Taller de Primavera P6 - Sesión 04

TLS041 – Taller de Primavera P6
Sesión 04 – Material de Lectura v1
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SESIÓN
IMPLEMENTACIÓN DEL CRONOGRAMA
 TRABAJANDO CON ACTIVIDADES
 ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD
 TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL
PROYECTO
 REALIZANDO LA ESTIMACIÓN DE MÁXIMO A MÍNIMO (TOP-
DOWN)
4. IMPLEMENTACIÓN DEL CRONOGRAMA
4.1. TRABAJANDO CON ACTIVIDADES
Las actividades son los elementos de trabajo fundamentales de un proyecto, son el
nivel más bajo de una Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) y, como
tales, son la subdivisión más pequeña de un proyecto, que afecta directamente al
módulo. Si se dividen las actividades en pasos, el recurso principal de una actividad
es responsable de la gestión y seguimiento del progreso de los pasos, mientras que
el director del proyecto es responsable de la gestión y seguimiento de la evolución
de la actividad en general.
4.1.1 VISIÓN GENERAL DE ACTIVIDADES
Las actividades representan el trabajo que debe llevarse a cabo en un período de
tiempo determinado. Utilice el Cuadro de Actividad o la Red de Actividades para
agregar actividades y construir los proyectos. Dentro de estos diseños, se puede
definir la siguiente información de la actividad:
 ID y nombre de la Actividad - para identificar y describir la actividad.
 Predecesora y sucesora de relaciones - para definir las relaciones con otras
actividades en el mismo proyecto o en diferentes proyectos en la Estructura del
Proyectos de la Empresa (EPS).
 Fechas de inicio y finalización de la actividad.
 Calendario de actividades.
 Tipo de actividad, tipo de duración y tipo de porcentaje completado, si una
actividad es un comienzo o el hito final, la forma de mantener los valores de
una actividad de la unidad, los valores de duración, y las unidades de recursos
/valores de tiempo sincronizados; y la forma de calcular el porcentaje
completado de una actividad.
 Elemento WBS.
 Valores y códigos de actividad, para categorizar las actividades.
 Restricciones de inicio programado de la actividad y las fechas de finalización.
 Gastos.
 Los productos y documentos de trabajo, normas y entregables.
 Recursos.
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 Roles - para identificar las aptitudes requeridas para la dotación de personal de
la actividad.
 Notas y comentarios - para comunicarse con el recurso de trabajo sobre una
actividad.
 Notas sobre la realización de la actividad.
 Pasos - para dividir la actividad en unidades más pequeñas.
 Plantillas de pasos de la actividad - para definir conjuntos de medidas
reutilizables comunes a muchas actividades en un proyecto o varios proyectos.
4.1.2 AGREGANDO ACTIVIDADES
Utilice la ventana Actividades para crear, ver y modificar las actividades del
proyecto abierto. La ventana Actividades se puede dividir en diseños superiores e
inferiores. Por ejemplo, mostrar una tabla de actividades, un diagrama de Gantt,
una Hoja de cálculo de la actividad en uso, o la Red de Actividad en el diseño de la
parte superior, y/o ver los detalles de actividades, una tabla de actividades, una
Hoja de cálculo de Actividad o Uso de recursos o de perfil, o el seguimiento de la
lógica en la parte inferior de diseño. Personalice los diseños para satisfacer sus
necesidades.
 Añadir actividades en la Tabla de Actividad: Seleccione una actividad
dentro del grupo al que desea agregar una nueva actividad, y haga clic en
Agregar. La nueva actividad se ubica de acuerdo a las opciones de ordenación
seleccionadas para el diseño.
Figura 1: Tabla de Actividad.
Incluir el
Diagrama de
Gantt para ver
una versión de
escala temporal
del cronograma
a medida que
agrega
actividades.
…o use Detalles
de la actividad
para completar la
información de la
actividad.
Ingrese
información
directamente en
las celdas de la
columna para la
nueva actividad.

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4.1.3 DEFINICIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL DE ACTIVIDAD
Utilice la ficha General para definir la información general para la actividad
seleccionada, incluyendo el tipo de duración, la asignación del WBS, el recurso
principal, el tipo de actividad, y el calendario de actividades.
Figura 2: Detalle de la Actividad.
 Tipo de la Actividad: Seleccione el tipo de actividad de acuerdo a la función
de la actividad en el proyecto y el calendario que se debe utilizar para la
actividad durante la programación.
 Dependiente de la tarea: Para una actividad dependiente, recursos de
cronograma asignados de acuerdo al calendario de la actividad en lugar a su
calendario de recursos asignados. Use esta opción siempre que múltiples
recursos asignados a la misma actividad necesiten trabajar juntos.
 Dependiente del recurso: Los recursos asignados a este tipo de actividad
serán programados para trabajar de acuerdo a los calendarios de los
recursos en lugar del calendario de la actividad. Use esta opción siempre que
múltiples recursos asignados a la misma actividad puedan trabajar
independientemente.
 Nivel de Esfuerzo: La duración de una actividad de nivel de esfuerzo es
dependiente de su predecesor y/o actividad sucesor. No pueden ser incluidas
cuando se nivelan recursos. No pueden tener restricciones asignadas.
 Hito de Inicio: Una actividad de hito inicial marca el inicio de un escenario
principal en el proyecto. Llamada también “Actividad de duración cero”.
 Hito de Finalización: Marca el término de un escenario principal en el
proyecto, es llamado también “Actividad de duración cero”.
 Resumen de WBS: Usado para totalizar un nivel WBS. Las fechas
calculadas en una actividad resumen WBS se encuentra basada en la fecha
más temprana de las actividades en el grupo y en la fecha de fin más tardío
de estas actividades. Su duración de esta actividad resumen WBS es
calculada basada en su calendario asignado.
 Tipo de Duración: Seleccione el tipo de duración en función de los recursos, el
calendario, o los costos que serán más importantes cuando las actividades se
actualicen en un proyecto. El tipo de duración sólo se aplica cuando los
recursos son asignados a la actividad.

