El archivo es responsable de recopilar y organizar metódicamente la información de una organización en bases de datos, lo que constituye la "memoria de la empresa". Gestiona documentos a través de su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control. Es fundamental para el funcionamiento ordenado de una empresa. Agrupa documentos de manera sistemática según asunto, código, tipo y localización para permitir un conocimiento detallado de cada uno.