Educación

1. CLASIFICACION Y ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
OBJETIVOS OPERATIVOS
EL ARCHIVO

2. 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO
1. FLUJO DOCUMENTAL
2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• Vitales
• Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….)
• Métodos y sistemas de archivo
3. TRATAMIENTOS DE LOS DOCUMENTOS. ESTRATEGIAS Y
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN ARCHIVO
•
4. ARCHIVO CORPORATIVO
5. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES
6. REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES PARA LA ELIMINACIÓN DE RESIDUOS

3. Objetivos:
•Entender el proceso completo del flujo documental
en una empresa
•Conocer los distintos tipos de archivos y
documentos, al igual que saber elegir el tipo de
sistemas en cada caso.
•Conocer las características principales de un buen
archivo.
•Saber cuál es el procedimiento de actuación en un
archivo corporativo y dominar los sistemas de
inclusión, extracción y expurgo.
•Saber más sobre “oficina sin papeles”
•Concienciarnos de la importancia del reciclaje

4. FLUJO DOCUMENTAL
Conjunto de técnicas y prácticas usadas para
administrar todo tipo de documentos que fluyen en
una organización. Debe permitir:
Acceso de manera fácil e inmediata a la
información.
Rápida recuperación de documentos en los que
se está trabajando.
Si el proceso es de eliminación tenerlo
debidamente establecido.
Custodia y conservación indefinida de aquellos
que sean valiosos.

5. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Se requiere un procedimiento preestablecido para la
clasificación y tratamiento de la documentación.
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos contiene una descripción
precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de
cada empresa
Complementando al manual de procedimientos, están las
instrucciones de trabajo que completan o detallan los
procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos específicos.

6. Documentos vitales, útiles, importantes,
necesarios, transitorios, desechables
VITALES
ÚTILES
IMPORTANTES
NECESARIOS
TRANSITORIOS
DESECHABLES

7. La documentación puede clasificarse como:
Documentos vitales: escrituras, patentes…
Documentos útiles: Los de origen bancario
Documentos importantes: CIF empresa o DNI gerente
Documentos necesarios: Contratos o acuerdos con
clientes
Documentos transitorios: Documentos que tengan una
determinada validez
Documentos desechables: folletos, carteles…. que
pueden destruirse una vez que se han utilizado.

8. DOCUMENTOS: Informe, expediente, dossier
y otros (Anuncios, saludas, aviso….)
Informes
Descripción, oral o escrita, de las características y
circunstancias de un suceso o asunto.
Portada
Índice
Sinopsis - Introducción
Desarrollo
Conclusiones – Recomendaciones
Fuentes
Glosario
Anexos

9. EXPEDIENTE: Conjunto de todos los papeles
correspondientes a un asunto o negocio. Se
usa señaladamente hablando de la serie
ordenada de actuaciones administrativas y
también de las judiciales en los actos de
jurisdicción voluntaria.
Oficio administrativo
Recurso administrativo
Impresos
http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/normasorganizacion

10. DOCUMENTOS HABITUALES: CARTAS DE DIFERENTES
TIPOS
OTROS DOCUMENTOS O COMUNICACIONES BREVES
TELEGRAMA
BUROFAX
ANUNCIO
SALUDA
NOTA INTERNA
MEMORÁNDUM
FAX
CORREO ELECTRÓNICO
BOLETIN
AVISO
CIRCULARES

11. MÉTODOS Y SISTEMAS DE ARCHIVO
TIPOS DE ALMACENES
ACTIVO
Documentación de uso habitual y de
reciente actualidad. Uso constante,
cerca del puesto del trabajo, de
localización rápida.

12. SEMIACTIVO
Generalmente pertenecen al año anterior.
Es un archivo transitorio entre activo e
inactivo

13. INACTIVO O PASIVO
No van a ser consultados, de uso nulo o es de
obligatoria conservación.

14. CENTRALIZADO
Recoge la totalidad de los documentos
de la empresa.

15. DESCENTRALIZADO
Se dividen los archivos, utilizando para ello criterios
de departamentalización de la empresa.
Los documentos estarán más cerca de donde son
reclamados.

16. SISTEMAS PARA CLASIFICACIÓN O
SIMPLEMENTE SISTEMAS DE ARCHIVO
Alfabético
Numérico
Cronológico
Geográfico
Por materias

17. DECIMAL
CROMÁTICO
NUMÉRICO TERMINAL

18. ESTRATEGIAS DE LOS DOCUMENTOS
Estanterías: Variedad de estanterías y armarios,
de seguridad
Microfilme: Fotografías de los documentos a través
de microfilmación, que reduce considerablemente
el tamaño del documento.
Informáticos: Las llamadas e-office, oficinas sin
papeles.
Ficheros: Con sus respectivas fichas.

19.  ARCHIVO CORPORATIVO:
 Conserva aquellos
documentos con valor
histórico o legal que por
lo tanto no deben ser
eliminado. Su consulta es
esporádica.
 La documentación se
guarda en cajas de
archivo.

20. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Contra incendios, antirrobo, muebles
ignífugos, antitérmicos, herméticos o
cierres dotados de clave o bloqueo

21. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN
PAPELES
http://www.youtube.com/watch?v=baWfoMXC92g
ASISTENTE DOCUMENTAL
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
DMA

22. LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS
VENTAJAS:
• Menos espacio físico
• Acceso rápido y múltiples criterios de búsqueda
• Mantenimiento menos costoso, pero especializado
• Permiten acceso a varios usuarios

23. La computación en la nube, concepto
conocido también bajo los términos
servicios en la nube, informática en la
nube, nube de cómputo o nube de
conceptos, del inglés cloud computing,
que permite ofrecer servicios de
computación a través de Internet.
The CLOUD….

24. http://www.youtube.com/watch?v=WEZMZVagSmU

25. DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
•No tienen validez administrativa y no están sujetos a ninguna
norma o bien han superado el plazo legal de custodia.
https://www.youtube.com/watch?v=1e9Dd0
-wjBQ

26. https://www.youtube.com/watch?v=SoXYxYFjMSc
•Empresas especializadas que realizan la recogida y la
destrucción de los documentos. Se emite un certificado de su
destrucción.

27. http://www.acicla.es/residuosdepapel.htm

28. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
Prioridad: la seguridad y la
confidencialidad
Protección contra:
•Deterioro por el uso o paso del
tiempo.
•Robo
•Falsificación
•Mal uso
•Destrucción
•Pérdida de la documentación

29. NORMAS QUE REGULAN LA
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Código de Comercio: seis años
Ley General Tributaria: seis años (plazo de
prescripción tributaria 4 años)
Ley Prevención del Blanqueo de Capitales
y Financiación del Terrorismo: diez años
•Antes de archivar un
documento, de qué nos tenemos
que asegurar?