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 Duración y unidades/tiempo fijas o duración y unidades fijas: Indica
que la programación es un factor limitante en el proyecto. La duración de la
actividad no cambia, independientemente del número de recursos asignados
al modificar o actualizar las actividades. Por lo general, se elige este tipo de
duración cuando se utiliza tareas con actividades dependientes.
 Unidades/tiempo fijos: Indica que la disponibilidad de los recursos es el
aspecto más crítico del proyecto. En este caso, las unidades/tiempo o el
porcentaje del recurso se mantiene constante, incluso si la duración o el
esfuerzo del trabajo de la actividad cambia. Este tipo de duración se utiliza
con mayor frecuencia cuando está planificando las actividades dependientes
de los recursos.
 Unidades fijas: Indica que el presupuesto es un factor limitante, es decir,
la cantidad total de trabajo es fijo. Cuando se actualizan las actividades, el
esfuerzo del trabajo necesario para completar la actividad no cambia, incluso
si la duración o el tipo de recurso de la actividad cambia. Normalmente, se
utiliza este tipo en relación con las actividades dependientes de los recursos.
Incrementado los recursos se puede reducir la duración de la actividad.
Primavera P6 tiene su Cuadro de cálculo de Programación que está basado
en la fórmula fundamental de programación.
Duración y
Unidades/Tiempo Fijas
(Fixed Duration and
Units/Time)
Las actividades tomarán las
mismas unidades cantidad de
tiempo sin importar que
recursos sean asignados a ellas.
Duración y Unidades
Fijas
(Fixed Duration and
Units)
Indica que ni la duración de la
actividad ni las unidades
cambiarán a pesar del número
de recursos asignados a la
actividad.
Unidades/Tiempo Fijos
(Fixed Units/Time)
Poseen recursos con
productividad fijada emitida por
período de tiempo.
Unidades Fijas
(Fixed Units)
Requiere una cantidad fija de
trabajo y sería terminado más
rápido si más recursos son
asignados.
Figura 3: Matriz Tipo de Duración en Primavera P6
 Tipo de Porcentaje de Avance: Puede optar por calcular el porcentaje de
avance de una actividad de acuerdo a la duración de la actividad, las unidades
de la actividad, o al porcentaje físico de avance que introduzca para cada
actividad. Debe definir un tipo de porcentaje de avance para cada actividad.
Tipos de
Tareas

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 Para indicar que el porcentaje de avance de la actividad es introducido por el
usuario de esta actividad, seleccione Físico.
 Para especificar que el porcentaje de avance de la actividad se calcula a
partir de la duración real y restante, seleccione Duración.
 Para especificar que el porcentaje de avance de la actividad se calcula a
partir de las unidades reales y restantes, seleccione Unidades.
 Calendario de Actividades: Este campo muestra el calendario de la actividad
seleccionada. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar un nuevo
calendario.
 WBS: Haga clic en el botón Examinar para asignar un nuevo elemento WBS a
la actividad seleccionada.
 Gerente Responsable: Este campo muestra el nombre del gerente
responsable (en el OBS) asignado al elemento WBS de la actividad
seleccionada.
 Recurso Principal: Este campo muestra el nombre del recurso principal de la
actividad seleccionada. El recurso principal es la persona responsable de la
labor general de la actividad y de la actualización de estado de la actividad.
Haga clic en el botón Examinar para seleccionar un nuevo recurso principal.
4.1.4 DEFINICIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
Utilice la ficha Estado de Detalles de actividad para ver y editar la información de la
programación detallada de la actividad seleccionada, incluyendo las fechas de inicio
y finalización, la flotación libre (Holgura Libre), la flotación total (Holgura Total), las
limitaciones y la duración. También puede ver y editar el trabajo de la actividad y
los valores unitarios/costo de equipamiento y los valores del costo de material.
El módulo vuelve a calcular automáticamente el valor y periodo de tiempo
ingresado de acuerdo al calendario del proyecto y al período de tiempo estándar
definido por el Administrador de la Base de datos / Red.
En la ventana Actividades, seleccione la actividad cuya información desea definir.
Haga clic en la barra de Opciones de diseño, luego seleccione Mostrar al final,
detalles de actividad, y haga clic en la ficha Estado.
Figura 4: Estado de la Actividad.
 Duración: Actualice los campos de Duración para configurar la duración o
para actualizar la actividad en su conjunto.

