Este documento describe los componentes clave de un plan de proyecto para la implementación de un sistema ERP. Incluye secciones sobre la definición del proyecto, los objetivos, el alcance, hitos, presupuesto, supuestos, riesgos, organización del equipo de proyecto y el enfoque general para completar el proyecto dentro del tiempo y el presupuesto asignados.

1. Sistemas de Gestión
Empresarial
Tema 5: Planificación del Proyecto de Implantación
del ERP
Ing. Nilton Zambrano S.

2. Índice
Documento de Definición del Proyecto.
Componentes de la Definición del Proyecto.

3. Documento de Definición del Proyecto (I)
¿Que es?
El documento de definición del proyecto describe el plan
general del proyecto. También establece los limites del
mismo.
El documento de definición del proyecto incluye su objetivo,
su planteamiento de trabajo, su enfoque, sus hitos, sus
recursos y sus roles. Este se debe de desarrollar, revisar y
aprobar. Una vez aprobada la definición del proyecto, el
gerente del proyecto se reúne con el equipo para llegar a un
acuerdo en sus compromisos y productos a entregar. La
definición del proyecto se publica en la base de datos
apropiada del producto del trabajo.

4. Documento de Definición del Proyecto (I)
¿Por qué?
La definición del proyecto documenta el propósito del
proyecto. El documento de definición del proyecto incluye el
alcance proyectado, su enfoque, recursos, estándares de
calidad, mediciones del proyecto, el aseguramiento de la
calidad, preparación organizacional, plan de prueba, riesgos,
recursos, plan de capacitación e hitos en la realización del
trabajo.

5. Componentes (I)
Resumen Ejecutivo
Presenta un resumen general del plan de proyecto.
Permite obtener información clave sin tener que leer todo el
documento.
Se recomienda que esta sección se restrinja a un mínimo, no
mas de dos páginas.
Preguntas claves.
¿Cuál es la fuerza motora del proyecto?
¿Cómo se va a lograr el plan del proyecto?
¿Cuáles son los riesgos que va a tomar la organización?
¿Cuándo va a comenzar y concluir el proyecto?

6. Componentes (II)
Introducción (I).
Misión.
Compuesta por uno o dos párrafos.
Incorpora la misión general de la organización con la misión
del proyecto.
Debe incluir un mensaje de mejora (influencia) de la relación.
Preguntas claves:
¿Qué significa en el panorama general?
¿Existe un plan empresarial a largo plazo?
¿Por qué se tomó la decisión?

7. Componentes (III)
Introducción (II).
Objetivos – Alta Administración.
Proporcionar soluciones automatizadas para el soporte de procesos
de administración.
Mejorar la capacidad para informar de la organización.
Ofrecer un mayor soporte para los requerimientos de toma de
decisiones de la organización.
Mejorar la vida de todos aquellos que hacen uso de los sistemas.
Preguntas claves:
¿Existen requerimientos no organizacionales que provocaron la
adquisición de la solución/producto?
¿Alguna de sus razones para adquirir el producto es la de reducir
la necesidad de desempeñar el trabajo actual?
¿El hardware o la tecnología están provocando el problema de
cambio?.
¿La demanda de información a niveles superiores es responsable
del cambio?
¿El software actual no está cubriendo sus necesidades o no se
puede adaptar al cambio?

8. Componentes (IV)
Introducción (III).
Objetivos – Departamentales.
Proporcionar facilidad de acceso a la información.
Servir mejor a los miembros de los distintos departamentos.
Administrar mejor las prestaciones de los empleados.
Permitir una mejor toma de decisiones.
Preguntas.
¿Se adquirió el software o la mejora para ofrecer servicios
adicionales?¿Cuales son estos?
¿Cuál cree que son los factores más importantes para
aplicar la nueva tecnología?
¿Quién va a obtener el mayor beneficio de la terminación
del proyecto?
¿Qué áreas del producto requiere una mayor mejora?
¿Porqué se escogió este nuevo modelo de desarrollo en
lugar de otros?
¿Porqué se escogió esta nueva tecnología para su
implantación?

9. Componentes (V)
Introducción (IV).
Beneficios.
Son los resultados intangibles pero dignos de mencionarse
del proyecto que ofrecerán mejoras para el Cliente o la
organización.
Los beneficios del proyecto describen los beneficios a obtener
de la realización de un proyecto no los resultados esperados
cuando se concluya.
Preguntas claves:
¿Cómo se beneficiara la organización de un proceso
organizacional formal?
¿Cuáles son las ganancias tangibles que se esperan del
proceso de planeación?
¿Esta la organización preparada para monitorear una
estructura formal?
¿Qué unidades organizacionales necesitan cooperar para
hacer del proyecto un éxito?

