El documento presenta resúmenes de varias leyes y acuerdos colombianos relacionados con la gestión de archivos en entidades públicas y privadas. Se describen los lineamientos establecidos en el Acuerdo 042 sobre la organización y manejo de archivos de gestión, en el Acuerdo 037 sobre los requisitos para el almacenamiento de documentos, y en el Acuerdo 039 sobre la elaboración y aplicación de tablas de retención documental. También se mencionan otras normas como la Ley 594 sobre archivos generales, la Ley 15
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listados de series documentales con sus tipos documentales y los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital. También describe el marco jurídico de las TRD, los conceptos básicos, el ciclo vital de los documentos, y las etapas para elaborar, aplicar, dar seguimiento y actualizar las TRD de acuerdo con la normatividad archivística colombiana.
El documento habla sobre la organización y manejo de archivos y documentos electrónicos. Explica que un archivo es una colección de registros relacionados entre sí diseñados para manejar grandes cantidades de datos. También describe la importancia de conocer estructuras de datos y archivos para el rendimiento de los programas. Finalmente, indica que el objetivo es el manejo y procesamiento de datos y archivos, los cuales son cada vez más importantes en el ámbito laboral.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
El documento presenta la Tabla de Retención Documental del Archivo General de la Nación de Colombia. Explica que la TRD lista las series y subseries documentales producidas por cada dependencia y asigna los tiempos de retención de los documentos en el archivo de gestión y central, además de establecer su disposición final. También incluye la estructura organizacional del archivo y define conceptos como TRD, serie documental y otros.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, elaboración de programas de gestión documental, ciclo vital de los documentos y obligación de elaborar inventarios. Define requisitos como la organización de archivos según Tablas de Retención Documental, responsabilidades de jefes de unidades, criterios de organización, consulta y
Este documento describe las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listas que asignan tiempos de retención a series documentales de acuerdo a su valor. También cubre el marco legal de las TRD en Colombia y las etapas para elaborar y aplicar correctamente las TRD en una entidad, incluyendo investigación, análisis, elaboración, presentación y seguimiento.
Este documento provee información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD). Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan tiempos de retención a documentos durante las etapas de su ciclo vital. Detalla las cuatro etapas para elaborar TRD: investigación preliminar, análisis e interpretación de información, elaboración y presentación de las TRD, y aplicación. Además, discute la importancia de implementar TRD en instituciones para garantizar la protección de información y patrimonio documental.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listados de series documentales con sus tipos documentales y los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital. También describe el marco jurídico de las TRD, los conceptos básicos, el ciclo vital de los documentos, y las etapas para elaborar, aplicar, dar seguimiento y actualizar las TRD de acuerdo con la normatividad archivística colombiana.
El documento habla sobre la organización y manejo de archivos y documentos electrónicos. Explica que un archivo es una colección de registros relacionados entre sí diseñados para manejar grandes cantidades de datos. También describe la importancia de conocer estructuras de datos y archivos para el rendimiento de los programas. Finalmente, indica que el objetivo es el manejo y procesamiento de datos y archivos, los cuales son cada vez más importantes en el ámbito laboral.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
El documento presenta la Tabla de Retención Documental del Archivo General de la Nación de Colombia. Explica que la TRD lista las series y subseries documentales producidas por cada dependencia y asigna los tiempos de retención de los documentos en el archivo de gestión y central, además de establecer su disposición final. También incluye la estructura organizacional del archivo y define conceptos como TRD, serie documental y otros.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, elaboración de programas de gestión documental, ciclo vital de los documentos y obligación de elaborar inventarios. Define requisitos como la organización de archivos según Tablas de Retención Documental, responsabilidades de jefes de unidades, criterios de organización, consulta y
Este documento describe las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listas que asignan tiempos de retención a series documentales de acuerdo a su valor. También cubre el marco legal de las TRD en Colombia y las etapas para elaborar y aplicar correctamente las TRD en una entidad, incluyendo investigación, análisis, elaboración, presentación y seguimiento.
Este documento provee información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD). Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan tiempos de retención a documentos durante las etapas de su ciclo vital. Detalla las cuatro etapas para elaborar TRD: investigación preliminar, análisis e interpretación de información, elaboración y presentación de las TRD, y aplicación. Además, discute la importancia de implementar TRD en instituciones para garantizar la protección de información y patrimonio documental.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
El documento describe las leyes y decretos colombianos relacionados con la preservación y disposición final de documentos. Establece que los documentos deben clasificarse y almacenarse de acuerdo con su valor administrativo, legal e histórico en los archivos de gestión, central o histórico. También regula el uso de la microfilmación para preservar documentos y la eliminación de aquellos que han perdido su valor.
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
Este documento describe el proceso de creación de una Tabla de Retención Documental para la dependencia CAPRECOM. El autor realiza una investigación preliminar de la empresa, incluyendo su misión, visión y organigrama, para luego elaborar la propuesta de la TRD siguiendo los lineamientos archivísticos. El objetivo es garantizar la adecuada administración de los documentos de la empresa y facilitar su recuperación y acceso.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Acuerdo 038 02 art. de ley general de archivosnatalymoreno08
El Acuerdo No. 038 establece procedimientos para la entrega y recibo de documentos y archivos por parte de servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos. Los servidores serán responsables de los documentos a su cargo y deberán entregarlos debidamente inventariados. El incumplimiento de estos procedimientos podría acarrear sanciones.
El documento presenta lineamientos para la organización de archivos de gestión en entidades públicas, incluyendo la producción, clasificación, ordenación y ubicación física de documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. También resalta la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos y las consecuencias legales de su mal manejo según la Constitución y las leyes colombianas.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
El documento habla sobre las tablas de retención documental. Explica que son listados de series documentales que asignan tiempos de permanencia a los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Luego detalla las normas colombianas relacionadas con la elaboración y presentación de estas tablas y las cinco etapas para su creación según el Acuerdo 39 de 2002: investigación preliminar, análisis e interpretación de la información, elaboración y presentación para aprobación, aplicación y seguimiento/actualización.