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 Para ingresar la duración original de la actividad, en el campo Original
ingrese el número esperado de periodos de trabajo necesarios para
completar la actividad seleccionada.
 Para ingresar la duración restante de la actividad, en el campo Restante,
ingrese el número restante de los periodos de trabajo necesarios para
completar la actividad seleccionada. Si la actividad seleccionada está en
curso, escriba un número nuevo de inmediato seguido de la abreviatura de
período de tiempo.
 Para ingresar una nueva estimación, en el campo Al finalizar ingrese una
estimación de la duración del tiempo de finalización de la actividad
seleccionada. Si la actividad seleccionada está en curso, escriba una nueva
estimación de la finalización (final de la duración completa = Duración real +
Duración restante).
 Estado: Una vez que una actividad está en marcha, puede actualizar las fechas
de inicio y finalización y demás información del estado.
 Para ingresar la fecha de inicio planificado de la actividad, haga clic en el
botón Examinar del campo Iniciado, y seleccione una fecha. Si la actividad
se ha iniciado realmente marque la casilla de verificación Iniciado, luego
especifique la fecha de inicio real en el campo Iniciado.
 Para ingresar la fecha de finalización planificada de la actividad, haga clic en
el botón Examinar del campo Finalizado, y seleccione una fecha. Si la
actividad esta completa, marque la casilla de verificación Finalizado, y
especifique la fecha de finalización real en el campo Finalizado.
Nota
Si la fecha planificada a ingresar difiere de las fechas del cronograma, se le
pedirá que aplique una restricción para mantener la actividad en su lugar.
Si las restricciones no limitan la actividad, las fechas se sobrescriben
cuando la programación es calculada.
 Si la actividad seleccionada ha comenzado, el campo Final Esperado
muestra la fecha en la que se espera que la actividad finalice (sólo el recurso
principal puede modificar esta fecha en el módulo de hojas de tiempo)
Cualquier persona que tenga acceso al proyecto puede modificar esta fecha.
 En el tipo de actividad seleccionada, si el porcentaje de avance se ajusta a la
duración, el % de Duración se calcula a partir de las duraciones originales y
restantes. Si se ajusta a las unidades, el % de unidades se calcula a partir
de las unidades reales y restantes. Si se establece en Físico, puede
introducir el porcentaje físico completo en el campo % físico.
 La Flotación Total (holgura total) es la cantidad de tiempo que la actividad
seleccionada se puede retrasar, sin que se retrase la fecha de finalización del
proyecto.
 La flotación Libre (holgura libre) es la cantidad de tiempo que la actividad
seleccionada se puede retrasar, sin retrasar las siguiente actividad.
 Restricciones: Utilice restricciones cuando las actividades deben comenzar o
finalizar en una fecha específica. La red lógica por sí sola no puede reflejar

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todas las situaciones de los proyectos. A veces, la actividad debe realizarse de
acuerdo a fechas específicas, en lugar que en las fechas fijadas por otras
actividades del proyecto. Para modelar la dependencia de las fechas
específicas, asigne restricciones principales y secundarias a las actividades.
 Elija la restricción principal para la actividad, y haga clic en el botón
Examinar del campo Fecha para seleccionar la fecha en la que aplique la
restricción principal.
 Elija una restricción secundaria si es necesario. Esta lista se filtra en función
del valor que seleccione en el campo Principal. Haga clic en el botón
Examinar del campo Fecha para seleccionar la fecha en la que aplique la
restricción secundaria.
 Mano de Obra/Equipamiento Unidades/Costo o Costos de material:
Haga clic en la barra de opciones y seleccione unidades o costo de mano de
obra o equipamiento, o costo de material. Las cantidades indicadas en la
pestaña Estado son el total de las cantidades de todos los recursos asignados
en la pestaña Recursos.
 La cantidad presupuestada es el número esperado de las unidades o costo
de mano de obra o equipamiento, o del costo de material de los recursos de
la actividad seleccionada que va a utilizar.
 La cantidad real es el número real de las unidades o costo de mano de obra
o equipamiento, o del costo de material de los recursos de la actividad
seleccionada que ha utilizado. Si la actividad seleccionada se ha iniciado,
escriba un valor real de nuevo.
 La cantidad restante es el número restante de las unidades o costo de
mano de obra o equipamiento, o del costo de material de los recursos de la
actividad seleccionada que va a utilizar. Si la actividad seleccionada está en
curso, escriba un nuevo valor restante.
 La cantidad al finalizar es una estimación de las unidades o costo de mano
de obra o equipamiento, o del costo de material en el momento de
finalización de los recursos de la actividad seleccionada, (Unidades/Costo al
Finalizar = Unidades/Costo Real + Unidades/Costo Restante). Si la actividad
seleccionada está en curso, escriba una nueva estimación de avance.
4.1.5 ESTABLECIENDO RELACIONES
Crear relaciones entre las actividades indica si una actividad puede empezar sólo
después que otras actividades empezaron o terminaron. Una vez que asigne las
relaciones, puede programar el proyecto para calcular las fechas anticipadas y
tardías de cada actividad.
Hay varios métodos para la asignación de relaciones. Utilice la Red de Actividad
para visualizar el flujo de lógica de como vincular las actividades, o utilice el
Diagrama de Gantt para ver las relaciones en función del tiempo. También puede
utilizar la ficha Relaciones de Detalles de Actividades para asignar relaciones a las
actividades en el mismo proyecto o en otros proyectos en la EPS.
 Los tipos de relaciones y demora: Puede definir los siguientes cuatro tipos
de relaciones. Por lo general, se definen las relaciones de la actividad
predecesora a la sucesora.

