Este documento presenta un nuevo formulario para registrar ofertas de asistencia social. El formulario reemplaza una base de datos anterior y contiene campos obligatorios para datos del equipo, la oferta, los beneficiarios, y cómo se entregó y el resultado de la oferta. El objetivo es evitar problemas previos como el uso de celdas duplicadas y la pérdida de datos. Los agentes deben asegurarse de recibir una confirmación después de enviar el formulario para garantizar que la información haya sido recibida.

1. FORMULARIO PARA REGISTRO DE OFERTAS
A partir de la fecha, el registro de las ofertas, que antes se realizaba en la estructura de base de
datos que estaba disponible en los links, se comenzará a registrar en el siguiente formulario.
Este formulario contiene los mismos datos que estaban disponibles en la base que ya conocen,
pero se decidió utilizar este modelo para evitar las siguientes situaciones que se presentaron:
 Varios CGS utilizaban las mismas celdas.
 CGS reportaban que los datos que había consignado fueron borrados.
 CGS agregaban filas e ingresaban información que no estaba en las listas desplegables.
 Dejaban filas en blanco que dificultaban los filtros.
La respuesta de los Agentes de Soporte técnico ha sido proponer esta herramienta que facilita el
ingreso de la información, es un modelo más amigable y garantiza que la información queda
cargada una vez se le ha aceptado el formulario diligenciado.
Para que tengan la garantía que los datos fueron recibidos, deben asegurarse que al decir ENVIAR
INFORMACIÓN les aparezca la siguiente imagen con la siguiente frase.
Con corte semanal, las profesionales de los diferentes equipos que apoyan las labores de
coordinación (administración de Link de oferta) enviarán un reporte donde los CGS verifiquen que
sus registros si se encuentran en la base de datos.
A continuación una breve descripción de cada aparte del formulario: (LOS DATOS DEBEN
DIGITARSE EN LETRA MAYÚSCULA)
1. DATOS DEL EQUIPO QUE ENTREGA LA OFERTA.

2. Este aparte con lista desplegable y campos obligatorios resume los datos del equipo que entrega la
oferta. Es importante que se verifique claramente el municipio y nombre del CGS pues tiene
injerencia directa sobre los filtros.
2. DATOS DE LA OFERTA.
Este aparte con lista desplegable y campos obligatorios, relaciona la oferta vigente en cada
municipio y se debe asociar con la entidad que la ofrece, para eso es importante tener claridad de
cual es la institución, pues esta información es vital para las familias.
3. DATOS DEL EQUIPO QUE ENTREGA LA OFERTA.
Este aparte sin lista desplegable y campos obligatorios, permite ingresar la información de cada
beneficiario de la oferta. Después del folio, un dato importante es conocer el número de personas
de la familia que se benefician de la oferta. Si la oferta se entrega por integrantes, se registra el
uno a uno aunque tengan el mismo número de folio y se pone 1 en el campo de BENEFICIARIOS. Si
la entrega se hace por familia, el registro se hace por folio y se diligencia el campo de cuantos se
benefician de esta entrega.
Como el formulario se pensó para toda la Micro-región, no se pueden cargar con lista desplegables
las comunas y barrios, por eso es importante que se digiten correctamente.
En el campo de CONDICIÓN DE VÍCTIMA hay una casilla de verificación, se debe marcar si la
persona que está registrando SI tiene condición de víctima (está inscrita en el RUPD), de lo

3. contrario no se debe marcar y en la base de datos se entiende que la información será NO TIENE
CONDICIÓN DE VÍCTIMA.
4. FORMA COMO SE ENTREGA LA OFERTA.
Este campo con casillas de verificación está diseñado para reconocer la forma como se entrega la
oferta. Es importante considerar en este campo la forma como la Coordinación Local ha planeado
este proceso de entrega, pues de esto depende que se cuenten las visitas o se sometan a
conversión según corresponda. No marcar ninguna opción indica que NO SE UTILIZÓ NINGUNO DE
ESTOS TRES MEDIOS PARA ENTREGAR LA OFERTA. Al menos se debe marcar uno de los 3 campos
para que se pueda validar el formulario.
5. ACCIÓN EJECUTADA EN LA ENTREGA DE LA OFERTA.
Este campo con casillas de verificación pretende conocer el tipo de acción que se realizó en la
entrega de la oferta. Cuando se marca la casilla de CARACTERIZACIÓN, indica que en esta visita se
tuvo que diligenciar un formulario o llenar una encuesta proporcionada por la institución que
entrega la oferta (ejemplo: para Discapacidad Auto 006 se pedía preguntar una información y
cargarla en una base de datos suministrado por el Referente local de Discapacidad). Cuando se
marca la casilla RECOGE DOCUMENTOS, indica que en esta visita se le solicitó a la familia la
entrega de unos documentos que la institución requiere para dar trámite a la oferta (ejemplo:
Para prótesis dentales se pedía recoger copia de cédula y sisben). Cuando marca ENTREGA
INFORMACIÓN Y VERIFICA CONDICIONES indica que sólo se realizó la llamada o visita para citar a
una reunión, informar sobre la oferta sin otro compromiso más que dar información o se tuvo que
verificar alguna situación en particular, sin que esto implique registrarlo (ejemplo: Para RIE se
solicitaba verificar si las condiciones de Habitabilidad eran favorables para tener un negocio, pero
no se registraba en ningún lado). No marcar ninguno de los 3, indica que no se realizó ninguna
acción en la entrega de la oferta. Se debe marcar al menos una de las 3 opciones para que se
pueda validar el formulario.
6. RESULTADO DE LA ENTREGA DE LA OFERTA.

4. Este campo con casilla de verificación permite conocer el resultado final de la gestión de la oferta
a las familias. Como es conocido, las familias no siempre responden positivamente a la oferta o
presentan condiciones especiales para acceder a ellas. Por ese motivo, al final se pide que marque
la casilla que indique si la familia ACEPTÓ LA OFERTA. En caso de no marcar la casilla se dará por
hecho que el CGS hizo la entrega de la información, pero que la familia NO LA ACEPTÓ. Si este es
el caso, se debe consignar una breve observación que permita conocer el motivo de la NO
ACEPTACIÓN.
Este campo es vital, en la medida que quienes no acepten la oferta, no serán remitidos las
instituciones que entregan el beneficio. Marcar o no la casilla determina el tránsito que tendrá la
familia hacia la oferta o que se descarte por el no interés.
Espero que esta información sea de utilidad para la comprensión y buen diligenciamiento de ésta
valiosa herramienta de trabajo.