Este documento proporciona recomendaciones sobre la foliación de documentos de archivo. La foliación tiene dos propósitos principales: controlar la cantidad de folios dentro de una unidad de conservación y preservar el orden original y la integridad de las unidades documentales. Se define la foliación y se especifican los requisitos y procedimientos para llevarla a cabo de manera correcta, como numerar de forma consecutiva los folios rectos de cada unidad documental utilizando lápiz negro.
Este documento presenta una guía sobre la producción de documentos empresariales siguiendo las normas ICONTEC. Explica conceptos clave como ortografía, redacción, digitación y diferentes tipos de documentos como cartas comerciales, memorandos, circulares, actas e informes. El objetivo es fortalecer las habilidades y conocimientos necesarios para elaborar documentos de manera eficiente y adecuada en entornos administrativos y empresariales.
El documento describe el proceso de transferencias documentales, por el cual los documentos pasan del archivo de gestión al archivo central y luego al archivo histórico. Explica que las transferencias primarias son del archivo de gestión al central, y las secundarias del central al histórico. También resume los pasos del proceso como organización, foliación y embalaje de los documentos.
Este documento proporciona instrucciones detalladas sobre cómo realizar correctamente la foliación de documentos en archivos. Explica que la foliación es importante para organizar y controlar los documentos, y debe realizarse después de clasificar y ordenar los documentos. También describe los materiales adecuados para la foliación, el procedimiento correcto y consideraciones especiales para diferentes tipos de documentos.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Este documento explica el proceso de transferencia de documentos entre archivos. La transferencia implica el traslado de documentos de un archivo a otro una vez que han cumplido su plazo de retención. El proceso incluye preparar los documentos, completar un inventario, embalar los documentos en cajas normalizadas y formalizar la transferencia mediante un acta firmada.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
Un documento físico es útil para las empresas ya que permite el registro, impresión y gestión de la información de una manera auténtica, fiable y completa. Un documento digital ofrece las mismas ventajas y además puede ser visualizado de diferentes formas, ordenado de diversas maneras y modificado fácilmente para adaptarse a las necesidades del usuario, y almacenado, renombrado, copiado o eliminado de forma limitada.
Este documento presenta una guía sobre la producción de documentos empresariales siguiendo las normas ICONTEC. Explica conceptos clave como ortografía, redacción, digitación y diferentes tipos de documentos como cartas comerciales, memorandos, circulares, actas e informes. El objetivo es fortalecer las habilidades y conocimientos necesarios para elaborar documentos de manera eficiente y adecuada en entornos administrativos y empresariales.
El documento describe el proceso de transferencias documentales, por el cual los documentos pasan del archivo de gestión al archivo central y luego al archivo histórico. Explica que las transferencias primarias son del archivo de gestión al central, y las secundarias del central al histórico. También resume los pasos del proceso como organización, foliación y embalaje de los documentos.
Este documento proporciona instrucciones detalladas sobre cómo realizar correctamente la foliación de documentos en archivos. Explica que la foliación es importante para organizar y controlar los documentos, y debe realizarse después de clasificar y ordenar los documentos. También describe los materiales adecuados para la foliación, el procedimiento correcto y consideraciones especiales para diferentes tipos de documentos.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Este documento explica el proceso de transferencia de documentos entre archivos. La transferencia implica el traslado de documentos de un archivo a otro una vez que han cumplido su plazo de retención. El proceso incluye preparar los documentos, completar un inventario, embalar los documentos en cajas normalizadas y formalizar la transferencia mediante un acta firmada.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
Un documento físico es útil para las empresas ya que permite el registro, impresión y gestión de la información de una manera auténtica, fiable y completa. Un documento digital ofrece las mismas ventajas y además puede ser visualizado de diferentes formas, ordenado de diversas maneras y modificado fácilmente para adaptarse a las necesidades del usuario, y almacenado, renombrado, copiado o eliminado de forma limitada.
