Comparto artículo publicado en el eldial.com el 19/09/2017

1. 3/8/2018 plantilla
1/7
El sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires (GDEBA)
Hacia la despapelización de la administración pública
Por Mauricio Redigonda (*)
Sumario. I-Preliminar. II-La nueva gestión de gobierno y los ejes centrales de su administración. II-I-El proceso de transformación
tecnológica. II-II-Principales aspectos del Plan Estratégico de Modernización del Estado. III-La regulación normativa. El Decreto
1018/16. Implicancias. IV-El Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires “GDEBA”. IV-I-En qué consiste. IV-II-
Ámbito de aplicación. IV-III-Como está compuesto o estructurado. IV-IV-Autoridad Administradora del Sistema. Competencias. IV-
V-Descripción general del sistema. IV-VI-Implementación gradual. V-Conclusiones.
I-Preliminar.
El impacto de las nuevas tecnologías, ha producido un cambio sustancial en la sociedad. Este fenómeno, que se presenta como
irreversible, alteró el nivel, la intensidad, el modo y la forma del funcionamiento de las instituciones del Estado y en su condición de
gestor del bien general, no puede ni debe estar ajeno.
El mundo de las relaciones sociales y del ciudadano con sus gobernantes, indudablemente se encuentra en un proceso de
transformación notable. Las nuevas realidades asociadas a la dinámica y aceleración del cambio social, acompañados de la aparición
de novedosas demandas, requiere cursos de acción que están claramente determinados por la capacidad y el nivel de respuesta. El
factor tiempo, como la simplificación de los trámites, son cuestiones que requieren una ágil y eficiente respuesta.
Si bien es cierto la existencia de antecedentes en la legislación provincial, que de algún modo intentaron orientar la gestión hacia este
nuevo escenario del gobierno electrónico, el gran salto cuantitativo y cualitativo, se ha dado en el último año, a través de la adopción
de distintas medidas por parte de la actual gestión de gobierno, que con una marcada decisión política ha decidido llevar al plano de la
realidad un verdadero proceso de despapelización de la administración pública, poniendo en funcionamiento gradual, una serie de
instrumentos incardinados a tal fin, cuyos resultados están a la vista. El balance en este primer estadio es altamente positivo y las
proyecciones elaboradas sobre la materia, son auspiciosas.
II-La nueva gestión de gobierno y los ejes centrales de su administración.
II-I-El proceso de transformación tecnológica.
Ante la imperiosa necesidad de adecuar los procesos administrativos a los sistemas de calidad, herramientas informáticas y buenas
prácticas de gestión administrativa actualmente vigentes a nivel regional y mundial, mediante la sanción de la ley 14.828 –BO del
29/07/2016-, la legislatura local aprobó el “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos
Aires”.
Sabido es que la provincia de Buenos Aires es el sistema político subnacional con mayor población, aporte al PBI y el segundo en
extensión territorial. Además, cuenta con sectores de población bien diferenciados, tanto en lo geográfico como lo socioeconómico.
Las distancias geográficas, en el contexto de la globalización, no pueden ser un óbice para que el ciudadano se relacione con el Estado;
tampoco las socioeconómicas.
En últimas décadas el Estado provincial ha sufrido una profunda metamorfosis en su rol frente a la sociedad, en su organización
interna, en el perfil de su personal y en la composición de su presupuesto. Las administraciones provinciales, relativamente sencillas,
en pocos años recibieron un cúmulo de funciones que transformaron su fisonomía sin una correlativa reforma administrativa que
soporte ese cambio.
Modernizar la Provincia conllevará desplegar servicios innovadores, integrar a todo el sistema de salud para dar respuestas sanitarias
más rápidas, conectar los sistemas de seguridad de cada municipio, llevar a las escuelas aplicaciones y servicios que proyecten un nivel
educativo para los desafíos del siglo XXI, la posibilidad de que nuestros parques industriales ingresen al mundo de la producción y
multiplicar la existencia de tecnologías de la información y comunicación por todo el vasto territorio de la Provincia y que en cada
rincón se pueda desarrollar el conocimiento local que empuje el crecimiento económico y tecnológico. Lograr así un verdadero equipo
de trabajo que brindará servicios al ciudadano de forma rápida y eficiente, priorizando tiempos, evitando la superposición de trámites y
agilizando procesos.
Los principios rectores que orientan el “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos
Aires” son:
·La calidad y optimización en el uso de los recursos públicos,

2. 3/8/2018 plantilla
2/7
·Economía y racionalidad administrativas,
·Ética y transparencia;
·Participación de la ciudadanía en la gestión pública.
