Plan del sci mdbi

PLAN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO - SCI DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LOS
BAÑOS DEL INCA

PLAN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SCI DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LOS BAÑOS DEL INCA

ANTECEDENTES

Con fecha 16 de marzo del 2012, se suscribió el Acta de Compromiso para la
implementación del Control Interno, por el Alcalde, la Sub Gerencia de Planificación
Local, la Sub Gerencia de Finanzas, la Sub Gerencia de Administración Tributaria y la
Sub gerencia de Infraestructura.

Mediante resolución de Alcaldía N° 141-2012-MDBI/A de fecha 07 de Mayo del 2012,
se conforma el Comité para la Implementación del Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Los Baños del Inca, que esta conformado por los siguientes miembros:

TITULARES
Econ. Deyner Daniel Lezcano Minchón Sub Gerente de Planificación Local Presidente
CPC Gladys Isabel Trigoso Torres Sub Gerente de Finanzas Miembro
Abog. Cristian Paul Pajares Rabanal Sub Gerente de Adm. Tributaria Miembro
Ing. Jesús A. Barboza Fustamante Sub Gerente de Infraestructura Miembro

SUPLENTES
CPC Álvaro Llanos Ramírez Jefe Un. De Plan. Operativa y Ppto.
CPC Rosa Eliza Quiroz Bazán Jefe € de Contabilidad
Tec. Edilberto Chilón Raico Jefe de Licencias y Autorizaciones
Ing. Fidel H. Moreno Díaz Jefe de Supervisión y Liquidación

La antes señalada resolución, establece como funciones del Comité, las siguientes:

1. Monitorear el proceso de sensibilización y capacitación del personal de la entidad
sobre control interno
2. Desarrollar el diagnostico actual del Control Interno dentro de la Entidad
3. Desarrollar el cuadro de necesidades propuesto dentro del diagnóstico de control
interno
4. Proponer la estimación de los recursos necesarios para la implementación del
cuadro de necesidades.
5. Comunicar a todo el personal de la importancia de contar con un sistema de
Control Interno eficiente
6. Designar a un representan de cada área, el cual se encargará de coordinar las
actividades a realizar para la implementación del control interno.
7. Informar a la Alta Dirección sobre los avances realizados en materia de
implementación del control ion terno.
8. Coordinar con todas las áreas de la Entidad aspectos pertinentes a la
implementación del control interno.

9. Desarrollar formatos estandarizados que servirán de guía para cada una de las
áreas de la entidad.
10. Otras funciones que resulten necesarias y que se encuentren conforme con los
dispositivos legales de la materia.

BASE LEGAL

a) Constitución Política del Perú

b) Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las entidades del estado, que establece
las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación,
perfeccionamiento y evaluación del control interno de las entidades del Estado.

c) Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG de fecha 230 de Octubre del 2006 que
aprueba las normas de control interno para las entidades del Estado.

d) Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG de fecha 28 de Octu8bre del 2008, que
aprueba la Guía parta la Implementación del Sistema de Control Interno de las
Entidades del estado.

MARCO DE REFERENCIA

La Constitución Política del Perú, en su Artículo 82°, señala que la Contraloría General
es el órgano superior del Sistema Nacional de Control que “supervisa la legalidad de la
ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los
actos de las instituciones sujetas a control”.

En merito a ello la Contraloría General aprobó la Guía para la implementación del
Sistema de Control Interno de las Entidades del estado, como documento orientador
para la gestión pública y el control gubernamental. Teniendo como finalidad la de
constituirse en un instrumento que permita una adecuada implementación del sistema
de control interno, así como proveer los lineamientos, herramientas y métodos
necesarios para su implementación.

Como resultado del proceso de descentralización, el rol de los Gobiernos Locales han
cobrado relevante importancia, más aun si tenemos en cuenta que la economía del
país ha manifestado un crecimiento económico sostenido durante los últimos 20 años,
lo que ha determinado un incremento sustancial de recursos financieros para inversión
en todos los niveles de gobierno, y en especial de los recursos del Fondo de
Compensación Municipal FONCOMUN transferidos del gobierno nacional a la
Municipalidad.

Aunado a ello, como resultado de la explotación minera ubicada en el ámbito territorial
del Distrito de Los Baños del Inca, los recursos por Canon Minero y por Regalías
Mineras, se han visto igualmente incrementados en forma sustancial, con lo que los
recursos que maneja la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca se han
multiplicado.

El volumen de inversiones y de recursos presupuestales que administra la
Municipalidad se van visto de esta manera incrementados sustancialmente, lo que ha
significado la ejecución de inversiones orientadas a disminuir las brechas sobre todo en
la cobertura de servicios básicos e infraestructura social y económica, pero por otro
lado implica un mayor riesgo en la administración de los recursos, mayor complejidad
en los procedimientos y procesos internos de la administración, por lo que resulta
indispensable la implementación de mecanismos de control adecuados que permitan
disminuir las posibilidades de incurrir en errores.

Por ello, el presente documento, independientemente de cumplir con las normas
emanadas de la Controlaría General, está orientado a constituir una herramienta
fundamental en el desarrollo e implementación de los mecanismos de control
institucional.

1. OBJETIVO

Minimizar el riesgo de incurrir en omisiones, trámites fuera del plazo, y errores en la
tramitación de expedientes y documentos que tengan que ver con los procesos de
mayor riesgo identificados en la etapa de diagnóstico, y que podrían generar
sobrecostos, costos y obligaciones adicionales a la Municipalidad.

2. PROCESOS IDENTIFICADOS EN EL DIAGNOSTICO

Durante el diagnostico, se han identificado los procesos que implican mayor riesgo
para la administración municipal, desde la perspectiva de que la omisión, o la
inoportuna o indebida tramitación puedan ocasionar daño económico a la institución,
involuntariamente o con el propósito de favorecer interés de terceros, en desmedro de
los intereses institucionales.

