1) El documento describe una imagen de un grabado que representa la construcción de la torre de Calígula en Roma en el siglo I a.C., la cual requirió la participación de miles de personas trabajando de manera organizada y coordinada para lograr el objetivo. 2) Al observar con detalle la imagen, se pueden ver grupos con tareas específicas como empujar un torno o manejar caballos para sumar fuerza de manera ordenada. 3) Se requirió mucha planificación para coordinar semejante emprendimiento

1. Un ejemplo de proyecto.
Les mostramos aquí la imagen de un grabado. Representa el levantamiento de la torre
de Calígula, en la plaza San Pedro (hoy Vaticano) en Roma. La torre fue construida en
el siglo XIII antes de Cristo, en Egipto; luego fue llevada a Roma en el año 41, y en
1586, la trasladaron al lugar que hoy ocupa. En esta obra, participaron miles de
personas, como pueden suponer mirando la imagen.
Claro que si miran con aumento algún detalle podrán ver cosas como estas:
Se ven muchos hombres, algunos empujando un torno en el que se enrolla uno de los
cables, que permite sumar las fuerzas; otros, manejando caballos que también suman
su fuerza. Hay personas que trasladan unos cilindros y otras tiran de los cables. Es
decir, hay grupos que tienen tareas específicas y colaboran entre ellos
ordenadamente para lograr un objetivo, en este caso, izar la torre. Es la organización
de los grupos la que permite que alcancen grandes objetivos.
¡Imaginen el tiempo que le habrán dedicado a planificar semejante emprendimiento!
Los grandes objetivos requieren de mucha planificación y del trabajo colaborativo y
coordinado.

2. Gestión del alcance de un proyecto
Introducción
En este curso se propondrá una formación para el trabajo en equipos de desarrollo de
proyectos. Esta formación te permitirá acceder a una certificación, otorgada por la PMI
(Project Management Institute) que te habilitará a trabajar en equipos de trabajo en los
que se desarrolle este tipo de actividad, que enriquecerá el título que otorga la
escuela, en la especialidad que cursás.
En todas las especialidades de la escuela los contenidos están vinculados al
desarrollo de proyectos para el desarrollo de productos o servicios, de hecho, en todas
las especialidades, los alumnos en el último año desarrollan algún proyecto.
La formación que aquí se propone se vincula con el desarrollo de proyectos en los que
participan muchas personas vinculadas con una empresa, una institución pública o
privada o algún grupo de personas que decide encarar un proyecto colectivo.
Tu función en estos equipos estará dirigida a orientar la administración de las
actividades, a la gestión de los recursos, a la organización de tareas y a todos los
pasos necesarios que van desde la formulación con precisión del proyecto que se
quiere realizar pasando por el monitoreo y control de la realización del proyecto hasta
la evaluación y corrección de los resultados alcanzados.
Actividad de presentación (en grupos)
Se busca una propuesta que suponga un determinado nivel de complejidad que
involucre actores diversos, tareas, recursos, etc. para presentar la complejidad como
el problema que debe ser abordado, es decir, todos los aspectos vinculados al
proyecto que deben ser tomados en cuenta y visualizar los riesgos que supone no
incorporar a todos en el análisis.
Caso
Una empresa constructora recibe un encargo de construcción de un varios centros
médicos barriales para atención primaria de la salud. Deberán definir las
características que debe tener el centro de salud y, en función de esto qué tareas es
necesario realizar y quiénes son los actores necesarios para cada una de las tareas a
realizar.
1) Definir cada característica, cada tarea y cada actor en una tarjeta por separado,
escrita con marcador en letra grande y con textos sintéticos, de forma tal que pueda
ser leída desde cualquier rincón del aula1
.
Terminada la primera parte de la actividad, cada grupo presenta sus conclusiones, de
forma tal que no presente las tarjetas ya presentadas por otros grupos. Cada vez que
la presenta serán pegadas en el pizarrón.
2) Cuando cada grupo haya presentado las tarjetas, volverán a discutir en grupos las
categorías en que pueden clasificarse todas las tarjetas presentadas hasta acordar un
criterio.
3) Reagrupar las tarjetas de acuerdo a los criterios acordados formando grupos o
“nubes” alrededor de cada criterio.
El alcance de un proyecto
La actividad anterior debe orientarse a presentar los problemas del alcance, que
afectan al producto y al proyecto.
• Se debe distinguir claramente:
1 Esta es una de las técnicas de trabajo con grupos que será utilizada en diferentes etapas de
la formación y es un recurso a utilizar en la gestión de proyectos.

