El documento describe el archivo intermedio, incluyendo sus funciones y servicios principales como la recepción de documentos, instalación, descripción, valoración, selección y eliminación. También explica que el archivo intermedio conserva documentos en su fase semiactiva y decide qué documentos serán preservados permanentemente en el archivo histórico.
Este documento describe las funciones y procesos de un Archivo Histórico. Explica que un Archivo Histórico conserva documentos de valor permanente transferidos desde archivos intermedios y que realiza tareas como la descripción, conservación y difusión de sus fondos documentales para investigadores, administraciones y el público en general. También detalla los diversos instrumentos que se utilizan en un Archivo Histórico, como guías, inventarios, registros y índices, para facilitar la consulta y gestión de los documentos.
Este documento define y explica los diferentes tipos y niveles de agrupaciones documentales en archivística. Explica que las agrupaciones documentales son conjuntos de documentos y que los principales niveles son el fondo, las agrupaciones superiores al fondo como patrimonio archivístico común o archivo, y las agrupaciones inferiores como subfondo, serie y unidad documental. También discute las características y ejemplos de cada nivel de agrupación.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.
El documento describe los desafíos de mantener un archivo de oficina desorganizado, incluyendo la dificultad de localizar documentos y la pérdida de información. También explica qué es un archivo de oficina, sus funciones principales como organizar y conservar documentos, y los principios básicos para su organización como designar un responsable y contar con un espacio adecuado. Además, distingue entre los documentos administrativos que deben archivarse y los documentos de apoyo informativo que no forman parte del archivo.
El documento describe los procesos y ventajas de la digitalización de documentos. Explica que la digitalización permite a las organizaciones gestionar su documentación de manera más eficiente y competitiva. Detalla las 9 fases del proceso de digitalización, incluyendo la identificación, clasificación, digitalización, reconocimiento de datos e indexación. También cubre los tipos de escáneres, formatos digitales y ventajas como el acceso a la información y preservación de documentos.
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
Este documento describe las funciones y procesos de un Archivo Histórico. Explica que un Archivo Histórico conserva documentos de valor permanente transferidos desde archivos intermedios y que realiza tareas como la descripción, conservación y difusión de sus fondos documentales para investigadores, administraciones y el público en general. También detalla los diversos instrumentos que se utilizan en un Archivo Histórico, como guías, inventarios, registros y índices, para facilitar la consulta y gestión de los documentos.
Este documento define y explica los diferentes tipos y niveles de agrupaciones documentales en archivística. Explica que las agrupaciones documentales son conjuntos de documentos y que los principales niveles son el fondo, las agrupaciones superiores al fondo como patrimonio archivístico común o archivo, y las agrupaciones inferiores como subfondo, serie y unidad documental. También discute las características y ejemplos de cada nivel de agrupación.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.
El documento describe los desafíos de mantener un archivo de oficina desorganizado, incluyendo la dificultad de localizar documentos y la pérdida de información. También explica qué es un archivo de oficina, sus funciones principales como organizar y conservar documentos, y los principios básicos para su organización como designar un responsable y contar con un espacio adecuado. Además, distingue entre los documentos administrativos que deben archivarse y los documentos de apoyo informativo que no forman parte del archivo.
El documento describe los procesos y ventajas de la digitalización de documentos. Explica que la digitalización permite a las organizaciones gestionar su documentación de manera más eficiente y competitiva. Detalla las 9 fases del proceso de digitalización, incluyendo la identificación, clasificación, digitalización, reconocimiento de datos e indexación. También cubre los tipos de escáneres, formatos digitales y ventajas como el acceso a la información y preservación de documentos.
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Este documento describe diferentes métodos para medir el tamaño de un archivo, incluyendo contar el número de folios, mediciones lineales de canto a filo, mediciones por volumen según la forma de la documentación, mediciones por peso, y mediciones según la unidad de conservación. También incluye tablas de conversión para pasar de una unidad de medida a otra.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
Este documento define la clasificación archivística y los cuadros de clasificación. Explica que la clasificación archivística es el proceso intelectual de jerarquizar los documentos de un fondo en categorías, clases y series, expresadas en un cuadro de clasificación que respeta los principios de procedencia y orden original. También describe los tipos de clasificación y los aspectos a considerar para clasificar, como la estructura y funciones de la institución productora.
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
Este documento explica el proceso de foliación de documentos de archivo. Define foliación como la numeración consecutiva de las hojas de un documento. Detalla los requisitos, materiales y procedimientos para realizar la foliación correctamente, incluyendo numerar las hojas en el orden correcto, utilizando lápiz negro y sin alterar el contenido original. El objetivo principal de la foliación es permitir una fácil ubicación y preservación de los documentos.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
El documento describe tres puntos clave sobre la digitalización de documentos:
1. Explica que la digitalización convierte documentos físicos en imágenes digitales mediante el escaneo y almacenamiento en formatos de archivo electrónicos.
