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Gestión Documental
Breve Historia

 •   Somos una compañía internacional de servicios de consultoría, líder en Management
     Consulting, Information Management, Business Application & Technology y Managed
     Services.

 •   Nuestra casa matriz está en México, con subsidiarias en Brasil, Colombia, Perú, Chile y
     Estados Unidos. Contamos con cerca de 1.200 profesionales - 400 de ellos en Chile - con
     proyectos en los principales países de América y prestamos servicios a 150 de las 500
     mayores empresas de Latinoamérica del ranking Fortune (ver www.grupointellego.com).

 •   Mantenemos alianzas estratégicas formales con los principales proveedores de soluciones y
     tecnologías TI, entre los que destacan Oracle, SAP e IBM, con consultores certificados en
     estas plataformas tecnológicas, lo que nos permite capitalizar nuestro conocimiento y
     experiencia de industria.

 •   Ayudamos a agregar valor en la gestión de empresas en distintas industrias, como la
     financiera, de servicios, de consumo, de manufactura, minería y salud, entre otras. Desde
     hace más de 15 años entregamos un servicio de excelencia a nuestros clientes, que apunta
     a buscar las mejores estrategias y herramientas para acelerar su desarrollo, ayudándolos a
     incrementar su contribución a sus distintos grupos de interés.
 •   Como consultores, contamos con un amplio conocimiento del mercado y un sólido equipo
     de expertos en todas las áreas, que nos permite responder con prontitud y eficiencia a los
     requerimientos y necesidades de nuestros clientes.



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Visión

Nuestro Sueño al 2015:
Ser una de las principales consultoras del país.




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Misión


Ayudar a nuestros clientes a cumplir su visión, aportando valor diferenciador a su negocio.
Apoyándolos en la mejora de sus empresas, a través de diseño e implementación de
estrategias, optimizando sus procesos de negocio, la gestión efectiva del talento y el uso
eficiente de tecnologías y soluciones de información de clase mundial.




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Valor agregado a nuestros clientes



                +300                                    +1200                           #1
         Clientes de diferentes                       Colaboradores a nivel        en servicios de
            industrias se han                       regional con experiencia        Information
             beneficiado de                             en tecnologías y           Management y
          nuestras soluciones                             metodologías          Business Intelligence
                                                          líderes en el
                                                                                  en México en el
                                                            mercado
                                                                                        2010*




               Neutralidad                                 Equipo
               tecnológica                                Ejecutivo            Reconocimientos
             Recomendamos las                        con amplia experiencia     Intellego es una de las
           soluciones que más se                     en las empresas líderes      500 empresas más
                ajusten a las                           de la industria de     importantes de México y
               necesidades de                           Tecnologías de la           pertenece a la
              nuestros clientes                            Información         comunidad de empresas
                                                                                       Endeavor


*IDC IT Services Tracker 2010 – Intellego Markets

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Intellego en el Mundo
Gestión Documental
La Gestión Documental
¿Qué es un gestor documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas para administrar los
documentos de una organización.

La gestión documental está relacionada con los siguientes aspectos de los documentos:
      • El contenido
      • La tipificación
      • La catalogación
      • La seguridad
      • Las relaciones entre documentos.
      • Los ciclos de vida y la lógica de negocio

Los gestores documentales, como herramientas de administración de documentos van a
permitir:
      • El almacenamiento de la documentación.
      • El acceso y presentación de la información y el contenido de los documentos.
      • La automatización de los procesos y eventos relacionados con un documento.
      • La trazabilidad.

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La Gestión Documental
¿Por qué un gestor documental?

• Porque permite aflorar el conocimiento y la información contenida en los documentos
  sacándola de los cajones dejándola disponible para la organización.

• Porque permite pasar de buscar a encontrar documentos, ahorrando tiempos de
  proceso y mejorando la oportunidad de la información.

• Porque permite disminuir costos operacionales, derivado de la mejora en los tiempos
  de proceso y del propio ahorro en papel.

• Porque participa en la preservación del medio ambiente.




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La Gestión Documental
¿Qué soluciones aporta un gestor documental?

•   Como complemento a un sistema de gestión de registros de información, que adicionalmente
    administre documentos relacionados a las acciones o hechos relacionados con la lógica de
    negocio. Por ejemplo la administración de los documentos manejados por un sistema de
    recursos humanos.

•   Para departamentos donde se reciben y derivan grandes cantidades de documentos, como un
    sistema centralizado de ingreso y disponibilización de los documentos. Por ejemplo una oficina
    de partes.