3.  Alcance del Producto: las características y funciones que definen un
producto, servicio o resultado.
 Alcance del Proyecto: el trabajo que debe realizarse para entregar el
producto, servicio o resultado con las características y funciones
especificadas. (PMI)
Definir el alcance de un proyecto, debe ser encarado como un proceso de producción
de información, como todo proceso tendrá un insumo y tendrá un producto. El proceso
deberá atravesar una serie de etapas, que pueden ser visualizadas en el siguiente
diagrama de PMI
Procesos de la Gestión del Alcance
Enunciado del
Alcance del
Proyecto
1.
Recolectar
Requerimientos
• Acta de
Constitución
• Registro de
Involucrados
3.
Crear EDT/ WBS
• EDT/ WBS
• Diccionario
EDT/ WBS
• Línea Base del
Alcance
4.
Verificar
Alcance
• Entregables Aceptados
• Requerimientos de cambios
5.
Controlar
Alcance
• Plan Adm. del Proyecto
• Inf. de desempeño del trabajo
• Requerimientos de
cambios
• Métricas de
desempeño del
trabajo
2.
Definir
Alcance
• Acta de Constitución
Documentación
de
Requerimientos
• Plan de Adm.
Proyecto
• Diccionario WBS/ EDT
• Entregables
Validados
• Documentación de
Requerimientos
• Matriz de
Trazabilidad
• Documentación de
Requerimientos
• Matriz de Trazabilidad
En los tres primeros rectángulos (en amarillo) se muestran las primeras etapas:
recolectar requerimientos, definir el alcance y crear una serie de documentos:
Estructura de desglose del trabajo, EDT, (Work Breakdown Structure WBS), un
diccionario de la EDT (glosario que precise conceptos) y una línea de base que
actuará como referencia para organizar el proceso de ejecución del proyecto, que se
completa con la definición del alcance del proyecto.
Las últimas dos etapas (en rojo) son de seguimiento y control de las anteriores, la
verificación del alcance, supone la terminación de “entregables”, nombre con que se
designan a una “lista de productos a entregar o servicios a proveer, cuyo cumplimiento
de manera satisfactoria determina la finalización de un proyecto o una fase” (PMI). En
relación con el control del alcance se recurre a informes de desempeño de las
diferentes tareas. Cada instancia de un proyecto debe tener actividades de
seguimiento y control.
Para cada etapa es necesario definir una entrada o input, y una salida out put, también
es necesaria la tecnología, es decir herramientas y técnicas que serán utilizadas para
producir el out put deseado.
Actividad
Utilizando el caso del Stand de Automat, generar una acta de constitución del
proyecto.

4. La propuesta es incorporar las ideas que aquí se proponen en el proyecto final de la
especialidad. En cada especialidad de la escuela se realizan proyectos finales,
muchas veces es un producto, otros un servicio o un proceso de investigación.
Proceso de Gestión del alcance
1) Recolectar requerimientos: Los insumos a preparar son los que se plantean en el
cuadro. Acta de constitución y Registro de involucrados.
Redacten un acta de constitución y preparen un registro de involucrados.
El acta del proyecto
Hay una serie de componentes que el acta del proyecto debe contener:
 Objetivo del proyecto y justificación2
 Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito relacionados
 Requerimientos de alto nivel
 Descripción del proyecto de alto nivel
 Riesgos de alto nivel
 Cronograma e hitos preliminares
 Presupuesto preliminar
 Requerimientos de aprobación del proyecto:
o Qué se considera éxito del proyecto
o Quién decide y quién aprueba
 Responsables del proyecto
 Nombre y autoridad de los interesados que autorizan el proyecto
La idea de “acta” es la de un compromiso compartido entre diferentes actores
vinculados directamente al proyecto.
Aquí va un modelo de acta de constitución.
Información del documento
Nombre del proyecto Cliente:
Director del proyecto Version documento:
Preparado por Fecha de preparación:
Revisado por Fecha de revisión:
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
SPONSOR Automat
Necesidad de negocio y justificación del
proyecto
Descripción del producto /servicio
Objetivos del proyecto
PM y nivel de autoridad
Hitos principales
Presupuesto
Supuestos/ hipótesis
restricciones
El registro de involucrados
2 Objetivos SMART: specific, measurable, achievable, result oriented, time-bound. Específicos,
medibles, alcanzables, orientados a resultados, acotados en el tiempo.

