SlideShare una empresa de Scribd logo

PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

archivos y características

1 de 9
Descargar para leer sin conexión
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR.
ALDEA UNIVERSITARIA EXPEDITO CORTES
INFORME DE ARCHIVOS
LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
Y
APLICACIONES TECNOLÓGICAS EN
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
TUTOR: HILARIO
Barquisimeto –Edo. Lara
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los
documentos
VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los
documentos y su permanencia en cada fase de archivo
CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
las series de un grupo documental
ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado
FOLIAR: Acción de numerar hojas.
DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar
su localización y consulta
LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: consiste en convertir un documento físico o
papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados
para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso
de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y
almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es
en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que
nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato
estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su
posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.
EL OBJETIVO: es final del proceso de digitalización es en consecuencia, la
creación de un documento electrónico, entendido éste como un objeto digital
formado por la imagen electrónica obtenida, sus metadatos y si procede, la firma
asociada al proceso de digitalización.
EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN INICIA con la depuración de los documentos,
retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los
escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están
preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica
con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el
ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso
de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el
resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un
gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla,
imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.
TÉCNOLOGIAS QUE SE UTILIZAN PARA DIGITALIZAR
Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de
cada expediente.
Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en
las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.
Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de
producción en el proceso de escaneo.
Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos
los documentos son digitalizados.
La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de
Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato
reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de
aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el
documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character
Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y
transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.
TIPOS DE ESCÁNERES
Escáner de alta producción: Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar
documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de
procesamiento para altos volúmenes de producción, para empresas e
instituciones.
Escáner de cama plana (Flat bed): Escáner diseñado para digitalizar fotos y
libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros.
Escáner de libros: Estos equipos especializados para la digitalización de
libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en
los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la
integridad original en cualquier circunstancia.
Escáner de planos: Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos
de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de
papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres,
asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas.
Escáner de transparencias: Específicamente diseñado para digitalizar
negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para
la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de
digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.
Escáner de microfilm: Básicamente su formato consiste en el procesamiento
de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar
colecciones que para su preservación han sido microfilmadas.
ASEGURAMIENTO DE LA DISPONIBILIDAD Y CONSULTA
Permitiendo un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados a
través de métodos de consulta en línea, mediante un sistema concebido para
esta función o, en cualquier caso , mediante la consulta de las imágenes a
través de los propios sistemas de consulta de los documentos o expedientes
electrónicosEl texto digitalizado es más fácil de almacenar
VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN
El costo por mantener gran cantidad de documentos dentro de un espacio físico
puede ser mayor que guardarlos de manera electrónica
Hay reducción de espacio
Da origen a una forma de conocimiento y catalogación distinta
Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y mejores
posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los textos impresos.
El contar con una representación digital del documento original permite la
consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro
cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales
de manera protegida.
Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden
calidad con el paso del tiempo.
ES CONVENIENTE SABER QUE:
Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 M2, en
tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s.
El costo de una fotocopia es similar a una imagen digitalizada, la fotocopia no
puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada
puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.
Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto
que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por
cualquier cantidad de usuarios.
LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS TIENE IMPACTO EN CUATRO
ÁMBITOS SIMULTÁNEAMENTE:
PROCESO: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para
incluir las tareas de digitalización.
NORMATIVA: para la implantación de la Metodología de Digitalización de
Documentos es necesaria la adaptación de la normativa existente para incluir los
procesos de digitalización dentro de la misma.
SOPORTE TÉCNICO: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y
software) para la realización de la digitalización de documentos.
CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN: es necesaria la comunicación y difusión del
cambio que supone la incorporación de la digitalización de documentos en los
procesos a la vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (ACUERDO
No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”)
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Representación precisa de una unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la
recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva
para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el
contexto de su producción. Este término también designa el resultado del proceso
(Archival description). (ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias)
DESCRIPTOR: Término normalizado que define el contenido de un documento y
se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
GUÍA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
ÍNDICE: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,
términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.
METADATOS
TESAUROS
LA NORMA ISAAR (CPF) 2ª ED.
1992
INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Declaración de principios relativos a
la descripción de archivos 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA
Comission on Descriptive Standards. 12 p.
1994
INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): Norma Internacional
General de Descripción Archivística Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc
Comission on Descriptive Standards.
1996
INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): Norma internacional
de registro de autoridad de archivos para las personas jurídicas, las personas y las
familias, propuesto por la Comisión ad hoc sobre normas de descripción, Paris,
France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996.
2000 - ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.
• Gestión electrónica de documentos
• Aplicación de tecnologías para administrar documentos en cualquier
formato
• Gestión de documentos electrónicos
• Naturaleza de documentos, creados, utilizados y conservados en entornos
tecnológicos.
La Gestión documental es un Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es
decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde
que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son
eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico.
Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera
eficiente
Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del
conocimiento
Debe aprovecharse el uso de las Tecnologías de Información y comunicación
como herramienta indispensable para la eficiencia en la gestión de
Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como
soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades
naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al
documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad.
La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo
relativo a la conversión de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la
creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel de crear
un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED).
Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital,
sino de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y
reciben.
El SGED nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos
venido haciendo y el nuevo documento electrónico.
Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la
organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han