•   Como base de conocimientos. Por ejemplo un departamento de atención al cliente para la
    administración de los procedimientos.

•   Como entorno colaborativo para la comunicación interna y con terceros. Por ejemplo la
    gestión de proyectos.

•   Como solución para la disponibilización del histórico de documentos en papel.

•   Como repositorio para el almacenamiento de archivos multimedia, voz, video, imágenes.



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La Gestión Documental
¿Cómo opera un gestor documental?

Los gestores documentales mantienen un esquema de operación similar al siguiente:


 Presentación
                             WEB            FS            API WS          API REST

 Servicios
                         Contenido        Búsqueda                 Flujos de trabajo

                                     Transformación           Versionamiento

 Repositorio

                                                  Motor de 
                          Repositorio
                                                 indexación
                                                                               BBDD



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La Gestión Documental
Herramientas de gestión documental en el mercado




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La Gestión Documental
Alfresco y el cuadrante Gartner




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La Gestión Documental
Alfresco / Breve reseña histórica

• Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentumy
  John Powell, ex COO de Bussiness Object. Entre sus inversionistas se incluyeron
  SAP, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba compuesto
  por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle. Mientras que el producto
  inicial de Alfresco Inc. estaba enfocado inicialmente en la gestión de
  documentos, en mayo de 2006 se anunció la intención de expandirlo hasta
  abarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y directivo
  de Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas de
  Vignete.

• Desde el principio los objetivos de Alfresco fueron desarrollar una herramienta
  de gestión documental basada en Open Source que compitiera en costos con los
  gigantes del mercado. Para ello Alfresco crea su versión Community, que va a
  permitir a las organizaciones y personal relacionado con las tecnologías de la
  información, descargar y probar un producto sin limitaciones funcionales.




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La Gestión Documental
Alfresco. Características generales

Las características generales de la plataforma Alfresco son:

•   Gestión documental.
•   Gestión de contenidos WEB.
•   Gestión de registros.
•   Control de versiones.
•   Gestión de imágenes.
•   Flujos de trabajo basados en jBPM y Activity.
•   Acceso al repositorio vía CIFS/WEBDAV/FTP.
•   Implementación de un ambiente colaborativo.
•   Búsquedas basadas en el motor Lucene.
•   Soporte multiidioma.
•   Soporte multiplataforma.
•   Arquitectura descentralizada.
•   APIs.
•   Basada en WEB.
•   Soporte clustering y replicación.



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La Gestión Documental
Alfresco: Características generales

Las principales fortalezas de la plataforma frente a sus competidores son:

•    Bajo costo. Gracias a una versión Community totalmente funcional.
•    Open Source.
•    Flexible y escalable.
•    APIs ampliamente documentadas.
•    Alto Rendimiento y bajo consumo de recursos.
•    Gran capacidad de integración con otros sistemas.




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La Gestión Documental
Alfresco. Requerimientos e implementación

 •   Alfresco puede ser implementado en los siguientes SO:
 •   Linux.
 •   Unix.
 •   Windows.
 •   MacOS.

 • El instalador de Alfresco puede ser autosuficiente e instala todos los módulos y componentes
   requeridos por el sistema.

 • Los requerimientos de recursos hardware, dependerán del uso previsto para la plataforma y
   sus servicios, sirviendo como referencia las siguientes configuraciones para Linux:




 • Los requerimientos en un host Windows serían:




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Alfresco: Arquitectura de la plataforma

                         Según Servicios   Según tecnología




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La Gestión Documental
Alfresco: Community vs Enterprise


Las funcionalidades de Alfresco están presentes en sus dos versiones por igual, sin limitaciones
ni restricciones. Las diferencias entre ambas son:




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La Gestión Documental
Offering de servicios


•   Consultoría sobre gestión documental.

•   Desarrollo de soluciones de gestión documental.

•   Instalación de plataformas de gestión documental.

•   Soporte y mantenimiento de plataformas instaladas.

•   Capacitación e inducción en gestión documental, administración de plataformas de gestión
    documental, desarrollo y personalización de herramientas de gestión documental.




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La Gestión Documental
Casos reales de soluciones de gestión documental

•   Servicio Civil. Intranet y biblioteca de documentos basada en Alfresco.

•   Servicio de evaluación ambiental. E-Kardex

•   Fundación Imagen de Chile. Gestión documental para documentos administrativos y repositorio de
    objetos audiovisuales.

•   Isapre Colmena. Digitalización y disponibilización de licencia médicas.

•   DGAC. Digitalización y migración del histórico físico y digital.

•   Plataforma de talleres. Gestión de los documentos de siniestros.