El documento describe la constitución del Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado el 23 de abril de 2015. Se establece que el Comité será un órgano asesor responsable de definir las políticas y programas de trabajo relacionados con la gestión documental. El Comité estará integrado por el Secretario General y representantes de las oficinas de Planeación, Asesoría Jurídica, Tecnologías de la Información y Control Interno. Sus funciones incluyen asesorar en normatividad archivística, aprobar tablas de ret
Este documento describe las etapas clave de un programa de gestión documental, incluyendo la creación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). Explica procesos como el diagnóstico del archivo, entrevistas a productores de documentos, análisis e interpretación de la información, y la aplicación de procesos archivísticos como clasificación, ordenación y descripción. El objetivo final es elaborar las propuestas de TRD y TVD para su aprobación y mejorar la gestión de
1) Las tablas de retención documental son listados de series y tipos documentales que indican el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo vital. 2) Estas tablas facilitan el manejo y acceso a la información y garantizan la selección de documentos con valor permanente. 3) El documento describe los pasos metodológicos para elaborar las tablas de retención como investigar, analizar la información, elaborar y representar las tablas con introducción y anexos.
Este documento describe el proceso de trámite de documentos en las entidades públicas colombianas, incluyendo la normativa legal que lo rige y las actividades involucradas. Explica que un trámite implica una serie de pasos para que una solicitud llegue a su destinatario, y describe los elementos clave como la recepción, distribución, respuesta y seguimiento de los documentos a través de las diferentes dependencias de acuerdo a su competencia. También resalta la importancia de contar con controles y tiempos de respuesta establecidos por la ley
El documento establece directrices para el manejo y administración de los archivos de las entidades durante el proceso de escisión de acuerdo con la Ley 1444 de 2011. Las directrices cubren el tratamiento de los archivos de gestión, el archivo central y los documentos históricos. Se enfatiza la importancia de transferir documentos a los archivos centrales y entregar archivos a las nuevas entidades de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.
Este documento presenta un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller incluye visitas a archivos públicos y privados para identificar conceptos clave como ciclo vital, principios de procedencia y orden original, y realizar preguntas sobre la gestión documental. También incluye ejercicios para identificar series, subseries y tipos documentales, y explicar procesos como foliación y clasificación.
El documento describe el ciclo vital de los contratos de adquisición de bienes o prestación de servicios en una empresa. El contrato pasa primero por el archivo de gestión donde se elabora, tramita y conserva por 1 año. Luego pasa al archivo central donde se conserva durante su vigencia. Finalmente, el contrato puede ser consultado en este archivo central según su tabla de retención documental.
El documento habla sobre la organización documental. Explica que la clasificación es dividir documentos en clases y series que forman parte de una estructura archivística. La ordenación une documentos relacionados de acuerdo a una unidad de orden preestablecida. Existen diferentes sistemas de clasificación y ordenación como el alfabético, numérico, cronológico y otros. El objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en una institución.
Este documento establece lineamientos obligatorios para la creación y organización de archivos de gestión en las empresas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Se designa al jefe de cada unidad administrativa como responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión. Además, se especifican criterios como la organización de los documentos por series y subseries aprobadas, y se regulan aspectos como el préstamo interno de documentos y el formato único del inventario documental que deben adoptar las entidades.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. El Archivo General de la Nación supervisará la aplicación de las tablas.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la organización de archivos de gestión, el inventario documental y la consulta de documentos.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
El documento describe las leyes y decretos colombianos relacionados con la preservación y disposición final de documentos. Establece que los documentos deben clasificarse y almacenarse de acuerdo con su valor administrativo, legal e histórico en los archivos de gestión, central o histórico. También regula el uso de la microfilmación para preservar documentos y la eliminación de aquellos que han perdido su valor.
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
Este documento describe el proceso de creación de una Tabla de Retención Documental para la dependencia CAPRECOM. El autor realiza una investigación preliminar de la empresa, incluyendo su misión, visión y organigrama, para luego elaborar la propuesta de la TRD siguiendo los lineamientos archivísticos. El objetivo es garantizar la adecuada administración de los documentos de la empresa y facilitar su recuperación y acceso.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Acuerdo 038 02 art. de ley general de archivosnatalymoreno08
El Acuerdo No. 038 establece procedimientos para la entrega y recibo de documentos y archivos por parte de servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos. Los servidores serán responsables de los documentos a su cargo y deberán entregarlos debidamente inventariados. El incumplimiento de estos procedimientos podría acarrear sanciones.
El documento presenta lineamientos para la organización de archivos de gestión en entidades públicas, incluyendo la producción, clasificación, ordenación y ubicación física de documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. También resalta la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos y las consecuencias legales de su mal manejo según la Constitución y las leyes colombianas.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
El documento habla sobre las tablas de retención documental. Explica que son listados de series documentales que asignan tiempos de permanencia a los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Luego detalla las normas colombianas relacionadas con la elaboración y presentación de estas tablas y las cinco etapas para su creación según el Acuerdo 39 de 2002: investigación preliminar, análisis e interpretación de la información, elaboración y presentación para aprobación, aplicación y seguimiento/actualización.
