El documento presenta una introducción a la gerencia de proyectos informáticos. Explica la importancia de evaluar proyectos considerando costos y beneficios. También define conceptos clave como objetivos, alcance, entregables. Describe cómo fracasan los proyectos debido a falta de comunicación y control. Finalmente, resume las etapas clave para manejar proyectos como la iniciación, planeación, ejecución y terminación.

1. GERENCIA DE PROYECTOS INFORM Á TICOS Ing. Orlando Huaranga Negrete [email_address]

2. SESI Ó N 1: PARTE I Evaluaci ó n de Proyectos Prop ó sitos de evaluar Proyectos Costos y Beneficios La Evaluaci ó n Informe de valoraci ó n de un Proyecto

3. Prop ó sitos de Evaluar Proyectos Contestar a la pregunta: ¿ Vale la pena hacer este Proyecto? ” Ser á factible el proyecto considerando los gastos? Cu á l es el costo m í nimo de este proyecto? Focalizar Recursos en lo que es importante Asegurar que operamos dentro del Plan Operacional

4. PR Á CTICA Dividirse en grupos Proponer ejemplos de Costos y Beneficios que puedan afectar cualquier proyecto. Retroalimentaci ó n

5. Beneficios Financieros Costo ……………………… .. El …………………………… . . Tangibles Inf …………………………… .. …………………………… .. Intangibles Mejor …………………………… . ……………………………… ..

6. Costos Costos por ú nica vez (INVERSI Ó N) Desarrollo de …………………… .. Hardware, ………………………… .. Entrenamiento y …………………… Gastos, ………………………… .. Costos operativos (RECURRENTES) Mantenimiento, ……………………… .. …………………… . Costos de ………………………………

7. Valoraci ó n del Proyecto - Cashflow Tasa de Retorno: (129/100) 129% Total y 43% por Año 12+( 13 *12)/76

8. Pr á ctica Dividirse en grupos Evaluar tres casos-proyectos La Evaluaci ó n Retroalimentaci ó n al Grupo

9. Valoraci ó n del Proyecto - Contenidos El Ambiente actual, posici ó n en el mercado Detalles del Presupuesto Evaluaci ó n de Alternativas Qui é n ser á el patrocinador, qu é empresas intervendr á n ? etc.

10. Valoraci ó n del Proyecto - Contenido El “ Costo Marginal ” del Proyecto Plan de negocios, y el impacto de este Proyecto Objetivos del Proyecto, impacto de no hacerlo Tiene niveles de autorizaci ó n seg ú n el “ Costo Marginal ”

11. SESION I: PARTE 2: Qu é es Gerencia Efectiva de Proyectos Qu é es un proyecto? Porqu é fracasan los proyectos? Qu é es un proyecto exitoso? Que es GEP? Etapas para manejar un proyecto Iniciacion de proyectos Estableciendo Objetivos

12. PR Á CTICA Qu é es un Proyecto?

13. QU É ES UN PROYECTO ? Un trabajo que ……………………… . Tiene Puntos de ……………………… …………………………………………… Objetivos …………………………… .. Entregables y ………………………… .. Beneficios a …………………………… Generalmente se ……………………… .

14. QUE ES UN PROYECTO ? Una iniciativa o empresa temporal, con el objetivo de obtener un único producto o servicio (según el PMI) Un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y final, llevadas a cabo para conseguir un objetivo, de acuerdo con requerimientos específicos, incluyendo restricciones de tiempo, costo y recursos (según el ISO 10006)

15. PR Á CTICA Vamos a Identificar: Caracter í sticas de Proyectos que fracasan Caracter í sticas de Proyectos exitosos

16. ¿ Porqu é fracasan los Proyectos? ? ¿

17. ¿ Porqu é fracasan los Proyectos?

18. PORQUE FRACASAN LOS PROYECTOS Comunicaci ó n ……………… . Cambios ………………………… Productos Finales …… ... ……………… .. …………………… .. Falta de ……………………………… Enfoque ……………………………… ..