5. Para esto será útil el material de PMI que vincula a cada involucrado posible con los
involucrados o stackeholders
Gestión del Alcance del Proyecto
Recolectar Requerimientos
Impacto
Influencia
Alto
Bajo
Baja Alta
Importantes
Mantenerlos
satisfechos
Claves
Administrarlos
de cerca
Otros
Monitorearlos
Afectados
Informarlos
Intenten hacer una lista por el impacto e influencia que supone el gráfico completando
una tabla como la que se presenta arriba. Tomen en cuenta que es posible que deban
consultar docentes, buscar información en Internet o consultar especialistas.
Etapa 1: recolectar requerimientos
Objetivo: consiste en definir y documentar las necesidades de los involucrados
en la medida que se relacionan con el cumplimiento de los objetivos del
proyecto. Se documentan características del producto y del proyecto. (PMI)
Requerimientos: necesidades que los involucrados precisan resolver a través del
proyecto. No se debería incluir en el proyecto trabajo sin fundamentos justificados, la
idea es que los requerimientos de un proyecto tengan el fin de resolver problemas o
alcanzar objetivos.
El éxito de un proyecto está muy relacionado a capturar y administrar adecuadamente
los requerimientos del producto y del proyecto.
Balancear los requerimientos es un aspecto fundamental , muchas veces los
requerimientos de un involucrado entran en conflicto con los de otro. El PM3
puede
solicitar apoyo de la alta gerencia para resolver estos conflictos. (PMI)
3 PM: Project Manager, se supone un responsable acreditado por PMI, a cargo de la gestión del
proyecto, En este caso un grupo de alumnos serán sus propios PM

6. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
Acta de
Constitución del
Proyecto:
• Entrevistas
• Focus Group
• Workshop
• Cuestionarios y encuestas
• Observación
• Prototipos
Documentación
de
Requerimientos:
se documentan .Se
establece una línea
base de
requerimientos
cuando son no
ambiguos, claros y
consistentes.
Registro de
Involucrados: se
utiliza para
identificar los
involucrados que
pueden proveer
información
detallada de los
requerimientos
del producto y del
proyecto.
• Técnicas de
creatividad(brainstorming,ma
pas mentales)
• Técnicas de tomas de
decisión
Plan de
Administración
de
Requerimientos:
como se analizan,
documentan y
administran a lo
largo del proyecto.
Matriz de
trazabilidad de
requerimientos:
vincula los
requerimientos a
sus orígenes y
permite realizar el
seguimiento a lo
largo del proyecto.
Los alumnos deberán realizar los productos que la etapa requiere, que son centrales
para definir un proyecto y sus características y adecuarlos a las posibilidades reales de
realización, los errores en esta etapa pueden llevar al fracaso de un proyecto.
Las herramientas y técnicas de producir información en relación con los
requerimientos, son muy utilizadas. Todas suponen algún tipo de consulta a
involucrados, desde especialistas hasta posibles consumidores del producto del
proyecto, o indagar respecto a productos análogos existentes.
Prepará un informe con los procedimientos asociados a cada una de estas técnicas o
herramientas, y utilizá alguna de ellas para preparar una documentación de
procedimientos, un plan de administración de requerimientos una matriz de
trazabilidad de requerimientos.
Para la documentación de los requerimientos los alumnos deberán tomar en cuenta
que los requerimientos deben ser:
 No ambiguos
 Claros
 Completos
 Verificables
 Consistentes
 Medibles

