Guía para la Planificación de auditoría, aplicada en la Auditoría Interna del IPSFA

1. Volumen 1, nº 1 Página 1
Auditoría Interna
P L A N I F I C A C I O N D E A U D I T O R I A
C O N O C I M I E N T O D E L A E N T I D A D
ETAPA
PRELIMINAR
eficiencia de los procesos. Análisis de los resultados de
Caracterización de la unidad los últimos ejercicios de audi-
Para realizar la planifi- Relaciones con el entorno toría
cación de auditoría, el Para el mejor conocimiento de
la dependencia a auditar, el Conocer la realidad del contexto En esta etapa es importante
Auditor interno y las o del sector, área, proyecto o consultar y analizar en los infor-
equipo de auditores debe reali-
los Jefe de departa- zar un estudio y análisis de la programa auditar mes de auditorias, aspectos
mento, deberán: información que reposa en el Mapa de riesgo institucional. relacionados con:
archivo permanente de la Audi- El alcance, es decir los procesos
· Tener en cuenta el toría Interna, acerca de aspectos
Indicadores de gestión de la
dependencia a auditar. auditados en el examen anterior.
Plan anual de auditor- tales como: Objetivos generales y específi-
ía. Análisis de la normativa aplica- cos. Conclusiones, recomenda-
· Naturaleza de sus operaciones ble comprende la consulta y ciones. Hallazgos trasladados,
· Asignar al auditor o · Estructura organizacional estudio de las disposiciones plan de mejoramiento presenta-
el equipo de auditores legales vigentes, haciendo una do por la entidad, avance del
· Visión
descripción de las fuentes jurídi- plan - identificación, cumplimien-
que debe realizar el · Misión cas aplicables a la dependencia,
proceso de auditoría. to de metas. Lo anterior le per-
. Marco legal. enfatizando las más relevantes
como: Estatutos y normas de mite al equipo obtener un cono-
· Designar un coordi- · Objetivos (Estratégicos si se cimiento preliminar de las áreas
creación, Reglamentos externo e
nador o jefe de equipo requieren) internos que la afectan, Manua- cri8ticas de la entidad auditada y
auditor. les de normas y procedimientos, proyectar los posibles temas o
· Políticas generales procesos a auditar que se pre-
y de control interno, normas de
· Funciones contratación, normas de presu- sentarán en mesa de trabajo.
La planificación de la audi- · Normativa aplicable
· Proyectos de inversión
puesto, normas del Estado rela-
cionadas con las actividades de
Análisis de los derechos de
petición, quejas y denuncias.
toría comporta el desarrollo · Recursos financieros
la dependencia a auditar.
Esta actividad posibilita que el
La valoración de las implicacio-
nes reales que estos pendientes
de una estrategia global en (composición contable, presu-
puestal y de contratación)
equipo auditor conozca el marco
jurídico en el cual opera la de-
puedan presentar para el ade-
cuado funcionamiento de un
base al objetivo y alcance del · Recursos humanos (estructura
de cargos aprobada, ocupada,
pendencia a auditar y la estruc-
tura funcional.
proceso, son aspectos puntuales
que aportan información relevan-
encargo y la forma en que se distribución y contratos de pres-
tación de servicios y honorarios
te al momento de realizar la
auditoría, determinando las ac-
espera que responda la orga- profesionales). ciones necesarias para su debi-
da atención.
· Recursos físicos
nización de la entidad. Datos estadísticos y niveles de
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CONTENIDO: Una vez definida la organi- de la presencia del riesgo, y estos criterios, es una herra-
zación lógica de los procedi- segundo, se califica el grado mienta idónea, adecuada y
mientos, se procede a deter- de ocurrencia o frecuencia objetiva para obtener un dia-
Etapa Preliminar 1 minar las causas o motivos del riesgo en la respectiva gnóstico de las dependencias
que impiden el buen desarro- dependencia de acuerdo al y determinar sus actividades
llo y ejecución de los mis- conocimiento de la misma. y procesos críticos o débiles.