El documento describe la constitución del Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado el 23 de abril de 2015. Se establece que el Comité será un órgano asesor responsable de definir las políticas y programas de trabajo relacionados con la gestión documental. El Comité estará integrado por el Secretario General y representantes de las oficinas de Planeación, Asesoría Jurídica, Tecnologías de la Información y Control Interno. Sus funciones incluyen asesorar en normatividad archivística, aprobar tablas de ret
Este documento describe las etapas clave de un programa de gestión documental, incluyendo la creación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). Explica procesos como el diagnóstico del archivo, entrevistas a productores de documentos, análisis e interpretación de la información, y la aplicación de procesos archivísticos como clasificación, ordenación y descripción. El objetivo final es elaborar las propuestas de TRD y TVD para su aprobación y mejorar la gestión de
1) Las tablas de retención documental son listados de series y tipos documentales que indican el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo vital. 2) Estas tablas facilitan el manejo y acceso a la información y garantizan la selección de documentos con valor permanente. 3) El documento describe los pasos metodológicos para elaborar las tablas de retención como investigar, analizar la información, elaborar y representar las tablas con introducción y anexos.
Este documento describe el proceso de trámite de documentos en las entidades públicas colombianas, incluyendo la normativa legal que lo rige y las actividades involucradas. Explica que un trámite implica una serie de pasos para que una solicitud llegue a su destinatario, y describe los elementos clave como la recepción, distribución, respuesta y seguimiento de los documentos a través de las diferentes dependencias de acuerdo a su competencia. También resalta la importancia de contar con controles y tiempos de respuesta establecidos por la ley
El documento establece directrices para el manejo y administración de los archivos de las entidades durante el proceso de escisión de acuerdo con la Ley 1444 de 2011. Las directrices cubren el tratamiento de los archivos de gestión, el archivo central y los documentos históricos. Se enfatiza la importancia de transferir documentos a los archivos centrales y entregar archivos a las nuevas entidades de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.
Este documento presenta un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller incluye visitas a archivos públicos y privados para identificar conceptos clave como ciclo vital, principios de procedencia y orden original, y realizar preguntas sobre la gestión documental. También incluye ejercicios para identificar series, subseries y tipos documentales, y explicar procesos como foliación y clasificación.
El documento describe el ciclo vital de los contratos de adquisición de bienes o prestación de servicios en una empresa. El contrato pasa primero por el archivo de gestión donde se elabora, tramita y conserva por 1 año. Luego pasa al archivo central donde se conserva durante su vigencia. Finalmente, el contrato puede ser consultado en este archivo central según su tabla de retención documental.
El documento habla sobre la organización documental. Explica que la clasificación es dividir documentos en clases y series que forman parte de una estructura archivística. La ordenación une documentos relacionados de acuerdo a una unidad de orden preestablecida. Existen diferentes sistemas de clasificación y ordenación como el alfabético, numérico, cronológico y otros. El objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en una institución.
Este documento establece lineamientos obligatorios para la creación y organización de archivos de gestión en las empresas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Se designa al jefe de cada unidad administrativa como responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión. Además, se especifican criterios como la organización de los documentos por series y subseries aprobadas, y se regulan aspectos como el préstamo interno de documentos y el formato único del inventario documental que deben adoptar las entidades.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. El Archivo General de la Nación supervisará la aplicación de las tablas.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la organización de archivos de gestión, el inventario documental y la consulta de documentos.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental por parte de las entidades públicas y privadas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. Las tablas definen los tiempos de retención de documentos y su destino final, con el fin de organizar los archivos y preservar el patrimonio document
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, formación de archivos y elaboración de inventarios.
Este acuerdo establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas. Las entidades deben organizar sus archivos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y manuales de procedimientos. Las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según principios archivísticos. Se definen criterios para organización, consulta y préstamo de documentos.
El documento describe el proceso de elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en las entidades públicas. Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Además, resume los pasos para elaborar las TRD de acuerdo con la normatividad, incluyendo la investigación, análisis, elaboración, presentación y aplicación de las tablas. Finalmente, presenta ejemplos de códigos, series y tipos documentales para il
El documento establece normas y lineamientos archivísticos para la organización y gestión de documentos en entidades públicas y privadas de acuerdo a acuerdos y leyes colombianas. Explica conceptos como serie documental, tabla de retención documental y establece etapas para su creación. También define tipos de documentos como oficiales, electrónicos y su tratamiento.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Describe 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración de la tabla, 4) aplicación y 5) seguimiento y actualización. La tabla permite organizar los documentos durante su ciclo vital y establecer los tiempos de retención en cada fase (gestión, central e histórico).
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define que los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos de cada entidad. Además, regula el Inventario Único Documental que deben llevar las entidades para controlar sus documentos.
Este documento establece los requisitos para personas y empresas que prestan servicios archivísticos como organización, depósito y custodia de documentos. Detalla los estándares técnicos y ambientales que deben cumplir las instalaciones de depósito, incluyendo estructura, capacidad, condiciones ambientales, iluminación y ventilación. También regula los procedimientos para la elaboración y aplicación de tablas de retención documental y de correspondencia oficial en entidades públicas.
Este documento habla sobre la organización de archivos de gestión y su transferencia al archivo central. Explica conceptos clave como qué es un archivo, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística, qué es una transferencia documental, los principios archivísticos de procedencia y orden original, y los pasos para preparar físicamente los documentos para su transferencia como la ordenación, limpieza y foliación. El objetivo general es organizar el archivo de la institución aplicando las normas archivísticas.
Este documento establece las directrices para la gestión documental en las entidades públicas de un país. Describe los tipos de información que están sujetos a estas normas, incluidos documentos físicos y electrónicos. Explica que la gestión documental implica cinco etapas clave: investigación preliminar, análisis e interpretación, elaboración y aprobación de la tabla de retención documental, aplicación de la tabla de retención, y seguimiento y actualización. También enumera nueve instrumentos archivísticos clave para la gestión efectiva
Guía para determinar la viabilidad de digitalizar archivosSecundaria Técnica
1. La guía propone una serie de preguntas para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo. Estas preguntas se agrupan en 6 series relacionadas con la naturaleza del acervo documental, los usuarios, el uso de la información, la descripción de los expedientes digitales, la entrega y retención del producto digital, y una evaluación de costos y beneficios.