Este documento describe el proceso de organización de fondos documentales acumulados en 10 etapas: 1) análisis de la situación, 2) compilación de información institucional, 3) inventario documental, 4) valoración documental, 5) preparación física, 6) clasificación, 7) selección y eliminación, 8) ordenación, 9) almacenamiento y 10) descripción documental. El objetivo es organizar los documentos respetando su procedencia y orden original para conocer la información producida por la entidad a lo largo del tiempo
INFORME ADMINISTRATIVO DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.docxisabelatorres29
Este documento describe el paso a paso para la recepción, radicación, registro, distribución y trámite de documentos oficiales en una empresa. Explica que la recepción implica verificar documentos y dar constancia de su recibo. La radicación asigna un número consecutivo a cada documento. El registro involucra ingresar datos de documentos al sistema. La distribución garantiza que los documentos lleguen a su destino a través de mensajeros. Finalmente, el trámite implica procesar documentos hasta su cumplimiento.
Entre las actividades propias de gestión de documentos, definidas en los modelos teóricos archivísticos, la clasificación cobra singular importancia en la actualidad, debido a que debido a que los cuadros de clasificación se entienden como “fuentes autorizadas” (UNE-ISO/TS 23081-2., p.32) para la creación de los esquemas de metadatos
Este documento describe los conceptos de metadatos y digitalización. Define los metadatos como datos que describen otros datos y explica que ayudan a ubicar información de manera similar a los índices en una biblioteca. Explica que los metadatos se pueden clasificar por contenido, variabilidad y función, y describe sus usos para apoyar el acceso a documentos y su preservación. También cubre temas como la creación de metadatos de forma manual, semiautomática y automática, así como los procesos involucrados en la digitalización de documentos.
Este documento explica los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales de manera adecuada. Describe las diferentes etapas del archivo como el archivo de gestión, central e histórico, y las funciones de cada uno. También detalla los procedimientos para preparar físicamente la documentación, como limpieza, foliación y empacado, para garantizar su conservación y accesibilidad.
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Explica que los documentos se transfieren de los archivos de gestión a los centrales y luego a los históricos según el tiempo de retención establecido, asegurando la organización y acceso a la información.
PREGUNTA 1
La norma ISO 15489, está conformada por dos partes:
b.Información y Documentación Generalidades
PREGUNTA 2
______ se deben _____________ soportes distintos al___________
d. No, foliar, papel
PREGUNTA 3
El sistema de ordenación numéricos son utilizados únicamente para las entidades financieras y bancarias
Falso
PREGUNTA 4
¿En qué consiste la ordenación documental?
d.Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los grupos documentales
PREGUNTA 5
Las áreas de depósito o almacenamiento deben _____________el desplazamiento y ____________ para la _____________manipulación de los documentos
a.Garantizar, seguridad, adecuada
PREGUNTA 6
El Principio de orden original es:
a.Es la ordenación según la secuencia de los trámites que los produce
PREGUNTA 7
El sistema de ordenación numérico; cronológico consiste en colocar un documento detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya tramitado el documento
Verdadero
PREGUNTA 8
La organización documental se debe realizar después de:
a.Hacer la clasificación y ordenación de los documentos
PREGUNTA 9
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, debe cumplir con las condiciones ____________________ que incluyan manejo de _______________________, ____________________, ventilación, contaminaciones atmosféricas e iluminación
b.Ambientales, temperatura, humedad
PREGUNTA 10
Es importante contar con depósitos de archivo, no importa sus condiciones específicas, lo importante es contar con un lugar donde almacenar los documentos
Falso
El documento habla sobre las transferencias documentales, que son el proceso de remitir documentos entre las diferentes etapas del archivo, incluyendo el archivo de gestión, central e histórico. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información para los ciudadanos, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar un control ordenado de la documentación y concentrar la información útil ya sea para toma de decisiones o conocimiento histórico. Los documentos pasan primero al archivo central y luego al histórico una vez cumplido el tiempo establecido
La foliación de documentos de archivo es importante para organizar y controlar los documentos. Debe realizarse numerando de forma consecutiva cada hoja después de clasificar, ordenar y depurar los documentos. El número se escribe de forma legible en la esquina superior derecha de cada hoja recta respetando el contenido original. La foliación permite localizar documentos e incluir la información en inventarios y otros instrumentos de control y consulta.
La Archivística es la ciencia de los archivos y estudia los métodos para el tratamiento de documentos y archivos. Aunque los archivos existen desde hace milenios, la Archivística solo se desarrolló como disciplina en el siglo XIX. La Archivística incluye tanto la teoría como la práctica de la gestión de documentos y consta de conocimientos teóricos y procedimientos para la clasificación, ordenación, conservación y difusión de la información en los archivos.