2. Señala que la digitalización permite preservar la información de manera electrónica, facilitando el acceso y aplicaciones como la búsqueda de información.
3. Detalla algunas etapas clave del proceso de digitalización como la preparación de documentos, escaneo, indexación y
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
Este documento describe los pasos para realizar transferencias documentales de forma adecuada. Explica que la transferencia implica el traslado físico y legal de documentos de unidades operativas al archivo central de una organización. Luego detalla cada etapa del proceso como preparar los documentos, foliarlos, empacarlos en cajas y carpetas identificadas, amarrar los paquetes, embalar las cajas y enumerarlas para su traslado de forma ordenada. Concluye que las transferencias son necesarias para conservar los documentos de manera organizada
El documento habla sobre las transferencias documentales, que son el proceso de remitir documentos entre las diferentes etapas del archivo, incluyendo el archivo de gestión, central e histórico. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información para los ciudadanos, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar un control ordenado de la documentación y concentrar la información útil ya sea para toma de decisiones o conocimiento histórico. Los documentos pasan primero al archivo central y luego al histórico una vez cumplido el tiempo establecido
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
El documento describe los procesos archivísticos de identificación, valoración, clasificación, ordenación y descripción de documentos. Explica que la descripción archivística consiste en el análisis de documentos para facilitar su localización y consulta, y que los instrumentos de descripción incluyen inventarios, guías, catálogos e índices. También presenta la norma ISAAR(CPF) para la elaboración de registros de autoridad archivística.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (R. J. Nº 073-85-AGN/J, del 31.05.1985, Norma S.N.A. 05: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS).
Este documento proporciona información sobre las agrupaciones documentales y el proceso de clasificación documental. Define términos como fondo, sección, serie y subserie documentales y explica la jerarquía y relaciones entre estas agrupaciones. Además, incluye ejemplos de cómo se aplicarían estas agrupaciones a los documentos producidos por una alcaldía municipal.
Este documento describe las tres fases del ciclo vital de un documento: activa, semiactiva e inactiva. En la fase activa, los documentos se producen y utilizan en el curso de una gestión y se almacenan en el archivo de trámite. En la fase semiactiva, los documentos se almacenan en el archivo de concentración y su uso es eventual. En la fase inactiva, los documentos se almacenan en el archivo histórico y están disponibles para su uso por el público.
Este documento describe los diferentes tipos de instituciones de archivo, sus funciones generales y los sistemas de archivo a nivel local, regional y nacional. Explica que un archivo requiere tener un contenido documental, un depósito físico, personal capacitado y una gestión archivística. Además, presenta ejemplos de sistemas de archivo en España, Cuba y la Universidad de Almería.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Este documento describe diferentes métodos para medir el tamaño de un archivo, incluyendo contar el número de folios, mediciones lineales de canto a filo, mediciones por volumen según la forma de la documentación, mediciones por peso, y mediciones según la unidad de conservación. También incluye tablas de conversión para pasar de una unidad de medida a otra.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
Este documento define la clasificación archivística y los cuadros de clasificación. Explica que la clasificación archivística es el proceso intelectual de jerarquizar los documentos de un fondo en categorías, clases y series, expresadas en un cuadro de clasificación que respeta los principios de procedencia y orden original. También describe los tipos de clasificación y los aspectos a considerar para clasificar, como la estructura y funciones de la institución productora.
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
Este documento explica el proceso de foliación de documentos de archivo. Define foliación como la numeración consecutiva de las hojas de un documento. Detalla los requisitos, materiales y procedimientos para realizar la foliación correctamente, incluyendo numerar las hojas en el orden correcto, utilizando lápiz negro y sin alterar el contenido original. El objetivo principal de la foliación es permitir una fácil ubicación y preservación de los documentos.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
El documento describe tres puntos clave sobre la digitalización de documentos:
1. Explica que la digitalización convierte documentos físicos en imágenes digitales mediante el escaneo y almacenamiento en formatos de archivo electrónicos.
2. Señala que la digitalización permite preservar la información de manera electrónica, facilitando el acceso y aplicaciones como la búsqueda de información.