Los procesos identificados están relacionados a las contrataciones, la ejecución de
obras por contrata y por administración directa, el control de bienes patrimoniales, la
gestión de almacenes, la recaudación tributaria, los ingresos en efectivo por servicios
que brinda la entidad, así como el registro y actualización de los padrones de usuarios.

Estos procesos han sido convenientemente agrupados en función a las unidades
orgánicas donde se producen o generan las decisiones, o se realizan las actividades
claves para los procesos. Es conveniente señalar, que se han priorizado solamente los

procesos más relevantes, de entre los procesos identificados, como se ha señalado en
el diagnóstico.

2.1 Gerencia Municipal

a) Autorización para adicionales de obra por contrata
b) Autorización de ampliación de plazo en la ejecución de obra por contrata, previa
resolución de alcaldía aprobando los adicionales.

2.2 Sub Gerencia de Logística

a) Administración de Contratos de Suministros de Bienes y Servicios
b) Estudios de mercado

2.3 Almacén

a) Control de Recepcióny Salidas de Bienes
b) Control de ingresos y salidas de agregados de construcción, combustibles y
otros
c) Control de ingresos y salidas de sobrantes de obra
d) Control fecha de vencimiento de bienes

2.4 Patrimonio

a) Saneamiento Físico Legal de Bienes
b) Control del Ingreso y salida de bienes patrimoniales
c) Control de la asignación de bienes patrimoniales a los servidores

2.5 Sub Gerencia de Recursos Humanos

a) Aplicativo informático T-Registro
b) Administración del Escalafón

2.6 Sub Gerencia de Finanzas

a) Control previo
b) Control rendiciones de anticipos
c) Seguridad custodia valores

2.7 Unidad de Planificación Operativa y Presupuesto

a) Control certificaciones de disponibilidad presupuestal

2.8 Sub Gerencia de Administración Tributaria

a) Individualización obligaciones tributarias
b) Vigencia obligaciones tributarias

2.9 Sub Gerencia de Infraestructura

a) Administración de contratos de obras
b) Adelantos de Materiales
c) Valorizaciones de obra
d) Liquidación de obras
e) Control de Combustibles, lubricantes y repuestos
f) Control costos obras por administración directa
g) Control del personal obras por administración directa

2.10 Sub Gerencia de Servicios

a) Control de ingresos en efectivo
b) Recuperación de costos por la prestación de servicios
c) Actualización padrones de usuarios
d) Automatización del registro de hechos vitales en dispositivos informáticos.

3. ACCIONES TRANSVERSALES DE CARÁCTER GENERAL

3.1 Sensibilización a los funcionarios y servidores de la importancia del Control
Interno

Desarrollo de procesos de sensibilización periódicos destinados a los funcionarios y
servidores de la Municipalidad, con el propósito de difundir la necesidad y la
importancia de conseguir una eficiente utilización de los recursos financieros de la
institución dentro del marco de la ley, y de las normas de los sistemas administrativos,
orientados a desarrollar y mejorar la infraestructura del distrito y la atención con
servicios de calidad a la población.

3.2 Mejoramiento de la capacidad de respuesta de la gestión documentaria

Adecuada capacitación e implementación del área de gestión documentaria, y de
Secretaria General con personal experimentado, convenientemente informado de la
organización municipal así como de las funciones de cada unidad orgánica. Los
documentos ingresados deben ser tramitados inmediatamente, y en ningún caso,
después del día en que ingresaron.

Se precisa asimismo instruir a todas las unidades orgánicas de la organización sobre la
necesidad de que toda la documentación que ingresa a la municipalidad sea recibida y
tramitada por la oficina de gestión documentaria, señalando con precisión los casos en

que esta deberá ser tramitada directamente a otras oficinas, en casos específicos, y
que deberá ser convenientemente indicado tanto a los usuarios, como al propio
personal de la oficina de gestión documentaria, casos como por ejemplo, solicitudes de
adicionales de obras, ampliaciones de plazo, pagos de gastos generales, u otras
relacionadas a asuntos contractuales, consultas y/o observaciones en los procesos de
selección para adquisiciones y contrataciones, etc.

La oficina de gestión documentaria solo tramitará documentación proveniente del
exterior, y hacia el exterior, y ningún documento de carácter interno, que serán
tramitados directamente entre las correspondientes unidades orgánicas.

3.3 Coordinación entre las áreas

Se pondrá énfasis en la coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la
municipalidad involucradas en la atención de asuntos específicos, indispensable antes
de generar documentos escritos, en el caso que para mejor resolver se precise
información adicional a la contenida en los expedientes en cuestión. La coordinación
debe institucionalizarse como una práctica permanente que permita lograr una mayor
capacidad de respuesta y celeridad en la tramitación de los expedientes, y con ello
eficiencia y eficacia disminuyendo sustancialmente los tiempos de espera y la
posibilidad de ocasionar perjuicio económico para la institución.

3.4 Capacitación a las áreas en temas específicos

Se realizará un proceso de capacitación permanente a cada una de las unidades
orgánicas de la municipalidad, convenientemente estructurado, en relación a procesos
específicos. El Comité para la Implementación del Control Interno, conjuntamente con
las unidades orgánicas que intervienen en los procesos identificados en la etapa de
diagnóstico, formulará el Plan Específico de Capacitación y Sensibilización a los
servidores.

El plan de capacitación será detallado y contendrá el presupuesto necesario para su
ejecución, el mismo que será enviado a la Unidad de Planificación Operativa y
Presupuesto y al Concejo Municipal para que se realicen las previsiones
presupuestales necesarias para su implementación.

3.5 Reuniones periódicas entre las áreas involucradas en procesos de mayor
riesgo

Se institucionalizará la práctica de sostener reuniones periódicas de unidades
orgánicas involucradas en procesos específicos para analizar y proponer soluciones
que luego serán formalizadas en actas de acuerdo o en normas o procedimientos

específicos, en relación a los procesos críticos que implican mayor riesgo y que hayan
sido identificados en la etapa de diagnóstico, que permitirán mejorar el procedimiento y
disminuir los tiempos y los riesgos de afectar con sobrecostos u obligaciones a la
institución.

