Este documento describe los diferentes tipos de documentos, incluyendo documentos primarios, secundarios y de referencia. También discute la evolución de los documentos físicos a documentos electrónicos y digitales, y los métodos para clasificar y almacenar documentos electrónicos como PDF y escaneo. Además, explica las diferentes fuentes de información como fuentes personales, institucionales y documentales.

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA
FACULTAD DE HUMANIDADES
INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN
Autores:
PADRON MARCO C.I. 13779460
RODRÍGUEZ MEDELINE C.I. 13062419
Barquisimeto, Julio 2013

2. PRIMARIOS. Son aquellos que contienen
información original, de primera mano que no ha
sido tratada o modificada documentalmente.
SECUNDARIOS. Son aquellos que hacen referencia
a los primarios, mediante clasificación, descripción
bibliográfica, etc.
OBRAS DE CONSULTA O REFERENCIA. Se utilizan
como material de consultan, ya que sintetizan de
una manera rápida los documentos primarios y
secundarios.

3. El uso creciente de la tecnología en la actualidad, ha
permitido que la documentación evolucione hacia los
documentos electrónicos, restándole a simple vista,
importancia al soporte físico.
Sin embargo, con la nuevas tecnologías y el internet,
existen grandes cantidades de información en formato
digital que sólo puede visualizada a través de
computadoras, lo que ha permitido almacenar millones
de documentos (libros, textos, obras de arte, música,
videos, etc) y mostrarlos a cualquier usuario en el mundo,
sin importar las distancias.
Ejemplo de ello, tenemos los archivos de Francisco de
Miranda, que son exhibidos en la web, luego de pasar
por un proceso de escaneo y digitalización.

4. Un documento electrónico es aquel que para poder ser visualizado es necesario
una computadora. Sin embargo, debemos tener claro que existen miles de ellos,
pero no todos contienen información confiable y válida.
Cuando se tiene un documento en físico, el cual queremos convertirlo en
electrónico, bien sea porque contiene información valiosa que queremos
preservar, conservar y que su contenido perdure en el tiempo, se realiza la
digitalización del mismo, y se utilizan softwares especiales para su visualización.
Esto permite que la recuperación de la información se haga de manera rápida y
oportuna.

5. Conservar la información tiene poco interés si ya no es posible su utilización
cuando ésta es necesaria. Cuando la información deba ser transformada en
un documento para dar prueba de una actividad, su valoración es
particularmente importante: es necesario valorar con cuidado su
autenticidad, integridad y valor.
Para crear el documento electrónico se usan varios métodos, que ayudan a
la gestión y recuperación de la información. Entre éstos tenemos el escáner,
que facilita una imagen digital . Cuando se realiza el escaneo, es
conveniente respetar algunas reglas, la calidad del resultado dependerá de
ello en buena medida.
Existen formatos especiales para que esto ocurra, el JEPG, que ayuda a
mejorar la calidad de las grandes imágenes, reduciéndolas en tamaño para
que sean mas fácil de visualizar.

6. El formato PDF, conserva fielmente la apariencia y características del documento
original, incluidos gráficos y tipos de fuente, que no se puede modificar (salvo que
se disponga de las herramientas precisas). Un documento PDF puede ser
visualizado, impreso o enviado por correo electrónico, almacenado en la web, en
una intranet o en cualquier sistema de archivo digital. Para la visualización e
impresión de documentos PDF se requiere el programa gratuito Acrobat Reader;
mientras que para la creación y modificación de documentos PDF es necesaria la
aplicación Acrobat Distiller, de pago. En el momento actual PDF se ha
transformado en uno de las normas de facto en la Web.

7. La clasificación de los documentos debe hacerse de una manera organizada y
no realizarse arbitrariamente, por ende debe llevar una lógica que nos permita
accesar fácilmente a la información, es por ello, que se ha creado una serie de
métodos que nos permite organizar los documentos y archivos, para que haya
mayor facilidad para su consulta.
Entre estos métodos tenemos: que existen dos sistemas fundamental el
alfabético y numérico, el alfabético como su nombre lo indica es aquel que se
basa en el uso del abecedario donde se considera el nombre de la persona u
organización y el otro seria el sistema numérico donde cada documento se
ordena conforme a un número que es asignado de manera progresiva, sin
considerar ningún otro elemento, entre ellos tenemos el sistema numérico
consecutivo, sistema numérico simple, dígitos terminales y dígitos centrales.