3. Detalla algunas etapas clave del proceso de digitalización como la preparación de documentos, escaneo, indexación y
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
Este documento describe los pasos para realizar transferencias documentales de forma adecuada. Explica que la transferencia implica el traslado físico y legal de documentos de unidades operativas al archivo central de una organización. Luego detalla cada etapa del proceso como preparar los documentos, foliarlos, empacarlos en cajas y carpetas identificadas, amarrar los paquetes, embalar las cajas y enumerarlas para su traslado de forma ordenada. Concluye que las transferencias son necesarias para conservar los documentos de manera organizada
El documento habla sobre las transferencias documentales, que son el proceso de remitir documentos entre las diferentes etapas del archivo, incluyendo el archivo de gestión, central e histórico. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información para los ciudadanos, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar un control ordenado de la documentación y concentrar la información útil ya sea para toma de decisiones o conocimiento histórico. Los documentos pasan primero al archivo central y luego al histórico una vez cumplido el tiempo establecido
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
El documento describe los procesos archivísticos de identificación, valoración, clasificación, ordenación y descripción de documentos. Explica que la descripción archivística consiste en el análisis de documentos para facilitar su localización y consulta, y que los instrumentos de descripción incluyen inventarios, guías, catálogos e índices. También presenta la norma ISAAR(CPF) para la elaboración de registros de autoridad archivística.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (R. J. Nº 073-85-AGN/J, del 31.05.1985, Norma S.N.A. 05: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS).
Este documento proporciona información sobre las agrupaciones documentales y el proceso de clasificación documental. Define términos como fondo, sección, serie y subserie documentales y explica la jerarquía y relaciones entre estas agrupaciones. Además, incluye ejemplos de cómo se aplicarían estas agrupaciones a los documentos producidos por una alcaldía municipal.
Este documento describe las tres fases del ciclo vital de un documento: activa, semiactiva e inactiva. En la fase activa, los documentos se producen y utilizan en el curso de una gestión y se almacenan en el archivo de trámite. En la fase semiactiva, los documentos se almacenan en el archivo de concentración y su uso es eventual. En la fase inactiva, los documentos se almacenan en el archivo histórico y están disponibles para su uso por el público.
Este documento describe los diferentes tipos de instituciones de archivo, sus funciones generales y los sistemas de archivo a nivel local, regional y nacional. Explica que un archivo requiere tener un contenido documental, un depósito físico, personal capacitado y una gestión archivística. Además, presenta ejemplos de sistemas de archivo en España, Cuba y la Universidad de Almería.
El documento habla sobre las diferentes formas y operaciones de ordenación archivística. Explica métodos como la ordenación cronológica, alfabética y numérica de documentos, expedientes y series. También describe operaciones como el desdoble, signatura, datación y foliación que se realizan durante el proceso de ordenación.
El artículo es el resultado del estudio del fondo personal del Sacramentino Juan Arratbel que se se conserva en el Archivo de la Comunidad de Tolosa SSS, Gipuzkoa
Présentation Journées Tecniques d'Archive / Presentación en las Jornadas Arch...Edison Toledo Díaz
Este documento describe el enfoque sistémico para el tratamiento archivístico de los fondos documentales de la Congregación del Santísimo Sacramento (Padres Sacramentinos) en España. Explica que el tratamiento archivístico incluye cuatro fases (identificación, valoración, organización y descripción) que forman un sistema que hace que los fondos sean accesibles para los usuarios. Además, resume los resultados del proceso de tratamiento archivístico sistémico aplicado a los archivos de los Padres Sacramentinos entre 2011-
Relación de la archivística con otras ciencias. Diferencias de los archivos c...Edison Toledo Díaz
El documento describe las relaciones entre la archivística y otras ciencias como la paleografía, diplomática y cronología. Explica que estas ciencias son útiles para la archivística ya que permiten leer, analizar y datar documentos de archivo. También incluye ejemplos de diferentes tipos de escrituras como visigótica, carolina y gótica que se encuentran comúnmente en los archivos.
Descripción archivística normalizada y normas ISAD(G) e ISAAR(CPF)Edison Toledo Díaz
1. La descripción archivística es una fase importante del tratamiento archivístico que permite organizar y facilitar el acceso a los documentos.
2. Las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) estandarizan la descripción archivística de manera multinivel y a través de encabezamientos autorizados respectivamente.
3. Los sistemas de información archivística que utilizan estas normas y las tecnologías de la información generan instrumentos de descripción completos que facilitan grandemente la consulta
Este documento describe los modelos de gestión de documentos, incluyendo el modelo norteamericano y sus submodelos de EE.UU. y Quebec, y el modelo europeo y sus submodelos de países germánicos e Inglaterra. Explica los diferentes niveles de implantación de la gestión de documentos y las funciones del gestor documental y el archivero en las distintas fases del ciclo de vida de los documentos.