7.  Estables
 Limitados en cuanto a funcionalidad, complejidad y límites de tiempo
La documentación de requerimientos es la principal “salida” de este proceso. Describe
las características que los entregables deben tener para satisfacer un ítem contractual
o una especificación. Se recomienda que comiencen siendo de alto nivel abarcativo y
progresivamente vayan detallándose. Deben ser inequívocos (medibles y testeables),
completos, trazables4
, consistentes y aceptables para los interesados.
El formato puede ser el de un documento simple, listando los requerimientos
ordenados por interesado y priorizados o hasta algo muy elaborado con descripciones
detalladas y adjuntos.
Una técnica para la toma de decisiones: La matriz de preferencias
Hay muchas técnicas para la toma de decisiones. En teneral una toma de decisión se
realiza entre varias alternativas u opciones. Lo importante para esto es conocer
criterios para la toma de decisión. Te proponemos utililizar una técnica de toma de
decisión conocida como matriz de preferencias. Encontrarás inforación sobre ella en el
material llamado “herramientas de decisión”. Buscá tres opciones al producto a
desarrollar en tu proyecto, y, tras realizar entrevistas a tus docentes de proyecto o
materias específicas, proponé una lista de “criterios de análisis” y una ponderación
para cada criterio.
Etapa 2: Definir el alcance
Objetivo: consiste en crear la Enunciado del Alcance del Proyecto, documento que
define el alcance del producto y del proyecto y pasa a formar parte de la línea de base
del alcance. (PMI)
La acción de documentar el alcance de proyecto se relaciona con el especial interés
que ponen todos los modelos de gestión actuales en los registros por escrito de todas
las decisiones a tomar. En este sentido el Enunciado del Alcance del Proyecto, precisa
todas las características y especificaciones que se anticipa deberá tener el producto y
todas las características de tareas, recursos y responsabilidades de los involucrados
en los proyectos. Las características del proyecto se contrastan con lo registrado en un
modelo de lo que deberá ser el proyecto llamado “línea de base”.
En esta actividad deberán pensarse a sí mismos como clientes que están encargando
un proyecto, para definir el Enunciado del Alcance del Proyecto, que deberá
contener:
 Descripción del alcance del producto. Esto fue formulado en puntos anteriores
 Criterios de aceptación del producto. Esto implica qué características deberá tener
el producto para ser aceptado.
 Entregables del proyecto. Nuevamente se presenta un cronograma de los registros
por escrito que se entregarán en diferentes instancias de avance del proyecto.
 Exclusiones del proyecto. Se precisa qué cosas no se harán en el proyecto.
 Restricciones del proyecto. Los límites y condiciones que deberá tener el proyecto.
 Supuestos del proyecto. Esto es lo que sí deberá tener, considerados supuestos
explícitos, muchas veces los supuestos no son mencionados.
En definitiva se pretende una precisión de todas las características y condiciones que
tendrá el proyecto.
4 El concepto de “trazabilidad” es central en la gestión de procesos actual se vincula con el
registro de la información histórica de un procesos.

8. Herramientas y técnicas
Como se expresa en la tabla para producir estas “salidas de este proceso”, hay una
serie de herramientas y técnicas para el acceso y el procesamiento de la información,
como el juicio de expertos, a los que se deberá consultar, o talleres de discusión con
interesados sobre estas las características del proyecto.
En relación con los requerimientos se realizan análisis de productos e identificación de
alternativas para cada toma de decisión vinculada al proyecto.
Entradas
Herramientas y
Técnicas
Salidas
Acta de Constitución del
Proyecto:
• Juicio de
Expertos
Enunciado del Alcance
del Proyecto: contiene.
 Descripción del
alcance del producto.
 Criterios de
aceptación del
producto.
 Entregables del
proyecto.
 Exclusiones del
proyecto.
 Restricciones del
proyecto.
 Supuestos del
proyecto.
• Workshop
Documentación de los
requerimientos
• Análisis de
productos: se
analizan los
objetivos y
descripción del
producto como
los enunció el
cliente para
convertirlos en
entregables
tangibles.
• Identificación de
Alternativas se
trata de descubrir
distintas formas
de lograr los
objetivos del
proyecto.
Tras haber evaluado alternativas y generado una documentación de requerimientos,
deberán, en relación con el proyecto, no con el producto, identificar alternativas.
Podrás utilizar alguna herramienta como la matriz de preferencias para decidirse por
alguna de las alternativas. . El producto de esta etapa deberá contener los ítems
mencionados más arriba y también deberá contar con un análisis del producto y una
identificación de aternativas de producto.
A continuación adjuntamos un ejemplo de enunciado de alcance de un proyecto.