2. El objetivo es facilitar la toma de decisiones sobre qué documentos deben digitalizarse considerando factores como el valor
El documento explica los criterios para la organización de archivos de gestión de acuerdo con el Acuerdo 42 de 2002. Estos incluyen organizar los archivos basados en tablas de retención documental aprobadas, abrir e identificar expedientes de acuerdo a series y subseries, y ordenar documentos por fecha de manera ascendente. También se deben foliar y rotular unidades documentales para facilitar su ordenación, consulta y control.
El documento explica los criterios para la organización de archivos de gestión de acuerdo con el Acuerdo 42 de 2002. Estos incluyen organizar los archivos basados en tablas de retención documental aprobadas, abrir e identificar expedientes de acuerdo a series y subseries, y ordenar documentos por fecha de manera ascendente. También se deben foliar y rotular unidades documentales para facilitar su ordenación, consulta y control.
El documento habla sobre la gestión documental en una universidad. Explica que la gestión documental facilita el manejo y organización de documentos desde su creación hasta su disposición final. También describe los procesos de recepción, clasificación, trámite, consulta y conservación de documentos de acuerdo a las tablas de retención documental.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo la normativa, contribuyendo a la gestión documental.
3) El decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente
Este documento establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas de Colombia. Define conceptos clave como fondo acumulado, cuadro de clasificación y tabla de valoración documental. Además, describe las cuatro etapas del proceso de organización: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico, 3) plan de trabajo archivístico y 4) valoración. El objetivo es disponer la documentación de manera organizada para garantizar su conservación y uso.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
Este documento presenta una guía para la elaboración de portadas de expedientes archivísticos con el fin de facilitar la organización, control, guarda y conservación de documentos en el Instituto de Infraestructura Física Educativa del Estado de Campeche. La guía explica los elementos que debe contener la portada de un expediente de acuerdo a la legislación aplicable y provee definiciones de términos archivísticos relevantes.
Las importaciones de llantas a Colombia han disminuido recientemente. En 2015, las importaciones de llantas a Bogotá alcanzaron un valor de USD 47.9 millones, representando una caída del 18% con respecto al año anterior. A pesar de esto, Michelin sigue siendo el principal vendedor de llantas en el país, aunque cerró su planta allí, e informó un aumento de ventas del 5% en 2015. Otras marcas como Bridgestone también han reportado aumentos en las ventas de llantas, aunque el número promedio de
Este documento presenta un estudio de mercado para la importación de llantas a Colombia. Explica que Colombia no tiene una industria de fabricación de llantas por lo que depende de las importaciones. Identifica a China como el principal proveedor de llantas a Colombia. El objetivo es importar llantas y abastecer al mercado nacional a un precio competitivo. Resume los aspectos económicos, políticos y socioculturales de Colombia relevantes para la importación de llantas.
Este documento analiza la importación de llantas al mercado colombiano. Realiza una investigación de mercado para determinar el país proveedor, términos de negociación, medio de transporte y pago más adecuados. Concluye que China es el principal proveedor de llantas a Colombia y que utilizando contenedores marítimos y pago mediante carta de crédito es viable importar llantas a un precio competitivo para abastecer a concesionarios y empresas vendedoras.
This document provides definitions for terms related to international trade and customs procedures. It includes glossaries of terms beginning with letters A through O, defining key concepts such as customs duties, import quotas, incoterms, letters of credit, and multimodal transport.
1) El documento presenta la información personal y laboral de Manuel Ancira Martinez, incluyendo su educación y experiencia.
2) También detalla el proceso de selección para un puesto de gerente general en una empresa de transporte de llantas, el cual involucra la recepción de hojas de vida, entrevistas, pruebas y exámenes médicos.
3) Finalmente, Manuel Ancira Martinez es seleccionado para el puesto y se le ofrece un contrato de dos años luego de aprobar satisfactoriamente el proceso.
This document provides definitions for various terms related to international trade and customs operations. It includes definitions for terms ranging from A (A customs declaration) to W (World customs organization) defined in Spanish. Some key terms defined include customs duties, tariffs, imports, exports, certificates of origin, incoterms, and free trade areas. The document serves as a glossary of international trade and customs terminology.
Un sistema de computo está compuesto por hardware, software y datos. El hardware incluye componentes físicos como la unidad central de procesamiento, memoria, almacenamiento y dispositivos de entrada y salida. El software son las instrucciones que le dicen al hardware qué hacer. Los datos son la información procesada por el hardware y software.
METODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS.pptxBrendaRub1
Los metodos de valuación de inentarios permiten gestionar y evaluar de una manera más eficiente los inventarios a nivel económico, este documento contiene los mas usados y la importancia de conocerlos para poder aplicarlos de la manera mas conveniente en la empresa
Bienvenido al mundo real de la teoría organizacional. La suerte cambiante de Xerox
muestra la teoría organizacional en acción. Los directivos de Xerox estaban muy involucrados en la teoría organizacional cada día de su vida laboral; pero muchos nunca se
dieron cuenta de ello. Los gerentes de la empresa no entendían muy bien la manera en que
la organización se relacionaba con el entorno o cómo debía funcionar internamente. Los
conceptos de la teoría organizacional han ayudado a que Anne Mulcahy y Úrsula analicen
y diagnostiquen lo que sucede, así como los cambios necesarios para que la empresa siga
siendo competitiva. La teoría organizacional proporciona las herramientas para explicar
el declive de Xerox, entender la transformación realizada por Mulcahy y reconocer algunos pasos que Burns pudo tomar para mantener a Xerox competitiva.