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Edison Toledo Díaz
Este documento explica los principios de procedencia y respeto al orden original en archivística. El principio de procedencia establece que los documentos deben mantenerse agrupados por su organismo productor sin mezclarse con otros. El principio de respeto al orden original requiere que los documentos mantengan su orden original dentro del fondo para reflejar fielmente la estructura y actividades del organismo. Ambos principios son fundamentales para preservar la integridad e información de los archivos.
Este documento describe el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en dos entidades, la Registraría Pública de Garzón y la cooperativa COOFISAM. Explica las etapas pre-archivística y archivística, así como los tipos de documentos que se conservan en los archivos de gestión, central e histórico de cada entidad. Concluye que es indispensable contar con personal capacitado en archivística y usar tablas de retención documental para ordenar los archivos de manera coherente
Formacion de los archivos segun el ciclo vital de los documentosTrabajo de campolvpm9517
Este documento describe el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en dos entidades, la Registraría Pública de Garzón y la cooperativa COOFISAM. Explica las etapas pre-archivística y archivística, así como los tipos de documentos que se conservan en los archivos de gestión, central e histórico de cada entidad. Concluye que es indispensable contar con personal capacitado en archivística y usar tablas de retención documental para ordenar los archivos de manera coherente
Este manual proporciona orientación sobre la organización de archivos de oficina en la Universidad de Alicante. Explica la diferencia entre un almacén de papel y un archivo de documentos, la necesidad de un archivo en la universidad, y los tipos de documentos que forma parte del archivo universitario. También describe los elementos que constituyen el sistema de archivos universitario, las fases del ciclo de vida de los documentos, y las funciones del Archivo General. Además, ofrece principios básicos para organizar los archivos de gestión o de oficina en
El documento describe los objetivos y funciones de un archivo de oficina, incluyendo organizar y conservar documentación, formar series documentales, elaborar instrumentos de consulta, y preparar documentos para su transferencia. También explica principios archivísticos como procedencia y orden original, e identificación y características de documentos de archivo.
Este documento presenta la problemática del archivo de la Superintendencia Financiera de Colombia. Describe que la iluminación del archivo es insuficiente, hay mucho polvo debido a la falta de limpieza, y no hay ventilación adecuada para refrigerar los documentos. El documento analiza posibles soluciones a estos problemas para mejorar la calidad del archivo y las condiciones laborales.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Este documento describe el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Seguridad Pública de la Ciudad de México. Explica que el SIA está compuesto por un componente normativo y otro operativo, y describe las unidades de archivo como el archivo de trámite, de concentración e histórico. También define términos clave como transferencia primaria y secundaria, y valoración primaria y secundaria.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Programa Control Documentario – PCD Necesario Diagnóstico para el Éxito del P...Antonio Garin Rodríguez
El documento describe el Programa de Control Documental (PCD), que establece las series documentales producidas por una entidad, su valor temporal o permanente, y los plazos de retención. Explica que el PCD diagnostica el estado del acervo documental y concluye con un proyecto de digitalización y gestión documental. Detalla los componentes del PCD, incluyendo el inventario de series documentales, la tabla de retención de documentos y el índice alfabético.
El documento describe los conceptos fundamentales de los archivos en las empresas. Explica que los archivos son conjuntos de documentos organizados para tener información clasificada y ordenada. También describe los tipos de archivos, como archivos activos, semiactivos y pasivos, así como los criterios y sistemas para organizar los archivos. Finalmente, detalla los equipos, materiales y mobiliario necesarios para establecer y mantener un archivo empresarial efectivo.
Este documento proporciona una introducción a la gestión documental. Explica los conceptos clave de archivo y registro, los tipos de archivos y registros, y cómo organizar y almacenar documentos de manera efectiva. También cubre cómo clasificar y ordenar documentos físicos y electrónicos para su fácil recuperación y consulta.
Manual de archivos de oficina ejemplo u de alicante 2dannacortes95
Este manual proporciona directrices para la organización de archivos de oficina en la Universidad de Alicante. Explica la diferencia entre un almacén de papel y un archivo de documentos, y por qué es necesario un archivo en la universidad. Detalla los elementos que componen el sistema de archivos de la universidad, incluidos los archivos de gestión y el Archivo General. Además, ofrece principios básicos para la organización, clasificación, ordenación y conservación de documentos en los archivos de gestión, así como el proceso de transferencia de documentos al Arch
Archivo Central De La Oficina De AdministracióN DeRosa Cruz
El documento describe el Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales de Puerto Rico. El Archivo Central almacena expedientes judiciales inactivos hasta su disposición según los periodos de retención establecidos. El Archivo está organizado en secciones como Ventanilla, Micropelículas, Depuración y Reciclaje. Los expedientes se conservan por 5 a 50 años dependiendo del caso antes de su digitalización o disposición.