Diversos principios serán la guía para implantar los ejes que soportarán la reingeniería del Estado Provincial:
·Transformación institucional;
·Participación ciudadana;
·Mejora de la gestión pública;
·Orientación al ciudadano;
·Modernización de la tramitación administrativa.
Con el objetivo de reforzar ejes centrales para gestión pública y fortalecer le gobernabilidad democrática, se dotó a la Administración
Publica Provincial de las necesarias herramientas para la transformación de las estructuras burocráticas en núcleos y redes que aporten
soluciones a las necesidades ciudadanas.
En definitiva, los gobiernos deben demostrar que tienen una capacidad probada para dar respuesta a las demandas y expectativas
sociales creadas, pero también deben hacer a los ciudadanos copartícipes de la gestión y de los procesos de decisión en un esquema de
participación democrática.
II-II-Principales aspectos del Plan Estratégico de Modernización del Estado.
El Plan Estratégico de Modernización del Estado, está compuesto por un conjunto de programas, normas y procedimientos destinados
a instalar en el ámbito de la Provincia de Buenos Aires, un nuevo modelo de gestión de los recursos públicos sustentado en la
planificación y control, en el proceso de reforma de los sistemas administrativos, a fin de lograr una administración orientada a los
resultados, y a la transparencia y control ciudadano en la gestión pública.
Algunos de los aspectos, que queremos resaltar:
·Instalación en forma efectiva y progresiva el expediente electrónico,
·La publicación del diario denominado “Boletín Oficial” en formato digital en la página web del Ministerio de Gobierno, reviste
carácter de oficial y auténtico y producirá idénticos efectos jurídicos que la edición impresa.
·Impulso de la implementación de la Modernización de la tramitación administrativa mediante las siguientes acciones:
I) el desarrollo de nuevos sistemas de gestión;
II) modernización de los procedimientos de compras, contrataciones y distribución de bienes y servicios;
III) ejecución del proceso de transformación documental en miras a la gestión documental electrónica con procesos de innovación con
impacto directo sobre la sustentabilidad de los procesos y los recursos propendiendo a la progresiva despapelización, en beneficio del
ciudadano;
IV) la simplificación de trámites, reducción de tiempos de tramitación y gestión,
V) puesta en funcionamiento de una ventanilla única que agilice las posibilidades de acceso de los ciudadanos a la información.
VI) mediante la utilización de las TICs, simplificar y facilitar la vinculación de los ciudadanos con el Estado Provincial, mejorar la
calidad de dicha relación y reducir los tiempos y costos involucrados en las transacciones.
VII) Implementación de la tramitación electrónica de expedientes, con la utilización de firma electrónica y firma digital.
VIII) La utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firma electrónica, firma digital, comunicaciones
electrónicas, notificaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procedimientos administrativos que se
tramitan ante la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires centralizada y descentralizada, y los Organismos de la
Constitución, tienen idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se
utilice.

3. 3/8/2018 plantilla
3/7
IX) Implementación del Gobierno Electrónico, a través de distintos instrumentos: sede Electrónica; firma Electrónica y Digital;
Digitalización de documentos y procesos administrativos.
III-La regulación normativa. El Decreto 1018/16. Implicancias.
Por medio del Decreto 1018/16 –BO del 05/09/2016-, el Poder Ejecutivo provincial tomó una serie de medidas, imprescindibles para
concretar los objetivos de cambio anteriormente referenciados. En tal sentido, podemos mencionar las siguientes:
·Se aprobó la reglamentación de la ley 14.828.
·Se aprobó la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires “GDEBA”, como sistema integrado
de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones de la Administración Pública de la
provincia de Buenos Aires.
·Se aprobó el “Reglamento para la Gestión y Ordenamiento de Actuaciones Administrativas en Soporte Electrónico”.
·Se dejó en manos de la autoridad de aplicación –en aquel entonces el Ministerio de Coordinación y Gestión Pública-, el dictado de las
normas interpretativas, complementarias y aclaratorias y en su caso, a través de la Subsecretaría para la Modernización del Estado y la
Subsecretaría de Gestión Pública, la aprobación de los cronogramas de ejecución de las actividades previstas por el Plan de
Modernización.
·Se excluyó, en relación al Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires “GDEBA”, de la aplicación de las normas
contenidas en el Decreto 300/06 –BO del 25/04/2006- que aprobó la “Guía para la gestión de la comunicación escrita en la
Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” y los “Modelos de Documentos”.
