kbee.projects es una plataforma de gestión de proyectos que permite la gestión de proyectos en equipos distribuidos a través de un sistema centrado en procesos con notificaciones y funcionalidades de gestión documental. Los proyectos se dividen en actividades y tareas que son monitoreadas y en las que participan roles como coordinador, monitor y colaborador. La plataforma incluye indicadores de avance, procedimientos estandarizados y trazabilidad de procesos para mejorar la eficiencia y el cumplimiento.

1. Cover kbee.projects gesti ó n de proyectos en equipos distribuidos Flavia Lanfranqui Gerente de Producto www.novamens.com

2. 1. Características Gestión por proyecto Centrado en Procesos Sistema de Notificaciones Actividades de Gestión Documental

3. 2. Gestión por proyecto Niveles Cada proyecto se visualiza y ejecuta en 3 niveles o capas: proyecto, actividades y tareas. En el nivel proyecto se desarrolla el plan, definiendo la duración y los responsables de obtener el producto de cada actividad: documento aprobado, registros etc. En el nivel actividad el responsable de la misma define los circuitos de tareas y monitorea la ejecución de las tareas que se deben realizarse para obtener el producto en el tiempo planeado. En el nivel tarea el responsable recibe las tareas asignadas a medida que se van lanzando y completa la información requerida en el formulario asociado. Roles Las participaciones internas y externas se configuran asignando a cada persona involucrada en el proyecto uno o mas roles de acuerdo a sus funciones: coordinador, monitor, auditor interno o externo, colaborador . Cada rol define lo que el participante puede visualizar y las acciones disponibles. A diferencia de los sistemas de gesti ó n de proyectos tradicionales, el plan del proyecto est á integrado a la ejecuci ó n de las actividades, y se actualiza autom á ticamente a medida que avanza el proyecto. Tiene indicadores precisos y actualizados del avance del proyecto en todo momento, puede comparar los desv í os entre la planificaci ó n y la realidad a fin de contar con estimaciones s ó lidas para el futuro.

4. 2.a Planeamiento Plan de actividades En el plan se visualiza el estado de cada actividad: no iniciada, en curso, detenida o finalizada. Indicadores de avance La vista de indicadores muesta el grado de avance de las actividades según su tipo.

5. 2.b Roles de proyecto Coordinador general Define a los participantes. Inicia, detiene y finaliza el proyecto. Visualiza el plan completo de actividades. – Accede a todos los materiales producidos. - Puede delegar el rol de coordinador de proyecto. Coordinador de actividades Puede incorporar actividades al plan. Puede delegar el rol de coordinador en las actividades que controla. Visualiza en el plan solo las actividades que controla. Monitores y Auditores Visualizan el plan completo de actividades Acceden a los todos los materiales producidos. Colaborador La visualización del plan se limita solo a las actividades en las que participa.

6. 2.c Personalización Tablero de control Muestra la información de gestión relevante para el usuario de manera resumida. Bloque tareas – Tareas pendientes y en curso. - Tabla resumen por tipo de tarea para todos los proyectos. Tabla resumen de tareas por actividad y tipo de tarea Bloque actividades Muestra las actividades que el usuario debe monitorear o auditar en todos los proyectos. Bloque proyectos Muestra los roles del usuario en los proyectos activos. Muestra las novedades de la semana de los proyectos activos.

7. 3. Dinámica centrada en procesos Procedimientos kbee.projects est á dise ñ ado con un modelo de gesti ó n de procesos de trabajo estandarizados (workflow) para cada una de las actividades que forman parte del proyecto. Esta capa de procesos permite la gestión eficiente descentralizada, auditada y controlada. Cada colaborador cuenta con una consola de tareas donde puede recibir y tomar las tareas asignadas por el motor de workflow según los procedimentos del plan. Trazabilidad de procesos kbee.projects ofrece trazabilidad en tiempo real de cada actividad, en cuanto al estado-asignación de cada tarea y al avance del producto (partes de documento aprobadas). Posibilita que participantes autorizados puedan monitorear y auditar el estado de cada proceso, deteniendo o reiniciando actividades y reasignando tareas cuando lo considere necesario. Indicadores de avance A medida que la información se va produciendo, es procesada generando indicadores de gestión que permite medir la eficiencia de los procesos, detectar cuellos de botella en las tareas y desvíos respecto de lo planeado. kbee.projects simplifica el cumplimiento regulatorio, mejora la eficiencia operativa, ofrece trazabilidad y auditor ía en tiempo real , y mayor control interno y confiabilidad.