La coordinación personal, telefónica o por medios electrónicos, debe ser el principal
mecanismo para atender rápida y eficazmente diversos trámites y procesos.

3.6 Formulación de normas internas que regulen los procesos de mayor riesgo

Procesos específicos, en especial donde corren plazos, y la ejecución de estos
pueden acarrear innecesariamente obligaciones pecuniarias a la entidad, deben ser
regulados mediante normas internas, estableciendo responsabilidad sobre los
funcionarios que resulten responsables de la omisión, teniendo en consideración que
en algunos casos, podrían presentarse casos de colusión en los que intencionalmente
se obvien o no se atiendan oportunamente o dentro del plazo establecido en las
normas la respuesta o atención de requerimientos para favorecer a terceros, con el
consecuente perjuicio económico a la entidad.

Estas normas internas deben hacerse para distintos procesos internos cuyos riesgos
han sido identificados en el diagnóstico.

3.7 Formalización de una directiva interna sobre el uso de los recursos del Fondo
para Pagos en Efectivo

En relación al Fondo para Pagos en efectivo, se regulará mediante norma interna
específica,o se perfeccionara la existente al haberse encontrado que diversos gastos
tramitados con estos recursos no corresponden necesariamente a la naturaleza del
gasto que corresponde a este fondo, dándose el caso que se realizan pagos por
conceptos que podrían tramitarse directamente por la oficina de Logística, y en otros
casos, con frecuencia no se dispone de los recursos para realizar gastos que
efectivamente tienen carácter de urgente e impostergable, como por ejemplo realizar
notificaciones a contratistas, responder requerimientos y otros de carácter
impostergable.

Debe asimismo establecerse la práctica de que siempre debe haber recursos
disponibles del fondo para pagos en efectivo, y para ello se necesita además, hacer
rendiciones parciales por montos inferiores al total del fondo, para que siempre se
tenga dinero para atender necesidades urgentes e impostergables.

4. ACCIONES ESPECÍFICAS EN LOS PROCESOS DE MAYOR RIESGO

A efecto de establecer las acciones del plan de control interno, en estricta
concordancia con lo señalado en el diagnóstico, y considerando que la mayoría de
procesos identificados, como procesos en los que se presentan mayores riesgos,
involucran no solo la competencia sino además la intervención de más de una unidad
orgánica, se procedió a priorizar los procesos internos identificados en la etapa de
diagnóstico que serán considerados en el plan, con el propósito de analizar, establecer
los factores críticos y establecer un cronograma de las acciones necesarias para
ejecutar las labores de control.

GERENCIA MUNICIPAL

4.1 Autorización para adicionales de obra por contrata

4.1.1 Descripción del procedimiento

El marco legal del procedimiento para la autorización de adicionales de obra por
contrata se encuentra en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su
Reglamento. Involucra al contratista y a la entidad.

Es un procedimiento que tiene por objeto tramitar la procedencia o no de la
autorización para realizar mayores metrados o partidas nuevas distintas a los
señalados en los expedientes técnicos o en los contratados de ejecución. Existen
plazos claramente establecidos por la Ley y su reglamento, que deben respetarse,
caso contrario podría dar lugar al silencio administrativo positivo, y la entidad aceptar la
petición independientemente de la necesidad, conveniencia o posibilidades de
financiarlo, cuando no se contesta dentro de los plazos señalados por la ley.La
decisión debe formalizarse mediante resolución de Alcaldía.

La atención oportuna de todos los pasos del procedimiento reviste importancia para la
entidad, en la medida que podría ocasionar sobrecostos innecesarios, derivados de la
ejecución mayores metrados, o la omisión de su ejecución cuando resulta
indispensable para la puesta en servicio de la obra contratada, o se generen
obligaciones mayores a favor del contratista, por omisiones o por la inobservancia de
los plazos de ley.

4.1.2 Actores, Unidades Orgánicas y funcionarios involucrados

a) Contratista/Proveedor
b) Supervisor
c) Unidad de Supervisión y Liquidación
d) Unidad de Estudios
e) Sub Gerencia de Infraestructura

f) Unidad de Planificación Operativa y Presupuesto
g) OPI (eventualmente)
h) Sub Gerencia Legal
i) Gerencia Municipal
j) Alcaldía
k) Contraloría General (eventualmente cuando el monto adicional es mayor al 15%
del monto contratado.

4.1.3 Factores Críticos

a) La pertinencia, razonabilidad y justificación del adicional de obra.
b) La oportunidad en que la Municipalidad resuelve y notifica la resolución que
aprueba o deniega la petición.

4.1.4 Cronograma de trabajo

Enero - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2 semana 3 semana 4
Análisis del procedimiento
Simplificación del procedimiento
Elaboración de la directiva
Aprobación de la directiva
Implementación

4.2 Autorización de ampliación de plazo en la ejecución de obra por contrata


El procedimiento se encuentra en la Ley de adquisiciones y contrataciones del estado y
su Reglamento, así como en las bases de los procesos de selección.

Es un procedimiento que tiene por finalidad ampliar el plazo de ejecución de la obra
contenida en el contrato. Para el contratista tiene por propósito evitar el pago de
penalidades, las que deben computarse a partir del día siguiente a la fecha señalada
como plazo de entrega. La decisión debe formalizarse mediante resolución de
Gerencia Municipal.

Reviste importancia porque la aprobación indebida de una ampliación de plazo,
ocasiona perjuicio económico a la institución, disminuyendo sus ingresos. Asimismo
generalmente una ampliación de plazo implica el reconocimiento de mayores gastos
generales para el caso de la ejecución de obras.


a) Contratista
b) Supervisor
c) Unidad de Supervisión
d) Logística (para el caso de suministros)
e) Sub Gerencia de Supervisión y Liquidación
f) Asesoría Jurídica
g) Gerencia Municipal

4.2.3Factorescríticos

a) Establecer si la causal señalada en el fundamento de la solicitud, incide en la
ruta crítica del proyecto.
b) La oportunidad en que la Municipalidad resuelve y notifica la resolución que
aprueba o deniega la petición.