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Fin a Comienzo. La actividad sucesora sólo
puede comenzar cuando la actividad
predecesora está completa.
Fin a Fin. La finalización de la actividad
sucesora depende de la finalización de la
actividad predecesora.
Comienzo a Comienzo. El comienzo de la
actividad sucesora depende del comienzo de la
actividad predecesora.
Comienzo a Fin. La actividad sucesora no
puede finalizar hasta que comience la actividad
predecesora.
Cuando una actividad sucesora no puede comenzar o terminar tan pronto como sus
predecesoras se inician o finalizan, se puede definir un tiempo de retraso para la
relación. El retraso puede ser un número de unidades de tiempo a partir del
comienzo o fin de una actividad para el inicio o termino de su sucesora. El retraso
puede ser un valor positivo o negativo. Por ejemplo, un comienzo para iniciar una
relación con tres días de retraso indica que la actividad sucesora puede comenzar
tres días después del comienzo de su predecesora.
 Asignar relaciones usando Detalles de actividad: En la ventana
Actividades, seleccione la actividad a la que desea agregar una predecesora o
sucesora. Para visualizar los Detalles de Actividad haga clic en la barra de
opciones Diseño y en Mostrar al final elija la opción Detalles de Actividad, y
haga clic en la ficha Relaciones. Luego haga clic en el botón Asignar de la
sección Predecesoras o Sucesoras. Seleccione la actividad predecesora o
sucesora que desea asignar y haga clic en el botón Asignar.
Figura 5: Relaciones de la Actividad.
4.1.6 VISUALIZAR DETALLES DE LA ACTIVIDAD PARA LAS ASIGNACIONES
A continuación se describe las fichas de Detalles de Actividad, para que pueda
agregar información adicional del proyecto:
 Recursos: Incluyen el personal y los equipos que realizan el trabajo en las
actividades en todos los proyectos. También puede asignar y remover títulos o
habilidades del personal del proyecto, conocidos como roles.
Haga clic en las
flechas para
pasar de una
actividad a la
siguiente
actividad en la
pantalla.
Para ampliar la visualización de las zonas de predecesoras o sucesoras,
arrastre la barra de división que separa los paneles derecho e izquierdo.

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 Códigos: Se utilizan para categorizar las actividades de acuerdo a las
necesidades del proyecto y de la organización.
 Bloc de Notas: Proporcionan información adicional que describe la actividad
de acuerdo a categorías específicas de información.
 Pasos: Divide las actividades en unidades más pequeñas. Puede aplicar un
peso a cada paso, el cual puede estar relacionado al porcentaje de avance físico
de la actividad de los pasos realizados.
 Comentarios: Permite intercambiar notas con el recurso principal de una
actividad desde y hacia el módulo Hojas de Tiempo.
 PT y documentos: Permite catalogar y realizar un seguimiento de todos los
documentos y entregables del trabajo relacionados con el proyecto.
 Gastos: Son gastos únicos para los elementos no reutilizables. Puede asociar
cuentas de costo predefinidas con los gastos para clasificarlos.
 Resumen: Muestra el detalle de la información de las unidades y los costos de
la actividad seleccionada.
Modificar ficha de Detalles de la actividad
Haga clic en la barra de opciones de Diseño, luego elija Opciones de diseño inferior,
o en la ficha Detalles de actividad haga clic derecho y seleccione Personalizar
detalles de actividad. En la columna de Fichas disponibles, haga clic en la ficha que
desee mostrar y luego haga clic en el botón de flecha a la derecha. Para modificar
la ubicación de las fichas de Detalles de actividad, seleccione la ficha que desea
reubicar de la columna Mostrar las fichas y haga clic en el botón de flecha hacia
arriba o hacia abajo, según la ubicación que desea dar a la ficha.
4.1.7 ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y ROLES
En la ventana Actividades, seleccione la actividad a la que desea asignar un recurso
o rol. Haga clic en la ficha Recursos de Detalles de actividad.
Figura 6: Recursos de la Actividad.

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Haga clic en Agregar recurso para asignar un recurso a la actividad seleccionada,
haga clic en Agregar rol para asignar un rol a la actividad seleccionada. Seleccione
el recurso o rol que desea asignar. Para asignar varios recursos o roles, mantenga
presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada recurso/rol que desea asignar, luego
haga clic en el botón Asignar. Finalmente haga clic en el botón Cerrar.
EJERCICIO 1: TRABAJANDO CON ACTIVIDADES
Para el desarrollo de los ejercicios diríjase al CD del curso » Materiales de
Lectura » Sesión 04 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importar los siguientes
proyectos haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera
P6:
 FinSys(financial System Upgrade
Habiendo ingresado al proyecto FinSys, responda las siguientes preguntas:
1. Visualice las actividades del proyecto, y en la actividad Define operational
concept of new systems (A1060), diríjase a la ficha Estado, y mencione
¿Cuál es la Duración Original de la actividad?
_____________________________________________________________
2. En la actividad Implement the database (A1230), mencione el nombre
de la actividad predecesora y sucesora asignados a la actividad.
_____________________________________________________________
3. En la actividad Close out the Project (A1500), diríjase a la ficha Estado,
e indique ¿Cuál es la fecha de finalización de la actividad?, sino ubica dicha
columna ingrese dicha columna a la vista.
______________________________________________________________
4. En la actividad Install the system (A1380), en la ficha Comentarios,
indique ¿Cuál es el comentario del recurso principal?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
4.2. ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD
Se puede definir la configuración de códigos para categorizar las actividades en los
proyectos. También puede ordenar, filtrar y agrupar las actividades de acuerdo a
los códigos y valores de actividad asignados. También puede utilizar los códigos
globales para organizar las actividades del proyecto a través de la Estructura del
Proyecto de la Empresa (EPS) de acuerdo a categorías específicas.
4.2.1 CREANDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD
Los códigos de actividad representan amplias categorías de información, tales como
diseño, control de calidad o ubicación. Para cada código, puede definir valores
específicos que además describen la categoría.
Diríjase al menú Empresa » seleccione Códigos de Actividad. En la ventana
códigos de actividades, seleccione la opción Proyecto, y haga clic en Modificar.
Luego clic en Agregar, y escriba el nombre del código de actividad.

