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FASE INTERNA DE LAS
 CONTRATACIONES


   ADA BASULTO LIEWALD
Procedimiento de Adquisiciones y
       Contrataciones del Estado


                           3 Fases:



PLANIFICACIÓN                                    EJECUCIÓN
   Y ACTOS            SELECCIÓN                 CONTRACTUAL
PREPARATORIOS


                Esquema                 Nuevas
                 clásico              modalidades
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN:
Planificación y Actos                                    Ejecución
                                 Selección
   Preparatorios                                        Contractual


 • Plan Estratégico Inst.    • Convocatoria          • Suscripción
                                                      • Suscripción
  • Plan Estratégico Inst.    • Convocatoria
 • Plan Operativo Inst.      • Registro de           • Garantías
                                                      • Garantías
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                               participantes
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    Institucional                                    • Ampliaciones yy
                             • Presentación de
                              • Presentación de       • Ampliaciones
 • Plan Anual de               propuestas              prórrogas
                                                        prórrogas
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Definición de Actos Preparatorios

   Constituye una etapa de actuaciones de la
   fase de planificación y programación,
   previa al desarrollo del proceso de
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PLAN ANUAL DE
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     (PAAC)
Planificación de la gestión
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! El presupuesto
Contenido
! El PAAC como instrumento de gestión:
   ! Finalidad y características
   ! El PAAC y las fases de la contratación pública
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   ! ¿Qué adquirir y cuánto adquirir?
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Finalidades:   Características:
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               ! Formal
El PAAC y las Fases de la
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Programación
Programación

               Selección
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PAAC                        Ejecución
                            Ejecución
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                           Contractual
Programando las Adquisiciones

! ¿Qué adquirir y cuánto adquirir?
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               relación con el PIA
                     Segundo Momento (30 Días naturales después)


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                                     Aprobación
                                                                    Plan
              PIA                                                   Anual


          Consolidación
           de cuadro de
                                             Difundir:             SEACE
                                           Dentro de los
           necesidades                        5 días
 Primer                                     hábiles de             LOCAL Y
Momento                                     aprobado               WEB DE LA
                                                                   ENTIDAD
             Usuarios
             definen
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Fase interna de contratac
Modificación
! Reprogramación      de       la    asignación
  presupuestal o de metas institucionales.
  ! Incluir o Excluir procesos.
  ! Valor Estimado varíe en +/- 25% y cambie
    Tipo de Proceso.
! Aprobación formal.
! Comunicación:
  ! CONSUCODE : SEACE
  ! Local y web de la Entidad.
Errores Frecuentes (1)
! De las formalidades en su aprobación:
  ! Aprobación     y/o publicación del instrumento
    aprobatorio del PAAC fuera de plazo.
  ! No publicó instrumento aprobatorio en SEACE y/o en
    la Web de la Entidad.
  ! Aprobación en “vías de regularización”.
! De las formalidades en su modificación:
  ! No informó modificación al SEACE o lo hizo fuera de
    plazo.
  ! El funcionario designado como usuario no cumple con
    mantener actualizado su PAAC.
Errores Frecuentes (2)
! Del contenido:
  ! No incluye procesos de otros regímenes.
  ! Se incurre en fraccionamiento.
  ! No se determina correctamente el objeto de
    contratación ni el tipo del proceso de
    selección.
Conclusiones
! Herramienta de gestión logística.
! Elaboración vinculada a instrumentos de gestión
    estratégica y táctica así como al proceso
    presupuestario anual.
!   Exige formalidades establecidas por Ley.
!   Incluye todos los procesos (sanción de nulidad).
!   Excepción para AMC no programables.
!   Acceso a PROMPYME a través del SEACE.
!   Dos supuestos de modificación según Ley.
EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN
Definición de Expediente de
            Contratación

 Documento que contiene todas las actuaciones
 referidas a la adquisición o contratación, desde la
 decisión de adquirir o contratar hasta la culminación
 del contrato.



El Expediente de Contratación se elabora en la Fase
de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del
contrato.
Finalidad

     Contar con la base técnica y económica que
     le permita a la Entidad obtener una oferta
     idónea, con la calidad requerida o mejorada
     y a un costo o precio adecuado.
Inicio

                                                       Indagaciones: ADS,
NECESIDAD
                     Área Usuaria /                       ADP y AMC
Consolidar en                                  DECA
                     Requerimiento                    Estudios de Mercado:
  el PAAC
                                                           Licit. Y CP



                                                           Definición de
                                                      características técnicas
                                                           (C.T.) y valor
                                                         referencial (V.L.)