El documento describe los diferentes tipos de archivos como el archivo activo, semiactivo e inactivo. Explica que los documentos se organizan y almacenan en estas secciones dependiendo de su grado de actualidad. También menciona que existen procesos importantes como la transferencia de documentos a archivos perpetuos y la eliminación de documentos.
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
Tratamiento de los documentos electrónicosrapenalozag
El documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica conceptos como expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, conservación de documentos electrónicos y responsables. Además, describe los pasos para el tratamiento adecuado de estos documentos como organización, almacenamiento, migración y accesibilidad para garantizar su preservación.
Minimanual de tablas de retención y transferencias documentalesAndres Bonilla
Este documento presenta una guía sobre tablas de retención y transferencia documental. Explica que las tablas de retención son obligatorias según la ley y describen los períodos de retención de documentos y su disposición final. También cubre el proceso de identificación, valoración, selección y eliminación de documentos, y los tipos de archivos como de gestión, central e histórico.
1) El documento describe las características generales de un archivo, incluyendo que surge de manera natural de las actividades cotidianas de una organización y que refleja de forma permanente las acciones de la misma.
2) También presenta algunos términos archivísticos como fondo, sección, serie y documento.
3) Por último, ofrece una breve descripción de algunas unidades de conservación documental como archivador, carpeta, caja y volumen.
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
Este documento trata sobre los documentos administrativos, incluyendo su definición, funciones y características. Explica la clasificación de los documentos emitidos por la administración pública en documentos de decisión, transmisión, constancia y juicio. Además, describe la estructura general de cada tipo de documento administrativo.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archiv1archivossenacdb
La foliación de documentos de archivo es importante para controlar la cantidad y calidad de los folios. Debe realizarse después de clasificar y ordenar los documentos, numerando de forma consecutiva cada folio recto sin omitir números. La foliación permite localizar documentos e incluir la información en inventarios y otros instrumentos de control y consulta.
La foliación de documentos de archivo es importante para controlar la cantidad y calidad de los documentos. Debe realizarse después de clasificar y ordenar los documentos, numerando cada hoja de forma consecutiva en la esquina superior derecha sin omitir ni repetir números. La foliación es necesaria para la organización, transferencia y consulta de documentos.
Este documento describe el proceso de organización de fondos documentales acumulados en 10 etapas: 1) análisis de la situación, 2) compilación de información institucional, 3) inventario documental, 4) valoración documental, 5) preparación física, 6) clasificación, 7) selección y eliminación, 8) ordenación, 9) almacenamiento y 10) descripción documental. El objetivo es organizar los documentos respetando su procedencia y orden original para conocer la información producida por la entidad a lo largo del tiempo
INFORME ADMINISTRATIVO DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.docxisabelatorres29
Este documento describe el paso a paso para la recepción, radicación, registro, distribución y trámite de documentos oficiales en una empresa. Explica que la recepción implica verificar documentos y dar constancia de su recibo. La radicación asigna un número consecutivo a cada documento. El registro involucra ingresar datos de documentos al sistema. La distribución garantiza que los documentos lleguen a su destino a través de mensajeros. Finalmente, el trámite implica procesar documentos hasta su cumplimiento.
Entre las actividades propias de gestión de documentos, definidas en los modelos teóricos archivísticos, la clasificación cobra singular importancia en la actualidad, debido a que debido a que los cuadros de clasificación se entienden como “fuentes autorizadas” (UNE-ISO/TS 23081-2., p.32) para la creación de los esquemas de metadatos
Este documento describe los conceptos de metadatos y digitalización. Define los metadatos como datos que describen otros datos y explica que ayudan a ubicar información de manera similar a los índices en una biblioteca. Explica que los metadatos se pueden clasificar por contenido, variabilidad y función, y describe sus usos para apoyar el acceso a documentos y su preservación. También cubre temas como la creación de metadatos de forma manual, semiautomática y automática, así como los procesos involucrados en la digitalización de documentos.
Este documento explica los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales de manera adecuada. Describe las diferentes etapas del archivo como el archivo de gestión, central e histórico, y las funciones de cada uno. También detalla los procedimientos para preparar físicamente la documentación, como limpieza, foliación y empacado, para garantizar su conservación y accesibilidad.
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Explica que los documentos se transfieren de los archivos de gestión a los centrales y luego a los históricos según el tiempo de retención establecido, asegurando la organización y acceso a la información.