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
El documento describe los tipos de archivos en una empresa y administración pública. En una empresa, los archivos pueden ser activos, semiactivos e inactivos. Los documentos pasan por tres etapas de edad hasta su archivo definitivo. Toda labor de archivo debe realizarse de acuerdo a un plan de archivo establecido.
Formación de los archivos según el ciclo vitalfjsalazarm
El documento describe las preguntas y respuestas de dos archivos, uno público y uno privado, sobre sus procesos de gestión documental. El archivo público actualmente administra 2 fondos y carece de un sistema de conservación integral, aunque realiza limpiezas periódicas. Su personal no está completamente capacitado y usa una aplicación en Access. El archivo privado administra 1 fondo y está en proceso de levantar tablas de retención. Su personal recibe capacitación continua pero los depósitos requieren adecuaciones. El documento también incluye def
Este documento presenta los principios básicos de la organización y manejo de archivos. Explica las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos (activa, semiactiva e histórica), los tipos de archivos (de trámite y de concentración), y las herramientas archivísticas clave como el cuadro de clasificación, catálogo de disposición documental e inventarios. También cubre conceptos como recepción, seguimiento, organización, transferencia y conservación de documentos, así como las políticas que rigen estas actividades.
Este documento proporciona información sobre el manejo eficiente de archivos y documentos. Explica normas de control de documentos, principios de archivado como recibir, registrar, clasificar y guardar documentos, y técnicas de archivo activo e inactivo. También describe sistemas de clasificación como alfabético, numérico y por materia, y provee ejemplos de su aplicación. El objetivo es orientar sobre procedimientos para organizar archivos de manera ordenada y accesible.
El documento habla sobre los pasos para el traslado controlado de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos. Estos incluyen seguir las Tablas de Retención Documental, transferir documentos de acuerdo a su valor y uso, y asegurar su acceso, conservación y organización en cada tipo de archivo.
Este documento presenta los principios básicos para la organización de los archivos de gestión u oficinas en la Universidad de Alicante. Explica que cada unidad debe mantener su archivo de gestión organizado mediante expedientes y series documentales de acuerdo a un cuadro de clasificación establecido. Asimismo, destaca la importancia de separar los documentos de apoyo informativo de la documentación archivística propiamente dicha y de realizar transferencias periódicas de documentos al Archivo General una vez haya concluido su vigencia administrativa.
Soluciones Examen de Selectividad. Geografía junio 2024 (Convocatoria Ordinar...Juan Martín Martín
Criterios de corrección y soluciones al examen de Geografía de Selectividad (EvAU) Junio de 2024 en Castilla La Mancha.
Soluciones al examen.
Convocatoria Ordinaria.
Examen resuelto de Geografía
conocer el examen de geografía de julio 2024 en:
https://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/2024/06/soluciones-examen-de-selectividad.html
http://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/
Ofrecemos herramientas y metodologías para que las personas con ideas de negocio desarrollen un prototipo que pueda ser probado en un entorno real.
Cada miembro puede crear su perfil de acuerdo a sus intereses, habilidades y así montar sus proyectos de ideas de negocio, para recibir mentorías .
ACERTIJO DESCIFRANDO CÓDIGO DEL CANDADO DE LA TORRE EIFFEL EN PARÍS. Por JAVI...JAVIER SOLIS NOYOLA
El Mtro. JAVIER SOLIS NOYOLA crea y desarrolla el “DESCIFRANDO CÓDIGO DEL CANDADO DE LA TORRE EIFFEL EN PARIS”. Esta actividad de aprendizaje propone el reto de descubrir el la secuencia números para abrir un candado, el cual destaca la percepción geométrica y conceptual. La intención de esta actividad de aprendizaje lúdico es, promover los pensamientos lógico (convergente) y creativo (divergente o lateral), mediante modelos mentales de: atención, memoria, imaginación, percepción (Geométrica y conceptual), perspicacia, inferencia y viso-espacialidad. Didácticamente, ésta actividad de aprendizaje es transversal, y que integra áreas del conocimiento: matemático, Lenguaje, artístico y las neurociencias. Acertijo dedicado a los Juegos Olímpicos de París 2024.
José Luis Jiménez Rodríguez
Junio 2024.
“La pedagogía es la metodología de la educación. Constituye una problemática de medios y fines, y en esa problemática estudia las situaciones educativas, las selecciona y luego organiza y asegura su explotación situacional”. Louis Not. 1993.