 Prohibición de Fraccionamiento: No se
 debe dividir una adquisición o contratación           Determinación del
 para dar lugar al cambio del tipo de proceso de       tipo de proceso de
 selección                                              selección: LP, CP,
                                                       ADP, ADS, AMC.
Indagaciones
 Averiguaciones previas realizadas mediante
 cotizaciones, compras recientes y similares al objeto
 del proceso, información solicitada a otras
 Entidades, etc.

 Ejemplo de Preguntas
    !   Si existe el producto en el mercado actualmente.
    !   Que cantidad hay para saber si satisface su
        necesidad.
    !   Cuanto va a costar, etc.
Estudio de Mercado

Investigación y análisis previo de
las condiciones del mercado,
mediante      la   obtención    de
documentos                técnicos,
publicaciones, investigaciones de
campo,      etc.   que    permiten
identificar    y/o   mejorar    las
características de lo requerido,
conocer el mercado proveedor a
través del volumen y monto
ofertado.
Contenido
!   Requerimiento Área Usuaria
!   Estudio de mercado / indagación
!   Características técnicas y cantidad
!   Valor Referencial
!   Tipo de proceso de selección
!   Sistema y Modalidad de Selección



Obras: Toda la información mencionada más el
expediente técnico, plazo de ejecución y entrega.
Aprobación del Expediente
Cada Entidad determina procedimientos y plazos para
su elaboración y aprobación.
Será aprobado por el funcionario competente, de
acuerdo a sus normas de organización interna.
Una vez aprobado, es entregado al Comité Especial
para la elaboración de las bases.
Conclusiones

 El expediente aprobado es        requisito para
 convocar a proceso de selección, bajo sanción de
 nulidad.

 El expediente de contratación debe contener
 todas las actuaciones referidas a la adquisición o
 contratación, desde la decisión de adquirir o
 contratar hasta la culminación del contrato.
COMITÉ ESPECIAL
Definición

! Es el órgano designado para
  elaborar las Bases de un
  proceso   de     selección  y
  conducir el desarrollo del
  mismo hasta que quede
  consentido el otorgamiento de
  la Buena Pro o se cancele el
  proceso.
Principios de actuación del
          Comité Especial
! Colegialidad

! Especialidad

! Solidaridad

! Autonomía

! Confidencialidad
Estructura
! 3 ó 5 miembros:
    !   Uno de ellos con conocimiento técnico del objeto de la convocatoria.

  En:
                                        Uno o más especialistas de la
  • Bienes sofisticados
                                        misma u otra Entidad o
  • Servicios especializados
                                        expertos independientes
  • Obras
! Mínimo:
    !   1 DECA
    !   1 Área Usuaria
! Suplentes: En igual número que los titulares




              • En Subasta Inversa 2 miembros:
                   – Quien dirige la subasta
                   – Secretario
Impedimentos
               (Para ser miembro)


! Titular o Máxima autoridad de la Entidad
! Contralores y fiscalizadores
! Aprobaron el expediente o las Bases
! Designaron al Comité Especial
! Resolverán apelación
! Miembros de CE con sanción vigente
Comité Especial Permanente
                (CEP)
! ADP / ADS /AMC


 Se debe considerar:
  !   Estructura mínima
  !   Puede haber uno o más CEP

  !   Duración:     ¿1 ejercicio?
  !   Suplentes
  !   No para P/S desierto
Expertos Independientes

! Persona natural
                               Giro principal: objeto de la
! Persona jurídica             convocatoria
                               Representante: persona natural




    – No tienen que estar inscritos en el RNP
    – Deber de confidencialidad
    – Contratación: AMC
Expertos de otras Entidades
! Como se relacionan con la Entidad
  convocante:

            ¿Contrato o convenio?

! Pueden actuar como:

           Miembros y ¿asesores?
Designación
! Titular o Máxima Autoridad de la Entidad

! Por escrito

! Titulares y suplentes

! Persona (nombre), no cargo

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! Para más de un proceso de selección
Formalización

 ! Notificación a cada miembro
 ! Entregar expediente de contratación
   (sólo al presidente)
 ! Instalación
Funciones (1)
! Consultar y proponer modificaciones al
  expediente de contratación.

! Elaborar las Bases y elevarlas para su
  aprobación.

! Convocar el P/S.

! Absolver consultas y observaciones.
Funciones (2)
! Recibir y evaluar las propuestas.

! Otorgar la buena pro.

! Declarar desierto el P/S.

