El documento proporciona información sobre el rol y las responsabilidades de un administrativo. Describe las cualidades necesarias como buena organización, confiabilidad, habilidades interpersonales y capacidad de adaptación. También detalla las tareas comunes como distribuir correo, archivar documentos, recibir visitas y transmitir información. Además, enfatiza la importancia de establecer buenas relaciones con otros departamentos para mejorar la calidad del servicio y apoyar el trabajo en equipo.

1. ADMINISTRATIVOS

2. LA PROFESIÓN ADMINISTRATIVA
 CONSIDERACIONES GENERALES:
 Un buen administrativo/a puede definirse como un colaborador eficaz, discreto y de plena confianza. Poseedor de las
cualidades y capacidades necesarias que contribuye con su dedicación personal a la buena organización y positivo
funcionamiento de su departamento y de la Empresa y que mantiene positivas relaciones interpersonales en su
entorno profesional. La cultura corporativa, la estructura organizativa, los estilos de mando, entorno empresarial, son
algunas cuestiones que condicionan considerablemente el trabajo de la administración en la empresa.
 Se estima que la labor administrativa libera a sus jefes del orden del 30 por 100 del trabajo que éstos
tendrían que realizar personalmente si no contaran con la eficaz colaboración de su "brazo derecho", de los
que "oyen crecer la hierba" en su entorno profesional.
 El trabajo administrativo implica una función delicada que exige de quien la desempeña diversas cualidades; en
especial, de carácter intelectual y humano. Un excelente administrativo responderá a la mayor parte de los siguientes
requisitos:
 -Sólida formación administrativa y comercial, una cierta cultural general, conocimiento extenso del servicio
y de la empresa.
 -Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados, buena resistencia física y nerviosa.
 -Dotes de observación y asimilación, rapidez de comprensión y buen sentido, apreciación justa de la
importancia y urgencia de los asuntos, movilidad y presencia de ánimo, aptitud para captar el
encadenamiento de los problemas y pensar en función del porvenir, y precisión en el modo de proceder.
 -Receptividad y disponibilidad, interés y celo en el trabajo, espíritu de disciplina unido a la capacidad de
obrar de manera independiente, iniciativa y decisión (ni en exceso, ni en defecto), integridad y sentido de la
responsabilidad, puntualidad, discreción a toda prueba, abnegación y carácter servicial sin servilismo, comprensión,
paciencia y flexibilidad sin debilidad, tacto y diplomacia, mundología y corrección, todo ello unido a un punto de
autoridad natural sin renunciar a un sano optimismo y a un humor relativamente estable y jovial.

3. Funciones y responsabilidades más significativas
 -Distribuye el correo de entrada en su departamento.
 -Mecanografía/procesa textos dictados o repetitivos.
 -Reúne información sencilla sobre uno o más asuntos encomendados.
 Realiza trabajos administrativos diversos y sencillos (facturación, ofertas, contratos,¿).
 -Archiva documentación según instrucciones recibidas.
 -Acoge a las visitas.
 -Transmite las informaciones encomendadas.
 -Puede llegar a tener conocimiento de información reservada.
 Formación.-
 -A nivel de BUP o Formación Profesional Administrativa.
 -Cursos de secretariado (deseable)
 -Mecanografía, a partir de 200 pulsaciones por minuto
 -Taquigrafía (deseable), a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivel normal de
lectura.
 -Conocimiento práctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de cálculo y aplicaciones
informáticas.
 Experiencia profesional.-
 -Dos años. Deseable que al menos durante 6 meses haya realizado tareas similares a las anteriormente
descritas.
 Perfil.-
 -Orden y pulcritud en el trabajo.
 -Facilidad para las relaciones interpersonales.
 -Discreción y cuidada atención en el trato personal y telefónico.
 -Positiva disposición para trabajar en equipo.
 -Espíritu de superación.
 Dependencia.-

4. ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DEL PROPIO TRABAJO
 La procedente atención y la eficaz respuesta de la administrativa ante las múltiples y variadas tareas
encomendadas, requiere:
 -Esforzarse siempre en distinguir lo esencial de lo accesorio y atender realmente a lo primero.
 -Determinar cuál será para ella el mejor método de trabajo. Realizar sus tareas burocrática-Tener
orden y método, pero sólo en tanto en cuanto la eficacia personal y su rendimiento se vean
aumentados. A veces, un cierto "desorden efectivo" es preferible a un "orden inoperante".
 -Conservar el espíritu vivo y abierto, al objeto de poder adaptarse a las circunstancias cambiantes de la
vida, de la actividad de su propio trabajo y de la empresa.
 -Mantener su forma física y su equilibrio psíquico. Aprovechar razonablemente sus fuerzas.
 -Combatir en si misma la posible rutina, la pereza y la ceguera intelectual.
 -Evitar la agitación y la sobreexcitación que turban el espíritu, trastornan la salud, alternan la moral y
perjudican el rendimiento.
 El lugar de trabajo.- En la actualidad, la secretaria está ubicada generalmente en un lugar de trabajo
dotado de adecuadas condiciones ambientales y provista de medios materiales que le permiten, le
facilitan y le simplifican la procedente ejecución de su tarea profesional:
 -Espacio físico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del frío y del calor.
 -Mobiliario funcional.
 -Medios técnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones básicas y auxiliares de su
competencia (máquinas de escribir y calcular, ordenador personal, impresora, fax, teléfonos, etc.).
 -Otros medios materiales necesarios.
 En todo caso, le será útil y conveniente también a la secretaria poner orden en su espacio de trabajo.
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar:
 -Sacar el mejor partido posible del espacio de que disponga.