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Figura 7: Crear códigos de actividades del proyecto.
4.2.2 AGRUPAR Y RESUMIR POR CÓDIGOS
Use códigos de actividad global, EPS y de proyecto para agrupar las actividades y
proyectos en los diseños de Tabla de Actividades, Diagrama de Gantt, y Red de
Actividades. La agrupación permite centrarse en un grupo de actividades.
Valores de código de actividad.
Códigos de Actividad.
Seleccionar
Agregar si
desea
añadir un
código de
actividad.
Agrupe por
ubicación y
director del
proyecto de
tal forma que
el diseño sea
fácil de leer.
Al resumir un grupo de actividades, la barra de fecha de inicio anticipado comenzará con la fecha de
comienzo más temprana en los valores del código y se ampliará a la fecha de finalización más
temprana de todas las actividades en el valor de código.

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Figura 8: Agrupar y Resumir por Códigos.
 Agrupar por Código de Actividad: En la ventana Actividades, haga clic en la
barra de opciones de diseño, y elija agrupar y ordenar. Debajo de Agrupar
por, haga clic en la primera línea disponible, y seleccione el código de actividad
global, EPS o de proyecto por el cual desea agrupar.
Figura 9: Agrupar por Código de Actividad.
EJERCICIO 2: ESTABLECIENDO CÓDIGOS DE ACTIVIDAD.
Continúe usando el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del
ejercicio 1 y responda las siguientes preguntas:
1. Ingrese a códigos de actividad, y mencione los valores del código de
actividad FinSys- Subcontractor.
________________________________________________________
2.Ingrese a códigos de actividad de FinSys-Milestone Approval, haga clic
en Modificar, y mencione los nombres que aparecen en la tabla del cuadro
de diálogo Definiciones de Códigos de Actividad- Proyecto.
____________________________________________________________
4.3 TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL PROYECTO
Las cuentas de costo permiten realizar el seguimiento del valor obtenido (ganado) y
de los costos de la actividad durante todo el ciclo de vida del proyecto. Se puede
establecer una cuenta de costo predeterminada a nivel de proyecto para que se
asigne automáticamente a las actividades del proyecto. Las cuentas de costo
Si la agrupación por elementos es jerárquica, puede
seleccionar el nivel más bajo que desea incluir en el diseño.
Agrupar por campos tantos
como sea necesario para su
diseño.

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establecen una jerarquía disponible para todos los proyectos en la estructura de
proyecto de la empresa (EPS).
Los gastos son costos excluidos de los recursos asociados de un proyecto y
asignados a las actividades del proyecto. Por lo general, sólo una vez los gastos de
los elementos no son reutilizables. Como ejemplo de gastos podemos incluir
instalaciones, viajes, consultoría y capacitación.
4.3.1 GENERALIDADES DE LAS CUENTAS DE COSTO Y GASTO
Puede crear cuentas de costo que pueda asignar a las actividades de cualquier
proyecto. Las cuentas de costo son jerárquicas y permiten realizar el seguimiento a
los costos y al valor obtenido de la actividad, de acuerdo a los códigos de cuenta de
costo de la organización.
Figura 10: Cuenta e Información de Gastos.
También puede añadir gastos, asignar categorías de gastos y especificar si un gasto
se acumula al comienzo o final de la actividad o uniformemente a lo largo de la
duración. Cada gasto tiene un valor presupuestado real, restante y de finalización,
tanto para el costo y las unidades.
4.3.2 CONFIGURACIÓN DE ESTRUCTURA DE CUENTAS DE COSTO
Puede establecer una estructura de cuentas de costo y asignar códigos a las
actividades y/o recursos. Utilice la estructura de cuentas de costos para rastrear la
cantidad de trabajo realizado en contra de la cantidad de dinero que se gasta.
Puede asignar
una división de
cuenta de costo
predeterminada
para cada
proyecto en la
ventana de
Proyectos, luego
asigne las
cuentas de
costos de la sub
división al
asociar los
gastos con las
actividades.

