La gestión de compras y aprovisionamiento implica seleccionar, adquirir y almacenar materias primas de manera eficiente para optimizar costos y evitar desabastecimientos. La función de compras se encarga de asegurar la calidad, cantidad y precio de los insumos, y se apoya en indicadores para medir su eficacia y calidad. La implementación de una estrategia de compras adecuada es esencial para reducir costos y mejorar la competitividad de la empresa.

1. GESTIÓN DE COMPRAS

2. FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
La función de aprovisionamiento está compuesta por aquellas actividades que
se ejecutan con la finalidad de seleccionar, adquirir y almacenar las materias
primas necesarias en el proceso productivo.
La importancia de una política de aprovisionamiento es obvia, por varias
razones:
Es la principal relación de la empresa con el proveedor y a aquella le interesa
tener cuanto antes el producto solicitado.
Desde el punto comercial a la empresa le conviene tener el menor stock de
materiales inmovilizados, pues una gran cantidad de existencias en el
inventario pues acarrear costos excesivos, y disminuir la competitividad de la
empresa.
La función de aprovisionamiento comprende las áreas de compras y de
almacenaje.

3. OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
La función de aprovisionamiento comprende las áreas de compras y de
almacenaje.
MINIZAR COSTOS MAXIMIZAR EL SERVICIO
Minimizar la inversión de inventario Conseguir un inventario suficiente para
que la producción no se vea afectada
por desabastecimiento de materia
primas y demás insumos
Reducir al máximo los costos de
almacenamientos
Optimizar la inversión para que la
producción no carezca de materias
primas y otros materiales
Minimizar las pérdidas por daños, por
obsolescencias y por artículos
perecederos
Tener un sistema eficiente de
información de inventarios
Minimizar los costos de salarios del
departamento de compras.
Mantener un sistema eficiente de
transporte de los inventarios.

4. FUNCIÓN DE COMPRAS
La función de compras es la responsable del proceso de adquisición de
insumos y materiales, en la cantidad necesaria, con la calidad adecuada
y a un precio conveniente, puestos a disposición de la empresa en el
momento requerido.
El departamento de compras es el encargado de recibir las solicitudes
de los materiales necesarios, de buscar los proveedores adecuados, y de
realizar las gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de la
empresa.
La gestión de compras, comprende las operaciones de recepción y
almacenamiento de los materiales.

5. OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
La función de compras tiene fijado los siguiente objetivos:
1. Dar continuidad en el abastecimiento
2. Asegurar la calidad y cantidad de los suministros
3. Definir el nivel de inventarios, evitando disminución de los stock por pérdidas,
,mermas por obsolescencias y deterioro.
4. Estudiar nuevas fuentes de suministros
5. Mantener los costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles
adecuados.
Para alcanzar los objetivos anteriores es necesario que se tomen decisiones al
respecto:
Las especificaciones de los productos a adquirir, se deben tener estándares para su
adquisición, de no ser así deberán ser solicitadas al departamento requirente.
Las políticas de control de calidad en las que se deben de fijar los estándares
requeridos en el suministros, así como la entrega a tiempo oportuno.

6. ACTIVIDADES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
La función de compras tiene fijadas las siguientes actividades:
1. Estudiar las fuentes de suministros
2. Búsqueda, selección y evaluación de proveedores
3. Control de las especificaciones de calidad requeridas
4. Gestión de negociación, incluyendo precios, condiciones de pagos y
plazos de entregas.
5. Seguimientos de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y
condiciones establecidas con el proveedor.
6. Mantenimiento de registro actualizado de productos con información
referida a características técnicas, códigos de identificación,
proveedores, precios y condiciones de entrega y pagos.
7. Realización de pedidos, determinando los volúmenes y fechas de
lanzamiento previstos.
8. Recepción de pedidos y su control de calidad.

7. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
 Modelo Horizontal: un departamento se
encarga de todas las funciones de
compras.
 Modelo Vertical: Es cada
departamento se establece una
unidad de compras
La evolución de los departamentos de compras van aunado de la competitividad del mercado,
según las necesidades de la empresa se debe contar con un departamento de compras que permita
la reducción de los costos de aprovisionamiento al máximo.
COMPRAS
PRODUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN
COMERCIAL
FINANCIERO
COMERCIAL
FINANCIERO
PRODUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN
COMPRAS
COMPRAS
COMPRAS
COMPRAS
A continuación se detallan los dos modelos de los departamentos de compras

8. LA MATRIZ DE KRAJIC
La matriz de Krajic es un modelo en
el que se agrupan los productos
comprados por la empresa en
función de dos parámetros:
1. Impacto que tiene en el
resultado de la empresa.
2. Riesgo en el suministro de dichos
productos.
Esta matriz se establece en cuatro
cuadrantes como observamos en la
siguiente imagen:
PRODUCTOS
APALANCADO
S
(Ofertas
Competitivas)
PRODUCTOS
CUELLO DE
BOTELLAS
(Aseguramient
o del
Suministró)
PRODUCTOS
RUTINARIOS
(Sistema de
Contratación)
PRODUCTOS
ESTRATÉGIC
OS
(Alianzas con
proveedores)
RIESGO DE SUMINISTRO
IMPACTO
DE
LA
COMPRA

9. COSTO DE LAS COMPRAS
Existen varios criterios que definen el costo de compra a continuación se
detalla en la siguiente imagen dos de estos criterios:
Valor de
entrada de
las
existencias
en el
almacén
COSTO DE
COMPRAS:
Precio neto de
compras
+ Impuestos no
recuperables
PRECIO DE
ADQUISICIÓN:
Precio neto de compra
+ Derechos arancelarios o
impuestos no recuperables
+Costo de transporte
+Otros costos hasta el
almacén

10. ESTRATEGIA DE COMPRAS
Las estrategias de compras deben ser:
Un plan documentado de la relación comprador-proveedor con objetivos,
estrategias, implementación e indicadores de manera integrada y coherente.
Debe ser proveedora de ventajas sostenidas y de largo plazo sobre nuestros
competidores.
Es un documento vivo y consensuado con las partes afectadas que sirva como
herramienta de comunicación efectiva
Parte de un proceso iterativo que de objetivos claros en un entorno
cambiante.
Llegando a este punto se puede ser capaz de desarrollar una estrategia de
compras que permita conocer los objetivos de la empresa y los del área de
compras.

11. ESTRATEGIA DE COMPRAS
Las estrategias de compras debe incluir decisiones sobre los siguientes
aspectos:
1. Las decisiones de comprar al exterior productos o servicios
desarrollados internamente forman parte de esta estrategia.
2. Cambios en la base de proveedores, estos cambios se enmarcan
generalmente en la línea de reducir o consolidar proveedores en
niveles de idoneidad.
3. Definición de las necesidades de sistemas de información para
cubrir el seguimiento y la medida dela ejecución de las compras.
4. Relación del área de compras con otros departamentos de la
empresa.
5. Programas de estandarización, centrados en la reducción de
referencias, materiales o procesos productivos o en la homologación
de proveedores.

12. INDICADORES DE COMPRAS
Un departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores
que miden su correcto funcionamiento:
1. Indicadores de innovación; que miden los nuevos materiales o servicios
utilizados y los nuevos proveedores.
2. Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el
tiempo de entrega.
3. Indicadores de costo, que miden el costo de los productos y servicios
comprados, así como las evoluciones históricas de los costos y las
causas que provocan alteración.
4. Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio
comprado.
5. Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los
productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales
propios de la empresa (tiempos de entrega, flexibilidad de respuesta a
los cambios de plan, etc).

13. PEDIDOS Y ORDENES DE COMPRAS
Es el documento físico por escrito en el cual se estipula la cantidad y
calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el
solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo
que seria risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o
servicios.
El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión,
pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o
servicio.

14. SOFTWARE O SISTEMAS DE COMPRAS
Es donde se configuran las rutinas de su actual circuito de compras, pueden
partir desde una solicitud interna de compras, las autorizaciones
correspondientes, el pedido de cotización al proveedor, la autorización
pertinente y su pase a esta de orden de compra, el registro y chequeo de la
mercancía entregada con el informe de recepción y la carga de la factura de
compra.
Estos software son sumamente flexible a la hora de adaptarse a su esquema
administrativo de gestión, configurar el circuito que desee, con el esquema
de formularios, puntos de autorización y control que considere pertinente,
entre estos formularios se pueden nombrar:
•Precios de proveedor
•Precios de artículos
•Solicitudes de compras
•Pedidos de cotización
•Ordenes de compras
•Facturas