PREGUNTA 1
La norma ISO 15489, está conformada por dos partes:
b.Información y Documentación Generalidades
PREGUNTA 2
______ se deben _____________ soportes distintos al___________
d. No, foliar, papel
PREGUNTA 3
El sistema de ordenación numéricos son utilizados únicamente para las entidades financieras y bancarias
Falso
PREGUNTA 4
¿En qué consiste la ordenación documental?
d.Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los grupos documentales
PREGUNTA 5
Las áreas de depósito o almacenamiento deben _____________el desplazamiento y ____________ para la _____________manipulación de los documentos
a.Garantizar, seguridad, adecuada
PREGUNTA 6
El Principio de orden original es:
a.Es la ordenación según la secuencia de los trámites que los produce
PREGUNTA 7
El sistema de ordenación numérico; cronológico consiste en colocar un documento detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya tramitado el documento
Verdadero
PREGUNTA 8
La organización documental se debe realizar después de:
a.Hacer la clasificación y ordenación de los documentos
PREGUNTA 9
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, debe cumplir con las condiciones ____________________ que incluyan manejo de _______________________, ____________________, ventilación, contaminaciones atmosféricas e iluminación
b.Ambientales, temperatura, humedad
PREGUNTA 10
Es importante contar con depósitos de archivo, no importa sus condiciones específicas, lo importante es contar con un lugar donde almacenar los documentos
Falso
El documento habla sobre las transferencias documentales, que son el proceso de remitir documentos entre las diferentes etapas del archivo, incluyendo el archivo de gestión, central e histórico. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información para los ciudadanos, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar un control ordenado de la documentación y concentrar la información útil ya sea para toma de decisiones o conocimiento histórico. Los documentos pasan primero al archivo central y luego al histórico una vez cumplido el tiempo establecido
La foliación de documentos de archivo es importante para organizar y controlar los documentos. Debe realizarse numerando de forma consecutiva cada hoja después de clasificar, ordenar y depurar los documentos. El número se escribe de forma legible en la esquina superior derecha de cada hoja recta respetando el contenido original. La foliación permite localizar documentos e incluir la información en inventarios y otros instrumentos de control y consulta.
La Archivística es la ciencia de los archivos y estudia los métodos para el tratamiento de documentos y archivos. Aunque los archivos existen desde hace milenios, la Archivística solo se desarrolló como disciplina en el siglo XIX. La Archivística incluye tanto la teoría como la práctica de la gestión de documentos y consta de conocimientos teóricos y procedimientos para la clasificación, ordenación, conservación y difusión de la información en los archivos.
El documento describe los diferentes tipos de archivos como el archivo activo, semiactivo e inactivo. Explica que los documentos se organizan y almacenan en estas secciones dependiendo de su grado de actualidad. También menciona que existen procesos importantes como la transferencia de documentos a archivos perpetuos y la eliminación de documentos.
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
Tratamiento de los documentos electrónicosrapenalozag
El documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica conceptos como expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, conservación de documentos electrónicos y responsables. Además, describe los pasos para el tratamiento adecuado de estos documentos como organización, almacenamiento, migración y accesibilidad para garantizar su preservación.
Minimanual de tablas de retención y transferencias documentalesAndres Bonilla
Este documento presenta una guía sobre tablas de retención y transferencia documental. Explica que las tablas de retención son obligatorias según la ley y describen los períodos de retención de documentos y su disposición final. También cubre el proceso de identificación, valoración, selección y eliminación de documentos, y los tipos de archivos como de gestión, central e histórico.
1) El documento describe las características generales de un archivo, incluyendo que surge de manera natural de las actividades cotidianas de una organización y que refleja de forma permanente las acciones de la misma.
2) También presenta algunos términos archivísticos como fondo, sección, serie y documento.
3) Por último, ofrece una breve descripción de algunas unidades de conservación documental como archivador, carpeta, caja y volumen.
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
Este documento trata sobre los documentos administrativos, incluyendo su definición, funciones y características. Explica la clasificación de los documentos emitidos por la administración pública en documentos de decisión, transmisión, constancia y juicio. Además, describe la estructura general de cada tipo de documento administrativo.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archiv1archivossenacdb
La foliación de documentos de archivo es importante para controlar la cantidad y calidad de los folios. Debe realizarse después de clasificar y ordenar los documentos, numerando de forma consecutiva cada folio recto sin omitir números. La foliación permite localizar documentos e incluir la información en inventarios y otros instrumentos de control y consulta.