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 Crear una jerarquía de cuentas de costo: En el menú Empresa »
seleccione Cuentas de costo. Haga clic en ID de cuenta de costo para mostrar
la jerarquía de las cuentas de costo. Un símbolo de esquema en la etiqueta de
la columna ID de cuenta de costo indica la visualización de la jerarquía.
Seleccione la Cuenta de costo que se encuentra inmediatamente después y al
mismo nivel que la cuenta de costo que desea agregar y haga clic en Agregar.
Ingrese el ID y nombre de la cuenta de costo. El ID y nombre de la cuenta de
costo debe identificar un componente del proyecto, tales como ingeniería,
hardware, o investigación. Hay que crear cuentas de costo debajo de cada
componente principal para delinear las partes del componente, tales como la
codificación e instalación del hardware.
Figura 11: Cuentas de costo.
 Eliminar una cuenta de costo: Seleccione en el menú Empresa » Cuentas
de costo. Seleccione la cuenta de costo que desea eliminar y haga clic en
Eliminar/Combinar. Si la cuenta de costo esta asignada a actividades o
proyectos, se muestra el cuadro de diálogo de Cuenta de costo en uso.
Para eliminar una cuenta de costo y especificar una cuenta de costo de
reemplazo, elija Seleccionar cuenta de reemplazo, y haga clic en Aceptar,
luego seleccione la cuenta de reemplazo. Para eliminar una cuenta de costo sin
especificar una cuenta de costo de reemplazo, elija Eliminar cuenta(s), y
haga clic en Aceptar.
Al crear una
cuenta de
costo de nivel
más bajo, el
módulo
automática-
mente prefija
la nueva
cuenta con el
ID de nivel
superior.
Utilice las flechas
para ingresar/
anular la sangría
en la jerarquía
de la cuenta de
costo y para
mover un valor
seleccionado
hacia arriba o
hacia abajo en la
lista.

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Figura 12: Cuenta de Costos.
 Copiar y pegar cuentas de costo: Seleccione en el menú Empresa »
Cuentas de Costo. Asegúrese que se muestra la jerarquía de las cuentas de
costo; un símbolo de esquema en la etiqueta del ID de la cuenta de costo
indica que se visualiza la jerarquía. Seleccione la cuenta de costo que desea
copiar y haga clic en Copiar. Seleccione la cuenta de costo a la que desea pegar
la cuenta copiada, y haga clic en Pegar.
4.3.3 AGREGAR INFORMACIÓN DE COSTOS INGRESADOS Y GASTOS
Utilice la ventana Gastos de proyectos para crear, ver y editar la información del
costo relacionado y de los gastos del proyecto abierto. Puede asignar una cuenta de
costo y el código WBS correspondiente para identificar el componente de proyecto
asociado con el gasto, y el área de trabajo con el que está asociado. La ventana
Gastos de proyectos se muestra yendo al menú Proyecto » Gastos. Para incluir
los detalles de gastos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija
Detalles de gasto (la casilla junto a detalles de gasto debería estar marcada).
Figura 13: ventana de Gastos de proyectos.

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 Agregar gastos: Seleccione en el menú Proyecto » Gastos. Haga clic en
Agregar. Seleccione la actividad que incurre en el gasto, y haga clic en el botón
Seleccionar. Se mostrará un Grupo de actividades en el cuadro de diálogo
Seleccionar actividad, donde podrá encontrar fácilmente la actividad a agregar.
 Ingresar la información de Costos para los Gastos: Seleccione en el menú
Proyecto » Gastos. Seleccione el gasto, cuya información de costo desea
introducir, y haga clic en la ficha Costos. Escriba el número de unidades que
espera utilizar para la actividad asignada al gasto, luego ingrese el precio de
cada unidad. El módulo calcula y muestra el costo presupuestado de los gastos
seleccionados (unidades presupuestadas * Precio/unidades) en el campo Costo
Presupuestado.
Figura 14: Información de Costos para los Gastos.
 Ingresar un tipo de acumulación de gastos: Seleccione el tipo de gasto
cuya acumulación desea ingresar, y haga clic en la ficha de Actividad.
Figura 15: Información de Acumulación de Gastos.
 Inicio de actividad: Para acumular todo el gasto en la fecha de comienzo
de la actividad.
 Finalización de la actividad: Para acumular todo el gasto en la fecha que
la actividad termina.
 Uniforme sobre actividad: Para distribuir uniformemente el gasto a lo
largo de la duración de la actividad.

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4.3.4 DEFINICIÓN DE DETALLES DE GASTOS
Utilice Detalles de Gastos para ver y editar la información detallada de los gastos
seleccionados. Los Detalles de Gastos aparecen en la ventana Gastos de proyectos
cuando se elige Detalles de Gasto de la barra de Opciones Mostrar.
 Información General: Utilice la ficha General para definir la información
general para el elemento de gasto seleccionado, como el nombre y categoría
del elemento. También puede especificar el proveedor del elemento, la cuenta
de costo, y número de documento.
Figura 16: Información General.
 Información de la actividad: Utilice la ficha Actividad para cambiar la
asignación del elemento de gasto de la actividad seleccionada y para
especificar el tipo de acumulación del elemento de gasto. También puede ver la
asignación del elemento de la actividad de acuerdo al elemento WBS, al estado
de la actividad, a las fechas de comienzo y finalización de la actividad, y al
recurso principal.
Figura 17: Información de Actividad.
La cuenta de costo asignada a la
actividad que incurrirá en el gasto
seleccionado.
La orden de compra o el número de
factura por el gasto seleccionado.
Muestra el ID y nombre de la actividad que
incurre en el gasto seleccionado
Muestra el código del elemento WBS que contiene actividad asignada del gasto seleccionado.
Muestra el tipo al que se
acumula el gasto seleccionado.