Recomendados

Sistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalSistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalshirlyt
 
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental ERIKA STELLA RODRIGUEZ DUQUE
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivisticadianhy
 
Trabajo de programa de gestión documental.3
Trabajo de programa de  gestión documental.3Trabajo de programa de  gestión documental.3
Trabajo de programa de gestión documental.3Yarlenis Cisneros
 
Flujograma transferencia documental
Flujograma transferencia documentalFlujograma transferencia documental
Flujograma transferencia documentalKTG90
 

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Descripción documental
Descripción documentalDescripción documental
Descripción documentalmatitarosas
 
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBATALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBAGabriel Lond
 
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA  GESTIÓN DOCUMENTALEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA  GESTIÓN DOCUMENTAL
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTALmatitarosas
 
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1   organizacion y descripcion archivosTrabajo 1   organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
 
CLASES DE DOCUMENTOS
CLASES DE DOCUMENTOS CLASES DE DOCUMENTOS
CLASES DE DOCUMENTOS mabuiar46
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosWilsonDMartinezV
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIISISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIImayecas3
 
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentosTécnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
 
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Edison Toledo Díaz
 
Transferencias documentales
Transferencias documentalesTransferencias documentales
Transferencias documentalesarchivossenacdb
 
(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia
(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia
(SNA) Sistema nacional de archivos, ColombiaLuz León
 
Mapa conceptual ley 594 de 2000
Mapa conceptual ley 594 de 2000Mapa conceptual ley 594 de 2000
Mapa conceptual ley 594 de 2000Ana Milena
 

La actualidad más candente (20)

Descripción documental
Descripción documentalDescripción documental
Descripción documental
 
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBATALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
 
Mapa conceptual de tranferencias documentales
Mapa conceptual de tranferencias documentalesMapa conceptual de tranferencias documentales
Mapa conceptual de tranferencias documentales
 
TIPOS DE ARCHIVOS
TIPOS DE ARCHIVOSTIPOS DE ARCHIVOS
TIPOS DE ARCHIVOS
 
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA  GESTIÓN DOCUMENTALEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA  GESTIÓN DOCUMENTAL
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
 
Organizacion de archivos
Organizacion de archivosOrganizacion de archivos
Organizacion de archivos
 
Documento archivístico
Documento archivísticoDocumento archivístico
Documento archivístico
 
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1   organizacion y descripcion archivosTrabajo 1   organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos
 
3 tarea 3
3 tarea 33 tarea 3
3 tarea 3
 
CLASES DE DOCUMENTOS
CLASES DE DOCUMENTOS CLASES DE DOCUMENTOS
CLASES DE DOCUMENTOS
 
Sistema de archivo
Sistema de archivoSistema de archivo
Sistema de archivo
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIISISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
 
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentosTécnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
 
Tecnica de archivo
Tecnica de archivoTecnica de archivo
Tecnica de archivo
 
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
 
Transferencias documentales
Transferencias documentalesTransferencias documentales
Transferencias documentales
 
(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia
(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia
(SNA) Sistema nacional de archivos, Colombia
 
Tema 4 sistema de gestion documental
Tema 4 sistema de gestion documentalTema 4 sistema de gestion documental
Tema 4 sistema de gestion documental
 