Examen de Selectividad. Geografía junio 2024 (Convocatoria Ordinaria). UCLMJuan Martín Martín
Examen de Selectividad de la EvAU de Geografía de junio de 2023 en Castilla La Mancha. UCLM . (Convocatoria ordinaria)
Más información en el Blog de Geografía de Juan Martín Martín
http://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/
Este documento presenta un examen de geografía para el Acceso a la universidad (EVAU). Consta de cuatro secciones. La primera sección ofrece tres ejercicios prácticos sobre paisajes, mapas o hábitats. La segunda sección contiene preguntas teóricas sobre unidades de relieve, transporte o demografía. La tercera sección pide definir conceptos geográficos. La cuarta sección implica identificar elementos geográficos en un mapa. El examen evalúa conocimientos fundamentales de geografía.
3. Ciclo de vida de los documentos
Fase activa de
los documentos
Tiempo en que los documentos son
confeccionados producto de los trámites o
funciones de la entidad productora. Se
consultan sistemáticamente.
Fase inactiva de
los documentos
Tiempo en que los documentos
cumplieron su vida útil para el productor.
Se consultan según intereses
investigativos y/o necesidades
particulares.
Fase semiactiva
de los documentos
Tiempo en que los documentos son
pruebas de los trámites y funciones
efectuadas . Se consultan
esporádicamente.
4. Tipos de Archivos según el ciclo de
vida de los documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO
Fase activa de
los documentos
Fase semiactiva
de los documentos
Fase inactiva de
los documentos
5. Archivo intermedio
• Es la institución de Archivo que conserva
los documentos en la llamada edad
intermedia, o lo que es lo mismo, en la fase
semiactiva de los documentos.
• La gestión es del Archivo pero la titularidad
de los documentos sigue siendo del
productor.
• Los documentos pueden llegar a
permanecer hasta 30 años, si es que no
permanentemente por diversas causas.
6. Archivo intermedio
• Tipo de Archivo que surge por el auge de la
producción documental de los siglos XIX y
XX.
• En este tipo de Archivo, los documentos
reciben tratamientos diversos.
• En los Archivos intermedios, gracias a la
selección, algunos documentos se declaran
como históricos y se conservarán de forma
permanente y otros [para Cruz Mundet
(2012) la mayoría], serán destruidos.
7. Archivo intermedio
• Según el DTA (1995), es aquél al que se han
de transferir los documentos de los archivos
centrales cuando su consulta por los
organismos productores es esporádica y en el
que permanecen hasta su eliminación o
transferencia al archivo histórico.
• No fueron concebidos para conservar
documentos que superen los 50 años de
antigüedad aunque en la actualidad lo hacen
por condiciones objetivas de espacio.
8. Archivo intermedio
• Según el Real Decreto 1708/2011 (España), es
la institución responsable de la custodia de
los documentos generados y reunidos por los
diferentes Departamentos ministeriales y sus
organismos públicos, una vez finalizada su
fase activa conforme a lo establecido en los
calendarios de conservación. El Archivo
General de la Administración (AGA), es el
archivo intermedio de la Administración
General del Estado en España, según la
normativa vigente.
9. Archivo intermedio
• Según la web de la Universidad de Oviedo, el
nombre de Archivo Intermedio se justifica en
Archivística por realizar la labor intermedia
entre los archivos de oficina y centrales y el
archivo histórico, es decir la recepción de
toda la documentación producida por una
institución, con más de 5 años de antigüedad,
su selección, expurgo y posterior
transferencia al Archivo Histórico sólo de
aquellos documentos con valor permanente,
siendo el resto eliminados.
10. Objetivos del
Archivo intermedio
Liberar a las Administraciones de los documentos
Mejorar el funcionamiento de los sistemas
documentales
Evitar el colapso de los Archivos históricos
Asegurar la selección de documentos
Garantizar el paso de documentos al Archivo
histórico
Garantizar el acceso de las Administraciones a
sus documentos
Realizar todas las funciones a muy bajo coste
11. • Su principal cometido es decidir qué
documentos van a ser conservados
permanentemente y cuáles eliminados.
• Por ello, los trabajos característicos en el
Archivo intermedio son:
– Identificación.
– Valoración.
– Selección.
– Eliminación.
Archivo intermedio
12. Acciones en Archivos intermedios
ARCHIVO INTERMEDIO
Unidades
documentales
Unidades
documentales
ARCHIVO HISTÓRICO
Unidades
documentales
Valoración y Selección
Unidades
documentales
Expurgo
Eliminación
X
13. Funciones y/o servicios
del Archivo intermedio
Recepción de
documentos
Instalación de
documentos
Descripción
de fondos y
series
Información
a usuarios
Expurgo y
eliminación
Clasificación
del fondo
Valoración
y Selección
Identificación
del fondo
14. Recepción de documentos en el
Archivo intermedio
• Proceso organizado en el que se reciben los
documentos provenientes de las oficinas.