8. 3.a Procedimiento Gestión Documental Procedimientos (workflow) Procesos de trabajo estandarizados definidos en los procedimientos. Flexibles, con opciones de configuración de acuerdo a las necesidades de gestión. En gestión documental, ciclos programados de 3 o 2 pasos y ciclos no programados . Las tareas se generan dinámicamente a partir de la confguración inicial, hasta obtener el material planeado. En gestión documental, un documento con las aprobaciones requeridas.

9. 3.b Control y trazabilidad de tareas Monitoreo de actividad Los monitores de actividad pueden consultar la carga de trabajo de los participantes y reasignar tareas en función de esa información.

10. 3.c Reasignación de tareas Monitoreo y control de actividad Se pueden reasignar tareas en función de la carga de trabajo de los participantes del proyecto. Se pueden reasignar las tareas asignadas a un participante que finaliza su participación en un proyecto. Las tareas en curso que son reasignadas con los datos que tienen guardados en el momento de la tranfererencia. La información de gestión de cada tarea se conserva como historial.

11. 4. Sistema de notificaci ones Si bien Ren é es una aplicaci ó n full web, no requiere que el usuario tenga el web browser abierto en todo momento para recibir sus tareas. Cuando el motor de procesos le asigna una tarea, el usuario recibe un email de notificaci ó n, y tambi é n un alerta en el notificador de Ren é que se instala en la barra de herramientas de la PC de cada usuario. Desde la notificaci ó n, el usuario puede ir a su consola de tareas para tomar la tarea asignada. El sistema de seguridad de Ren é registra, con fines de an á lisis de gesti ó n y cumplimento regulatorio, cuando cada usuario recibe y cuando abre una notificaci ó n.

12. 5.a Gestión documental - Procedimiento

13. 5.b Gesti ó n Documental - Características Organizador de tareas Cada usuario recibe y toma en su consola de tareas las tareas asignadas por los procesos en ejecución. Tareas de Elaboraci ó n Documental Para cada tarea de elaboraci ó n documental -edici ó n, revisi ó n, correcci ó n, aprobaci ó n, etc.- cuenta con un formulario simple e intuitivo. Plantillas Adem á s, la Base de Documentos permite la definición de plantillas que pueden ser tomadas como base para el desarrollo de documentos (contratos, presupuestos, protocolos , consentimientos, declaración jurada, etc) .

14. 5.c. Gesti ó n Documental - Ejecución Estructura del documento Se define la estructura del documento como nuevo documento, basado en plantilla o nueva versión sobre un documento existente. Ciclos editoriales Para cada parte se selecciona un tipo de ciclo: programado de 3 pasos, programado de 2 pasos o no programado. Una parte puede no tener un ciclo asociado, en este caso se conserva el material de la parte como se definió en la coordinación. Editores, revisores, correctores, aprobadores Para cada parte y ciclos definidos, se definen los responsables de cada tipo de tarea. Aprobación general Cuando todas las partes completaron un ciclo, el aprobador general del documento las recibe y aprueba/desaprueba. Las partes desaprobadas reinician su ciclo editorial.

15. 5.d Gesti ó n Documental - Producto Historial de gestión El Sponsor del proyecto puede auditar el estado de cada proceso, y tener trazabilidad en tiempo real de todo lo que ocurre en el proyecto. Versión de documento El monitor de procesos registra todas las versiones de cada documento, qu é usuario y cuando editó, corrigió, aprobó, etc.

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