Mapa conceptual ley 594 de 2000
Mapa conceptual ley 594 de 2000Mapa conceptual ley 594 de 2000
Mapa conceptual ley 594 de 2000
 

Similar a PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

Organización de documentos
Organización de documentosOrganización de documentos
Organización de documentosMachuca08
 
Eje tematico 4 - Digitalización
Eje tematico 4 - DigitalizaciónEje tematico 4 - Digitalización
Eje tematico 4 - Digitalizaciónninimon28
 
Digitalización de documentos
Digitalización de documentosDigitalización de documentos
Digitalización de documentosfranicita
 
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS UIS
 
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS UIS
 
Exposición grupo 4
Exposición grupo 4Exposición grupo 4
Exposición grupo 4negrasalsa
 
Eje temático 4 Digitalización Definitivo
Eje temático 4 Digitalización DefinitivoEje temático 4 Digitalización Definitivo
Eje temático 4 Digitalización Definitivoilypatico
 
Digitalización Eje Tematico 4
Digitalización Eje Tematico 4Digitalización Eje Tematico 4
Digitalización Eje Tematico 4ilypatico
 
Digitalización
DigitalizaciónDigitalización
Digitalizaciónilypatico
 
Trabajo digitalizacin presentación
Trabajo digitalizacin  presentaciónTrabajo digitalizacin  presentación
Trabajo digitalizacin presentaciónWilder Agudelo Parra
 
Presentación digitalización
Presentación digitalizaciónPresentación digitalización
Presentación digitalizaciónHaromero
 
Resumen archivos digitales
Resumen archivos digitalesResumen archivos digitales
Resumen archivos digitalesclibreros
 
Resumen archivos digitales
Resumen archivos digitalesResumen archivos digitales
Resumen archivos digitalesclibreros
 
Exposicion grupo cuatro la digitalizacion
Exposicion grupo cuatro la digitalizacionExposicion grupo cuatro la digitalizacion
Exposicion grupo cuatro la digitalizacionmauricio
 
Trab.degestion pato
Trab.degestion patoTrab.degestion pato
Trab.degestion patopato_02
 
Exposición eje 4 Digitalización
Exposición eje 4 DigitalizaciónExposición eje 4 Digitalización
Exposición eje 4 Digitalizaciónlag85
 

Similar a PROCESOS ARCHIVÍSTICOS (20)

Organización de documentos
Organización de documentosOrganización de documentos
Organización de documentos
 
Eje tematico 4 - Digitalización
Eje tematico 4 - DigitalizaciónEje tematico 4 - Digitalización
Eje tematico 4 - Digitalización
 
Digitalización de documentos
Digitalización de documentosDigitalización de documentos
Digitalización de documentos
 
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
 
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
 
Exposición grupo 4
Exposición grupo 4Exposición grupo 4
Exposición grupo 4
 
Eje temático 4 Digitalización Definitivo
Eje temático 4 Digitalización DefinitivoEje temático 4 Digitalización Definitivo
Eje temático 4 Digitalización Definitivo
 
Digitalización Eje Tematico 4
Digitalización Eje Tematico 4Digitalización Eje Tematico 4
Digitalización Eje Tematico 4
 
Digitalización
DigitalizaciónDigitalización
Digitalización
 
Trabajo digitalizacin presentación
Trabajo digitalizacin  presentaciónTrabajo digitalizacin  presentación
Trabajo digitalizacin presentación
 
Presentación digitalización
Presentación digitalizaciónPresentación digitalización
Presentación digitalización
 
Digitalizacion
DigitalizacionDigitalizacion
Digitalizacion
 
Resumen archivos digitales
Resumen archivos digitalesResumen archivos digitales
Resumen archivos digitales
 
Resumen archivos digitales
Resumen archivos digitalesResumen archivos digitales
Resumen archivos digitales
 
Exposicion grupo cuatro la digitalizacion
Exposicion grupo cuatro la digitalizacionExposicion grupo cuatro la digitalizacion
Exposicion grupo cuatro la digitalizacion
 
Trab.degestion pato
Trab.degestion patoTrab.degestion pato
Trab.degestion pato
 
Digitalizacion y captura documental
Digitalizacion y captura documentalDigitalizacion y captura documental
Digitalizacion y captura documental
 