Numerosas organizaciones han enfrentado problemas similares. Los directivos de
American Airlines, por ejemplo, que una vez fue la aerolínea más grande de Estados
Unidos, han estado luchando durante los últimos diez años para encontrar la fórmula
adecuada para mantener a la empresa una vez más orgullosa y competitiva. La compañía
matriz de American, AMR Corporation, acumuló $11.6 mil millones en pérdidas de 2001
a 2011 y no ha tenido un año rentable desde 2007.2
O considere los errores organizacionales dramáticos ilustrados por la crisis de 2008 en el sector de la industria hipotecaria
y de las finanzas en los Estados Unidos. Bear Stearns desapareció y Lehman Brothers se
declaró en quiebra. American International Group (AIG) buscó un rescate del gobierno
estadounidense. Otro icono, Merrill Lynch, fue salvado por formar parte de Bank of
America, que ya le había arrebatado al prestamista hipotecario Countrywide Financial
Corporation.3
La crisis de 2008 en el sector financiero de Estados Unidos representó un
cambio y una incertidumbre en una escala sin precedentes, y hasta cierto grado, afectó a
los gerentes en todo tipo de organizaciones e industrias del mundo en los años venideros.
Mario Mendoza Marichal — Un Líder con Maestría en Políticas Públicas por ...Mario Mendoza Marichal
Mario Mendoza Marichal: Un Líder con Maestría en Políticas Públicas por la Universidad de Chicago
Mario Mendoza Marichal es un profesional destacado en el ámbito de las políticas públicas, con una sólida formación académica y una amplia trayectoria en los sectores público y privado.
El-Codigo-De-La-Abundancia para todos.pdfAshliMack
Si quieres alcanzar tus sueños y tener el estilo de vida que deseas, es primordial que te comprometas contigo mismo y realices todos los ejercicios que te propongo para recibieron lo que mereces, incluso algunos milagros que no tenías en mente
Los catorce principios de calidad en las empresas, según Deming..pptx
Resumenes acuerdos
1. DIRECCIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES Y MERCADEO
RESUMENES
Erika Ortiz Cantillo.
MAYO/2017
2. RESUMENES
Erika Ortiz Cantillo
Juan Bernal
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MATEO.
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES.
COMERCIO INTERNACIONAL.
BOGOTÁ
3. TABLA DE CONTENIDO.
ACUERDO 042..................................................................................................................................................................5
ARCHIVO DE GESTIÓN......................................................................................................................................................6
ACUERDO 037....................................................................................................................................................................7
ESPACIO FÍSICO. ................................................................................................................................................................7
ACUERDO 039....................................................................................................................................................................9
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL........................................................................................................................9
ACUERDO 060.................................................................................................................................................................11
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. ..........................................................................................................................11
LEY 80.......................................................................................................................................................................13
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN............................................................................................................................13
LEY 594.............................................................................................................................................................................14
LEY GENERAL DEL ARCHIVO.........................................................................................................................................14
LEY 1581...........................................................................................................................................................................18
PROTECCIÓN DE DATOS. ..............................................................................................................................................18
RESOLUCIÓN NÚMERO 1995.......................................................................................................................................20
HISTORIA CLÍNICA..........................................................................................................................................................20
APLICACIÓN DE LA NORMA.........................................................................................................................................22
4. RESUMEN.
Se hace la presentación de los resúmenes de cada uno de los acuerdos y leyes en las cuales se
indica la creación del archivo, el manejo de los mismos para cada una de las entidades públicas o
privadas del país.
5. OBJETIVO GENERAL.
Conocer las normas y leyes que rigen los archivos en las empresas públicas y privadas del país.
OBJETIVO ESPECIFICO.
Identificar las normas que rigen el archivo de la compañía.
Aplicar las normas a la compañía creada.
6. Acuerdo 042.
Archivo de gestión.
En el presente acuerdo se presentan las normas establecidas para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas, por el cual se garantiza la
conservación y el uso de los documentos que debe tener cada funcionario público que tenga bajo
su función el manejo del archivo.
Las entidades se encuentran obligadas a organizar sus archivos, los cuales se encuentran
registrados en las tablas de retención documental, se debe reflejar en las mismas las carpetas con
series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa, donde se evidencie el desarrollo
de los tramites y estarán debidamente foliados de tal forma que permita su fácil ubicación y
recuperación.
Las entidades deberán velar por la organización, preservación y control de los archivos de
gestión, el respectivo jefe será el responsable, igualmente será el encargado de las autorizaciones
que se hagan para la expedición de copias y fotocopias de los documentos de consulta, a los
cuales se les debe permitir el acceso para cualquiera que sea su soporte.
En cuanto al préstamo de documentos para trámites internos se deberá llevar acabo un
registro en el que se consigne la fecha del préstamo, ya vencido el plazo deberá hacerse exigible
su devolución inmediata.
Para el inventario de documentos se deberá diligenciar el formato único documental, se
bebe consignar en el mismo: entidad remitente, entidad productora, unidad administrativa, oficina
productora, objeto, hoja de número, registro de entrada, numero de orden, código, nombre de las
series, subseries o asuntos, fechas extremas, unidad de conservación, numero de folios, soporte,
frecuencia de consulta, notas, elaborado por…, entregado por…, recibido por…
DARES01010101
7. Acuerdo 037.
Espacio físico.
En el presente acuerdo se especifica las condiciones que debe tener el lugar de
almacenamiento de documentos para el manejo de los mismos y la contratación de personal para
la administración de los archivos.
Toda persona natural o jurídica que se encuentre en el manejo o custodia de archivos debe
cumplir con unos requisitos establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, tener
un mínimo de 5 años de experiencia y contar con curso archivista, este debe ser comprobado.
Para aquellas personas que presten el servicio de restauración de bienes e inmuebles deben contar
además con el título de Restauradores de Bienes e Inmuebles.