•   DAEM Vallenar. Digitalización del histórico en papel.

•   SAFP. Inducción para la habilitación de un repositorio documental + migración del histórico.

•   Principal. Sistema de publicación de información financiera y Sistema de pago de liquidaciones.

•   UTA. Sistema de oficina de partes.

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Gestión Documental - Evento de Gobierno 2013

  • 2. Breve Historia • Somos una compañía internacional de servicios de consultoría, líder en Management Consulting, Information Management, Business Application & Technology y Managed Services. • Nuestra casa matriz está en México, con subsidiarias en Brasil, Colombia, Perú, Chile y Estados Unidos. Contamos con cerca de 1.200 profesionales - 400 de ellos en Chile - con proyectos en los principales países de América y prestamos servicios a 150 de las 500 mayores empresas de Latinoamérica del ranking Fortune (ver www.grupointellego.com). • Mantenemos alianzas estratégicas formales con los principales proveedores de soluciones y tecnologías TI, entre los que destacan Oracle, SAP e IBM, con consultores certificados en estas plataformas tecnológicas, lo que nos permite capitalizar nuestro conocimiento y experiencia de industria. • Ayudamos a agregar valor en la gestión de empresas en distintas industrias, como la financiera, de servicios, de consumo, de manufactura, minería y salud, entre otras. Desde hace más de 15 años entregamos un servicio de excelencia a nuestros clientes, que apunta a buscar las mejores estrategias y herramientas para acelerar su desarrollo, ayudándolos a incrementar su contribución a sus distintos grupos de interés. • Como consultores, contamos con un amplio conocimiento del mercado y un sólido equipo de expertos en todas las áreas, que nos permite responder con prontitud y eficiencia a los requerimientos y necesidades de nuestros clientes. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 3. Visión Nuestro Sueño al 2015: Ser una de las principales consultoras del país. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx www.grupointellego.com
  • 4. Misión Ayudar a nuestros clientes a cumplir su visión, aportando valor diferenciador a su negocio. Apoyándolos en la mejora de sus empresas, a través de diseño e implementación de estrategias, optimizando sus procesos de negocio, la gestión efectiva del talento y el uso eficiente de tecnologías y soluciones de información de clase mundial. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx www.grupointellego.com
  • 5. Valor agregado a nuestros clientes +300 +1200 #1 Clientes de diferentes Colaboradores a nivel en servicios de industrias se han regional con experiencia Information beneficiado de en tecnologías y Management y nuestras soluciones metodologías Business Intelligence líderes en el en México en el mercado 2010* Neutralidad Equipo tecnológica Ejecutivo Reconocimientos Recomendamos las con amplia experiencia Intellego es una de las soluciones que más se en las empresas líderes 500 empresas más ajusten a las de la industria de importantes de México y necesidades de Tecnologías de la pertenece a la nuestros clientes Información comunidad de empresas Endeavor *IDC IT Services Tracker 2010 – Intellego Markets www.grupointellego.com www.intellego.com.mx www.grupointellego.com
  • 8. La Gestión Documental ¿Qué es un gestor documental? La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas para administrar los documentos de una organización. La gestión documental está relacionada con los siguientes aspectos de los documentos: • El contenido • La tipificación • La catalogación • La seguridad • Las relaciones entre documentos. • Los ciclos de vida y la lógica de negocio Los gestores documentales, como herramientas de administración de documentos van a permitir: • El almacenamiento de la documentación. • El acceso y presentación de la información y el contenido de los documentos. • La automatización de los procesos y eventos relacionados con un documento. • La trazabilidad. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 9. La Gestión Documental ¿Por qué un gestor documental? • Porque permite aflorar el conocimiento y la información contenida en los documentos sacándola de los cajones dejándola disponible para la organización. • Porque permite pasar de buscar a encontrar documentos, ahorrando tiempos de proceso y mejorando la oportunidad de la información. • Porque permite disminuir costos operacionales, derivado de la mejora en los tiempos de proceso y del propio ahorro en papel. • Porque participa en la preservación del medio ambiente. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 10. La Gestión Documental ¿Qué soluciones aporta un gestor documental? • Como complemento a un sistema de gestión de registros de información, que adicionalmente administre documentos relacionados a las acciones o hechos relacionados con la lógica de negocio. Por ejemplo la administración de los documentos manejados por un sistema de recursos humanos. • Para departamentos donde se reciben y derivan grandes cantidades de documentos, como un sistema centralizado de ingreso y disponibilización de los documentos. Por ejemplo una oficina de partes. • Como base de conocimientos. Por ejemplo un departamento de atención al cliente para la administración de los procedimientos. • Como entorno colaborativo para la comunicación interna y con terceros. Por ejemplo la gestión de proyectos. • Como solución para la disponibilización del histórico de documentos en papel. • Como repositorio para el almacenamiento de archivos multimedia, voz, video, imágenes. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 11. La Gestión Documental ¿Cómo opera un gestor documental? Los gestores documentales mantienen un esquema de operación similar al siguiente: Presentación WEB FS API WS API REST Servicios Contenido Búsqueda Flujos de trabajo Transformación Versionamiento Repositorio Motor de  Repositorio indexación BBDD www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 12. La Gestión Documental Herramientas de gestión documental en el mercado www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 13. La Gestión Documental Alfresco y el cuadrante Gartner www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 14. La Gestión Documental Alfresco / Breve reseña histórica • Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentumy John Powell, ex COO de Bussiness Object. Entre sus inversionistas se incluyeron SAP, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba compuesto por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle. Mientras que el producto inicial de Alfresco Inc. estaba enfocado inicialmente en la gestión de documentos, en mayo de 2006 se anunció la intención de expandirlo hasta abarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y directivo de Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas de Vignete. • Desde el principio los objetivos de Alfresco fueron desarrollar una herramienta de gestión documental basada en Open Source que compitiera en costos con los gigantes del mercado. Para ello Alfresco crea su versión Community, que va a permitir a las organizaciones y personal relacionado con las tecnologías de la información, descargar y probar un producto sin limitaciones funcionales. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 15. La Gestión Documental Alfresco. Características generales Las características generales de la plataforma Alfresco son: • Gestión documental. • Gestión de contenidos WEB. • Gestión de registros. • Control de versiones. • Gestión de imágenes. • Flujos de trabajo basados en jBPM y Activity. • Acceso al repositorio vía CIFS/WEBDAV/FTP. • Implementación de un ambiente colaborativo. • Búsquedas basadas en el motor Lucene. • Soporte multiidioma. • Soporte multiplataforma. • Arquitectura descentralizada. • APIs. • Basada en WEB. • Soporte clustering y replicación. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 16. La Gestión Documental Alfresco: Características generales Las principales fortalezas de la plataforma frente a sus competidores son: • Bajo costo. Gracias a una versión Community totalmente funcional. • Open Source. • Flexible y escalable. • APIs ampliamente documentadas. • Alto Rendimiento y bajo consumo de recursos. • Gran capacidad de integración con otros sistemas. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 17. La Gestión Documental Alfresco. Requerimientos e implementación • Alfresco puede ser implementado en los siguientes SO: • Linux. • Unix. • Windows. • MacOS. • El instalador de Alfresco puede ser autosuficiente e instala todos los módulos y componentes requeridos por el sistema. • Los requerimientos de recursos hardware, dependerán del uso previsto para la plataforma y sus servicios, sirviendo como referencia las siguientes configuraciones para Linux: • Los requerimientos en un host Windows serían: www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 18. La Gestión Documental Alfresco: Arquitectura de la plataforma Según Servicios Según tecnología www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 19. La Gestión Documental Alfresco: Community vs Enterprise Las funcionalidades de Alfresco están presentes en sus dos versiones por igual, sin limitaciones ni restricciones. Las diferencias entre ambas son: www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 20. La Gestión Documental Offering de servicios • Consultoría sobre gestión documental. • Desarrollo de soluciones de gestión documental. • Instalación de plataformas de gestión documental. • Soporte y mantenimiento de plataformas instaladas. • Capacitación e inducción en gestión documental, administración de plataformas de gestión documental, desarrollo y personalización de herramientas de gestión documental. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx
  • 21. La Gestión Documental Casos reales de soluciones de gestión documental • Servicio Civil. Intranet y biblioteca de documentos basada en Alfresco. • Servicio de evaluación ambiental. E-Kardex • Fundación Imagen de Chile. Gestión documental para documentos administrativos y repositorio de objetos audiovisuales. • Isapre Colmena. Digitalización y disponibilización de licencia médicas. • DGAC. Digitalización y migración del histórico físico y digital. • Plataforma de talleres. Gestión de los documentos de siniestros. • DAEM Vallenar. Digitalización del histórico en papel. • SAFP. Inducción para la habilitación de un repositorio documental + migración del histórico. • Principal. Sistema de publicación de información financiera y Sistema de pago de liquidaciones. • UTA. Sistema de oficina de partes. www.grupointellego.com www.intellego.com.mx