• El Archivo, previamente, debió organizar el
proceso con los organismos remitentes.
• Deben revisarse y coincidir, los documentos
que se entregan y los que se reciben.
• En lo anterior ayudan los modelos de
transferencia, entrega y/o el registro de
entrada.
15. Instalación de documentos en el
Archivo intermedio
• No reservar espacios dentro de los
depósitos. No es conveniente.
• Poner la signatura a las cajas, libros y/o
legajos con uno de los métodos que existen:
– Secuencial: numeración continua según la entrada
en el Archivo.
– Cronológica: por el año de ingreso y un número
correlativo.
– Dirección: señalando la localización por cada área
del Archivo (Depósito/Sección/Bloque/Estantería).
16. La signatura en el Archivo
intermedio
• La mejor signatura es la más sencilla, la que
propicie menos errores y se comprenda
fácilmente.
• De los tres métodos, el más sencillo parece
ser el secuencial.
• Lo anterior no impide tener un plano de los
depósitos donde se vayan marcando los
espacios ocupados.
17. Registro topográfico de depósitos
DEPÓSITO
1
DEPÓSITO
2
DEPÓSITO
3
DEPÓSITO
4
DEPÓSITO
5
DEPÓSITO
6
DEPÓSITO
7
C 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
F
1 X X X X X X X X X X X X X X X X
2 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X
DEPÓSITO
8
DEPÓSITO
9
DEPÓSITO
10
DEPÓSITO
11
DEPÓSITO
12
DEPÓSITO
13
DEPÓSITO
14
F
1 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2 X X X X X X X X X X X X X X X
3 X X X X X X X X X X X X X
DEPÓSITO
15
DEPÓSITO
16
DEPÓSITO
17
DEPÓSITO
18
DEPÓSITO
19
DEPÓSITO
20
DEPÓSITO
21
F
1 X X X X X X X X X X X X X X X
2 X X X X X X X X
3 X X X
18. • Es la primera fase de la metodología
archivística, que debió hacerse
fundamentalmente en los archivos
centrales. Si no fue así, debe hacerse
entonces en el Archivo intermedio.
• Consiste en la búsqueda y
caracterización del productor de los
documentos, de los tipos documentales
y de las funciones de la institución.
La identificación
19. • El objetivo fundamental de la
identificación es determinar las series
documentales.
• La legislación puede ser el punto de
partida para conocer tanto al productor,
como a las funciones.
• Uno de sus resultados fundamentales
es el Organigrama.
La identificación
20. Clasificación de fondos en el
Archivo intermedio
• Debe basarse en el Cuadro de clasificación
elaborado por la entidad siempre que sea
válido.
• De retomarse el cuadro elaborado por la
entidad, debe revisarse muy bien y
comprobar que lo remitido coincide con lo
declarado.
21. Valoración, Selección y Expurgo
• Son procesos imprescindibles que se
realizan en el Archivo intermedio
porque permiten transferir al Archivo
Histórico, solo lo que posee valor
histórico permanente.
• No se hacen a priori, generalmente
son definidos y realizados por
Comisiones de Valoración y
Eliminación.
22. Descripción de fondos y series en
el Archivo intermedio
• En principio, la descripción se puede
realizar empleando las relaciones de
entrega hechas por los organismos
productores.
• Se debe elaborar un cronograma de
descripción partiendo por las series más
consultadas y continuando por las que más
prometan por los valores que posean.
23. Servicio de información en el
Archivo intermedio
• Propiciar el servicio de información a los
usuarios, lo cual incluye:
–Consulta en sala.
–Préstamo a los productores.
–Reproducción compulsada (fotocopia y
digitalización).
–Consulta telefónica y electrónica (verbal,
fax, correo electrónico, gestión electrónica).
24. Servicio de información en el
Archivo intermedio (2)
• Como Archivo intermedio, en caso de
consulta de documentación semiactiva
solicitada por terceros, se exigirá una carta de
autorización del productor.
• Garantizar la confidencialidad de los datos
durante la etapa semiactiva de los
documentos (aún no son públicos).
• Cuando ya sean documentos históricos, si aún
permanecen en el Archivo intermedio, sí hay
que procurar el acceso y su consulta.
25. Un ejemplo de Archivo intermedio:
Archivo General de la
Administración de España (AGA).
26. Según el Real Decreto 1708/2011
(España) las funciones del AGA son:
1. Conservar los documentos que son transferidos
desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
2. Aplicar las resoluciones de la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos
sobre eliminación y destrucción de
documentos.