La foliación de documentos de archivo es importante para controlar la cantidad y calidad de los documentos. Debe realizarse después de clasificar y ordenar los documentos, numerando cada hoja de forma consecutiva en la esquina superior derecha sin omitir ni repetir números. La foliación es necesaria para la organización, transferencia y consulta de documentos.
La foliación de documentos de archivo es importante para la organización y control de los documentos. Debe realizarse numerando secuencialmente cada hoja después de clasificar y ordenar los documentos. La foliación permite ubicar documentos de manera precisa y es necesaria para diferentes instrumentos de control y consulta. Se debe foliar cada unidad documental de una serie usando lápiz negro en la esquina superior derecha sin alterar el contenido original.
El documento ofrece recomendaciones sobre la foliación de documentos de archivo. Explica que la foliación tiene dos propósitos principales: controlar la cantidad de folios y preservar la integridad de las unidades documentales. Detalla los requisitos, materiales, procedimientos y excepciones para la foliación de manera que permita la organización, consulta y transferencia de documentos.
Este documento explica el proceso de foliación de documentos de archivo. Define foliación como la numeración consecutiva de las hojas de un documento. Detalla los requisitos, materiales y procedimientos para realizar la foliación correctamente, incluyendo numerar las hojas en el orden correcto, utilizando lápiz negro y sin alterar el contenido original. El objetivo principal de la foliación es permitir una fácil ubicación y preservación de los documentos.
El documento proporciona instrucciones sobre cómo realizar la foliación de documentos en archivos. Explica que la documentación debe estar clasificada y ordenada antes de la foliación. Detalla los pasos a seguir como numerar de forma consecutiva en la esquina superior derecha del recto de cada folio, utilizando lápiz negro, sin omitir o repetir números. También indica cómo tratar documentos especiales como mapas, fotografías y soportes alternativos.
Este documento presenta el informe de la tarea 3 realizada por dos estudiantes de la Universidad del Quindío sobre la visita a dos archivos, uno público y otro privado. En el informe se describe la entidad visitada, su organización documental, y se identifican conceptos archivísticos. Adicionalmente, se presentan preguntas realizadas en cada archivo, ejemplos de series documentales, y el proceso de valoración y ciclo vital de los documentos.
Este documento presenta la tarea 3 realizada por dos estudiantes de la Universidad del Quindío para su curso de Gestión Documental. La tarea incluye la visita a dos archivos (público y privado) donde se identifican conceptos archivísticos y se realizan preguntas. También se explican procesos de gestión documental y se dan ejemplos de series documentales.
Este documento presenta los resultados de la visita realizada por dos estudiantes a los archivos del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) y de una empresa privada como parte de un trabajo académico sobre gestión documental. Incluye la descripción de la organización de la documentación, preguntas realizadas a cada archivo, y conceptos archivísticos identificados en las visitas como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y series documentales.
Este documento presenta los resultados de la visita realizada por dos estudiantes a los archivos del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) y de una empresa privada. Incluye la descripción de cómo se encuentra organizada la documentación en cada archivo, así como ejemplos de series documentales, procesos de valoración y gestión documental. Finaliza con una explicación del ciclo de vida de un tipo de documento producido en el DAS.
El documento proporciona instrucciones para realizar la foliación de documentos. Explica que la foliación implica numerar de forma consecutiva las páginas de un documento sólo en su cara recta. Detalla los materiales necesarios como lápiz negro y las técnicas a seguir como escribir el número en la esquina superior derecha y de manera legible. El objetivo es establecer el procedimiento correcto para foliar las historias laborales en una empresa.
Archivo - tecnico en asistencia administrativoLau Brand
Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental para una organización. El programa busca racionalizar y normalizar la documentación desde su creación hasta su destino final, manejando los documentos de manera integral para facilitar la toma de decisiones. El programa estandariza los procesos de recepción, trámite, consulta, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de los documentos de la organización.
Este documento presenta una guía sobre tablas de retención documental. Explica que las tablas de retención establecen los tiempos y procedimientos para transferir documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos. También garantizan el acceso público a la información y la organización, conservación y disposición final de los documentos de acuerdo a su valor administrativo e histórico.
