El departamento de compras es crucial para satisfacer las necesidades de insumos en una empresa, optimizando costos y garantizando calidad y tiempo de entrega. Sus funciones incluyen la detección de necesidades, selección y seguimiento de proveedores, y gestión de órdenes de compra, además de mantener relaciones interdepartamentales clave. Un plan de compras bien estructurado y un presupuesto adecuado son fundamentales para el manejo efectivo del inventario y las transacciones de adquisición.

1. GRUPO NO.1
Departamento de
compras

2. Es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para
satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir al
mínimo costo con la calidad adecuada y en el momento
oportuno.
Sus funciones son:
• Detección de la necesidad, solicitud y análisis de
alternativas de compra negociación con los proveedores,
colocación de orden de compra.
• Seguimiento y activación de ordenes de compra.
• Verificar la entrega del producto.

3. IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE COMPRAS:
Es la unidad encargada de abastecer de insumos que cumplan con
las condiciones de los productos/servicios de los que formarán
parte, en las condiciones lo más ventajosas posibles.
Condiciones ventajosas para la compra son:
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•
•
El Precio de compra,
El Plazo de Entrega
El Servicio de Posventa que realiza el proveedor al comprador,
Servicio Técnico garantizado
La calidad obtenida en lo que se compra y
La Estabilidad de ese proveedor.

4. RELACIONES CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA
• Dirección General
• Producción
• Finanzas
• Recepción
Almacenes
• Contabilidad
y

5. POLITICA DE COMPRAS:
Se le denomina a los
criterios
generados
desde la dirección de una
empresa con respecto a
las condiciones, plazos de
pago,
tipo
de
proveedores, etc., que se
aplican para realizar
todas las adquisiciones
de la compañía.

6. PLANEAMIENTO DE COMPRAS
Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a
dirigir las compras dentro de la empresa.
Sus especificaciones son:
• Según las necesidades
• Según la cantidad económica.
• Según los descuentos y rebajas.

7. EL PLAN DE COMPRAS DEBE CONTENER
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•
•
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Procedimiento de compra e importancia monetaria
Política de compra
Investigación Verbal
Investigación Escrita
Convocatoria a ofertas por invitación
Convocatoria Pública de ofertas
Necesidades de los consumidores.
Necesidades de producción.
Elección de los proveedores
Interpretaciones comerciales
Comprar, fabricar o alquilar.

8. PRESUPUESTO DE COMPRAS:
Un presupuesto de compras proporciona una
representación de lo que la empresa planea
comprar para el inventario y la cantidad de
inventario que planea aumentar o mantener
durante un período determinado de tiempo.

9. PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS
Un proceso habitual de compra se inicia con la
identificación de la necesidad de abastecimiento y
finaliza con el registro de los bienes y/o servicios y
adquiridos.
Las Etapas en este proceso son:
1. Detección de la necesidad de comprar
requerimiento de bienes/servicios.
2. Selección de proveedores.
3. Seguimiento y recepción de los pedidos.
4. Almacenamiento y registro de las compras.
y

10. 1. Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de
bienes/servicios.
• Incidencia de las compras en el manejo de Stock. En otras
palabras compras de Urgencia y se deben tomar en cuenta
las condiciones de negociación.
•
•
•
•
•
Sector
Gerencia
Compra
Proveedores
Compras

11. 2.
Selección de Proveedores.
Es el proceso cuando se definen los posibles
proveedores evaluando los siguientes aspectos: precio
y condiciones de pago plazos de entrega, capacidad
técnica y real de producción calidad de los productos
controles de calidad, mercado, fiabilidad, posibilidades
futura de evolución, formas de contratación, líneas de
productos que manejan.

12. ALIANZAS ESTRATEGIAS CON PROVEEDORES: estas son necesarias
por la diversidad de recursos como materias primas y repuestos
para la producción, fondos (préstamos) energía, gas,
equipamientos y servicios variados para fabricar sus productos o
realizar sus servicios.
LA INTEGRACION VERTICAL: es aquella oportunidad que tienen las
empresas en términos económicos, convirtiéndose en sus propios
proveedores desarrollando una empresa nueva que provea
algunas materias primas principales a la empresa cliente, lo que
genera un proceso denominado, que permite asimismo controlar
nivel de calidad, tiempos de entrega y costos.

13. 3. SEGUIMIENTO Y RECEPCION DE LOS PEDIDOS:
•
•
•
•
•
Control de Ingresos y Egresos de las compras.
Un sólido plan de materiales
El Compromiso para llevar a cabo el plan
Una Evaluación constante.
La insistencia en mantener registros exactos de inventarios
• Favorecer el servicio al cliente
• Facilitar la flexibilidad en la producción
• Promover la certeza en la producción y en las operaciones.
• Fomentar beneficios a través de especulación de los precios.

14. 4. ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DE LAS COMPRAS:
Esto se da cuando se han recibido conforme, se entregan al
deposito o Almacén, conjuntamente con el informe de calidad y
el parte de recepción.
Inmediatamente se da informe al área de compras, área
administrativa para que se proceda a liquidar el pago a los
proveedores, luego se archiva la documentación correspondiente.
El almacén acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando
el inventario de existencias (sistema de Stock) para informar a las
áreas solicitantes sobre su arribo.

15. MODALIDADES DE COMPRA
• Compra habitual de pedidos
locales.
• Compras en el exterior
• Compra de Bienes de uso
• Compras por fondo fijo.
• Compra por Licitaciones.