Exposicion eje 4
Exposicion eje 4Exposicion eje 4
Exposicion eje 4
 
Exposicion eje 4
Exposicion eje 4Exposicion eje 4
Exposicion eje 4
 
Exposición eje 4 Digitalización
Exposición eje 4 DigitalizaciónExposición eje 4 Digitalización
Exposición eje 4 Digitalización
 

Más de Eukarys Rodriguez

Salud individual y colectiva
Salud individual y colectivaSalud individual y colectiva
Salud individual y colectivaEukarys Rodriguez
 
Salud individual y colectiva
Salud individual y colectivaSalud individual y colectiva
Salud individual y colectivaEukarys Rodriguez
 
Necesidades informacion fundamentos
Necesidades informacion fundamentosNecesidades informacion fundamentos
Necesidades informacion fundamentosEukarys Rodriguez
 
Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica estetico ludico
Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica  estetico ludico Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica  estetico ludico
Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica estetico ludico Eukarys Rodriguez
 
Manual proyecto para msucre pnfid 2016 (1)
Manual  proyecto para msucre pnfid  2016 (1)Manual  proyecto para msucre pnfid  2016 (1)
Manual proyecto para msucre pnfid 2016 (1)Eukarys Rodriguez
 
Misiones bolivarianas grupo 1
Misiones bolivarianas grupo 1Misiones bolivarianas grupo 1
Misiones bolivarianas grupo 1Eukarys Rodriguez
 
La sociedad y su evolucion la critica
La sociedad y su evolucion la criticaLa sociedad y su evolucion la critica
La sociedad y su evolucion la criticaEukarys Rodriguez
 
DIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRES
DIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRESDIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRES
DIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRESEukarys Rodriguez
 
Proyecto diagnóstico de riesgos proyeccion
Proyecto diagnóstico de riesgos proyeccionProyecto diagnóstico de riesgos proyeccion
Proyecto diagnóstico de riesgos proyeccionEukarys Rodriguez
 
Libro emparejarse versión digital
Libro emparejarse versión digitalLibro emparejarse versión digital
Libro emparejarse versión digitalEukarys Rodriguez
 
Presentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializada
Presentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializadaPresentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializada
Presentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializadaEukarys Rodriguez
 

Más de Eukarys Rodriguez (17)

Salud individual y colectiva
Salud individual y colectivaSalud individual y colectiva
Salud individual y colectiva
 
Politicaspublicas 1
Politicaspublicas 1Politicaspublicas 1
Politicaspublicas 1
 
Salud individual y colectiva
Salud individual y colectivaSalud individual y colectiva
Salud individual y colectiva
 
Tabla cutter
Tabla cutterTabla cutter
Tabla cutter
 
Terapia ocupacional
Terapia ocupacional Terapia ocupacional
Terapia ocupacional
 
Necesidades informacion fundamentos
Necesidades informacion fundamentosNecesidades informacion fundamentos
Necesidades informacion fundamentos
 
Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica estetico ludico
Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica  estetico ludico Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica  estetico ludico
Cuadro comparativo deporte, recreacion y educaCION fisica estetico ludico
 
Manual proyecto para msucre pnfid 2016 (1)
Manual  proyecto para msucre pnfid  2016 (1)Manual  proyecto para msucre pnfid  2016 (1)
Manual proyecto para msucre pnfid 2016 (1)
 
Misiones bolivarianas grupo 1
Misiones bolivarianas grupo 1Misiones bolivarianas grupo 1
Misiones bolivarianas grupo 1
 
Triptico misiones grupo 1
Triptico misiones grupo 1Triptico misiones grupo 1
Triptico misiones grupo 1
 
La sociedad y su evolucion la critica
La sociedad y su evolucion la criticaLa sociedad y su evolucion la critica
La sociedad y su evolucion la critica
 
DIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRES
DIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRESDIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRES
DIAGNOSTICO DE VULNERABILIDAD ADMINISTRACION DE DESASTRES
 
Manual de proyecto
Manual de proyectoManual de proyecto
Manual de proyecto
 
Proyecto diagnóstico de riesgos proyeccion
Proyecto diagnóstico de riesgos proyeccionProyecto diagnóstico de riesgos proyeccion
Proyecto diagnóstico de riesgos proyeccion
 
Agrupaciones documentales
Agrupaciones documentalesAgrupaciones documentales
Agrupaciones documentales
 