5. -Colocar los instrumentos de trabajo, útiles diversos, archivo y
documentos de forma tal que se puedan encontrar y utilizar sin
pérdida de tiempo y con el mínimo esfuerzo; precisa ordenar las cosas,
no "enterrarlas".
-Volver a colocar las cosas en su lugar una vez utilizadas. Desprenderse
de todo lo que haga referencia a un trabajo ya terminado.
-Tener siempre al día su documentación y agenda de trabajo. Caso
contrario éstas no tienen valor alguno.
-No dejar que los papeles se acumulen y "duerman".
-No conservar más que los objetos y documentos útiles.
Desembarazarse periódicamente de lo que ha "envejecido" o perdido
todo interés.
-Mantener las máquinas útiles e instrumentos de trabajo en buen
estado (a punto de ser empleados).
-Apartar los objetos que distraigan inútilmente del trabajo que se
realice.
s de forma más rápida, ágil y flexible.

6. POTENCIACION DE LA MISION DEL DEPARTAMENTO Y
LA EMPRESA
 La aportación personal de la administrativa en cuanto a potenciación de la misión del
propio departamento y de la imagen de la empresa ha de basarse, en todo caso, en la
eficaz realización de las tareas que tenga encomendadas y en el mantenimiento de unas
adecuadas relación y respecto a sus "relaciones interpersonales“.
 Por otro lado, la eficaz realización de las numerosas y variadas tareas generalmente
asumidas por la administración, le permitirán a ésta ofrecer una importante y
significativa aportación al propio departamento y a la empresa, y, consecuentemente,
potenciar su imagen personal y profesional. Entre tales tareas, merece relacionarse las
siguientes:
 -Correos: recepción, registro, distribución, transmisión para la firma, expedición.
 -Trabajos corriente de escritura y reproducción: textos diversos -cartas, telegramas, notas,
extractos, resúmenes, avisos, circulares, informes, memorias, actas, pedidos, etc.- que
transcribir, traducir o redactar de manera más o menos independiente, planteamiento de
estadísticas, cuadros o gráficos. Trabajos de copia y reproducción mediante máquina de
escribir, ordenador personal e impresora.
 -Documentación, clasificación y archivo.
 -Preparar: disponer los útiles de trabajo del jefe. Formar y tener a punto los expedientes.
reunir documentación y ciertos elementos de decisión; llevar a cabo investigaciones o
estudios preliminares.

7. -Comunicar: transmitir directrices, instrucciones e informaciones.
Explicar, interna y externamente, el porqué de ciertas medidas y
decisiones. Informar a los demás, caso de impedimento o ausencia
del jefe; indicar, caso de urgencia, dónde puede hallársele. Tener al
corriente al jefe de todo lo que pueda interesarle (cuando se halle
presente, antes de que se ausente y a su vuelta).
-Organizar: preparar entrevistas, reuniones y manifestaciones
diversas. - Organizar los viajes. - Agrupar las citas y visitas,
reduciendo las interrupciones al mínimo. - Garantizar la
tranquilidad del jefe durante ciertas horas de la jornada; protegerle
de los intrusos, sin por ello "secuestrarlo". - Facilitar la tramitación
de documentos.
-Seguir y controlar: vigilar los asuntos en curso, continuar las
gestiones que se hallen en espera o suspenso, llevar a cabo las
sustituciones necesarias. - Recordar a tiempo los plazos y citas que
deben respetarse.
-Servir de agente de enlace: recibir, introducir y despedir a los
visitantes. - Pedir, realizar, recibir, filtrar y pasar la comunicación
telefónica. - Atenuar -escuchando, comentando y exponiendo las
cosas- el efecto de manifestaciones descomedidas (amortiguar los
choques, conciliar).

8. RELACION Y COLABORACION CON OTROS DEPARTAMENTOS
 Veamos cómo podemos establecer una buena relación entre departamentos.
 1.Identificación de "clientes internos":
 a)Establece cuál es tu red de servicio / relación. ¿De qué departamentos recibes
trabajos y a quién das?
 b)Formas en las que podría mejorar mis relaciones con otros departamentos:
 2.Identificación de acciones fundamentales:
 a)Designación de los tres servicios fundamentales que presto a mis "clientes
internos".
 b)Tres casos que podría realizar para mejorar el nivel de calidad de mi servicio
 -Proporcionar / proponer procedimientos y sistemas útiles.
 c)Anotar tres instrucciones, procedimientos, fases de proceso, etc. que
considera conveniente suprimir.
 d)Anotar alguna de las quejas de los "clientes internos" recibidas recientemente

9. 3.¿Cómo podría haberlas evitado?
a)Mejorar los canales de comunicación.
b)Indicar cómo podría mejorar los canales de
comunicación,
-Con mi jefe:
-Con mis compañeros de departamento:
-Con personas de otros departamentos de la Empresa:
c)Ofrecer ayuda personal
-Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que
doy a las personas de mi departamento.
-Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que
doy a personas de otros departamentos de la Empresa.