Este documento describe el paso a paso para la recepción, radicación, registro, distribución y trámite de documentos oficiales en una empresa. Explica que la recepción implica verificar documentos y dar constancia de su recibo. La radicación asigna un número consecutivo a cada documento. El registro involucra ingresar datos de documentos al sistema. La distribución garantiza que los documentos lleguen a su destino a través de mensajeros. Finalmente, el trámite implica procesar documentos hasta su cumplimiento.

1. INFORME ADMINISTRATIVO DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN
DE DOCUMENTOS
FICHA: 2570777
ISABELA TORRES VELASCO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA-CURSO VIRTUAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SANTIAGO DE CALI

2. 2022
INFORME ADMINISTRATIVO DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN
DE DOCUMENTOS
FICHA: 2570777
ISABELA TORRES VELASCO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA-CURSO VIRTUAL
PRESENTADO A:
DANIEL ORLANDO NIÑO CAMARGO
TUTOR
ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SANTIAGO DE CALI

3. 2022
INTRODUCCIÓN
A continuación, vamos a desarrollar un informe sobre la Gestión Documental y
su paso a paso que abarcará su respectiva explicación sobre como es la entrega y recibida
de documentos en una empresa, ya que si no existieran métodos de organización
archivística la empresa estaría en un declive constante, generarían mas gastos y perdería
un elemento valioso, el tiempo pues, al no tener un lugar en concreto de almacenaje
generaría malestar en la empresa al no cumplir con la entrega de estos a tiempo.
Es por esto que es indispensable que determinada organización mantenga una
Gestión Documental establecida, ya que esta brinda la correcta administración que se
soporta en técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades.
Por lo anterior se implementó la Ley General De Archivos de Colombia,
específicamente en el Articulo 21, dice que las entidades públicas deben elaborar
programas de gestión de documentos con soporte en nuevas tecnologías y herramientas
que permitan un eficaz manejo, resaltando la aplicación de los principios y procesos
archivísticos según las normas establecidas.
En relación con lo anterior tenemos las Normas Icontec 185 (NTC 185), Su
función principal es ofrecer herramientas a la Gestión Documental con el fin de organizar
y simplificar el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas, dentro de ellas
están: Cartas, Actas, Memorando, Informes entre otros.
El objetivo de este Informe Documental es conocer sobre como tener un buen
manejo archivístico con la información oficial que entra y sale de la empresa, veremos el

4. paso a paso para la radicación o registro, distribución o embalaje de diferentes
documentos .
PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO,
DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE EN DIFERENTES DOCUMENTOS
OFICIALES.
1. RECEPCIÓN
El proceso de recepción es un conjunto de operaciones de verificación y control
que una entidad debe de realizar, en el cual se lleva a cabo mediante una ventanilla única
para la admisión de los documentos, estos son remitidos por personas jurídicas o
naturales; en este tipo de procesos se administra los documentos teniendo en cuenta su
registro, radicación y distribución para formar parte de la Gestión Documental.
Dentro del Marco Normativo del Proceso, según la Constitución Política, en el
Articulo 15 señala que toda correspondencia y demás comunicación privada son
inviolables por lo tanto, solo pueden ser interceptadas mediante una orden judicial con
las formalidades que presenta la Ley.
Dentro de este marco es tiene en cuenta:
 Identificación de medios de recepción: Mensajería, fax, correo
electrónico, pagina web entre otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación de folios, copias, anexos y firmas.
 Constancia de recibo.