Es importante mencionar que la derogación de la anterior ley de Ministerios 14.803 –BO del 14/12/2015- provocó la reasignación de
diferentes competencias en el nuevo texto normativo establecido por la ley 14.853 –BO del 06/12/2016-. En lo referente a esta parcela,
se establecieron en cabeza del Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros diferentes competencias en lo inherente a la gestión
pública, a las reformas en la gestión y administración del Estado, a las buenas prácticas de la Administración Pública y la
Modernización de la Administración.
Por el Decreto 1986/16 –BO del 02/03/2017-, se aprobó la estructura orgánico funcional del citado Ministerio, y conforme lo dispuesto
en su artículo 3, se absorbió para incluirlas dentro de su organigrama, a la Subsecretaría para la Modernización del Estado y la
Subsecretaría de Gestión Pública –conf. Anexo III-.
IV-El Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires “GDEBA”.
IV-I-En qué consiste.
El Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires -GDEBA-, actúa como un sistema integrado de caratulación,
numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la provincia de
Buenos Aires.
Opera como plataforma horizontal informática de generación de documentos y expedientes digitales creados por medios electrónicos,
registros y otros contenedores a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad de la información, la
reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento de cada expediente.
IV-II-Ámbito de aplicación.
Es de aplicación obligatoria para la Administración Central, entes descentralizados y las entidades autárquicas (conf. inciso a del
artículo 2° de la Ley N° 14.828) en los plazos y condiciones que establezca la Autoridad Administradora.

4. 3/8/2018 plantilla
4/7
En cambio, se prevé la invitación para adherir a la aplicación del Sistema GDEBA y los módulos que lo componen, a los Organismos
de la Constitución; empresas y sociedades del Estado, sociedades anónimas con participación estatal mayoritaria, sociedades de
economía mixta y todas aquellas organizaciones empresariales donde la Provincia de Buenos Aires tenga participación mayoritaria en
el capital o en la formación de las decisiones societarias; aquellos entes en los que la Provincia se encuentre asociada a una o varias
provincias y/o municipalidades, siempre que los respectivos gobiernos provinciales y/o municipales presten su acuerdo (conf. incisos
b, c y d del artículo 2° de la Ley N° 14828).
IV-III-Como está compuesto o estructurado.
El acceso al sistema, se realiza a través de un navegador ingresando al sitio web gdeba.gba.gob.ar. Todas las actuaciones, deberán
confeccionarse en algunos de los siguientes módulos: GEDO (Generador Electrónico de Documentos Oficiales); CCOO
(Comunicaciones Oficiales); EE (Expediente Electrónico); PF (Porta Firma); RLM (Registro Legajo Multipropósito); GUP (Gestor
Único de Proveedores); LUE (Legajo Único Electrónico -legajo de personal-); PSOC (Planes Sociales); RIB (Registro de
Identificación del Beneficiario); LOyS (Locación de Obras y Servicios); TAD (Tramitación a Distancia); RCE (Registro Civil
Electrónico); TRACK (Seguimiento de actuaciones papel); ARCH (Archivo).
IV-IV-Autoridad Administradora del Sistema. Competencias.
La Subsecretaría para la Modernización del Estado, o la repartición que en el futuro la reemplace, será la Autoridad Administradora de
GDEBA.
Serán atribuciones de la Autoridad Administradora, o quien ésta designe:
a) Administrar y dar soporte en forma integral a GDEBA;
b) Brindar la asistencia técnica necesaria para la implementación y funcionamiento de GDEBA;
c) Habilitar a los administradores locales;
d) Elaborar, aprobar y actualizar el nomenclador de actuaciones administrativas y de tratas;
e) Elaborar, aprobar y actualizar las tablas referenciales;
f) Aprobar el procedimiento para las altas, bajas y modificaciones de usuarios de GDEBA;
g) Asignar, dar de baja y modificar usuarios y permisos;
h) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos a GDEBA;
i) Capacitar y prestar asistencia a los administradores locales del sistema;
j) Elaborar, aprobar y actualizar el listado de sellos genéricos indicadores del cargo o función que acompañan a la firma electrónica
o digital;
k) Establecer, en virtud de la incorporación de las nuevas herramientas de tecnología de firma digital, los documentos a iniciar en el
Módulo GEDO;
l) Modificar el Reglamento para la Gestión y Ordenamiento de Actuaciones Administrativas en Soporte Electrónico;
m) Aprobar los cronogramas de relevamiento de los procesos que llevarán adelante los sujetos alcanzados por el inciso a) del artículo
2° de la Ley N° 14828, y determinar progresivamente los procedimientos y trámites que deberán gestionarse a través de GDEBA.
