Pasos para transferencia documental
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Este documento describe los pasos para la transferencia documental desde los archivos de gestión al archivo central. Explica que la transferencia consiste en trasladar los documentos que han cumplido su tiempo de retención en los archivos de gestión. Los pasos incluyen garantizar el acceso público a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y guardarla de manera segura y en óptimas condiciones de conservación.
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Tdg3
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La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (R. J. Nº 073-85-AGN/J, del 31.05.1985, Norma S.N.A. 05: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS).
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Las tablas de retención documental (TRD) permiten organizar y sistematizar los archivos de las organizaciones de una manera estandarizada. Antes de que fuera obligatorio implementar las TRD mediante la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban de manera alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las TRD facilitan el manejo y acceso a la información de una organización y ayudan a cumplir con los principios de transparencia.
El archivo ideas básicas
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos creados por una persona u organización durante una actividad. Los archivos son necesarios para cumplir con la ley y mantener registros de transacciones. Sirven para mantener los documentos ordenados, conservarlos correctamente y localizarlos de forma rápida. Existen archivos activos, semiactivos e inactivos según su frecuencia de uso, y centralizados o descentralizados según su ubicación. Los sistemas de clasificación incluyen métodos alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geogr
Unidad de correspondencia
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
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Este documento describe los pasos para realizar transferencias documentales de forma adecuada. Explica que la transferencia implica el traslado físico y legal de documentos de unidades operativas al archivo central de una organización. Luego detalla cada etapa del proceso como preparar los documentos, foliarlos, empacarlos en cajas y carpetas identificadas, amarrar los paquetes, embalar las cajas y enumerarlas para su traslado de forma ordenada. Concluye que las transferencias son necesarias para conservar los documentos de manera organizada
Transferencias documentales
Este documento ofrece instrucciones sobre cómo organizar y almacenar archivos. Explica que los documentos deben clasificarse y ordenarse cronológica o numéricamente según el Cuadro de Clasificación Documental. Luego deben prepararse físicamente para su almacenamiento en carpetas con rótulos e inventarios, y almacenarse en cajas de archivo según su clasificación y de acuerdo a su tiempo de retención en la Tabla de Retención Documental.
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Este documento proporciona recomendaciones sobre la foliación de documentos de archivo. La foliación tiene dos propósitos principales: controlar la cantidad de folios dentro de una unidad de conservación y preservar el orden original y la integridad de las unidades documentales. Se define la foliación y se especifican los requisitos y procedimientos para llevarla a cabo de manera correcta, como numerar de forma consecutiva los folios rectos de cada unidad documental utilizando lápiz negro.
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Este documento presenta los objetivos y alcances de un programa de gestión documental, el cual busca racionalizar y normalizar la documentación de una entidad desde su producción hasta su disposición final para facilitar su manejo, consulta y preservación. Describe las diferentes fases del programa como recepción, trámite, consulta, almacenamiento, recuperación, protección, preservación temporal y disposición final de los documentos.
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