10. Componentes (VI)
Introducción (V).
Historia - Antecedentes.
Se debe indicar la historia y/o antecedentes que puedan ser
de utilidad para alguien que recién ingrese al proyecto.
Preguntas clave:
¿Cuándo se tomo la decisión?
¿Qué eventos condujeron a la decisión?
¿En que hardware correrá el sistema?
¿Quién tiene la responsabilidad del proyecto?
¿Ya se formo un equipo para el proyecto?
¿Se comprendieron las habilidades que deben tener los
miembros del equipo?
¿Qué áreas, sistemas, subsistemas, versiones afectará
este proyecto?
¿Cuál es la fecha de terminación programada?

11. Componentes (VII)
Introducción (VI).
Documentos relacionados.
Plan de administración de la configuración.
Métodos de recopilación y análisis.
Plan de comunicación.
Plan de contingencia.
Métricas definidas.
Recomendaciones de viabilidad.
Plan de preparación organizacional.
Plan de aseguramiento de la calidad.
Reporte de riesgos.
Plan de pruebas.
Plan de capacitación.

12. Componentes (VIII)
Alcance.
El alcance del proyecto define las fronteras y límites del
proyecto.
Describe cómo se va a realizar gran parte del trabajo durante
el proyecto.
Incluye lo que se va a hacer y lo que no se va a hacer.
El alcance del proyecto puede incluir:
El sistema, procesos o mejoras a implantar.
La duración del proyecto.
Las fechas de terminación de sus componentes.
Las oficinas o departamentos afectados.
Lista de productos a entregar.

13. Componentes (IX)
Hitos del proyecto.
Un hito es una tarea de duración cero que indica un punto
clave en el progreso del proyecto, como sería una fecha de
entrega, una fecha límite o un punto significativo de logro.
Hitos importantes:
Terminación de la fase de definición del proyecto.
Terminación de otras fases.
Terminación de productos de entrega específicos.
Entrega del software de aplicación.
Terminación del programa de reportes.

14. Componentes (X)
Presupuesto.
El presupuesto es el vehiculo para comparar los costos
estimados, reales y pronosticados asociados con la
implantación del proyecto.
La función principal es un buen presupuesto es monitorear el
costo del proyecto mientras está en proceso y evitar
excederse en costos.
Se pueden incluir:
Costos de recursos.
Gastos de viaje y vivienda.
Costos de hardware.
Costos de capacitación.
Costos de instalaciones.
Cargos varios.

15. Componentes (XI)
Supuestos.
Son las suposiciones en las que todas las partes interesadas
deben de estar de acuerdo para garantizar el éxito de un
proyecto.
Preguntas claves:
¿Qué supuestos se están formulando para garantizar el
éxito?
¿Supone que el personal recibira apoyo ejecutivo?
¿Se supone que van a haber cambios mínimos en el
software de aplicación como se va a entregar?
¿Se supone que cuenta con los suficientes recursos para
el trabajo?
Si requiere ayuda. ¿hay alguien a quien se pueda recurrir?
¿Considera que va a haber necesidad de ayuda externa?
¿En que cuestiones/ambiente tecnológicos se esta
basando?

16. Componentes (XII)
Restricciones.
Son hechos que pueden limitar las expectativas para algunos
participantes.
Son aspectos del proyecto que no se pueden cambiar y son
de naturaleza limitante.
Pueden incluir:
Recursos limitados (personas y/o maquinarias).
Presupuesto finito.
Fecha de terminación fija sin alternativas.
Perdida de recursos conocidos en un tiempo en particular
durante el proyecto.
Necesidades locales vs. Necesidades mas amplias.
Limitaciones de equipo.
Rotación de personal.

17. Componentes (XIII)
Riesgos del Proyecto.
Identifica los riesgos del proyecto con respecto al medio
ambiente, expectativas del usuario, proyectos en
competencia, supuestos del proyecto, recursos y cualquier
otra cuestión relevante, o bien hace referencia a la base de
datos de productos del trabajo.
Los enfoques para responder a los riesgos incluyen:
Desviación – Transferir el riesgo a otras partes.
Control – minimiza el efecto.
Retención – aceptar las consecuencias.
Abstinencia – rechazar el riesgo, no hacer nada.