4.2.4 Cronograma de Trabajo

Enero - 2013
Actividades/tareas
Implementación

SUB GERENCIA DE LOGISTICA

4.3 Administración de Contratos de Suministros de Bienes y Servicios


El procedimiento está referido al seguimiento y monitoreo del cumplimiento de las
condiciones señaladas en los contratos de suministros, a partir de las cláusulas de los
contratos, la oferta de los proveedores señalada en la oferta técnica, presentada en la
presentación de propuestas en los procesos de selección, que deben cumplir las
condiciones mínimas señaladas en los requerimientos por las áreas usuarias, así como
en los plazos de entrega, la recepción, análisis y tramitación de las solicitudes de
ampliaciones de plazos, u otras relacionadas al contrato de suministros.


a) Proveedor
b) Area usuaria
c) Oficina de Procesos de selección
d) Sub Gerencia de Logística
e) Almacén

4.3.3 Factores críticos

a) Verificación de las características técnicas de los bienes
b) Cumplimiento de los plazos de entrega


Febrero - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.4 Estudios de Mercado


El marco legal del procedimiento para el estudio de mercado se encuentra en la Ley de
Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su Reglamento.

El adecuado estudio de mercado, que servirá como base para establecer el valor
referencial en los procesos de selección, compatible con las características técnicas de
los bienes, constituye un aspecto vital para los procesos de selección para las
adquisiciones. Consiste en la evaluación de las posibilidades que ofrece el mercado en
relación a precios, marcas, características técnicas y otros aspectos que tengan
incidencia en la eficiencia de la contratación, y está a cargo de la dependencia
encargada de las adquisiciones.

Las deficiencias en el estudio de mercado pueden generar pérdidas para la entidad al
establecer valores referenciales para los bienes superiores a los del mercado o de
inferior calidad en relación a las que se ofrecen.


a) Sub Gerencia de Logística
b) Oficina de procesos de selección
c) Proveedores/ofertantes de los bienes


a) Conocer los precios de mercado
b) Definir las características y especificaciones técnicas de los bienes


Febrero - 2013
Actividades/tareas
Implementación

ALMACEN

4.5 Control de Recepción y Salidas de Bienes


El proceso de recepción consiste en el ingreso a almacén de los bienes adquiridos,
previamente verificados en cantidad así como en sus especificaciones técnicas. Se
deberá tener en cuenta los expedientes de los procesos de selección, en especial la
oferta del postor a fin de verificar que los bienes entregados correspondan a las
especificaciones técnicas de los bienes ofertados. El ingreso a almacén es
indispensable para la tramitación del pago. Cuando se trata de bienes con
características especiales que no pueden ser identificadas por el almacenero, se
solicitara el concurso del área usuaria, quien deberá dar la conformidad antes de su
recepción.

La firma o conformidad de la recepción sin que esta se haya producido puede
ocasionar que se tramiten los pagos sin que se hayan recibido los bienes, con la
consiguiente pérdida para la entidad.

La fecha de ingreso constituye información importante para que la oficina de logística
verifique si la entrega se encuentra dentro de los plazos contractuales, o después para
proceder al cálculo de la penalidad señalada en el contrato, y la deducción del importe
del pago que se realizará al proveedor.


a) Almacén
b) Logística
c) Área usuaria

4.5.3Factores críticos

a) Verificación que las especificaciones y cantidad de los bienes correspondan a
las señaladas en las propuestas de los postores en los procesos de selección,
así como a las condiciones establecidas por las áreas usuarias en los
requerimientos.

b) El registro de los movimientos de almacén de cada uno de los suministros, así
como la firma de la salida por parte de quienes reciben o realizan el retiro de
los bienes y la evidencia y existencia física en almacén de los bienes aun no
retirados.


Febrero - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

4.6 Control de Ingresos y Salidas de agregados de construcción.
Combustibles y otros

4.6.1 Descripción del Procedimiento

El procedimiento consiste en el control del ingreso, y uso en obra de agregados y otros
materiales en las obras por la modalidad de administración directa que ingresan
directamente a obra, así como del combustible que es retirado por medio de vales
autorizados por el área usuaria de los proveedores.

Estos bienes por razones prácticas no ingresan directamente a almacén por lo que se
debe establecer un mecanismo de control de du ingreso, para tramitar los pagos


a) Almacén
b) Residente de Obra
c) Almacenero de Obra
d) Logística
e) Usuario


a) Determinar el cubicaje de los materiales ingresados y utilizados en las obras
ejecutadas por la modalidad de administración directa
b) Determinar la razonabilidad de los consumos de combustibles por los
vehículos y maquinaria en función al kilometraje y/o a las horas de operación.


Marzo - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.7 Control de Ingresos y Salidas de sobrantes de obra


El procedimiento está referido al control, internamiento en almacén y uso final de
materiales sobrantes en obra, de las obras ejecutadas por la modalidad de
administración directa.

Para ello, el almacenero de obra registrará diariamente los materiales ingresados al
almacén de obra, los que salen para obra y su utilización final, manteniendo
permanentemente el registro de los bienes en almacén. De la misma manera laoficina
de almacén, llevará a cabo el control de los retiros de combustible de los grifos. Las
áreas usuarias son responsables de controlar la razonabilidad de los consumos de
acuerdo a los consumos y los kilometrajes y/o las horas de uso de los vehículos y de la
maquinaria.