En cuanto a las especificaciones técnicas para:
Edificación: sin riesgos de humedad e inundación.
Estructura: el suelo debe soportar un peso de 1200 kg/ m2, la altura de los estantes debe
ser de 2.20 m y resistente al fuego.
Distribución de áreas: las diferentes áreas deben tener una distancia de la recepción a la
zona de tratamiento de documentos.
Estantería: deben ser en acero inoxidable y contar con una distancia del suelo, el techo y
la pared.
Los lugares donde se haga el almacenamiento de documentos deben contar con unos
requisitos ambientales (clima, ventilación, filtros de aire e iluminación), de seguridad (contar con
extintores, sensores de humo, puertas y ventanas) y mantenimiento. Además de contar con unas
medidas preventivas de restauración y conservación, de tal forma que los documentos no sufran
algún daño y garanticen la conservación de los mismos.
DARES01020101
8. “La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le
pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor
público responsable...”
DARES01020201
9. Acuerdo 039.
Tablas de retención documental.
En el presente acuerdo se dictan especificaciones que regulan la elaboración y aplicación
de las tablas de retención documental, permitiendo el fácil acceso de los ciudadanos a la
información contenida en los documentos de archivo e igualmente define las funciones de las
tablas de retención a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia de cada fase de archivo
permitiendo la normalización de la gestión documental.
Fases:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales:
Compilar la información realizando una investigación de las políticas que se manejan en
la empresa, con fuentes de información que permiten identificar las unidades documentales que
producen o tramitan.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada:
Análisis y evaluación de la producción y trámites documentales, para determinar el
destino final de la documentación su conservación, selección o eliminación.
3. Elaboración y presentación de las tablas de retención documental para su
aprobación:
En toda institución debe existir un Comité de Archivo, para dar su aprobación después de
realizada una tabla de retención documental.
4. Aplicación:
Se debe realizar una socialización en la cual se capacite a todos los servidores públicos
dándoles a conocer la información garantizando la organización de los documentos.
5. Seguimiento y actualización:
DARES01030101
10. Se establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación y se tendrán en cuenta las
modificaciones. El Archivo General de la nación será el encargado del seguimiento.
DARES01030201
11. Acuerdo 060.
Unidades de correspondencia.
En el presente acuerdo se establecen pautas para el manejo de las unidades de
correspondencia de acuerdo al Archivo General de la Nación, para la programación, organización,
dirección y avance de las entidades como parte integral de la gestión documental.
Se establecen lineamientos y procedimientos para las entidades públicas y privadas que
se encuentren en el manejo de archivos para que las mismas cumplan con sus funciones públicas
y funciones de gestión documental.
A continuación se presentan algunas definiciones para facilitar el manejo: archivo
electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo,
documento original, documento público, radicación de comunicaciones oficiales, registro de
comunicaciones oficiales, serie documental, tabla de retención documental.
La estructura de las unidades de correspondencia son autorizadas por las entidades de
acuerdo a su estructura, integrándose a los procesos que llevaran a los archivos de gestión,
central e histórico. En cuanto a las unidades de correspondencia presentes en las diferentes
regionales se debe mantener control y normalización unificado en cada entidad. Cada unidad
debe contar con personal capacitado y medios necesarios que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos.
La documentación debe contener la firma de los funcionarios autorizados, los
procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velaran por la trasparencia actos
administrativos `, al empezar cada año se iniciara la radicación.
Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento y serán las responsables de la adecuada conservación de su documentación,
la numeración d de los actos administrativos deben ser de forma consecutiva, se elaboraran
planillas, formatos y controles manuales, algún error se dejara por escrito.
DARES01040102
12. Toda información que se genere se dejara guardada en medio magnético. Toda
comunicación oficial recibida deberá ser revisada y toda comunicación oficial enviada deberá
tener dos copias incluyendo el original, igualmente para las comunicaciones enviadas por fax se
tendrá en cuenta la información establecida en la tabla de retención , las comunicaciones por
correo electrónico estarán bajo control, garantizando el seguimiento de las comunicaciones
oficiales recibidas y enviadas.
En cuanto a los horarios de atención al público serán visibles y de fácil acceso.
DARES01040202
13. Ley 80
Archivo General de la Nación.
En la presente ley se especifica la norma por la cual se crea el Archivo General de la
Nación, establecimiento público de la nación, entre sus funciones se encuentran: organizar,
dirigir el sistema nacional de archivos, fijar políticas y reglas, conservar los documentos, orientar
y coordinar, establecer relaciones y acuerdos de cooperación.
El archivo general de la nación tendrá especial atención a todas las instituciones
archivísticas, estará a cargo la junta directiva, el director general será un agente designado por el
presidente de la república, cumpliendo con unos requisitos que le permitirán ejercer.
La junta directiva se encontrara integrada por:
El ministro de gobierno
El delegado del presidente de la república
El secretario de la administración pública.
Entre otros.
Para el cumplimiento de los objetivos del archivo general de la nación, se recibirán
aportes de dinero tomando esta apropiación del mismo. El control fiscal de la institución será
tomado por la contraloría general de la nación.
Se integrarán al archivo general de la nación el personal vinculado a Colcultura, así como
bibliotecas, laboratorios, documentales y su remuneración salarial será establecida por los
decretos- ley 1042 y 1045 de 1978.
DARES02050101
14. Ley 594.
Ley general del archivo.
Título I: objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales.
El principal objetivo del Archivo General de la Nación, es generar reglas que regulen la
función archivística. Es aplicada para toda la administración pública en sus diferentes niveles y
demás entidades privadas.