! Todo acto necesario para el desarrollo del
  P/S.
Remoción
  • Caso fortuito o fuerza mayor
  • Cese motivado en el servicio

Renuncia
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Cese de Funciones
  • Consentimiento de la Buena Pro
  • Cancelación del Proceso
Monitores del Ministerio de Justicia
   para el Curso de Extensión

 Preguntar solo del 09 – 11 de Julio
           fsaenz@minjus.gob.pe
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  • 1. FASE INTERNA DE LAS CONTRATACIONES ADA BASULTO LIEWALD
  • 2. Procedimiento de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 3 Fases: PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Y ACTOS SELECCIÓN CONTRACTUAL PREPARATORIOS Esquema Nuevas clásico modalidades
  • 3. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN: Planificación y Actos Ejecución Selección Preparatorios Contractual • Plan Estratégico Inst. • Convocatoria • Suscripción • Suscripción • Plan Estratégico Inst. • Convocatoria • Plan Operativo Inst. • Registro de • Garantías • Garantías • Plan Operativo Inst. • Registro de participantes participantes • Adelantos • Determinación de • Determinación de • Adelantos necesidades necesidades • Consultas • Consultas • Adicionales yy • Adicionales • Presupuesto • Observaciones reducciones reducciones • Presupuesto • Observaciones Institucional Institucional • Ampliaciones yy • Presentación de • Presentación de • Ampliaciones • Plan Anual de propuestas prórrogas prórrogas • Plan Anual de propuestas Contrataciones Contrataciones • Subcontratación • Evaluación yy • Evaluación • Subcontratación • Expediente de • Expediente de calificación calificación • Recepción yy contratación • Recepción contratación • Otorgamiento de la conformidad conformidad • Otorgamiento de la • Comité Especial/Bases • Comité Especial/Bases Buena Pro Buena Pro • Liquidación • Liquidación Entidad (máx. aut. y Interacción Entidad - Interacción Entidad - funcionarios) Proveedores Contratista
  • 4. Definición de Actos Preparatorios Constituye una etapa de actuaciones de la fase de planificación y programación, previa al desarrollo del proceso de selección, que se inicia con la decisión de adquirir o contratar.
  • 5. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAAC)
  • 6. Planificación de la gestión ! Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM) ! Programa Multianual de Inversión Pública (PMIP) ! Planes de Desarrollo Concertado (PDC)
  • 7. Planificación de la gestión ! Plan Estratégico Institucional (PEI) ! Plan Operativo Institucional (POI) ! Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) ! Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (PAAC) ! El presupuesto
  • 8. Contenido ! El PAAC como instrumento de gestión: ! Finalidad y características ! El PAAC y las fases de la contratación pública ! Programando las adquisiciones: ! ¿Qué adquirir y cuánto adquirir? ! Pedidos Vs. Presupuesto ! Proceso de elaboración del PAAC en relación con el Presupuesto ! Contenido del PAAC ! Modificación del PAAC ! Errores y omisiones frecuentes
  • 9. El PAAC como instrumento de gestión Finalidades: Características: ! Programar ! Obligatorio ! Difundir ! Integral ! Evaluar ! Público ! Formal
  • 10. El PAAC y las Fases de la Contratación Pública Programación Programación Selección Selección PAAC Ejecución Ejecución Contractual Contractual
  • 11. Programando las Adquisiciones ! ¿Qué adquirir y cuánto adquirir? ! Pedidos Vs. Presupuesto
  • 12. Elaboración del PAAC y su relación con el PIA Segundo Momento (30 Días naturales después) Aprobación de Aprobación Plan PIA Anual Consolidación de cuadro de Difundir: SEACE Dentro de los necesidades 5 días Primer hábiles de LOCAL Y Momento aprobado WEB DE LA ENTIDAD Usuarios definen requerimientos
  • 14. Modificación ! Reprogramación de la asignación presupuestal o de metas institucionales. ! Incluir o Excluir procesos. ! Valor Estimado varíe en +/- 25% y cambie Tipo de Proceso. ! Aprobación formal. ! Comunicación: ! CONSUCODE : SEACE ! Local y web de la Entidad.
  • 15. Errores Frecuentes (1) ! De las formalidades en su aprobación: ! Aprobación y/o publicación del instrumento aprobatorio del PAAC fuera de plazo. ! No publicó instrumento aprobatorio en SEACE y/o en la Web de la Entidad. ! Aprobación en “vías de regularización”. ! De las formalidades en su modificación: ! No informó modificación al SEACE o lo hizo fuera de plazo. ! El funcionario designado como usuario no cumple con mantener actualizado su PAAC.
  • 16. Errores Frecuentes (2) ! Del contenido: ! No incluye procesos de otros regímenes. ! Se incurre en fraccionamiento. ! No se determina correctamente el objeto de contratación ni el tipo del proceso de selección.
  • 17. Conclusiones ! Herramienta de gestión logística. ! Elaboración vinculada a instrumentos de gestión estratégica y táctica así como al proceso presupuestario anual. ! Exige formalidades establecidas por Ley. ! Incluye todos los procesos (sanción de nulidad). ! Excepción para AMC no programables. ! Acceso a PROMPYME a través del SEACE. ! Dos supuestos de modificación según Ley.