Asimismo, coordinar dichas acciones con los sujetos alcanzados por los incisos b), c), y d) del artículo 2° de la Ley N° 14.828 que
decidan aplicar el Sistema GDEBA;
n) Dictar las normas reglamentarias, complementarias y aclaratorias del presente a los fines de la implementación, control y
ejecución de GDEBA.

5. 3/8/2018 plantilla
5/7
IV-V-Descripción general del sistema.
La máxima autoridad de cada uno de los ámbitos de competencias alcanzados obligatoriamente o que hayan adherido a la aplicación
del Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires “GDEBA”, designará a los Administradores Locales y los notificará a la
Autoridad Administradora, o quien ésta designe, conforme los cronogramas que oportunamente se aprueben.
El Administrador Local tiene las siguientes atribuciones:
a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa, conforme las pautas que establezca la
Autoridad Administradora;
b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición;
c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios de la repartición.
Será responsabilidad de los usuarios del sistema mantener el resguardo y control de su clave de usuario, debiendo salvaguardar la
confidencialidad de dicho dato e impedir su divulgación, siendo pasibles de las sanciones que correspondieran, en caso de
incumplimiento.
Todas las actuaciones deberán generarse mediante la utilización de los módulos anteriormente descriptos, y como características
principales, pueden señalarse las siguientes:
●Los documentos y actos administrativos confeccionados a través de los módulos de GDEBA, serán firmados con firma electrónica o
firma digital, según corresponda, y tendrán idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o
cualquier otro soporte que se esté utilizando en el presente.
●Los documentos en soporte papel presentados ante las mesas de entrada de los organismos de la Provincia de Buenos Aires, que
tengan relación con una actuación en soporte electrónico, deberán ser digitalizados, según el procedimiento que establezca la
Autoridad Administradora de GDEBA, o quien ésta designe.
●Todos los documentos creados utilizando GEDO son automáticamente archivados en el Repositorio Único de Documentos Oficiales -
RUDO- de GDEBA.
●Los documentos originales en soporte papel deben ser previamente digitalizados a fin de ser archivados en RUDO, de conformidad
con el procedimiento que establezca la Autoridad Administradora de GDEBA, o quien ésta designe.
●En los casos excepcionales en que es necesario archivar documentos en soporte papel, ello será llevado a cabo por las reparticiones
que correspondan, debiendo tener en consideración los plazos de guarda y archivo que las normas impongan expresamente.
●El documento original en soporte papel debe ser devuelto al presentante, salvo que la normativa vigente en la materia indique lo
contrario, en cuyo caso la administración debe proceder a su guarda, entregando al presentante una copia del documento electrónico
generado en GDEBA.
●Cuando la guarda deba realizarse en una repartición diferente a aquella que digitalizó el documento, el mismo debe ser remitido a
dicha área utilizando GD (giro documental) la que debe guardar la documentación mencionada por el plazo que corresponda, de
conformidad con lo establecido en el procedimiento que determine la Autoridad Administradora de GDEBA, o quien ésta designe.
●Los expedientes en soporte papel que deban ser reconstruidos, se realizarán en soporte electrónico. Comprobada la pérdida o extravío
de un expediente en soporte papel, se ordenará su reconstrucción por acto administrativo emanado de funcionario con nivel no inferior
a director provincial, incorporándose digitalizadas las copias de los escritos y documentación que aporte el interesado, haciéndose
constar el trámite registrado. Asimismo, se reproducirán los informes, dictámenes y vistas legales y si hubo resolución se vinculará
copia auténtica digitalizada de la misma.
●Si fuera hallado el expediente original, el trámite continuará en soporte electrónico, debiendo dejarse constancia de dicha situación.
El expediente en soporte papel, deberá ser archivado dejando constancia del número del expediente electrónico reconstruido,
atendiendo a la normativa vigente en la materia.
● Finalmente, los expedientes en soporte electrónico se archivarán según el procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y
Recuperación que establezca la Autoridad Administradora de GDEBA, de conformidad con las normas que rigen la materia.

6. 3/8/2018 plantilla
6/7
IV-VI-Implementación gradual.