8. También pudiéramos nombrar otros sistemas que se derivan de estos, los que se
clasifican según la zona geográfica, el cual llamamos sistema geográfico, los
que se clasifican por su fecha, osea sistema cronológico. Aquellos el cual se
hace según la función de su contenido o asunto, lo llamamos temáticos y
también los que son combinados entre los que mas común encontramos es el
alfanumérico, que por lo general se usa en las bibliotecas.

9. El éxito de toda clasificación de documentos depende
de los criterios que se tomen para su organización, uno
de los principales es el tiempo, es decir el mes, el año, el
día de creación del documento es una prioridad a la
hora de obtener un trabajo satisfactorio, pero debemos
tener en cuenta que al agregar mas variables se agiliza
la gestión de los documentos y el criterio “espacio” es de
gran ayuda para la clasificación.
La clasificación de documentos por el tipo, es otro de los
criterios donde la jerarquía o rango de importancia le da
una mayor agilidad al proceso y es de gran utilidad a la
hora de realizar facturas, informes, normas.

10. Los antecedentes deben ser tomados como otro de los criterios, porque entre
mas consultado es un documento en la información, mayor importancia debe
adquirir y tiene que ubicarse en un lugar donde tenga fácil accesibilidad, para
ser consultado.

11. Las fuentes de información son sumamente extensas, y las podemos encontrar desde los
formatos tradicionales impresos hasta los formatos electrónicos de alta tecnología y de
gran capacidad de almacenamiento. Por ello, podemos dividir las fuentes de
información en varios tipos, entre ellas tenemos: Fuentes de información de acuerdo a
su origen: estas a su vez se dividen en fuentes de información personales, institucionales y
documentales.
Aquellas fuentes que ofrecen información, sobre personas o grupos relacionados
profesionalmente como el caso de colegio de abogados o colegio de contadores y que
por su carácter son de difícil acceso a cualquier otra persona o grupo, las podemos
definir como una fuente personal y aquellas que proporcionan información de interés
público y que ofrecen datos sobre su funcionamiento u organización pudiéramos decir
que son fuentes de información institucionales como el caso de los catálogos y guías
sobre bibliotecas, en cambio aquellas que basan la información según su contenido y
que parten de un documento se definen como la fuente de información documental.

12. Nos encontramos también con la fuente de información
de acuerdo con el nivel informativo o contenido, es la
fuente más extensa por dividirse en fuentes primarias
que son aquellas que contienen información reciente y
que por lo general no siguen un esquema
predeterminado entre ellas pudiéramos nombrar, los
libros de monografías, publicaciones periódicas
seriadas, revistas científicas, tesis doctorales, informes de
investigación actas de congresos, etc. Y aquellas que
contienen un esquema determinado, que en si
encierran referencias de los documentos primarios,
provenientes de la extracción como el resultado de la
aplicación de la técnica del análisis documental, las
llamamos fuentes de información secundarias, entre
ellas tenemos: directorios, almanaques, manuales,
diccionarios, enciclopedias, etc.

13. Por último, existe una tercera categoría que se denomina fuente de información
terciaria y que a pesar de no estar muy tratada en la conceptualización y
naturaleza son las consecuencias de la fuente primaria y secundaria, como por
ejemplo la fotocopia, la bibliografía de bibliografía respectivamente. Otro
ejemplo que podemos citar es el de las telecomunicaciones y de los equipos de
almacenamiento de alta tecnología.

14. Páginas consultadas:
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/CASELLAS-2009-ASARCA.pdf
http://www.dipsoria.es/index.php/mod.documentos/mem.descargar/fic
hero.documentos_Sistema_de_gestion_documentos_electronicos-
Soria_b30e1629%232E%23pdf
http://www.emagister.com/curso-archivo-claisifacion-documentos
http://www.buenastareas.com/ensayos/Tecnicas-Para-La-
Clasificacion/2028216.html
http://www.contenidoweb.info/documentos/clasificacion-de-
documentos.htm