En la presente ley se mencionan los siguientes aspectos:
Archivo publico
Archivo privado
Archivo total
Documento de archivo
Función archivística
Gestión documental
Soporte documental
Patrimonio documental
Tabla de retención documental
Documento original
Principios archivísticos:
Objetivo de los archivos
Importancia de los archivos
Institucionalidad e instrumentalidad
Responsabilidad
Dirección y coordinación de la función archivística
DARES02060104
15. Administración y acceso
Racionalidad
Modernización
Función de los archivos
Manejo y aprovechamiento de los archivos
Interpretación
Título II: sistema nacional de archivos órganos asesores, coordinadores y ejecutores.
El sistema nacional de archivos comprende todos los archivos de Colombia, para el cual
se debe realizar capacitaciones y logística.
Título III: categorización de los archivos.
Archivos según su jurisdicción:
Archivo General de la Nación, Departamento, Municipio, Distrito
Archivos territoriales:
Archivos de entidades del orden Nacional, Departamental, Distrital, Metropolitano,
Municipal, Local.
Archivos según la organización del Estado:
Archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial.
Archivos de los órganos de control y autónomos
Título IV: administración de los archivos.
Es obligación de los archivos públicos organizar y preservar los documentos, siendo la
administración pública la responsable de la gestión de documentos, esta debe garantizar los
espacios, igualmente se debe manejar tecnología avanzada para el funcionamiento de los mismos.
DARES02060204
16. Los funcionarios que trabajen en el archivo deben recibir capacitación y actualización de los
archivos.
Título V: gestión de documentos.
Las entidades públicas deben elaborar programas de gestión de documentos con nuevas
tecnologías, además de tablas de retención, elaborar inventarios de los documentos.
Titulo VI: acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los archivos públicos, todo documento que
sobrepase los 30 años no adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, los documentos deteriorados se les realizara una reproducción sin alterarlos.
Título VII: salida de documentos.
Se dará una salida temporal de los documentos, los documentos históricos se autorizaran
bajo la responsabilidad del jefe de archivo para garantizar la integridad del mismo.
Título VII: control y vigilancia.
El archivo general de la nación podrá realizar visitas de inspección a los archivos de las
entidades de estado, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés
cultura, además fijara los criterios y normas técnicas y jurídicas, igualmente está autorizado para
sancionar por el incumplimiento de las normas.
Título IX: archivos privados.
Pertenecen a personas naturales o jurídicas con derecho privado, personas poseedoras de
archivos históricos privados deberán inscribirlos. La junta directiva tendrá el poder de convertir
archivos privados en archivos de interés cultural. Persona poseedora de archivos no podrán
llevarlos fuera del territorio nacional, ni podrán ser transferibles, para proyectos culturales, se
establecerá una cláusula para entregar copias sin alterar los derechos del propietario.
Titulo X: donación, adquisición y expropiación.
DARES02060304
17. El AGN podrá recibir donaciones de documentos históricos e igualmente recibirá los
archivos privados.
Titulo XI: conservación de los documentos.
Los archivos de administración deberán tener un sistema de conservación, los archivos
originales o copias deberán elaborarse en soporte de comprobada durabilidad. El AGN, dará las
pautas para la conservación de los documentos.
Título XVII: estímulos a la salvaguardia, difusión o incremento del patrimonio
documental de la nación.
El gobierno establecerán premios y estímulos, como becas, concurso, publicaciones etc.
las personas o instituciones que contribuyan a la difusión o incremento del patrimonio
documental del país.
Título XVIII: disposiciones finales.
La procuraduría general de la nación y contraloría general de la republica prestaran todo
el apoyo en lo de su competencia al AGN, para el cumplimiento de la ley.
DARES02060404
18. Ley 1581.
Protección de Datos.
En la presente ley se expide el Régimen General de Protección de Datos, tiene por
objetivo desarrollar el derecho que tienen las personas para verificar y actualizar sus datos.
Se genera a partir de un ámbito personal, en el cual se inscriben en el marco de la
vida privada y familiar de las personas naturales.
La recolección de datos debe limitarse a aquellos datos que son recolectados o son
requeridos según a la normativa vigente, no se podrán recolectar datos sin la autorización
del Titular y consentimiento, además se debe dar una explicación sobre la necesidad de
recolectar los datos e informarle de los datos que serán recolectados en cada caso.
Cualquier cambio que sufra la autorización el Responsable debe infórmale antes o a más
tardar en el momento de implementar las nuevas políticas.
Los datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por
cualquier persona siempre y cuando sean de naturaleza pública. En cuanto a datos
sensibles el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento e informarle de la
recolección de todo tipo de datos.
Los Responsables establecerán mecanismos para obtener la autorización de los
Titulares, serán determinados a través de medios técnicos que faciliten el proceso, los
mismos deberán conservar prueba de la autorización otorgada. Los datos recolectados
podrán ser almacenados durante el tiempo que sea razonable y necesario, cuando se
requieran para el cumplimiento de una obligación legal.
Los Titulares podrán revocar las autorizaciones o datos personales mediante la
presentación de un reclamo.
El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolecentes está prohibido,
excepto cuando se trate de naturaleza pública, se debe tener en cuenta que se debe
respetar el interés superior y derechos fundamentales de los niños, niñas y adolecente.
DARES02070102
19. El Tratamiento de la información deberá constar en medio físico o electrónico de
manera sencilla con la siguiente información: nombre, dirección, teléfono, correo
electrónico del responsable, tratamiento al cual serán sometidos los datos, derechos que le
asisten como titular, responsable de la atención de peticiones, fecha de entrada en
vigencia de la política, en dado caso en que la política no pueda ser dispuesta a
disposición del titular deberá ser informado por medio de un aviso de privacidad, el cual
deberá contener: nombre y datos de contacto del responsable, tratamiento al cual será
sometido, derechos que le asisten al titular, dicho aviso deberá ser conservado en medios
electrónicos, para la difusión podrá ser por medio de documentos, formatos electrónicos u
otros medios electrónicos.