Los materiales sobrantes, una vez concluida la obra, serán ingresados al almacén,
mediante acta. Mediante resolución de Gerencia Municipal, se decidirá su destino final.
En el caso de agregados de construcción se procederá de la misma forma, debiéndose
trasladar a otra obra o a donde se haya decidido su destino final por parte de la
Gerencia Municipal.


a) Residente de Obra
b) Almacén
c) Almacenero de obra
d) Unidad orgánica usuaria


a) Cuantificación de los sobrantes de obra
b) Ingreso a almacén y destino de los bienes


Marzo - 2013
Actividades/tareas
Implementación

4.8 Control fecha de vencimiento de bienes


Se establecerá un control de los bienes que ingresan a almacén y que por su
naturaleza tienen un periodo determinado de vigencia y fecha de caducidad, después
de cuyo término sufrirán alteraciones en sus características que imposibilitan su uso.
Concretamente el caso del cemento y de la pintura. Una deficiente programación de las
fechas de suministro, podría ocasionar perjuicio económico a la institución, por lo que
almacén debe estar pendiente a fin de coordinar oportunamente con las áreas
usuarias, para que de producirse el caso, se tomen anticipadamente las acciones que
correspondan.

Para ello, almacén colocará en un lugar visible sobre cada lote, y con marcas
fácilmente legibles la indicación correspondiente, para que el personal de almacén este
pendiente.


a) Almacén
b) Area usuaria de los bienes


a) Fecha de caducidad


Marzo - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

PATRIMONIO

4.9 Saneamiento Físico Legal de Bienes


El patrimonio de la entidad se ha incrementado sustancialmente los últimos años a
consecuencia de la inversión, siendo indispensable realizar los procesos técnicos
necesarios para sanear todos los bienes patrimoniales, es especial bienes inmuebles,
a fin de garantizar el derecho de la propiedad. Este proceso implica la ejecución de una
serie de trámites, documentos y otros, específicos para cada caso, a partir de un
diagnostico eventualmente de cada bien en particular, y que demanda un esfuerzo
importante de un equipo de trabajo, o la tercerización a través de un particular.

4.9.2Actores, Unidades Orgánicas y funcionarios involucrados

a) Patrimonio
b) Infraestructura
c) Contabilidad

d) Sub Gerencia Legal


a) Bienes inmuebles sin registro en la SUNARP


Abril - 2013
Actividades/tareas
Implementación

4.10 Control de Ingreso y Salida de bienes patrimoniales

4.10.1 Procedimiento

El proceso de recepción consiste en el ingreso a almacén de los bienes patrimoniales
adquiridos por la Municipalidad, responsabilidad de Almacén, con la verificación previa
de las especificaciones técnicas, de acuerdo a la oferta técnica del postor que se
adjudicó la buena pro durante el proceso de selección, y luego la formalización de la
entrega al servidor que tendrá a su cargo el bien por Patrimonio. Se deberá tener en
cuenta los expedientes de los procesos de selección, en especial la oferta del postor a
fin de verificar que los bienes entregados correspondan a las especificaciones técnicas
de los bienes ofertados. El ingreso a almacén es indispensable para la tramitación del
pago. Si las características especiales no pueden ser identificadas por el almacenero,
se solicitara el concurso del área usuaria, quien deberá dar la conformidad previamente
a la recepción o internamiento en almacén.

En el caso de vehículos, maquinarias u otros bienes cuyo internamiento en almacén
resulte difícil o poco práctico, se establecerán los mecanismos más convenientes a fin
de facilitar el proceso de ingreso y asignación al usuario correspondiente.

La fecha de ingreso constituye información importante para que la oficina de logística
verifique si la entrega se encuentra dentro de los plazos contractuales, o después para
proceder al cálculo de la penalidad señalada en el contrato, y la deducción del importe
del pago que se realizará al proveedor.


a) Almacén
b) Logística
c) Patrimonio
d) Área usuaria
e) Servidor a cargo del bien


a) Verificación que las características y especificaciones técnicas del bien
b) Verificación del plazo de entrega
c) Formalización de la entrega/recepción al servidor


Abril - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

4.11 Control de la asignación de bienes patrimoniales a los servidores


El procedimiento se regula por medio de una directiva interna y establece los
procedimientos para la asignación bajo responsabilidad del servidor usuario de los
bienes patrimoniales de la entidad. Reviste importancia los bienes de alto valor
económico, como maquinaria pesada, vehículos de transporte, equipos de
construcción y otros, donde se precisa no solamente el control de bien patrimonial, sino
de sus partes.La responsabilidad del servidor sobre los bienes, alcanza a la pérdida o
deterioro mayor a lo que se derive de un uso normal del bien.


a) Almacén
b) Patrimonio
c) Servidor/Usuario del bien


a) Establecer las condiciones del bien, y de sus partes cuando corresponda
b) Establecer la responsabilidad del servidor/usuario en relación al bien


Mayo - 2013
Actividades/tareas
Implementación

SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

4.12 Aplicativo Informático T-Registro


Es el Registro de Información Laboral de los empleadores, trabajadores, pensionistas,
prestadores de servicios, personal en formación – modalidad formativa laboral y otros
(practicantes), personal de terceros y derechohabientes.

Este aplicativo informáticoque administra la SUNAT permite registrarse como
empleador, así como registrar a trabajadores, pensionistas y otros prestadores, de
manera individual.Comprende información laboral, de seguridad social y otros datos
sobre el tipo de ingresos de los sujetos registrados. Tiene carácter obligatorio, y estos
registros son compartidos por la SUNAT, la ONP, y Essalud, para las prestaciones de
los derechohabientes.