Conocimiento de la
1 mos, que no son otra cosa
entidad Multiplicadas estas dos cali- Esta herramienta se convier-
que los riesgos que se pue- ficaciones, grado de ocurren-
Evaluar el riesgo den presentar en el desarrollo te en una base sólida para
1 cia o frecuencia por la rele- planificar y seleccionar los
institucional de estos y que afectan nega- vancia del riesgo, nos arroja procedimientos que se deben
tivamente los resultados de una calificación o pondera-
Definir el alcance de
2 auditar a las gerencias y de-
su gestión. ción final por riesgo sobre
la auditoría. más dependencias, con un
Conocidos los riesgos se una escala de 100 puntos alto grado de certeza de estar
Definir los objetivos y
4
procede a su calificación en donde se establece que a una enfocando la auditoria de la
estrategias de la
dos sentidos; el primero, en mayor calificación mayor es gestión fiscal a lo realmente
auditoría.
escala de 1 a 10, se califica el riesgo. importante para que el resul-
Memorando de plani- la relevancia o importancia
5 Este mapa, trabajado bajo tado de la actividad sea efi-
ficación

2. P á g i n a 2 A u d i t o r í a I n t e r na
ciente, eficaz y económico. D E F I N I R E L A L C A N C E D E L A
A U D I T O R I A
Este mapa diseñado por
procedimientos permite Identificar los procesos gos, al presupuesto y al auditor tiene que asignar
evaluar los riesgos de ma- críticos Al determinar el tiempo con que se cuenta. prioridades que permitan
nera general o específica, alcance el equipo auditor También se considera los el examen profundo de
facilitando la planificación debe utilizar su juicio pro- gastos comparativos y los los mismos en las cuales
de auditorias. fesional para concentrar sus consecuentes ahorros po- parece probable lograr
esfuerzos sobre aquellos tenciales resultantes del los máximos beneficios.
problemas o procedimien- examen de un procedimien- La focalización de la
tos críticos que parecen to considerado como críti- auditoría se inicia enton-
tener un impacto significa- co. El auditor no debe pre- ces con la determinación
tivo dentro de las operacio- ocuparse por las áreas in- de los riesgos a auditar,
nes. Al considerar los posi- significantes. los cuales dependen en
bles procedimientos críticos Como frecuentemente el gran medida de la eva-
el equipo auditor evalúa tiempo y los recursos dis- luación del riesgo institu-
aquellos en los cuales su ponibles no permiten el cional, de los objetivos
estudio inicial ha indicado examen de todos los proce- de la dependencia, el
fallas o debilidades signifi- dimientos considerados tamaño y la complejidad
cativas. Se debe priorizar como críticos el equipo de sus operaciones y los
de acuerdo al mapa de ries- recursos físicos, huma-
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S U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I A
nos y financieros involucra- auditoría (el qué hacer). de la naturaleza de los obje- mientos que han de eva-
dos, el producto o servicio La selección de los riesgos a tivos y metas de la depen- luarse. Una vez evaluado
generado, el interés de los auditar tiene que ser discuti- dencia y del análisis que se el riesgo institucional a
usuarios directos del Institu-
da y concertada en Mesa de haga de los componentes través del mapa de ries-
to y las prioridades de la Trabajo, para lograr en base importantes de las activida- gos, el equipo auditor
Auditoría Interna. a la consideración de todos des bajo examen. debe determinar cuáles
Definir los riesgos a audi- los elementos de juicio posi- El conocimiento de la de- riesgos van a ser audita-
tar bles, que sea la más objetiva pendencia y la evaluación dos, con fundamento en
Esta etapa de la planifica- y adecuada para realizar un del riesgo institucional son la ponderación dada al
ción es quizás una de las buen examen de auditoría. las herramientas que les momento de calificar su
funciones más importantes La naturaleza de las ope- permitirán a los auditores grado de ocurrencia y
del equipo de auditoría, ya raciones o actividades que definir en este momento de relevancia, a las directri-
que define el rumbo de la han de revisarse dependerá la planificación los procedi- ces y parámetros inicial-
mente establecidos, el tipo
de auditoría que se va a
realizar y el criterio profe- D E F I N I R L O S O B J E T I V O S Y
sional de los auditores. E S T R A T E G I A S D E A U D I T O R I A
neral de la República y del proceso en objetivo. Es
Objetivos generales de la Sistema Nacional de Con- decir, si el grupo de audito-
auditoría Los objetivos trol Fiscal, Gaceta Oficial res decidió evaluar un de-
generales podrán variar N° 37.347 de fecha 17 de terminado procedimiento,
para cada auditoría, pero- diciembre de 2001. Una entonces ese será su objeti-
siempre deben estar enfoca- vez identificados los proce- vo.
dos a lograr el objetivo dimientos críticos que serán
primordial de la Auditoría objeto de análisis dentro de
Interna consagrado en el la auditoría, se deben esta-
artículo 40 de la Ley Orgá- blecer los objetivos, que no
nica de la Contraloría Ge- es otra cosa que convertir el

3. V o l u m e n 1 , n º 1 P á g i n a 3
A u d i t o r í a I n t e r na
D E F I N I R L O S O B J E T I V O S Y E S T R A T E G I A S D E
L A A U D I T O R I A
En el mapa de riesgos a cada proce- dades definidas sean las suficientes
dimiento se le han definido unos y necesarias, pues de la ejecución
puntos críticos. total de éstas depende el logro del
De acuerdo a la ponderación y de- objetivo.