5. Las comunicaciones oficiales recibidas deben de ser revisadas para verificar la
competencia, anexos, destino y los datos de origen del ciudadano o la entidad que los
remite, por lo tanto se deben elaborar plantillas, formatos y controles que permitan
certificar la recepción de los documentos.
2. RADICACIÓN
Procedimiento por el cual las entidades asignan un número (14 dígitos)
consecutivo a los documentos recibidos o producidos, teniendo en cuenta los términos
establecidos en el articulo 2 del acuerdo 060 del 2001, que señala la constancia de
fecha y hora del recibo o envío con el fin de oficializar el tramite; su importancia se
debe a que con esta información se ubica el documento dentro de la empresa; en el
caso que la documentación no cumpla con los requisitos, por ejemplo sin firma, este
se tomara como anónimo por lo tanto será remitida sin radicación.
Cuando existen errores en la radicación y se anulen los números se debe dejar
constancia por escrito con la respectiva firma del jefe de la unidad de correspondencia.
2.1 Sello radicador
Su función es registrar la fecha en la que se recibió la documentación, es de
carácter automático que permiten a las empresas organizar el registro de su información,
ya sea comercial, financiera, legal o administrativa.
2.1.2 Impresión de rótulo de la radicación
Según la Guía Técnica Colombiana es el espacio para poner el sello radicador
cuando se elaboran cartas o comunicaciones oficiales, luego se registra y se procede a
escanear el documento para subirlo a la base de datos correspondiente, después se radica

6. y este automáticamente asigna su respectivo número de radicación del documento,
finalmente se imprime el rótulo que garantiza la transparencia administrativa.
3. REGISTRO
De acuerdo el Archivo General de la Nación Colombia, es el procedimiento
por el cual las entidades ingresan la correspondencia de acuerdo al sistema asignado
todas las comunicaciones producidas o recibidas, para ello son indispensables los
siguientes aspectos:
 Nombre de la persona y/o entidad remitente
 Nombre o código de la dependencia
 Número de radicación
 Nombre del funcionario responsable del trámite
 Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita)
4. DISTRIBUCIÓN
La distribución es el flujo de documentos en la empresa que tienden a garantizar
que los documentos lleguen a su destino, cuenta con mecanismos de control, verificación
de recepción y envió de los mismos.
Se hace la debida entrega de documentos por medio de un mensajero interno con
el documento y el formato para su debida distribución, cuando llega a su destino entrega
los documentos en la dependencia, el que recibe firma el formato para la verificación y
control de recibido.
4.1 Marco normativo del proceso
Para llevar a cabo la distribución de documentos es indispensable lo siguientes:
 Decreto 229 de 1995, señala los servicios postales y resoluciones reglamentarias.

7.  Decreto 2150 de 1995, señala la utilización del correo para el envió de la
información.
 Acuerdo 060 del 2001, señala la centralización de los servicios de distribución de
comunicaciones oficiales.
4.2 Distribución de documentos internos
El encargado de repartir los documentos solo procede cuando estos están
radicados, para establecer la correcta distribución de los documentos internos se tienen
en cuenta los siguientes aspectos:
 Identificación de la dependencia
 Enrutamiento de los documento a la dependencia correspondiente
 Registro de control y entrega de los documentos
4.1.3 Distribución de documentos externos
Después de haber repartido los documentos con sus respectivos
requerimientos se cumplen con las siguientes funciones:
 Identificación de la dependencia destinataria
 Clasificación de los documentos
 Organización de los documentos
 Enrutamiento de las comunicaciones a la dependencia
 Reasignación de los documentos mal asignados/dirigidos
 Registro de control y entrega de los documentos recibidos
5. TRÁMITE

8. Es el curso de documentos desde su recepción hasta el cumplimiento del
tiempo administrativo, cada dependencia genera los documentos con el fin de
trámites administrativos, luego se integran en sus respectivas series documentales.
CONCLUSIÓN
Podemos concluir este documento resaltando el papel tan importante que
cumple el archivista y/o administrador dentro de una organización, ya que sin el
todo el proceso de recepción, radicación, registro, distribución y trámite fueran
imposibles, ya que se cumplen estrictamente con la ley establecida.
BIBLIOGRAFIA
- https://sites.google.com/site/cadlfrm/recepcion
- https://prezi.com/_2et2tdpzwmo/la-radicacion-de-documentos/
- https://impresosfenix.com.co/sello-radicador-medellin/
- https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/
- https://sites.google.com/site/manualgestiondocumentalmipmes/4-
trazabilidad-documental/4-3-distribucion
- https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?
i=10551
- https://sites.google.com/site/manualgestiondocumentalmipmes/4-
trazabilidad-documental/4-3-distribucion
- https://es.calameo.com/read/00578184009c7bccd3435