Libro emparejarse versión digital
Libro emparejarse versión digitalLibro emparejarse versión digital
Libro emparejarse versión digital
 
Presentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializada
Presentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializadaPresentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializada
Presentación unidad 4, base de datos2 (1).pptx búsqueda especializada
 

Último

Infografía sobre la historia del Instituto Diocesano
Infografía sobre la historia del Instituto DiocesanoInfografía sobre la historia del Instituto Diocesano
Infografía sobre la historia del Instituto Diocesanomeizterz5353
 
Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024
Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024
Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024IES Vicent Andres Estelles
 
Planificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdf
Planificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdfPlanificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdf
Planificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdfDemetrio Ccesa Rayme
 
Coello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignorancia
Coello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignoranciaCoello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignorancia
Coello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignoranciajc847153
 
Proceso de matricula articulacioncimm.pdf
Proceso de matricula articulacioncimm.pdfProceso de matricula articulacioncimm.pdf
Proceso de matricula articulacioncimm.pdfJorgecego
 
c2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptx
c2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptxc2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptx
c2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptxMartín Ramírez
 
Presentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdf
Presentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdfPresentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdf
Presentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdfJohnCarvajal23
 
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"elizabethauquilla123
 
Alexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdfAlexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdfalexlasso65
 
Presentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptx
Presentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptxPresentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptx
Presentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptxINESDVERA
 
Auquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdf
Auquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdfAuquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdf
Auquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdfAngelaCasco1
 
Informe. El Observatorio Social "la Caixa"
Informe. El Observatorio Social "la Caixa"Informe. El Observatorio Social "la Caixa"
Informe. El Observatorio Social "la Caixa"mmunozgt
 
Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1
Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1
Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1jessicamaribeljaneta
 
Alexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdfAlexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdfalexlasso65
 
Práctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta PadletPráctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta PadletOscar Tigasi
 
Laminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdf
Laminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdfLaminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdf
Laminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdfMelanyLaminia
 
reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo
reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo
reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo Carlos Alberto Aquino Rodriguez
 

Último (20)

Infografía sobre la historia del Instituto Diocesano
Infografía sobre la historia del Instituto DiocesanoInfografía sobre la historia del Instituto Diocesano
Infografía sobre la historia del Instituto Diocesano
 
Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024
Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024
Tema 2 Los minerales: los materiales de la Geosfera 2024
 
Planificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdf
Planificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdfPlanificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdf
Planificacion Curricular en la Escuela Ccesa007.pdf
 
Coello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignorancia
Coello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignoranciaCoello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignorancia
Coello_Javier_Tarea1_ensayo_sobre_la_sociedad_de_la_ignorancia
 
Sesión: Sabiduría para vivir con rectitud
Sesión: Sabiduría para vivir con rectitudSesión: Sabiduría para vivir con rectitud
Sesión: Sabiduría para vivir con rectitud
 
Proceso de matricula articulacioncimm.pdf
Proceso de matricula articulacioncimm.pdfProceso de matricula articulacioncimm.pdf
Proceso de matricula articulacioncimm.pdf
 
c2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptx
c2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptxc2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptx
c2.hu2.p3.p7.Participación en la comunidad.pptx
 
Presentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdf
Presentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdfPresentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdf
Presentacion cuidado del medio ambiente collage scrapbook verde y blanco.pdf
 
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia"
 
Alexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdfAlexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzo_Practica_N° 3.pdf
 
Presentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptx
Presentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptxPresentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptx
Presentación sobre escritura colaborativa2024 Unidad 1.pptx
 
Auquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdf
Auquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdfAuquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdf
Auquilla_Paola_y_Casco_Angela_Tarea_2.pdf
 
TEMA 2 TEORIAS SOBRE EL PRECIO (material adicional) SI.pdf
TEMA 2 TEORIAS SOBRE EL PRECIO (material adicional) SI.pdfTEMA 2 TEORIAS SOBRE EL PRECIO (material adicional) SI.pdf
TEMA 2 TEORIAS SOBRE EL PRECIO (material adicional) SI.pdf
 
Informe. El Observatorio Social "la Caixa"
Informe. El Observatorio Social "la Caixa"Informe. El Observatorio Social "la Caixa"
Informe. El Observatorio Social "la Caixa"
 
Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1
Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1
Prueba 1_Jessica J.docx_Evaluación grupo 1
 
Alexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdfAlexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdf
Alexander_Lasso_Marco_Garzón_Tarea 3.pdf
 
Práctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta PadletPráctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
 
PPT : Sabiduría para vivir con rectitud
PPT  : Sabiduría para vivir con rectitudPPT  : Sabiduría para vivir con rectitud
PPT : Sabiduría para vivir con rectitud
 
Laminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdf
Laminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdfLaminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdf
Laminia_Melany_Tarea_1_La Sociedad de la Ignorancia.pdf
 
reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo
reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo
reciente evolucion de la economia china y su impacto en el mundo
 

PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

  • 1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR. ALDEA UNIVERSITARIA EXPEDITO CORTES INFORME DE ARCHIVOS LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA Y APLICACIONES TECNOLÓGICAS EN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. TUTOR: HILARIO Barquisimeto –Edo. Lara
  • 2. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los documentos VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series de un grupo documental ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado FOLIAR: Acción de numerar hojas. DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms. EL OBJETIVO: es final del proceso de digitalización es en consecuencia, la creación de un documento electrónico, entendido éste como un objeto digital formado por la imagen electrónica obtenida, sus metadatos y si procede, la firma asociada al proceso de digitalización. EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN INICIA con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un
  • 3. gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc. TÉCNOLOGIAS QUE SE UTILIZAN PARA DIGITALIZAR Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente. Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización. Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño. Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo. Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados. La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita. TIPOS DE ESCÁNERES Escáner de alta producción: Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes de producción, para empresas e instituciones. Escáner de cama plana (Flat bed): Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros. Escáner de libros: Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia. Escáner de planos: Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas. Escáner de transparencias: Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica. Escáner de microfilm: Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservación han sido microfilmadas.
  • 4. ASEGURAMIENTO DE LA DISPONIBILIDAD Y CONSULTA Permitiendo un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados a través de métodos de consulta en línea, mediante un sistema concebido para esta función o, en cualquier caso , mediante la consulta de las imágenes a través de los propios sistemas de consulta de los documentos o expedientes electrónicosEl texto digitalizado es más fácil de almacenar VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN El costo por mantener gran cantidad de documentos dentro de un espacio físico puede ser mayor que guardarlos de manera electrónica Hay reducción de espacio Da origen a una forma de conocimiento y catalogación distinta Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y mejores posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los textos impresos. El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida. Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo. ES CONVENIENTE SABER QUE: Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s. El costo de una fotocopia es similar a una imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado. Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios. LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS TIENE IMPACTO EN CUATRO ÁMBITOS SIMULTÁNEAMENTE: PROCESO: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para incluir las tareas de digitalización. NORMATIVA: para la implantación de la Metodología de Digitalización de Documentos es necesaria la adaptación de la normativa existente para incluir los procesos de digitalización dentro de la misma. SOPORTE TÉCNICO: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y software) para la realización de la digitalización de documentos.
  • 5. CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN: es necesaria la comunicación y difusión del cambio que supone la incorporación de la digitalización de documentos en los procesos a la vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (ACUERDO No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”) DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. Este término también designa el resultado del proceso (Archival description). (ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias) DESCRIPTOR: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. GUÍA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. ÍNDICE: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. METADATOS TESAUROS LA NORMA ISAAR (CPF) 2ª ED. 1992 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Declaración de principios relativos a la descripción de archivos 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p. 1994 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards. 1996