18. Componentes (XIV)
Organización del Proyecto.
Hacer un diagrama organizacional del proyecto.
Hacer una lista de los miembros del equipo del proyecto
incluyendo el tipo de recurso, el nombre de la persona
asignada, la asignación de recursos y fechas cuando se van a
requerir dichos recursos.
Enumerar a todos los departamentos y/o terceros
participantes, sus responsabilidades y el nombre de las
personas involucradas.

19. Componentes (XV)
Enfoque del Proyecto.
La sección de enfoque del proyecto trata la forma en que se
va a realizar el proyecto. Describe la manera en que los
productos a entregar van a ser generados.
Puede incluir:
Orden de los componentes/mejoras a realizar.
Fechas de terminación por componentes si es necesario.
Enfoque de administración del proyecto.
Asignación de recursos.
Fases del proyecto.
Preguntas:
¿Que sistema o modulo se instrumentará primero?
¿Quién tendrá la responsabilidad máxima de la
implantación?
¿Se verán afectados ciertos módulos por más de una
mejora del plan?
¿Depende este proyecto de algún otro?

20. Componentes (XVI)
Requerimientos del Sistema.
Son elementos que son necesarios para correr cualquier
software relacionado con las prácticas empleadas en el lugar
del cliente.
Requerimientos de servidor de base de datos.
Requerimientos de los servidores de aplicaciones.
Requerimientos de PC del Cliente.
Requerimientos de productos por parte del proveedor ERP
y terceros involucrados.
Requerimientos del desarrollador.
Compatibilidad de software:
Sistemas operativos.
DBMS.
Componentes y librerías.

21. Componentes (XVII)
Entregables del Proyecto (I).
Documento de prácticas/ requerimientos
empresariales.
Describe los procesos y operaciones actuales en la
organización e identifica aquellos que requieren adaptación.
Documento de requerimiento de solución.
Presenta un mapa de relación desde los procesos
empresariales actuales hacia la instrumentación de la
aplicación y ofrece soluciones alternativas para aquellas que
no se cubren con la nueva aplicación.
Plan de instalación de hardware, software y
telecomunicaciones.
Describe el hardware y la red de telecomunicaciones que la
organización emplea. Se incluyen consideraciones referentes
a los requerimientos de la aplicación.

22. Componentes (XVIII)
Entregables del Proyecto (II).
Plan de educación.
Describe los requerimientos, alternativas y programas de
educación para cubrir las necesidades del equipo del proyecto y
terceras personas.
Plan de seguridad.
Describe como se va a implantar la seguridad en la organización
con énfasis en la administración y control.
Plan de conectividad.
Describe las configuraciones de red e ilustra como los usuarios
van a estar conectados con el software de aplicación. Aquí se
identifican los controles y tiempos de acceso.
Diseño de especificaciones funcionales.
Describe los requerimientos funcionales como resultado del
análisis de operaciones y la fase de educación del sistema. Las
especificaciones funcionales describen a detalle los
requerimientos de modificación.

23. Componentes (XIX)
Entregables del Proyecto (III).
Plan de prueba.
Detalla los pasos a seguir para probar los requerimientos
funcionales del sistema.
Plan de conversión de datos.
Describe los pasos a seguir en la conversión de datos. El plan
incorpora todas las decisiones tomadas para el proceso.
Plan de verificación de datos.
Describe el proceso de validación funcional para aceptar la
información convertida. Detalla quién realizará la función y
bajo que condiciones se va a aceptar la información
convertida.

24. Componentes (XX)
Criterios de éxito del proyecto.
Se considera que el proyecto se concluyo con éxito cuando se
cumple con los objetivos del proyecto.
Preguntas:
Se han concluido y resuelto todas las cuestiones y planes de
acción.
Se han generado todos los productos de trabajo requeridos.
Se han resuelto todas las deficiencias.
Se han verificado que el proyecto cumplió con los estándares
del mismo y del manual del usuario.
Se ha validado que el producto cumple con los
requerimientos.
Se han concluido con éxito las auditorias de funcionalidad y
configuración física.
Existe un documento de terminación del proyecto.
Existe un documento de cancelación del proyecto.

25. Componentes (XXI)
Autorización.
Firma de todos los involucrados en el proceso de
implantación autorizando la aprobación del plan.