1) Las tablas de retención documental son listados de series y tipos documentales que indican el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo vital. 2) Estas tablas facilitan el manejo y acceso a la información y garantizan la selección de documentos con valor permanente. 3) El documento describe los pasos metodológicos para elaborar las tablas de retención como investigar, analizar la información, elaborar y representar las tablas con introducción y anexos.
Este documento describe los procedimientos para realizar transferencias documentales entre los diferentes tipos de archivos como el archivo de gestión, el archivo central e histórico. Explica la importancia de las transferencias, los requisitos para realizarlas como las Tablas de Retención Documental y la preparación física de los documentos incluyendo limpieza, foliación y empacado en unidades de conservación como cajas y carpetas.
Este documento describe los procedimientos para transferir documentos entre los diferentes tipos de archivos de una organización, incluyendo el archivo de gestión, el archivo central e histórico. Explica los pasos para preparar físicamente los documentos, como limpieza, foliación y empaque, para garantizar su buena organización y preservación durante el proceso de transferencia.
Este documento describe los procedimientos para realizar transferencias documentales entre los diferentes tipos de archivos como el archivo de gestión, archivo central e histórico. Explica la importancia de las transferencias, los requisitos para realizarlas como las Tablas de Retención Documental y la preparación física de los documentos incluyendo limpieza, foliación y empacado en unidades de conservación como cajas y carpetas.
Este documento describe los procedimientos para realizar transferencias documentales entre los diferentes tipos de archivos de una entidad: el archivo de gestión, el archivo central e histórico. Explica los pasos para preparar físicamente los documentos, como limpieza, foliación y empaque en cajas, y los requisitos como tener tablas de retención documental aprobadas. El objetivo es asegurar que los documentos se transfieran de manera ordenada y se conserven adecuadamente en cada archivo.
Este documento describe los procedimientos para realizar transferencias documentales entre los diferentes tipos de archivos de una entidad: el archivo de gestión, el archivo central e histórico. Explica los pasos para preparar físicamente los documentos, como limpieza, foliación y empaque en cajas, y los requisitos como tener tablas de retención documental aprobadas. El objetivo es asegurar el acceso a la información y la preservación de documentos con valor histórico.
Este documento describe los procedimientos para realizar transferencias documentales entre los diferentes tipos de archivos de una entidad: el archivo de gestión, el archivo central e histórico. Explica los pasos para preparar físicamente los documentos, como limpieza, foliación y empaque en cajas, y los requisitos como tener tablas de retención documental aprobadas. El objetivo es asegurar la correcta organización y preservación de los documentos durante su traslado entre archivos.
1. FOLIACIÓN
El presente documento tiene como propósito ofrecer algunas recomendaciones
generales sobre foliación en documentos de archivo. Esta actividad,
imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos
finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan
estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un
documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de
control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD) y de consulta
(inventarios, guías, catálogos). De otra parte, la foliación es requisito ineludible
para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central)
como
secundarias (archivo central al archivo histórico).
Este documento está dirigido a personas que tienen un manejo directo de la
documentación de archivo. No obstante, es necesario tomarlo siempre como
referencia y aplicarlo por analogía según la particularidad del archivo o de la
entidad.
Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad documental”1
4. Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a
esta.2
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.3
6. Página: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Requisitos
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de
Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la
documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de
conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que
va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que
2. dieron lugar a su producción.. El número uno (1) corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha
más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos
acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por
carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda
será la continuación de la primera.
Materiales
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB
ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el
uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado,
en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de
numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a
foliación, la cual ratifica la ordenación.
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el
número correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta
del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de
folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área
de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de
las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto,
fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este
material se dejará constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y en
3. este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia
cruzada.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y
número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a
una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el
área de notas del instrumento de control o de consulta las características del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha
de los mismos.4
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para
cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o
varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a
la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y
otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente
referencia cruzada.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al
sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia
en el área de notas del instrumento de control o de consulta del contenido del
sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados
y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin
necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas
que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de
una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo
documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se
retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán
foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento
de control o de consulta. La foliación de este tipo de documentos debe
efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
4. 17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o
empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o
archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos
cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de
deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migración de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos
digitales –CD´s, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas
del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material
se hará la correspondiente referencia cruzada.