Los procedimientos de accesos deben darse a conocer o ser fácilmente accesibles a
los titulares de la información, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos. Los
derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las siguientes personas: titular,
causahabientes, representante del titular, estipulación de otro para otro.
Todo responsable deberá designar una persona o área que asuma la protección de
datos personales, en cuanto a la transferencia internacional de datos personales, no
requieren ser informadas al titular, ni contar con su consentimiento cuando exista un
contrato, este contrato señalara los alcances del Tratamiento, mediante dicho contrato el
encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable. Los
responsables deben ser capaces de demostrar: la naturaleza jurídica del responsable, la
naturaleza de los datos personales, el tipo de tratamiento, los riesgos potenciales.
DARES02070202
20. Resolución número 1995.
Historia Clínica.
Por la presente resolución se establecen normas para el manejo de la historia
clínica, obligatorio cumplimiento para las entidades prestadoras de salud.
La historia clínica es un documento privado, en el cual se registran
cronológicamente las condiciones de salud del paciente, solo puede ser conocida por
terceros con previa autorización, estas historias clínicas deben estar en un archivo
obligatorio para todas las instituciones prestadoras de salud en un tiempo determinado de
20 años, en las etapas de archivo de gestión (5) anos, central (15) anos e histórico después
de transcurrido el tiempo la historia puede ser destruida.
Principalmente las historias clínicas deben reunir la información de los aspectos
científicos relativos a la atención en salud, la consignación de registros deben ser forma
cronológica, pudiéndose utilizar esta información en cualquier momento en que se
necesite, los registros se deben diligenciar en el momento en el cual es prestado el
servicio, todas las personas directamente comprometidas tienen la obligación de registrar
sus observaciones.
Para el diligenciamiento se deben realizar de forma clara consignando la fecha y la
hora en que se realiza, nombre completo y firma. Todo prestador servicio de salud debe
abrir una nueva historia clínica única institucional igualmente puede entregar una copia de
la historia al usuario.
Todos los folios que componen la historia clínica deben ser de forma consecutiva,
donde se pueda evidenciar la identificación del usuario, los registros específicos y los
anexos, los cuales sirven como sustento de las acciones realizadas al usuario.
Dentro de la identificación del usuario se debe agregar algunos componentes como:
identificación, estado civil, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupación, datos de contacto,
datos de contacto del acompañante.
Los registros específicos son documentos en lo que consignan los datos e informes
de un tipo determinado de atención, cada institución podrá elegir los datos adicionales.
DARES03080102
21. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica: el usuario, el
equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud y las demás personas determinadas
en la ley.
Las historias clínicas deben ser archivadas en un área restringida, que garantice la
integridad física y técnica, las instituciones deben velar por la conservación de la misma y
responder por su correcto cuidado. Se pueden utilizar medios físicos o técnicos, deben
estar provistos de mecanismos de seguridad que eviten la modificación una vez
guardados los datos.
El comité será el encargado de velar por el cumplimiento de las normas
establecidas para el correcto manejo de la historia clínica.
DARES03080202
22. Aplicación de la norma.
NORMA
SI NO SI NO
ACUERDO 042 ARCHIVO DE GESTION X X
LEY 23 DERECHOS DE AUTOR X X
ACUERDO 037 ESPACIO FISICO X X
ACUERDO 039 T.R.D X X
ACUERDO 060 UNIDADES DE CORRESPONDENCIAX X
LEY 80 ARCHVIVO GENERAL DE LA NACION X X
LEY 594 LEY GENERAL DE ARCHIVO X X
LEY 1581 PROTECCIÓN DE DATOS X X
APLICA CUMPLE
Acuerdo 042 archivo de gestión: la empresa como una institución que presta un
servicio de importación debe tener un archivo de todos los tramites, personas que se
contratan, proveedores y demás actividades que se realizan en la misma de una forma
ordenada que facilite la búsqueda de información dentro de la empresa para agilizar los
procedimientos.
Ley 23 derechos de autor: la empresa no se encarga de manejar obras
cinematográficas ni literarias. Esta ley aplica para los archivos de las empresas, pero
propiamente en la compañía no cumple.
Acuerdo 037 espacio físico: la empresa como tal cuenta con un archivo en el cual
se encuentra toda la información de la misma, por ese motivo cuenta con unas
condiciones ambientales y de seguridad, además se hace un constante mantenimiento a el
lugar para que sea adecuado a el archivo.
Las personas que manejan el archivo son personas calificadas, con alta experiencia
y conocimiento en el tema.
Acuerdo 039 tablas de retención documental: la empresa cuenta con un archivo,
por lo tanto, se deben manejar las tablas de retención documental para determinar el
tiempo de vida útil de la información que se maneja dentro de la compañía.
Acuerdo 060 unidades de correspondencia: la empresa cuenta con personal
calificado para el manejo de la información en los archivos, los cuales se dividen en
DAIN04090102
23. centrales y de gerencia, se mantiene un orden de tal forma que permita el manejo de todo
lo relacionado con la empresa.
Ley 80 Archivo General de la Nación: esta ley no aplica en la empresa ya que
básicamente habla de la creación del Archivo General de la Nación.
Ley 594 Ley General de Archivo: las normas descritas para los archivos en esta
ley en su mayoría aplican para el archivo que se encuentra en la empresa. Todo el
personal debe tener conocimiento de la ley para poder manejar la información de la
compañía.
Ley 1581 protección de datos: la empresa maneja datos de todas las personas que
laboran en la compañía, además de los socios de tal forma que se debe tener un control y
seguridad de los mismos.
Resolución 1995 historias clínicas: la compañía no es una entidad prestadora de
salud, por lo tanto, no se manejan historias clínicas de ningún tipo.
DAIN04090202