Independientemente de su obligatoriedad, así como de la necesidad por la utilidad
inmediata especialmente para los servidores, y derechohabientes debe ser materia de
regulación por norma interna, tanto el registro, como los procedimientos para el ingreso
y retiro de personal de la entidad, estableciendo los mecanismos necesarios para que
la unidad orgánica, Recursos Humanos, encargada de su administración y registro sea
la que administra los procesos de personal desde el ingreso hasta el retiro del
personal.


a) Gerencia Municipal
b) Sub Gerencia de Recursos Humanos


a) Alta y Baja de servidores


Mayo - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.13 Administración del Escalafón


La administración del escalafón, es el proceso de registro, y mantenimiento de los
datos personales, profesionales y laborales de todos los trabajadores de la
Municipalidad, permite tener sistemáticamente organizada y actualizada toda la
información del personal, realizar las actualizaciones periódicamente, y tener
claramente establecidos los “niveles alcanzados y derechos adquiridos” de todos los
servidores.

Esta información sirve además para efectos de evaluar cobertura de plazas de mayor
responsabilidad, identificar las necesidades de capacitación del personal, y formular el
plan de desarrollo de capacidades.


a) Sub Gerencia de Recursos Humanos
b) Unidades Orgánicas
c) Servidores


a) Nivel adquirido de cada servidor


Junio - 2013
Actividades/tareas
Implementación

SUB GERENCIA DE FINANZAS

4.14 Control Previo


El Control Previo, constituye el conjunto de acciones con el propósito de cautelar la
correcta aplicación de los recursos financieros de la Municipalidad. Se realiza antes de
realizar el devengado, y constituye requisito que el encargado de control previo vise los
legajos de documentos de cada compromiso quecomprende la revisión de la
documentación sustentatoria de las operaciones., para realizar el devengado. Este
procedimiento garantiza que se cumplieron con los requisitos documentarios al
momento de la presentación de los expedientes de las operaciones económico
financieras, para su trámite administrativo.,

El control previo se aplicará antes de efectuar el Registro Administrativo de la Fase de
Devengado en el SIAF. Sin embargo, antes de efectuar cualquier registro en el SIAF,
los responsables de dicha acción verificarán que se cuenta con la documentación
necesaria para realizar el mencionado registro.El Devengado es la fase administrativa
mediante la cual se formaliza la obligación de pago de los bienes o servicios adquiridos
por la Entidad.


a) Unidad de Contabilidad
b) Unidad de Logística
c) Áreas usuarias


a) Requerimiento del área usuaria
b) Ingreso a almacén y/o conformidad de recepción del servicio


Junio - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.15 Control rendiciones de anticipos


Consiste en el control de los saldos pendientes de rendir cuenta de los anticipos
otorgados por viáticos, fondo para pagos en efectivo, adelantos a contratistas u otros
que excepcionalmente se podrían otorgar, así como las acciones administrativas
necesarias para su rendición y/o recuperación de los fondos.

Deberán verificarse las condiciones establecidas en los documentos de otorgamiento,
los plazos para la rendición de viáticos, de los anticipos otorgados, y en el caso de los
adelantos de contratos de obras y/o suministros, las deducciones o descuento de cada
uno de los pagos parciales, como valorizaciones u otros, de acuerdo a lo establecido
en los contratos o en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del estado y su
Reglamento.


a) Unidad de Contabilidad
b) Sub Gerencia de Finanzas
c) Receptores del anticipo


a) Fecha/condición de vencimiento para la rendición y/o amortización
b) Garantías para el recupero


Junio - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

4.16 Seguridad custodia de valores


La custodia de efectivo y de los valores de la Municipalidad, consistentes en dinero en
efectivo recaudados por la prestación de servicios, descartar monedas y billetes falsos,
su traslado desde las puntos de recaudación hasta la oficina de tesorería y su posterior
deposito en el Banco, así como de las cartas fianzas y otros valores que se encuentran
en custodia en la caja fuerte.

Las medidas de seguridad están referidas no solamente a la manipulación de efectivo y
custodia de valores, sino implican además mitigar el riesgo de pérdidas por robo por
agentes externos o por prácticas de deshonestidad. En ambos casos se precisa la
contratación de pólizas de seguro, que aseguren la integridad de todos valores.


a) Unidad de Tesorería


a) Fechas de vencimientos de garantías
b) Contratación de pólizas de seguro

4.16.4 Cronograma de trabajo

Julio - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

UNIDAD DE PLANIFICACION OPERATIVA Y PRESUPUESTO

4.17 Control de certificaciones disponibilidad presupuestal


El procedimiento constituye el punto de partida para el inicio del proceso ejecución
presupuestal, mediante la adquisición o contratación de personal, obras, bienes o
servicios, y debe ser solicitada por el área usuaria, antes de requerir la contratación o
la emisión de las órdenes de compra o servicios. No se puede iniciar la ejecución de
ninguna obligación o gasto, sin este requisito.

La certificación de disponibilidad presupuestal, constituye una reserva del recurso
destinado a un fin específico, y no a otro. Por este motivo, corresponde al área usuaria
la responsabilidad de realizar los requerimientos que correspondan estrictamente al
objeto de la certificación solicitada y emitida.

El uso de la certificación para fines distintos, ocasionará problemas serios, sobre todo
en los procesos de selección, cuando la certificación se destine a fines distintos, y no
sea suficiente para cubrir los gastos del objeto de la misma. En algunos casos podría
ocasionar que no se pueda cumplir con las obligaciones, sobre todo cuando ya no
existe techo presupuestal, conduciendo a la entidad a una situación en la que podría
verse comprometida en procesos judiciales, al no poder cumplir con alguna obligación,
independientemente de las dificultades para asignar mayores recursos para cumplir
con la obligación.