  • 19. Definición de Expediente de Contratación Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato. El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del contrato.
  • 20. Finalidad Contar con la base técnica y económica que le permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado.
  • 21. Inicio Indagaciones: ADS, NECESIDAD Área Usuaria / ADP y AMC Consolidar en DECA Requerimiento Estudios de Mercado: el PAAC Licit. Y CP Definición de características técnicas (C.T.) y valor referencial (V.L.) Prohibición de Fraccionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación Determinación del para dar lugar al cambio del tipo de proceso de tipo de proceso de selección selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.
  • 22. Indagaciones Averiguaciones previas realizadas mediante cotizaciones, compras recientes y similares al objeto del proceso, información solicitada a otras Entidades, etc. Ejemplo de Preguntas ! Si existe el producto en el mercado actualmente. ! Que cantidad hay para saber si satisface su necesidad. ! Cuanto va a costar, etc.
  • 23. Estudio de Mercado Investigación y análisis previo de las condiciones del mercado, mediante la obtención de documentos técnicos, publicaciones, investigaciones de campo, etc. que permiten identificar y/o mejorar las características de lo requerido, conocer el mercado proveedor a través del volumen y monto ofertado.
  • 24. Contenido ! Requerimiento Área Usuaria ! Estudio de mercado / indagación ! Características técnicas y cantidad ! Valor Referencial ! Tipo de proceso de selección ! Sistema y Modalidad de Selección Obras: Toda la información mencionada más el expediente técnico, plazo de ejecución y entrega.
  • 25. Aprobación del Expediente Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboración y aprobación. Será aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna. Una vez aprobado, es entregado al Comité Especial para la elaboración de las bases.
  • 26. Conclusiones El expediente aprobado es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad. El expediente de contratación debe contener todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.
  • 28. Definición ! Es el órgano designado para elaborar las Bases de un proceso de selección y conducir el desarrollo del mismo hasta que quede consentido el otorgamiento de la Buena Pro o se cancele el proceso.
  • 29. Principios de actuación del Comité Especial ! Colegialidad ! Especialidad ! Solidaridad ! Autonomía ! Confidencialidad
  • 30. Estructura ! 3 ó 5 miembros: ! Uno de ellos con conocimiento técnico del objeto de la convocatoria. En: Uno o más especialistas de la • Bienes sofisticados misma u otra Entidad o • Servicios especializados expertos independientes • Obras ! Mínimo: ! 1 DECA ! 1 Área Usuaria ! Suplentes: En igual número que los titulares • En Subasta Inversa 2 miembros: – Quien dirige la subasta – Secretario
  • 31. Impedimentos (Para ser miembro) ! Titular o Máxima autoridad de la Entidad ! Contralores y fiscalizadores ! Aprobaron el expediente o las Bases ! Designaron al Comité Especial ! Resolverán apelación ! Miembros de CE con sanción vigente
  • 32. Comité Especial Permanente (CEP) ! ADP / ADS /AMC Se debe considerar: ! Estructura mínima ! Puede haber uno o más CEP ! Duración: ¿1 ejercicio? ! Suplentes ! No para P/S desierto
  • 33. Expertos Independientes ! Persona natural Giro principal: objeto de la ! Persona jurídica convocatoria Representante: persona natural – No tienen que estar inscritos en el RNP – Deber de confidencialidad – Contratación: AMC
  • 34. Expertos de otras Entidades ! Como se relacionan con la Entidad convocante: ¿Contrato o convenio? ! Pueden actuar como: Miembros y ¿asesores?
  • 35. Designación ! Titular o Máxima Autoridad de la Entidad ! Por escrito ! Titulares y suplentes ! Persona (nombre), no cargo ! Nombrar Presidente ! Para más de un proceso de selección
  • 36. Formalización ! Notificación a cada miembro ! Entregar expediente de contratación (sólo al presidente) ! Instalación
  • 37. Funciones (1) ! Consultar y proponer modificaciones al expediente de contratación. ! Elaborar las Bases y elevarlas para su aprobación. ! Convocar el P/S. ! Absolver consultas y observaciones.
  • 38. Funciones (2) ! Recibir y evaluar las propuestas. ! Otorgar la buena pro. ! Declarar desierto el P/S. ! Todo acto necesario para el desarrollo del P/S.
  • 39. Remoción • Caso fortuito o fuerza mayor • Cese motivado en el servicio Renuncia • No cabe Cese de Funciones • Consentimiento de la Buena Pro • Cancelación del Proceso
  • 40. Monitores del Ministerio de Justicia para el Curso de Extensión Preguntar solo del 09 – 11 de Julio fsaenz@minjus.gob.pe falvarado@minjus.gob.pe