Un documento físico es útil para las empresas ya que permite el registro, impresión y gestión de la información de una manera auténtica, fiable y completa. Un documento digital ofrece las mismas ventajas y además puede ser visualizado de diferentes formas, ordenado de diversas maneras y modificado fácilmente para adaptarse a las necesidades del usuario, y almacenado, renombrado, copiado o eliminado de forma limitada.

1. fISICO Digital
Un documento físico permite el
registro,la impresión y la gestación
documentada en una empresa, con
la finalidad de apoyar las funciones
de una administración y ser útil
como prueba, un documento debe
contar con las siguientes
características :
*Autentico : se debe reconocer en
el la permanencia de los aspectos
originales del documento respecto
al contexto, la estructura y el
contenido.
*Fiable: La misma capacidad del
documento debe servir de prueba
fidedigna para hacer referencia a
su autoridad y veracidad como
prueba.
*Integro: que el documento este
completo y no haya sido alterado
*Disponible: La capacidad de ser
localizado ,recuperado, presentado
e interpretado.
Podemos visualizar el documento o
la información de cinco formas
vistas : Vista diseño de impresión
,vista de lectura en pantalla
completa ,vista diseño web, vista
esquema y vista borrador.
Podemos tener el contenido de los
datos en columna o combinación
ascendente o descendente.
Podemos cambiar o modificar
cualquiera de las características del
documento para adaptar su
aspecto al gusto del usuario.
Podemos guardar, renombrar,
copiar y eliminar el documento un
número limitado de veces en el
último de los casos este puede ser
restaurado en cualquier momento.
La información en un documento
se presenta exactamente como se
muestra en la pantalla lo que
permite obtener con exactitud el
documento que se desea , en el
medio electrónico de su elección.