La responsabilidad del correcto uso de la certificación de disponibilidad presupuestal
corresponde al área usuaria, así como a la dependencia que realiza el compromiso, en
la medida en que no puede comprometer un gasto para un fin distinto al que señala la
certificación.


a) Unidad de Planificacion Operativa y Presupuesto
b) Unidad usuaria
c) Sub Gerencia de Logística


a) Control del uso de la certificación


Julio - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

SUB GERENCIA DE ADMNINISTRACION TRIBUTARIA

4.18 Individualización Obligaciones Tributarias


La individualización de las obligaciones tributarias y no tributarias de los administrados,
así como el control de los pagos y la posibilidad de mostrar su estado de cuentas
constituye una prioridad para la Municipalidad, tanto para mantener la vigencia y
efectividad de las obligaciones, así como para realizar los registros contables de la las
cuentas por cobrar, sobre la base de información confiable y convenientemente
documentada.


a) Sub Gerencia de Administración Tributaria
b) Contribuyentes


a) Identificación de los contribuyentes
b) Sistema de control individualizado de los estados de cuenta de contribuyentes


Julio - 2013
Actividades/tareas
Implementación

4.19 Vigencia de Obligaciones Tributarias


El mantenimiento de la vigencia de las obligaciones tributarias y no tributarias evitando
su prescripción constituye una prioridad en la medida en que puede evitar la pérdida de
cuantiosas sumas de recursos financieros a la Municipalidad. La vigencia de las
obligaciones entre otros factores depende de que la notificación surta su efecto legal,
para lo cual en casos de deudas próximas a llegar al plazo de prescripción sean
realizadas notarialmente, y los actos de notificación estén debidamente documentados
a fin de tener el argumento para denegar posibles pretensiones de prescripción por
parte de los deudores.


a) Sub Gerencia de Administración Tributaria
b) Ejecutor Coactivo
c) Contribuyentes
d)


a) Registro individualizado de las obligaciones
b) Debida notificación y su registro documentado


Agosto - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

SUB GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA

4.20 Administración de Contratos de ejecución de Obras


La administración de los contratos tiene como objetivo lograr el cumplimiento de los
contratos tanto por parte del contratista como de la entidad, en los plazos señalados en
los contratos y/o en la Ley. Para ello se precisa el seguimiento y monitoreo permanente
desde la suscripción, considerando cada uno de los eventos que se producen durante
la ejecución, hasta la finalización de la prestación, entrega/recepción y liquidación del
contrato.

Constituyen hitos importantes, la entrega del terreno, la entrega de los adelantos,
cuando así lo señala el contrato y/o las bases del proceso de selección, el pago de
valorizaciones, la tramitación de las solicitudes de ampliaciones de plazo, las
solicitudes de adicionales de obras, las solicitudes de modificaciones del expediente
técnico y otras, que deben ser resueltas con diligencia, observando estrictamente los
procedimientos y plazos de Ley, que deben ser observados.Reviste importancia,
asimismo, el control de la vigencia y renovación por los montos correspondientes de
las cartas fianzas que garantizan el fiel cumplimiento y los saldos de los adelantos
pendientes de amortización.

Las actividades del procedimiento no se contraponen con las actividades y funciones
que competen a los supervisores de la obra, por el contrario, realiza el seguimiento
para que estas se cumplan de acuerdo a los procedimientos específicos y dentro de los
plazos correspondientes.


a) Contratista.
b) Supervisor
c) Unidad de Supervisión

d) Sub Gerencia de Infraestructura
e) Sub Gerencia de Logística
f) Gerencia Municipal

a) Plazos legales
b) Vigencia de las garantías


Agosto - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

4.21 Adelantos


El otorgamiento de adelantos para la ejecución de obras por contrata es una facultad
de la entidad, tanto del adelanto directo o para materiales, de acuerdo a como se haya
señalado en las bases de los procesos de selección y/o en los contratos, lo que está
supeditado al cumplimiento de ciertas condiciones.

La entrega de los adelantos de materiales es solicitada por la Sub Gerencia de
Infraestructura, luego de haberse cumplido con las condiciones señaladas en el
contrato, y establecidas en la Ley, dentro de los plazos establecidos. Reviste
importancia la celeridad con la que se proceda al otorgamiento, en la medida que ello
facilita el inicio y el avance de la obra.


a) Supervisor
b) Unidad de Supervisión
c) Sub Gerencia de Infraestructura
d) Contratista


a) Plazos
b) Condiciones contractuales


Agosto - 2013
Actividades/tareas
Implementación

4.22 Valorizaciones de Obra


Procedimiento para el pago periódico por los avances de obra de los contratos en
ejecución, a partir de los metrados ejecutados remitidos por el contratista, que deberán
ser verificados por el supervisor, para luego tramitar su cancelación a la Sub Gerencia
de Finanzas.Constituyen pagos parciales a los contratistas por el avance en la
ejecución.

Resulta importante la verificación de los metrados efectivamente realizados, y la
tramitación oportuna, teniendo en cuenta que los retrasos, podrían ocasionar la
disminución del ritmo de ejecución física de la obra; así como la deducción de las
amortizaciones de los adelantos otorgados al contratista.


a) Contratista
b) Supervisor o inspector de obra
c) Sub Gerencia de Infraestructura


a) Verificación de los metrados
b) Deducción de la amortización de los adelantos


Setiembre - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.23 Liquidación de Obras


La liquidación de la obra constituye el establecimiento del costo de la obra, el
replanteamiento de los planos y especificaciones técnicas, teniendo en cuenta los
deductivos, adicionales de obra, y las modificaciones del expediente técnico, así como
de eventuales obligaciones a favor de la entidad o del contratista en las obras
ejecutadas por la modalidad de contrata.

Su formulación es obligación del contratista, que tienen un plazo determinado para
presentarla para revisión por la entidad, la que a su vez tiene un plazo para aprobarlo
o para observarla. Si dentro del plazo señalado la entidad no se pronuncia, la
liquidación presentada por el contratista queda aprobada, en mérito al silencio
administrativo.

Si no se observa el plazo, puede quedar consentida una liquidación que podría resultar
desfavorable para la municipalidad y dar lugar obligaciones mayores a las que
corresponden.


a) Contratista
b) Unidad de Supervisión
c) Sub Gerencia de Supervisión


a) Saldos
b) Plazos para pronunciarse


Setiembre - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

4.24 Control de Combustibles, lubricantes y repuestos


El control de los combustibles, lubricantes y repuestos o partes de los vehículos de
transporte y de la maquinaria pesada estará a cargo de la Unidad de Mantenimiento, a
través de la oficina de maquinaria, no solo de las unidades asignadas a las unidad de
Mantenimiento, sino cada unidad independientemente del área orgánica donde se
preste el servicio.