15. ÍNDICES DE COMPRAS
Los índice mas usados para medir la gestión de compras son los siguientes:
 Índice de compras: nos indica la importancia de las compras con
respecto a las ventas en términos porcentuales:
 Índice de Costo departamento de compras: nos mide el costo del
departamento en relación al valor de las compras.
 Índice del costo de pedido de compras: se determinará por el
cociente entre el costo del departamento de compras y el numero de
pedidos emitidos.
Compras Totales
Ventas totales
x 100
Compras Totales
Costo de Personal de Compras
Costo de Personal de Compras
Números de pedidos anuales

16. ÍNDICES DE COMPRAS
Los índice mas usados para medir la gestión de compras son los siguientes:
Índice de rotación de stock de materias primas: Indica el número de
veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de materias primas
compradas.
Índice de período medio de pago: Mide los días que tarda la empresa por
término medio a pagar a sus proveedores
Índice de rechazos: Relación entre el valor de las devoluciones y el valor de
las compras expresadas en términos porcentuales.
Compras anuales de materia prima
Stock medio anual
365
compras anuales/ saldo medio anual de proveedores
Devoluciones en compras
Compras anuales de materiales
x 100

17. EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS
1. La empresa Botello S.A. dedicadas a la compra de garrafas, proporcionando
información respecto al consumo, existencia, durante el período que se indica del
año 2016.
1. Adicionalmente brindaron esta información:
2. Las ventas del año anterior ascendieron a 850.000 bs.
3. Los costos salario del departamento de compras fueron 150.000 bs.
4. Se han emitido 350 pedidos
5. Las devoluciones anuales de compras ascendieron a 5.000 bs.
6. El saldo medio de proveedor es de 25.000bs.
7. Considerando esta información calcular los indicadores de gestión de
compras.
DESDE HASTA DÍAS
01/01/2016 31/03/2016 91 20,000.00 120,000.00
01/04/2016 30/06/2016 90 24,000.00 100,000.00
01/07/2016 30/09/2016 91 35,000.00 130,000.00
01/10/2016 31/12/2016 91 28,000.00 120,000.00
107,000.00 470,000.00
PERÍODO
CONSUMO EXISTENCIAS

18. EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS
Considerando esta información calcular los indicadores de gestión de compras.
Compras Totales 107,000.00
Ventas totales 850,000.00
Compras Totales 107,000.00 0.71333 Bs.
Costo de Personal de Compras 150,000.00
Costo de Personal de Compras 150,000.00 428.571 Bs.
Números de pedidos anuales 350.00
Compras anuales de materia prima 107,000.00 24%
Stock medio anual 455,000.00
365 365.00 85.28 días
(107000/25000)
Devoluciones en compras 5,000.00 5%
Compras anuales de materiales 107,000.00
x 100 x 100
compras anuales/ saldo medio anual de
proveedores
x 100
x 100
x 100
x 100 18.35%

19. EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS
2. La empresa Visión General S.A. dedicada a la venta de aires acondicionados,
proporcionando información respecto al consumo, existencia, durante el
período que se indica del año 2016.
1. Compras totales fueron de 225.000 bs.
2. Compras anuales fueron de 230.000 bs.
3. El stock anual fue de 545.000 bs.
4. Adicionalmente brindaron esta información:
5. Las ventas del año anterior ascendieron a 750.000 bs.
6. Los costos salario del departamento de compras fueron 70.000 bs.
7. Se han emitido 850 pedidos
8. Las devoluciones anuales de compras ascendieron a 5.500 bs.
9. El saldo medio de proveedor es de 5.000bs.

20. EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS
Considerando esta información calcular los indicadores de gestión de compras.
Compras Totales 225,000.00
Ventas totales 750,000.00
Compras Totales 225,000.00 3.21 Bs.
Costo de Personal de Compras 70,000.00
Costo de Personal de Compras 70,000.00 200 Bs.
Números de pedidos anuales 350.00
Compras anuales de materia prima 230,000.00 42%
Stock medio anual 545,000.00
365 365.00 7.93 días
(225000/5000)
Devoluciones en compras 5,500.00 2%
Compras anuales de materiales 230,000.00
x 100 x 100
compras anuales/ saldo medio anual de
proveedores
x 100
x 100
x 100
x 100 18.35%