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 Costos: Utilice la ficha Costos para especificar las cantidades de costos para el
elemento de gasto seleccionado, incluyendo el precio/unidades, el costo
presupuestado, el costo real y el costo restante. También puede indicar si
desea calcular el costo real del elemento de gasto de acuerdo al porcentaje
completado de la actividad.
Figura 18: Información de Costos.
4.3.5 ANÁLISIS DE COSTOS
Comparar los costos reales de los presupuestos es un enfoque simple del control de
los costos. La determinación del rendimiento utilizando el valor obtenido (valor
ganado) es más efectivo. La medición del valor obtenido implica tres indicadores
clave: el costo de valor planificado, el costo de valor obtenido, y el costo real. Si
seguimos estos valores en el tiempo, podemos ver los gastos pasados y las
tendencias del cronograma del proyecto, junto con el pronóstico de los costos
futuros.
Figura 19: Análisis de Costos.
Escriba un valor para cuantificar el
gasto. Por ejemplo, escriba "Kg"
para Kilogramos.
Marque la casilla para indicar si las unidades reales y el resto de los
gastos se calculan de forma automática utilizando el costo
presupuestado y el porcentaje de la actividad de horario completo.
Personalice las
columnas en la
ventana de
Proyectos para
informar del
valor obtenido
de todos los
proyectos en la
organización.
La desviación
entre las
cantidades del
presupuesto
planeado y valor
obtenido indica
una variación
desfavorable del
cronograma.

109
EJERCICIO 3: Trabajando con Cuentas de Costo y Gastos del Proyecto
Habiendo ingresado al proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del
ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:
1. Ubique la opción Proyectos de la barra de directorio dar clic en la barra
Mostrar/Ocultar Diseño Inferior y responda, ¿Cuántas cuentas de costo
predeterminadas puede asignar a las actividades del proyecto?
____________________________________________________________
2. Ubique la opción Gastos de la barra de directorio, e indique ¿Cuáles son las
categorías de gasto que tiene el proyecto?
____________________________________________________________
3. Ubique la opción Gastos de la barra de directorio, y en el elemento de gasto
“product manuals” y responda, ¿Cuál es el Precio/Unidad que se muestra en
la ficha Costos?
____________________________________________________________
4. Ubique la opción Gastos de la barra de directorio, y en la ficha Actividad
indique ¿Cuál es el estado de la actividad Testing software?
____________________________________________________________
5. Ubique la opción Proyectos de la Barra de Directorio, del proyecto
FinSys(financial System Upgrade Project, e indique; ¿Cuánto es la
Desviación de Programa ? En caso no estuviera dicha columna, agregarla
del menú Diseño »columnas» Personalizar.
_________________________________________________________
4.4 REALIZANDO LA ESTIMACIÓN DE MÁXIMO A MÍNIMO (TOP-DOWN)
La estimación de máximo a mínimo permite aplicar las unidades de recursos tipo
mano de obra, equipamiento y/o material a las actividades en un modo de máximo
a mínimo usando los pesos de estimación asignados.
Para realizar la estimación de máximo a mínimo, primero asigne los pesos a las
estimaciones de las actividades y al elemento WBS. Puede asignar pesos de
estimación directamente en el módulo de Gestión de Proyectos o importarlo desde
el módulo de Metodología de Gestión utilizando la arquitectura del proyecto.
Puede limitar el alcance de la estimación de acuerdo a los recursos y elementos del
WBS. Después desarrolle una estimación de máximo a mínimo, guarde la
estimación para referencia o uso posterior, o aplique la estimación al proyecto. Si
aplica una estimación, el módulo actualiza las unidades de mano de
obra/equipamiento planeadas para todas las asignaciones de actividades y recursos
de las actividades que caen dentro del alcance de la estimación que especificó. La
estimación de máximo a mínimo no afecta los gastos del proyecto.
 Desarrollar estimaciones de máximo a mínimo usando la experiencia
previa: Seleccione en el menú Herramientas » Estimación de máximo a
mínimo. Elija estimar por unidades de recurso mano de obra o equipamiento.
Haga clic en el botón Examinar del campo WBS para seleccionar el elemento
WBS cuyas actividades desea estimar, y luego haga clic en el botón

110
Seleccionar. Elija Puntos de Función, y haga clic en el botón Puntos de
función.
Para la estimación de las actividades asignadas a un recurso específico del
elemento WBS especificado, como un recurso tipo material, haga clic en el
botón Examinar del campo Recurso, seleccione el recurso, y haga clic en el
botón Seleccionar.
Figura 20: Estimaciones de Máximo a Mínimo.
 Desarrollar estimaciones de máximo a mínimo usando puntos de
función: Seleccione en el menú Herramientas » Estimación de máximo a
mínimo. Elija estimar por unidades de recurso tipo mano de obra o
equipamiento, o seleccione un recurso tipo material del campo recurso. Haga
clic en el botón Examinar del campo WBS para seleccionar el elemento WBS
cuyas actividades desea estimar, y luego haga clic en el botón Seleccionar.
Elija Puntos de Función, y haga clic en el botón Puntos de función.
Para estimar
la totalidad
del
proyecto,
seleccione el
elemento
WBS raíz.
Seleccione
un recurso
individual
para
aquellas
actividades
asignadas
que desea
estimar para
el elemento
WBS
seleccionado
..
Pulsa aquí
para ver
información
detallada y /
o aplicar una
estimación
de Máximo a
Mínimo
previamente
guardada.
El campo de
actividades
totales refleja
el número
actividades
incluidas en el
elemento
WBS
especificado.