más criterios utilizados el equipo El equipo auditor debe tener presen-
auditor selecciona los riesgos a au- te que una actividad mal desarrolla-
ditar. El objetivo específico será da o que no sea realizada puede
entonces auditar el riesgo definido. afectar la firmeza y certeza de los
Establecer las actividades a des- hallazgos, de las observaciones y
arrollar conclusiones de auditoría. Así mis-
A cada objetivo específico deberán mo, se debe cuidar la veracidad y
Objetivos específicos de la auditor- contundencia de las evidencias reco-
ía Para cada objetivo general de- determinársele cuidadosamente las
actividades de auditoría a desarro- lectadas para presentar un hallazgo
berán establecerse objetivos especí- sólido.
ficos. llar. Es indispensable que las activi-
Resultados esperados de la ser: diagnosticar sobre ..., Estimar los requerimientos su perfil profesional. deben
auditoría. Los resultados emitir una opinión respecto de recursos humanos, físi- ser los mismos funcionarios
esperados de la auditoría de ..., dar un concepto so- cos y financieros . Una vez que hicieron la planificación.
deben elaborarse de tal ma- bre ..., emitir un pronuncia- conocidos los objetivos per- Físicos: se debe contemplar
nera que al alcanzarlos se miento de ..., establecer si se seguidos y las actividades a todo lo requerido para la
esté cumpliendo los objeti- presenta o no determinada desarrollar, se deben definir ejecución; papelería, compu-
vos propuestos. Deben ser situación.. etc. los recursos requeridos para tadores, etc.
específicos, tangibles, alcan- El resultado podrá ser cuanti- ejecutar el trabajo. Estos
zables y satisfactorios. recursos pueden ser: Financieros: se determinan
ficado de acuerdo al grado de los recursos financieros ne-
Para cada objetivo general complejidad (tamaño, ubica- Humanos: en este punto se cesarios para realizar la audi-
definido debe existir cuando ción, ejercicio a realizar, etc) confirma o modifica el grupo toría, en término de viáticos,
menos un resultado espera- que en últimas determinará de los auditores que desarro- gastos de viaje y fotocopias.
do. Para plantear el resultado el tamaño de la muestra a llarán las etapas de ejecución Se debe tramitar la comuni-
podríamos preguntarnos tomar y el grado de confiabi- e informe, al igual que el cación referente a la desig-
¿para qué quiero cumplir el lidad esperado. coordinador de la auditoría. nación de comisión, los
objetivo? ¿en la auditoría Se definen los funcionarios efectos administrativos de la
cuál es el beneficio o utilidad básicamente de acuerdo a las misma.
que me presta cumplir el actividades a desarrollar y a
objetivo? La respuesta podría
Establecer los tiempos y el Periodo para evaluar el ries- quién y el cuándo. Así mis- Al finalizar el proceso de
cronogramas de actividades go inherente y el sistema de mo, sirve para efectuar su auditoría, cuando se efectúa
para las etapas de ejecución control interno. propio seguimiento en forma la evaluación final.
e informe. Periodo para la realización de periódica con el fin de verifi- Cronograma final. En el cro-
Teniendo en cuenta la pro- las pruebas. car el avance y cumplimiento nograma inicial se debe de-
gramación del PAA, los de cada una de las activida- terminar:
Periodo para elaborar el in- des programadas. El crono-
tiempos que se deben esta- forme. · Los objetivos específicos.
blecer son: grama tiene tres momentos:
Fecha de presentación del En la etapa de planificación, · Las actividades determina-
Fecha de iniciación de la informe preliminar para revi- das para cada objetivo.
etapa de planificación. al momento de ser aprobado.
sión y aprobación. Cronograma inicial. · Los responsables de cada
Fecha de presentación del El cronograma de actividades actividad.
memorando de planificación En cualquier instante, cuando
es la herramienta cuya finali- funciona como herramienta · El tiempo programado para
Fecha de instalación de la dad consiste en determinar para hacer el seguimiento. su ejecución.
auditoría. con mayor claridad el qué, el Cronograma de seguimiento. · Nombre y firma del coordi-

4. P L A N I F I C A C I O N D E
P á g i n a 4 A u d i t o rí a I n t e r n a
A U D I T O R I A
...y el cronogramas de actividades para las etapas de eje-
cución e informe. (Continuación) M E M O R A N D O D E
nador y del funcionario que aprueba el cronograma.