A fin de comenzar a dar operatividad a la adecuación de los procesos administrativos en pos de la mentada modernización, mediante el
Decreto del Poder Ejecutivo 144/17 –BO del 02/03/2017-, se estableció la obligatoriedad del uso del módulo “GENERADOR DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES (GEDO)”, perteneciente al Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos
Aires “GDEBA”, como medio de creación de los proyectos de Decreto destinados al Poder Ejecutivo para los Ministros Secretarios,
Secretarios de Estado y el Director General de Cultura y Educación. Asimismo, se dispuso que la refrenda de los proyectos de los actos
administrativos indicados anteriormente, se efectuará mediante el uso de firma digital, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio
que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte utilizado.
Luego la mentada medida, por las Resoluciones Conjuntas de la Jefatura de Gabinete de Ministros N° 11 y de la Secretaría Legal y
Técnica N° 39 -BO del 02/03/2017-, fue ampliada hacia otros ámbitos internos de la administración central, incluyendo a todos los
Ministerios, a la Dirección General de Cultura y Educación, las Secretarías General, Legal y Técnica, de Derechos Humanos, de
Comunicación, de Medios. También se tornó obligatorio el módulo de “COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO)”.
Posteriormente, con la Resolución Nº 01/17 E, suscripta conjuntamente por la Jefatura de Gabinete de Ministros y de la Secretaría
Legal y Técnica –BO del 31/05/2017-, se dispuso el uso del sistema con relación a todos los actos administrativos, incluyendo a
Subsecretarías del Poder Ejecutivo, a la Asesoría General de Gobierno, Contaduría General y Tesorería General.
También, se dispuso en ciertas áreas de la administración, la utilización del Módulo Expediente Electrónico, para ciertos trámites
vinculados a la relación de empleo (pases, designaciones, licencias).
El listado de dependencias y trámites fue ampliado, por la Resolución N° 2/17 E –BO del 01/06/2017-, suscripta conjuntamente por la
Jefatura de Gabinete de Ministros y de la Secretaría Legal y Técnica –BO del 01/06/2017-. En esta decisión, queda alcanzada la
Fiscalía de Estado y por la Resolución 3/17 E, la Dirección Provincial de Personas Jurídicas –BO del 01/06/2017- y la Resolución N°
5/17 E –BO del 06/09/2017-, suscripta conjuntamente por la Jefatura de Gabinete de Ministros y de la Secretaría Legal y Técnica.
V-Conclusiones.
Un cambio tan profundo en el modo y la forma de gestionar los asuntos públicos, debe realizarse parcial y progresivamente, aceptando
que es necesaria e imprescindible una etapa de transición y adaptación, otorgando el tiempo necesario para la difusión, conocimiento y
capacitación de los distintos cuadros de la administración, quienes en lo sucesivo y de manera irreversible, mudarán hacia la
plataforma electrónica y digital para abandonar definitivamente el soporte papel. No se trata solo de un cambio del continente en el
cual discurrirá el trámite y el marco de la toma de decisiones en el plano formal, sino de una transformación sin precedentes en la
Provincia de Buenos Aires, que persigue romper con las prácticas del pasado que tornaban engorroso, lento y con altos costos en el
compromiso de recursos humanos y materiales, la toma de decisiones en el ámbito público.
Efectuado un análisis preliminar de todo lo realizado hasta el presente, indica que se está transitando por el camino correcto. El
proceso es largo, recién empieza y es complejo, porque implica un cambio cultural. El desafío es grande, y para cumplir los objetivos
propuestos es necesario doblegar los esfuerzos, privilegiando ante todo la transparencia, la celeridad y la economía del trámite,
factores que combinados en su justa medida hacen a la razonabilidad de las decisiones y en definitiva a la satisfacción de los
requerimientos y necesidades en tiempo oportuno.
(*) Abogado por la UNLP. Docente Adscripto a la Cátedra I de Derecho Administrativo I, Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales de la U.N.L.P.,
Miembro de la Asociación Bonaerense de Derecho Administrativo (A.B.D.A.); Director Provincial de Coordinación Institucional y Gestión de
Proyectos, Subsecretaría de Desarrollo Institucional, dependiente de la Secretaría Legal y Técnica del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires.
Citar: elDial.com - DC23E5
Publicado el 19/09/2017

7. 3/8/2018 plantilla
7/7
Copyright 2018 - elDial.com - editorial albrematica - Tucumán 1440 (1050) - Ciudad Autónoma de Buenos
Aires - Argentina