19. PORQUE FRACASAN LOS PROYECTOS Demasiado ……………… . Procesos ………………… ………………………… . Falta de ……………………… ..

20. ¿ Qu é es un Proyecto Exitoso? ? ¿

21. ¿ Qu é es un Proyecto Exitoso?

22. QU É ES UN PROYECTO EXITOSO? Los Objetivos definidos ……………… . Se entrega a …………………………… Est á dentro ……………………………… . Cumple con …………………………… ………………………

23. QU É ES UN PROYECTO EXITOSO? Provee valor por ………………………… Satisface al …………………………… ..

24. EJEMPLO DEL MUNDO REAL TAURUS Automatizar la compra y venta de acciones Confl í cto de Intereses Aumento de Requerimientos sin control Falta de/Mala Comunicaci ó n Inici ó en 1987 con presupuesto US$22M Gastaron m á s de US$ 80 M Fue Cancelado en 1993 sin implementar

25. OTR Group Research 1992 Seg ú n las experienc í as de 200 organizaciones en 10 a ñ os: 90% de Proyectos sobrepasaron el presupuesto 98% Sufrieron cambios de especificaciones 60% llevaron m á s tiempo de los previsto 20% no cumplieron los requerimientos Solo 30% hicieron un an á lisis de riesgos

26. Por cada 6 nuevos sistemas software de gran escala que son puestos en operaci ó n, otros 2 son cancelados. 72% de los sistemas grandes tienen fallas de operaci ó n, o no funcionan como se esperaba, o no se usan. El 57% de los proyectos de implementaci ó n de software, sobrepasan su calendario en m á s de la mitad del tiempo. 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados. Situaci ó n actual de los Proyectos TI Software´s Chronic Crisis W. Wayt Gibbs Scientific American, Feb . 2004

27. Situación actual de los Proyectos TI Extreme Chaos Standish Group Inc Oct . 2003

28. “ Leyes” de la Gestión de Proyectos Ningún proyecto importante se ha terminado nunca en el plazo marcado, con el mismo presupuesto asignado ni con el mismo equipo con que se comenzó. El suyo no será el primero en hacerlo. Los proyectos progresan rápidamente hasta que se concluyen en un 90%, y después, siempre permanecen completos en un 90%. La ventaja de los objetivos poco claros es que le evitan la molestia de tener que estimar los correspondientes costos claros. Si se permite que cambie libremente el contenido del proyecto, el ritmo de cambios excederá el ritmo de progresos. Los equipos de proyecto detestan los informes sobre progresos, ya que manifiestan claramente su falta de progreso.

29. Que es Gerencia de Proyectos? La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, con el propósito de cumplir o exceder los objetivos y expectativas de todas las partes interesadas en el proyecto (según PMI) El planeamiento, organización, evaluación y controlde todos los aspectos del proyecto, en un proceso continuo, para conseguir sus objetivos (según ISO 10006

30. QUE ES GEP? Un enfoque estructurado Una caja de herramientas Un medio para manejar el riesgo Una plantilla para el “ c ó mo ”

31. Definición del Proyecto Inicio de “Subproyecto” Gerenciamento del Trabajo Terminación del “Subproyecto” Terminación del Proyecto Fase: INICIACIÓN Manejo de “Subproyectos” Tracking y Control Metodología GEP Fase: TERMINACION SDP-RDP Evaluación de Riesgos Estimación/Planificación Objetivos por subproyecto Evaluación de Riesgos Estimación/Planificación Informando Progreso Manejo de Riesgos, Cambios y Problemas Revisión de Proyectos Informe de Terminación Informe de Terminación Requerimientos Aprovechando Experiencía Anterior Fase: DESARROLLO

32. Procesos de la Gerencia de Proyectos Procesos del Proyecto : Los proyectos se componen de procesos. Un proceso es ‘ un conjunto de acciones que producen un resultado ’ . Los procesos son realizados por personas y generalmente caen dentro de dos principales categor í as: Procesos de Gerencia de Proyectos Procesos orientados a productos

33. Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de Procesos : Se pueden organizar en cinco grupos, conformado por uno o m á s procesos: Procesos de Inicio o Arranque Procesos de Planificaci ó n Procesos de Ejecuci ó n Procesos de Control Procesos de Terminaci ó n

34. Procesos de la Gerencia de Proyectos Procesos de Inicio Procesos de Planificación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Terminación Relaciones entre los grupos de procesos Fase: Desarrollo

35. Procesos de la Gerencia de Proyectos Interacciones entre los procesos : Al interior de cada grupo de procesos, los procesos individuales est á n enlazados por sus entradas y salidas. Focaliz á ndose en esto, es posible definir cada proceso en t é rminos de: Entradas: Documentos o elementos documentables sobre los que se va a tomar acci ó n Herramientas y T é cnicas: Mecanismos aplicados a las entradas para obtener las salidas Salidas: Documentos o elementos documentables que son resultado del proceso

36. Implica cuidar lo siguiente : Definición del proyecto Cambios al alcance Comunicaciones Entregables Eventos Recursos Humanos Manejar un proyecto

37. Implica cuidar lo siguiente Calidad Riesgo Proveedores Seguimiento y control Ambiente Técnico Manejar un proyecto

38. Qué pasa si….. Costo CronoDRAMA Alcance Cronograma Costo

39. ETAPAS PARA MANEJAR UN PROYECTO COMPLEJO Iniciaci ó n Planeaci ó n del Trabajo Manejo de sub-proyectos Monitoreo, Control y Reportes Riesgo / Problema / Manejo del Cambio Terminaci ó n Revisiones Conjunto de unidades de trabajo asignadas a una unidad organizacional del proyecto, con el objeto de dividirlo en componentes más controlables

40. ETAPAS PARA MANEJAR UN PROYECTO SIMPLE Iniciaci ó n Planeaci ó n del trabajo Monitoreo, Control y Reportes Riesgo / Problema / Manejo del Cambio Terminaci ó n

41. INICIACI Ó N DE UN PROYECTO Qu é se busca? Definir Metas, Objetivos, Alcance y Entregables Establecer la organizaci ó n del Proyecto Establecer la estructura del Proyecto Establecer la Administraci ó n del Riesgo Establecer un plan de alto nivel Obtener aprobaci ó n formal Asegurar que los recursos requeridos est é n disponibles

42. INICIACI Ó N 1 Definici ó n clara de : d ó nde se quiere estar que se va a entregar realmente Aclarar los Roles y Responsabilidades

43. INICIACI Ó N 2 Acordar la manera de administrar : Planeaci ó n y Reportes Niveles de autoridad Aprobaci ó n Formal

44. INICIACI Ó N 3 Se considera que la Iniciaci ó n se termina cuando: El patrocinador firma el RDP La aprobaci ó n de la “ Evaluaci ó n Financiera ” esta conseguida Los recursos est á n disponibles

45. DEFINICIONES 1 META Responde a la pregunta de “ Porqu é estamos haciendo este proyecto ? OBJETIVOS lo que queremos haber logrado al final del proyecto - NO es una lista de actividades.

46. DEFINICIONES 2 ALCANCE Lo que vamos a hacer y lo que no vamos a hacer ENTREGABLE Lo que tendremos t á ngible una vez que los objetivos se hayan logrado - no incluye nada parcial

47. El alcance Necesidades Necesidades del Negocio Requerimientos del Proyecto Alcance Exclusiones

48. MAS EN OBJETIVOS S Specific Espec í ficos M Measurable Medibles A Achievable Alcanzables R Realistic Realistas T Timely Oportunos

49. PR Á CTICA Dividirse en equipos Definir Proyecto Ejemplo Definir la Meta Definir los objetivos Alcance Entregables Compartir con todos