividades técnicas y administrativas relacionadas con la estructuración de procesos organizativos de documentos. Además, resume brevemente el origen de la gestión documental y algunas de las normas y códigos de ética más relevantes para esta disciplina en Colombia.

2. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD UNO
GRUPO 2
LUZ MIREYA MARTÍNEZ URQUIJO
CARLOS ALIRIO DAZA SERRANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2016

3. • LA GESTIÓN DOCUMENTAL HACE REFERENCIA A UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES
TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS ENCAMINADAS A LA ESTRUCTURACIÓN DE
PROCESOS ORGANIZATIVOS DE DOCUMENTOS.
• “A FINES DE LOS AÑOS CUARENTA DEL SIGLO XX SURGE LA FIGURA DEL RECORDS
MANAGER (GESTOR DE DOCUMENTOS) Y POSTERIORMENTE LA ACEPTACIÓN DEL
TÉRMINO RECORD MANAGEMENT (GESTIÓN DE DOCUMENTOS)”.
• “LUEGO A PARTIR DE LA SEGUNDA MITAD DEL SIGLO XX, LA DISCIPLINA COMENZÓ A
CENTRARSE EN LAS NECESIDADES QUE LAS ORGANIZACIONES TENÍAN DE
GESTIONAR SU DOCUMENTACIÓN, ASÍ COMO DE LA INVESTIGACIÓN, LA HISTORIA Y
LA CULTURA. “
A. LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SUS
ORIGENES

4. PROCESOS DE GESTION
DOCUMENTAL

5. CÓDIGO DE ÉTICA DEL
ARCHIVISTA
Reglamentado en Colombia en el ejercicio de la profesión y otros.
Ley 1409/2010
1. “El archivista protegerá la
integridad de los bienes
documentales que custodia
para que constituyan fiel
testimonio del pasado”
8. “El archivista no deberá utilizar
en beneficio propio o de terceros
su posición especial y la confianza
que su comunidad ha depositado
en él”
9. “El archivista se esforzará por
alcanzar la excelencia profesional
mediante el enriquecimiento
sistemático y continuo de sus
conocimientos y la difusión de sus
resultados de sus investigaciones
y experiencias”
Como administradores y
custodios de información es
importante tener claro, la
seguridad, objetividad e
imparcialidad en su manejo,
además de garantizar su
preservación y conservación.
El nivel de confianza y la
integridad profesional juegan un
papel indispensable, por tanto el
archivista no podrá tomar partido
de su posición, de su
conocimiento y de la
responsabilidad a que a él se le
confiere.
Es trascendental estar en continuo
enriquecimiento del conocimiento y la
investigación archivística, estamos en un
entorno cambiante, la normatividad se
actualiza y debemos estar a la par en
búsqueda de un mejoramiento constante
que aporte al desarrollo de nuestras
labores y de la organización.

6. C. NORMATIVIDAD RELEVANTE EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Norma Comentario
Ley 594 del 04 de junio de 2000
Es la norma de normas para quienes estudiamos las ciencias de la
ciencias de la información y sus diferentes ramas, es nuestra
nuestra principal herramienta en la implementación de cualquier
de cualquier proceso. Por esta Ley se rigen parámetros y
parámetros y lineamientos archivísticos en Colombia y son de
obligatorio cumplimiento. El desconocimiento de la norma no
exonera de la responsabilidad.
Norma Comentario
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
El acuerdo 07 está divido en tres grandes temas.
Parte 1. Órganos de dirección, coordinación y asesoría.
asesoría.
Parte 2. Organización y funcionamiento de los archivos y

7. Norma Comentario
Ley 1712-04-03-214 por la cual se crea
la Ley de Transparencia
Regula el derecho de acceso a la información y
establece algunos principios especiales. Principio de
buena fe, principio de transparencia, etc.
Norma Comentario
Resolución 147 de 1997 por la cual se
crea el comité de transferencias de la
documentación histórica al Archivo
General de la Nación
Este mecanismo es de vital importancia ya que le da
a las entidades públicas los lineamientos para
organizar los documentos de carácter histórico y
transferirlos al AGN.

8. Norma Comentario
Acuerdo 49 de 2000.
Por el cual se desarrolla el artículo 61
del capítulo 7º de conservación
documentos el reglamento general de
archivos sobre "condiciones de
edificios y locales destinados a
archivos.
Menciona la importancia de disponer de lugares
adecuados, bajo condiciones técnicas y cumpliendo
la normativa orientada por la Ley General y que es
ampliada en este acuerdo.
Agranda la visión de las empresas e instituciones
para darle el espacio que le corresponde a los
archivos y trabajar adecuadamente.
Norma Comentario
CIRCULAR 04 DE 2003, Organización de
Historias Laborales
Las historias laborales son documentos que maneja
cualquier organización, estas son consideras
expedientes de carácter histórico ya que su vigencia
está tipificada hasta por 80 años.

9. Norma Comentario
Acuerdo 038
Septiembre 20 de 2002 se desarrolla el
Artículo 15 de la Ley 594
Los empleados públicos al retirarse deben
elaborar inventario de cada uno de los
documentos que hayan tenido bajo su custodia,
esto hace que las entidades a través de los
documentos puedan construir su propia
historia.
Norma Comentario
Acuerdo 04 de 2013.
Por el cual se reglamentan parcialmente los
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica
el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración
Documental.
Las TRD son una herramienta indispensable en
la organización de los archivos, por tal motivo
este acuerdo nos orienta frente a la elaboración
e implementación de las mismas, este deroga lo
emitido en el Acuerdo 39/2002.

10. Norma Comentario
Acuerdo 002, Enero 23 de 2004 , Por
el cual se establecen los
lineamientos básicos para la
organización de Fondos Acumulados
Uno de los retos que tienen las entidades públicas es
la organización de los fondos documentales, el
acuerdo 02 es la herramienta normativa aplicable
para el logro de este objetivo.
Norma Comentario
Acuerdo 056 de 2000, Acceso a los
Documentos de Archivo
Todas las personas tiene derecho al acceso a los
documentos públicos, salvo en los casos
excepcionales que establezca la ley.