Se llevará una bitácora de control, donde se consignara entre otros datos el kilometraje
diario recorrido, que será comparado periódicamente todos los meses con los
consumos de combustible, bajo responsabilidad de los choferes y operadores, cifras
que serán comparadas con los consumos señalados en las especificaciones técnicas
de cada vehículo o maquinaria, para establecer la razonabilidad del consumo. Se
procederá de igual modo para el control de lubricantes, repuestos y partes (neumáticos
entre otros).

El conductor u operador de maquinaria será el responsable de los consumos de su
vehículo o unidad, y la información será puesta en conocimiento del área usuaria, Así
de la Sub Gerencia de Logística quienes también analizarán la razonabilidad de los
consumos en función al kilometraje o las horas trabajadas por cada unidad.


a) Unidad de Mantenimiento
b) Choferes y operadores
c) Sub Gerencia de Logística
d) Áreas usuarias


a) Rendimiento en Kmts./Gln y Horas/Gln de los vehículos y maquinaria


setiembre - 2013
Actividades/tareas
Implementación

4.25 Control costos obras por administración directa


Las condiciones necesarias para tomar la decisión para ejecutar las obras por
Administración Directa están definidas en las normas legales y establecen que las
entidades deben tener capacidad operativa a fin de asegurar el cumplimiento de las
metas previstas. Asimismo, la entidad debe demostrar que el costo total de la obra
a ejecutarse por administración directa, resulta igual o menor al presupuesto base
deducida la utilidad, situación que deberá reflejarse necesariamente en la
liquidación de obra.


a) Sub Gerencia de Infraestructura
b) Unidad de Obras
c) Residente
d) Inspector


a) Costo de ejecución de la obra
b) Plazo de ejecución de la obra
c) Adicionales de Obra


Octubre - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.26 Control del personal de obras por administración directa


La contratación del personal de obra en las obras ejecutadas por administración directa
es un procedimiento que reviste importancia en la medida que es personal
especializado, así como por estar su desempeño sujeto a un determinado rango de
rendimiento, teniendo en cuenta que los costos unitarios se calculan de acuerdo a
ciertos niveles de rendimiento. Si el personal contratado no logra los rendimientos
establecidos en los expedientes técnicos, es probable que los recursos presupuestales,
resulten insuficientes para la ejecución de la obra, y se produzcan sobrecostos en la
ejecución.

Luego de la contratación el control constituye otro factor importante, tanto de la
permanencia como del logro de los rendimientos que se encuentren dentro del rango
considerado en el expediente técnico.


a) Residente de Obra
b) Inspector de Obra
b) Unidad de Obras
c) Sub Gerencia de Recursos Humanos


a) Rendimientos de la mano de obra
b) Control de la asistencia


Octubre - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

SUB GERENCIA DE SERVICIOS

4.27 Control de Ingresos en efectivo


Por la propia naturaleza de las prestaciones, existen servicios en los que la
recaudación de los ingresos se produce en el mismo lugar de la prestación del servicio,
caso de las piscinas, mercado, camal municipal, luego los encargados de las
correspondientes unidades orgánicas o los encargados de la recaudación reportan a
caja los ingresos periódicamente para realizar el deposito del efectivo a la cuenta del
banco.

Se precisa establecer especificadamente los procedimientos y controles necesarios
para desvirtuar posibles riesgos de errores de registro, omisiones o pérdidas de dinero.


a) Unidades recaudadoras de ingresos: Piscinas, mercado, camal
b) Su Gerencia de Servicios
c) Tesorería


a) Cobranza por el servicio a todos los usuarios
b) Ingreso de todas las cobranzas de caja


Octubre - 2013
Actividades/tareas
Implementación

4.28 Recuperación de costos por la prestación de servicios


Uno de los factores críticos de la entidad, es la recuperación de los costos de los
servicios que la Municipalidad brinda a la población, derivados de la falta de
procedimientos y mecanismos apropiados para costear, el inadecuado establecimiento
de las tarifas, así como la falta de actualización del TUPA. En algunos casos se han
establecido servicios por los que no se está cobrando y están siendo financiados con
recursos que no tienen el carácter de permanentes, como es el caso del Serenazgo,
otros cuyas tarifas no compensan los costos efectivos del servicio, como los servicios
de baja policía y el de agua y saneamiento.


a) Sub Gerencia de Servicios
c) Sub Gerencia de Administración Tributaria


a) Establecimiento de los costos de la prestación
b) Actualización del TUPA


Noviembre - 2013
Actividades/tareas
semana 1 semana 2
Implementación

4.29 Actualización de padrones de usuarios


Consiste en la incorporación de los nuevos usuarios de los servicios en el registro de
los padrones. El procedimiento incluye también a los propietarios de predios y otros
que tengan obligaciones de carácter tributario con la municipalidad.

La ampliación en la cobertura con servicios de la municipalidad, en especial con
servicios de baja policía, demanda una actualización permanente de los padrones de
usuarios, por parte de la Sub Gerencia de Servicios en coordinación con la Sub
Gerencia de Administración Tributaria.


b) Sub Gerencia de Administración Tributaria


a) Identificación de nuevos usuarios de servicios


Noviembre - 2013
Actividades/tareas
semana 3 semana 4
Implementación

4.30 Automatización del registro de hechos vitales en dispositivos informáticos


Consiste en la digitalización de los hechos vitales, con el propósito de compartir la
información con otras dependencias del estado, así como agilizar la prestación de los
servicios a los usuarios en la expedición de certificaciones de diferente índole.


b) Unidad de Registro Civil


a) Custodia y Seguridad de la información registrada


Diciembre - 2013
Actividades/tareas
Implementación

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