111
Figura 21: Punto de Función.
Escriba el valor del Conteo de Punto de Función sin ajustar (UFP) que desea
utilizar o haga clic en el botón Calcular para calcular la UFP.
Si elige calcular el UFP, en las casillas correspondientes escriba el número de
de complejidad baja, promedio y alta de los datos y las transacciones que se
desarrollen en el elemento WBS y en el recurso, para realizar la estimación.
Figura 22: Calcular Punto de Función.
Luego haga clic en Cerrar. El cuadro de diálogo Estimación de punto de función
aparecerá. El valor UFP se muestra en el cuadro Conteo de Punto de Función
sin ajustar (UFP).
Escriba el valor del Grado total de influencia (TDI) que desea utilizar o haga clic
en el botón Características para calcular el TDI. Si elige especificar las
características, seleccione una característica del sistema, luego elija el valor
numérico que indica el grado de influencia de la característica del elemento
WBS que está estimando. Un cero (0) indica que no hay influencia y un cinco
(5) indica la influencia más fuerte. Cuando selecciona un valor, el cuadro de

112
Descripción de Valor muestra el texto que describe el valor para la
característica seleccionada. Seleccione un valor para todas las características
del sistema, y haga clic en Cerrar.
Figura 23: Calcular Punto de Función.
El cuadro de diálogo Estimación de Punto de función vuelve a aparecer. El
valor de TDI se muestra en el cuadro Grado total de influencia (TDI).
Escriba el valor medio de la productividad, y haga clic en Cerrar.
Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimación, marque la casilla de
verificación Aplicar ajuste, y escriba el porcentaje que desea utilizar. Por
ejemplo, si las unidades estimadas son 400 y se aplica un ajuste de 50%, el
módulo añadirá 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo
Unidades ajustadas mostrará 600 unidades.
Para guardar la estimación sin aplicarlo, haga clic en Guardar como. Y escriba
un nombre de estimados y los supuesto y notas sobre la estimación, y haga clic
en Guardar.
 Aplicar Estimaciones de Máximo a Mínimo: Haga clic en Aplicar para llevar
a cabo la estimación de máximo a mínimo. Haga clic en Sí cuando le pidan
confirmar que desea aplicar una estimación de máximo a mínimo en el
proyecto. Finalmente haga clic en Aceptar.
Aplicando Estimaciones de Máximo a Mínimo a un Proyecto
Después de especificar el número de unidades que desea aplicar, el módulo
distribuye las unidades totales a las actividades seleccionadas, utilizando las
ponderaciones estimadas asignadas a las actividades y elementos WBS del
proyecto. El módulo utiliza las ponderaciones para calcular la proporción de

113
unidades de recursos que cada actividad y elemento WBS debe recibir en relación
con otros elementos WBS. El módulo también mantiene un historial de las
estimaciones de máximo a mínimo guardadas.
 Aplicar Estimaciones de Máximo a mínimo: Seleccione en el menú
Herramientas » Estimación de máximo a mínimo. Haga clic en el botón
Historial. Seleccione la estimación que desea aplicar. Haga clic en Aplicar.
Figura 24: Guardado de Estimación de Máximo a Mínimo.
EJERCICIO 4: ESTIMACIÓN DE MÁXIMO A MÍNIMO.
Habiendo ingresado al proyecto FinSys (Financial System Upgrade
Project del ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:
1. Diríjase al menú Herramientas » Estimación de máximo a
mínimo, selecciones la opción Estimado de mano de obra y mencione
¿Cuántas unidades actuales tiene el proyecto?
________________________________________________________
2. En el cuadro de diálogo Estimación de máximo a mínimo,
selecciones la opción Estimado de Equipamiento y mencione
¿Cuántas actividades totales tiene el proyecto?
________________________________________________________
3. Continuando con la pregunta 2, en la sección Método de estimación,
seleccione la opción punto de función, botón Punto de función y
mencione ¿Cuánto es el Grado de influencia total (TDI)?
________________________________________________________
4. Continuando con la pregunta 3, aplicaremos el Conteo de punto de
función sin ajustar (UFP), para ello haga clic en Calcular, y para el
La columna
Aplicado
indica que las
estimaciones
fueron
aplicadas al
proyecto
abierto del
cuadro de
diálogo
Historial del
Valor
..Estimado.
Para ver los
detalles de
una
estimación,
seleccione la
estimación,
y, haga clic
en estas
fichas.

114
Archivo de lógica interna (ILF) asigne un valor de dos (2) en baja
complejidad, y mencione ¿Cuál es el valor del Total?
________________________________________________________
5. Luego de realizar los cambios de la pregunta 4, regrese al cuadro de
diálogo de Estimación de punto de función y mencione ¿Cuál es la
Cantidad final de puntos de función ajustada?
________________________________________________________
*Al finalizar todos los ejercicios borre los datos que fueron agregados en el
Conteo de punto de función sin ajustar (UFP).

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