3. Aplicar las resoluciones adoptadas por la misma
Comisión sobre conservación permanente y
acceso a las agrupaciones documentales.
27. Según el Real Decreto 1708/2011
(España) las funciones del AGA son:
4. Identificar y valorar las agrupaciones
documentales acumuladas que no hayan
recibido previamente tratamiento
archivístico para proponer a la Comisión
Calificadora Departamental, su
eliminación o conservación.
5. Establecer estrategias para la
conservación de documentos y ficheros
electrónicos.
28. Según el Real Decreto 1708/2011
(España) las funciones del AGA son:
6. Completar las descripciones de fondos y
series hechas por el Archivo Central
conforme a las normas internacionales y
nacionales de descripción archivística.
7. Realizar transferencias periódicas al
Archivo histórico, acompañadas de los
correspondientes instrumentos de
descripción.
29. Comprobación
¿Verdadero o Falso?
• En el Archivo intermedio se conservan los
documentos de valor histórico que se
consultan mucho por los ciudadanos.
• En el Archivo intermedio existen fondos
de los organismos de la Administración
Central del Estado.
• Los Archivos intermedios reciben
transferencias de los Archivos Centrales
F
V
V
30. Conclusiones parciales
• El Archivo intermedio, se ubica en el sistema
archivístico entre los Archivos Centrales y los
Archivos Históricos.
• Son los responsables de custodiar, conservar
y servir los documentos que le llegan desde
los Archivos Centrales porque la frecuencia de
consulta de aquellos por la Administración, ya
no es tan frecuente.
31. Conclusiones parciales
• En el Archivo intermedio se realizarán la
identificación, valoración (si no se hicieron
antes), clasificación, descripción, selección,
expurgo, eliminación y luego la transferencia
a los Archivos Históricos, de aquellos
documentos con valor permanente.
• Cada operación anterior tiene sus propias
características y exigencias técnicas que se
deben cumplir.
33. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Relaciones de Entrega.
• Registro General de Entrada de Fondos.
• Registro de Depósito.
• Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía).
• Cuadros de clasificación.
• Inventario y repertorio de series.
• Índices (Bases de Datos).
• Otros instrumentos que se verán en la clase de
Archivo Histórico
34. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Relaciones de Entrega.
–Su objetivo fundamental es, según Conde
(1992), permitir el control de los
documentos que pasan de un Archivo a
otro y traspasar la responsabilidad de su
custodia del Archivo remitente al
receptor.
–El impreso debe rellenarse por triplicado.
35. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Registro General de Entrada de Fondos:
–Instrumento donde se asienta cada
ingreso de documentos a un Archivo.
–Sirve de prueba legal de la entrada.
36. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Registro de Depósito .
–Según el DTA (1995), es el instrumento de
control que indica el emplazamiento en los
depósitos, de las estanterías, planeros y
ficheros.
–Permite comprobar el nivel de ocupación de
los depósitos.
–Permite obtener información sobre la
disponibilidad actual y futura del espacio.
37. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Guías: proporcionan información sobre los
fondos de uno o más Archivos, describiendo
a éstos globalmente, los servicios y horarios
y caracterizando a los productores de los
documentos, entre otras cuestiones .
–Censo-guía.
–Guía de Archivos: AHN Madrid, Bernedoko
Udala
–Guía de Fondos (Uruguay, Chile 1 y 2).
38. Censo-guía de Archivos de España e
Iberoamérica:
Fuente:
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm
39. Guía de Fondos: Archivo Nacional de
la Administración. Chile
40. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Cuadros de clasificación:
–Es el instrumento resultante del proceso
de clasificación.
–Puede ser orgánico, funcional o ambos a
la vez.
• CAPRECOM, Colombia.
• Obispado de San Sebastián, España.
• Comunidad Autónoma de Canarias, España.
41. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Repertorios e Inventarios de series:
– Es un resumen de las series que componen uno o
varios fondos.
– Se reproducen por medio de las series, la
estructura de la institución productora y el cuadro
de clasificación.
– Se confeccionan con los campos de las áreas de
identificación y de contexto de la Norma ISAD(G).
– Pueden ser someros (para las unidades de
instalación) y analísticos (para los expedientes).
42. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Índices:
–son instrumentos que recuperan
información de los documentos por
distintas categorías:
• Geográficos.
• Materias.
• Nombres
• Fechas.
48. Conclusiones.
• Los instrumentos, sean de descripción, de
control o de recuperación, son un resultado
que favorece la conservación, el acceso y
consulta de los documentos y la posterior
recuperación de la información contenida
en los archivos.
• Algunos de los instrumentos empleados son
los registros de entrada y de depósitos,
guías, cuadros de clasificación, inventarios e
índices.