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· Fecha de elaboración. El memorando de planificación le permite a la Gerencia de Audi-
En el cronograma de seguimiento se determina adicional- toría Interna, a través del responsable de su aprobación, evaluar el
mente el avance en dos trabajo propuesto, juzgar si la revisión se realizará o no en forma
idónea y proponer los cambios que se consideren necesarios.
sentidos:
Este memorando es la guía del Auditor o equipo de auditores para
Respecto de la labor, es decir, el avance material de la acti- llevar a cabo el examen a la dependencia a auditar y además es el
vidad. Por ejemplo: se planeó auditar 200 hojas de vida; a soporte para evaluar luego el resultado de la misma.
la fecha del seguimiento se han evaluado 70 hojas de vida. · Carátula o portada ( un modelo)
Por lo tanto, el porcentaje de avance de la labor será del · Contraportada
35%. · Tabla de contenido
Respecto del tiempo, se determina el tiempo de ejecución · Justificación del ejercicio de auditoría
utilizado para cada actividad y se analiza frente al tiempo · Alcance de Auditoría
programado. Procedimientos críticos identificados
Este seguimiento debe realizarse en las mesas de trabajo Riesgos a auditar definidos
del equipo auditor y se justifica por ser la oportunidad para · Objetivos y estrategias de auditorias
tomar los correctivos necesarios, como por ejemplo: elimi- Procesos o procedimientos
nar, suspender, ampliar o adicionar una actividad; acortar o Objetivos generales de la auditoría.
prolongar su tiempo programado; adicionar, reducir o cam- Objetivos específicos de la auditoría.
biar los auditores responsables. Resultados esperados de la auditoría.
En el cronograma final se plasma el resultado definitivo Requerimientos de recursos humanos, físicos y financieros.
del proceso de auditoría, el cual servirá para hacer la eva- Tiempos de la auditoría establecidos
luación final del cumplimiento formal del mismo.
Preparación y presentación
La preparación del memorando de planificación está a cargo de todos
los funcionarios que desarrollaron la etapa de planificación. Una vez
elaborado, el coordinador o jefe de equipo lo presentará dentro del
término previamente establecido al Jefe o jefa de Departamento para
su revisión y tramite de su correspondiente aprobación.
Corrección y ajuste
El tiempo máximo para su primera revisión será de cinco (5) días
ANEXOS: hábiles. Si el memorando no es aprobado, dentro del mismo término
será devuelto para las correcciones y ajustes pertinentes, dejando cla-
· Conocimiento de la dependencia a auditar: ras dichas observaciones por escrito.
Naturaleza de la dependencia Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su devolución deberá
Análisis de los resultados de los últimos ejercicios ser corregido, ajustado y remitido al jefe o jefa de departamento nue-
de auditoría vamente.
Análisis de los derechos de petición, quejas y de Aprobación
nuncias La aprobación del memorando de planificación la dará, previa revi-
· Evaluación del riesgo institucional. sión, el Auditor Interno en mesa de trabajo, dentro de los cinco (5)
. Cuestionario de evaluación de control interno. días hábiles siguientes a su recibo, con la participación del equipo
auditor y el o la jefa del departamento.
· Programa de trabajo a desarrollar (Actividades) En caso de corrección y ajuste, la aprobación la dará el o la Auditor
. Requerimientos a solicitar a la dependencia a auditar. Interno dentro de los tres (3) días hábiles siguientes previa corrección
· Cronograma de actividades. del mismo.
Respecto de la justificación de la auditoría, es donde se Comisionar el equipo de auditoría
plantean de manera concreta los argumentos que susten- Conjuntamente con la aprobación del memorando de planificación, se
tan la realización de la auditoría, el por qué se requiere debe comisionar al grupo de auditores y designar su coordinador, a
ejecutar dicho trabajo. Entre otras razones se pueden través de una resolución interna, diligenciando además los formatos
mencionar: cumplimiento a la planificación del PAA, establecidos por la Auditoría para asumir la comisión de auditoría.
interés público, denuncias ciudadanas, ejercicio de se- En la asignación del equipo de trabajo se debe tener en cuenta la ex-
guimiento. Así mismo, se debe establecer claramente periencia obtenida en situaciones similares, con el objeto de que el
aspectos tales como: trabajo tenga la calidad esperada. Cada uno de los miembros del per-
· Dependencia a auditar sonal comisionado debe conocer sus funciones y responsabilidades.
· Periodo a auditar Los plazos se deben establecer de forma tal que la aprobación del
· Tipo de auditoría y sistemas de control fiscal a utilizar memorando se realice por lo menos con quince (15) días hábiles de
anticipación a la instalación de la auditoría.