  • 6. INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): Norma internacional de registro de autoridad de archivos para las personas jurídicas, las personas y las familias, propuesto por la Comisión ad hoc sobre normas de descripción, Paris, France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996. 2000 - ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed. • Gestión electrónica de documentos • Aplicación de tecnologías para administrar documentos en cualquier formato • Gestión de documentos electrónicos • Naturaleza de documentos, creados, utilizados y conservados en entornos tecnológicos. La Gestión documental es un Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico. Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera eficiente Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del conocimiento Debe aprovecharse el uso de las Tecnologías de Información y comunicación como herramienta indispensable para la eficiencia en la gestión de Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad. La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo relativo a la conversión de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel de crear un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED). Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital, sino de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y reciben. El SGED nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos venido haciendo y el nuevo documento electrónico. Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han
  • 7. llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros derivados, adaptados a las nuevas condiciones o digitales. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOSORGANIZACIÓN DEL PROYECTO: •Definir el alcance y Planificar los pasos que se van a dar. •El Plan de Lanzamiento definirá claramente el alcance. Objetivos del plan de lanzamiento son: •Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. •Crear el equipo del proyecto. LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL PLAN DE LANZAMIENTO SON: •Elaborar un plan detallado del proyecto. •Constitución del equipo e información del mismo a los participantes. Los Resultados del plan se concretarán en: •Equipo constituido y organizado. •Plan detallado del proyecto. •Conocimiento y compromiso de las personas implicadas en dicho plan. •Análisis de la situación actual Son muchos los interrogantes que deben responderse antes de estructurar un SGDE, puesto que internamente dentro del computador solo existen secuencias binarias, es decir ceros y unos que se expresan en algunos casos como carga electrónica de una partícula. De esto solo tendremos una representación en las pantallas del computador o una interpretación por medio de un dispositivo de salida como una impresora. <ead> archivos en línea </ead> Lenguaje de marcas (uso y contexto) XML, como alternativa de codificación Sintaxis de XML DTD, el diccionario lógico XSL, el formato visual al código ¿XML en archivos? Sí, la EAD Marca y lenguaje de marcas Una marca es un elemento que: Permite codificar un objeto (etiquetarlo)
  • 8. Permite indicar a una aplicación cómo tratar ese objeto Puede identificar un punto de conexión con otros elementos Permite estructurar secuencias de objetos para que una aplicación las procese. Marca y lenguaje de marcas Un documento marcado se basa en un conjunto de objetos etiquetados Podemos hablar de dos tipologías: Procedimental Genérico o descriptivo ¿Marcar el formato o el contenido? Procesadores de texto …, HTML, XML... SGML Charles Goldfarb, Ed Mosher y Ray Lorie desarrollan GML (Generalized Markup Language) Cada etiqueta debe describir el contenido y la estructura del documento 1986 norma ISO 8879, describe SGML (Standard Generalized Markup Language) DSSSL (Document Style Semantics and Specification Language) SGML Idea básica de SGML: Procesamiento de documentos por ordenador Separación de estructura, contenido y presentación • Idea básica de SGML: • Procesamiento de documentos por ordenador • Separación de estructura, contenido y presentación • Lenguaje para describir otros lenguajes • Independiente de sistemas y fabricantes ¿Por qué no utilizar SGML directamente? Lenguaje complejo Sintaxis no legible Genera muchas especificaciones para aplicaciones: CALS, J2008, EMPM, … Diseña herramientas de tratamiento muy complejas y costosas. Tipos comparemos: SGML (Standard Generalized Markup Language) Es multiplataforma Es un estándar ISO estable Hay disponibles herramientas gratuitas para edición y conversión Es un conjunto de reglas, no un conjunto de etiquetas fijas Separa completamente la estructura del formato Desventaja: Es complicado de entender y aplicar
  • 9. Supone una gran inversión El diseño de documentos es costoso Los expertos que lo manejan son caros El aprendizaje es caro Pocas herramientas gratuitas, las que no lo son pasan por costes muy elevados. HTML (HyperText Markup Language) El hipertexto funciona Es multiplataforma Tiene una curva de aprendizaje muy plana Barato (muchos editores, visores, verificadores, etc., gratuitos) Base de información grande Los navegadores son baratos, sencillos de construir y de usar y muy flexibles Desventaja: Pobre herramienta de presentación Poco control de espaciado Problemas con el control de guiones, justificación y otras manipulaciones de texto El uso de columnas y cajas es problemático Pobre herramienta de marcaje No se pueden agregar etiquetas nuevas No aporta valor semántico No es modular, escasa posibilidad de reciclar Hay demasiado código inválido publicado actualmente PDF (Portable Document Format) Barato y baja curva de aprendizaje Preserva perfectamente la composición (layout) del documento Excelente para imprimir en cualquier dispositivo Multiplataforma Desventajas: Archivos con mucho peso Poca flexibilidad Pobres capacidades de navegación Pobre capacidad para reconvertir en otros formatos Grandes problemas en cuanto accesibilidad. La queja principal es: ¡Sólo se puede imprimir! Razones: Difícil de manipular una vez creado Diferentes capacidades de los dispositivos en los que se presenta