9. Buscar en el apunte qué es la sigla smart,

10. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDB)
(Work Breakdown Structure WBS)
Se trata de un agrupamiento de información que describe los entregables de
elementos del proyecto, que organizan y definen el alcance del proyecto: trabajo que
no está en la EDB, está fuera del alcance del proyecto.
Es usado para desarrollar o conformar un entendimiento común del alcance del
proyecto. Cada nivel de desglose proporciona más detalles de los elementos del
proyecto.
En general son presentados en forma de cuadros o diagramas jerárquicos. Cada ítem
del EDT es asignado a un identificador único, que se conoce como código de cuenta.
La descripción de cada elemento de trabajo es volcado en el diccionario de la EDT,
que incluye descripciones del paquete de trabajo, y otras informaciones de
planeamiento como datos de cronograma, presupuesto de costos y asignaciones de
recursos. (PMI)
Un ejemplo de EDT:
El PMBOK® recomienda descomponer el trabajo basándose en los entregables que
tiene que producir el proyecto. Esto apunta a que el análisis del alcance sea lo más
concienzudo posible, facilita la estimación de tiempos y costos de las actividades
necesarias para completar cada entregable y permite la clara verificación de que el
alcance del proyecto haya sido completado una vez que éste termina.

11. El cuadro de más arriba representa los distintos niveles jerárquicos de una EDT, cada
nivel inferior supone un mayor nivel de detalle (desglose) de los trabajos a realizar.
Cada unidad (rectángulo) del nivel 4 se denomina paquete de trabajo (Work Package),
compuesto por diferentes tareas, es identificado por un código de cuenta.
Los identificadores permitirán establecer la “suma jerárquica” de costos, el cronograma
e información sobre recursos.
El control se realiza con las cuentas de control que integran alcance, costo y recursos.
Para medir el rendimiento se comparan con el “Valor Ganado”5
.
Los entregables de un proyecto
La importancia de los entregables según PMI:
Fuerza la responsable a terminar la tarea
Fuerza al cliente a recibir la visita
Facilita el control de los avances del proyecto
Crea la sensación generalizada de avance
Organiza la facturación/cobranza para el proveedor.
Para la presentación de un proyecto se utiliza como software el Microsoft Power Point
o algún otro de presentaciones y el Microsoft Visio o alguno análogo. Se puede utilizar
una pizarra o los papelitos con adhesivo post-it, que permite ensayar y “jugar” con la
estructura.
Como ejercicio te proponemos que armes con tus compañeros la EDB (WBS) del
proyecto que están analizando.
Por el carácter de acuerdo y compromiso entre las partes en relación con un proyecto,
se recomienda que la EDB se realice en forma conjunta con los distintos involucrados
en un proyecto, por esa razón es útil la utilización de los papelitos con autoadhesivos
para ir armando diferentes estructuras.
5 El valor ganado, o agregado se relaciona con los avances concretos del proyecto. En un
proceso productivo, cada operación de transformación de un insumo, por ejemplo agujerear se
dice que “produce valor”, es decir, que agujerear supondría un valor “ganado” o agregado.

12. La técnica o herramienta utilizada para la creación de la EDT se llama
descomposición. Las entradas que se utiliza son:
Activos de los procesos de la organización
Enunciado del alcance de un pñroyecto
Documentación de requerimientos
Las salidas de esta técnica son la EDB: estructura de desglose de proyecto:
el diccionario de la EDB;
la línea de base del alcance, y;
la documentación del proyecto.
Descomposición
Se subdivide el alcance y los entregables del proyecto en componentes más
pequeños y fáciles de manejar incluyendo el detalle suficiente para poder respaldar la
ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
Los grandes elementos del proyecto conforman el segundo nivel de la EDT junto con
la gestión del proyecto. Estos elementos deben estar reconocidos en el enunciado del
proyecto.
Diccionario de la EDB
Es un documento que describe cada componente en la estructura de desglose de
trabajo.
Por cada elemento la EDB puede contener:
Identificador de código de cuenta
Breve descripción del trabajo
Organización responsable del elemento
Lista de actividades asocidadas
Fechas de inicio y finalización
Recursos requeridos
Estimación del costo
Requisitos de calidad
Criterios de aceptación
Referencas técnicas
Información contractual.
Línea de base del proyecto
La línea de base representa todas las estimaciones y anticipaciones que se generan
en la etapa de planeamiento del proyecto. Estas estimaciones de tiempo son
fundamentales para estimar los costos del proyecto, en la etapa de realización se
registrarán y compararán todas las desviaciones respecto a lo anticipado y el análisis
de las causas que las produjeron generarán nuevos conocimientos que se utilizarán en
próximos proyectos.