El documento describe los elementos principales de la interfaz de usuario de Microsoft Access, incluyendo la cinta de opciones, las pestañas Archivo e Inicio, la barra de estado y el panel de navegación. Explica cómo crear una nueva base de datos vacía y cómo la tabla por defecto Tabla1 aparece inicialmente en la base de datos recién creada.

1. c) Descripción del entorno del manejador de base de datos Access,
especificando cada una de las opciones, para entregar en medio magnético
digital.
A continuación describiré cada elemento de la pantalla:
Barra de título de Access: generalmente aquí aparece el título de la aplicación,
en este caso Microsoft Access.
Barra de Menús:contiene todos los comandos que se aplican durante el trabajo
con una base de datos. Para muchas de las opciones que contiene cada menú
existe una forma diferente de ejecutarla, por ejemplo a través de una tecla de
método abreviado, un icono en la barra de herramientas o una opción en la
ventana de Base de Datos.
Barra de herramientas: contiene un acceso rápido a algunas de las opciones de
los menús con la ventaja de que se encuentra más a la mano y basta dar un clic
sobre la que se desea utilizar.
Título de la ventana de la Base de Datos: muestra el nombre de la Base de
Datos abierta.
Barra de objetos de la ventana de Base de Datos: contiene una lista de todos
los objetos que es posible crear y manipular en una Base de Datos de Access
(tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos).
Accesos directos para creación de nuevos objetos de la ventana de Base de
Datos: es una lista que muestra las diferentes formas que existen para crear un
nuevo objeto.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas
que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y
se iniciará el programa.
- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes

2. elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

3. La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas
en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene
los botones y menús, organizados en categorías o grupos.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un
determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más
seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización
exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio.
Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás
porque tienen un color atenuado, gris.
La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para
simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en
cada pantalla.

4. La pestaña Archivo
La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al
contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de
opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un
menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En
versiones anteriores se encontraban en el botón Office.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar
la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo
donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la
opción Abrir.
Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar
más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la
opción Información que muestra información de la base de datos abierta

5. o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer
clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que
sepamos que se trata de la opción activa.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según
la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq
Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que
aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño
cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario
que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más
utilices.
Para crear una nueva base de datos debemos:

6. Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha.
La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos
partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una
plantilla.
Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista
previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de
archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Esto es así porque, al contrario que
en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de
empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando
esté lista.

7. Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos),
haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el
panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de
datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic
en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas
empezar a rellenar sus datos.

8. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde
donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de
datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué
forma.
Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas,
además de constituir la principal interfaz de comandos de Access 2010. Una de las
principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las
tareas o los puntos de entrada que requerían la visualización de menús, barras de
herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este
modo, se dispone de una única ubicación en la que buscar los comandos.
Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de
la ventana principal de Access, donde se muestran los comandos en la ficha de
comandos activa.

9. La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Access
2010, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos
externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos
relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva
interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las
opciones visualmente.
Los comandos que están disponibles en la cinta de opciones también reflejan el objeto
activo actualmente. Por ejemplo, si tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos y hace
clic en Formulario en la ficha Crear, en el grupo Formularios, Access crea el formulario,
según la tabla activa. Es decir, el nombre de la tabla activa se especifica en la
propiedad OrigenDelRegistrodel nuevo formulario. Además, algunas fichas de la cinta de
opciones sólo aparecen en determinados contextos. Por ejemplo, la ficha Diseño sólo
aparece cuando tiene un objeto abierto en la vista Diseño.
Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los
métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El Sistema de
acceso de teclado reemplaza los aceleradores de menú de las versiones anteriores de
Access. Este sistema usa pequeños indicadores con una sola letra o una combinación de
letras que aparecen en la cinta de opciones al presionar la tecla ALT. Estos indicadores
muestran el método abreviado de teclado que activa el control situado debajo.
Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos
disponibles en esa ficha.
Seleccionar una ficha de comandos
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la pestaña que desee.
O bien,
1. Inicie Access.
2. Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las sugerencias de teclado.
3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la
ficha de comandos que desee seleccionar.

10. Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es
usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método
abreviado de una versión anterior de Access, también tiene que funcionar en Access.
Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, visite el tema
sobre los Métodos abreviados de teclado de Access.
Ejecutar un comando
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la pestaña correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un
ejemplo representativo de las pestañas y los comandos disponibles en cada ficha. Las
pestañas y los comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.

11. Ficha De
Comandos
Acciones Comunes Que Se Pueden Realizar
Inicio Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar,
Totales, Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base
de datos actual que se vincule a la lista recién creada.
Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos
externos
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Herramientas
e base de
datos
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un
sitio de SharePoint nuevo o existente.
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el
rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de
Access (Sólo tablas).
Administrar los complementos de Access.

12. Ficha De
Comandos
Acciones Comunes Que Se Pueden Realizar
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA).
1. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método
abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access,
aplíquelo mediante el teclado.
O bien,
Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las teclas de acceso.
Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando
que desee.
Fichas de comandos contextuales
Además de las fichas de comandos estándar, Access 2010 también tiene fichas de
comandos contextuales. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se trabaje
o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de
comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.
Activar una ficha de comandos contextual
 Haga clic en la ficha de comandos contextual.
O bien,
1. Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las teclas de acceso.
2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha
de comandos contextual.
Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan
en un contexto específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las
fichas contextuales contienen comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja
con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista Diseño,

13. aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la
ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la pestaña Diseño, en la cinta de
opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto
está en la vista Diseño.
Galerías
La cinta de opciones también incluye un control denominado galería. El control de galería
está diseñado para ayudarle a centrarse en conseguir los resultados deseados. En vez de
mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar
dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que
Access 2010 puede hacer, haciendo hincapié en los resultados y no sólo en los comandos
en sí.
Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una
representación similar a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de
opciones que coloca el contenido de la galería en la cinta de opciones.
Ocultar la cinta de opciones
Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese
motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra
con las fichas de comandos. Para ocultar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha
de comandos activa. Para volver a mostrarla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de
comandos activa.
Ocultar y restaurar la cinta de opciones
1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).
2. Haga doble clic de nuevo en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de
opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido

14. La Barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas adyacente a la
cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El
conjunto predeterminado de comandos incluye Guardar, Deshacer y Rehacer, y puede
personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya otros
comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de la
barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La barra
de herramientas pequeña aparece junto a las fichas de comandos de la cinta de opciones.
Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo
largo de toda la cinta de opciones.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
2. En Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, sólo tiene que hacer clic en el
comando que desea agregar.
O bien, si no aparece el comando, haga clic en Más comandos y siga con el siguiente
paso de este procedimiento.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que
desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic
en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.
5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.