Este documento presenta conceptos generales sobre la administración. Explica que la administración se aplica en áreas funcionales como producción, comercialización, recursos humanos y finanzas. Luego, describe los aportes de Henry Fayol a la administración, incluyendo las seis funciones esenciales que identificó: técnica, comercial, financiera, de seguridad, de contabilidad y administrativa. Finalmente, resume el proceso administrativo compuesto por las fases de planeación, organización, dirección y control.

1. LA ADMINISTRACIÓN
CONCEPTOS GENERALES
(01)
Especial para 222
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 Introducción
 Aportes de Henry Fayol a la administración
 Funciones esenciales según Henry Fayol
 El proceso administrativo
 Definiciones de administración
 La empresa como sistema
 Fuentes bibliográficas
GUILLERMO IBACACHE MARCHANT
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2. Introducción
La administración se aplica en áreas de actividades o áreas de responsabilidad,
departamentos o divisiones que están en relación directa con las funciones básicas que
realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Éstas comprenden actividades, funciones y
labores homogéneas, las más comunes y usuales en todas las empresas son: producción,
comercialización, recursos humanos y finanzas. ¿Qué origen tienen estas funciones?
El ámbito de acción de la Administración es la empresa, entendida ésta como “la unidad
social de producción y/o de servicio constituida por una pluralidad de personas, entre las
que aportan bienes, conocimientos técnicos y fuerza de trabajo para producir satisfactores
(bien o servicio) que beneficien a la colectividad, y cuyo funcionamiento deberá estar
sujeto a las leyes del país donde se establezca”.
Los principales objetivos de la empresa privada son la continuidad, el crecimiento y la
rentabilidad. La principal es siempre la auto continuidad de ella a través del tiempo. Pero
esta sobrevivencia requiere de utilidades. Luego, el rol de las utilidades (ingresos totales
menos costos totales después de deducidos impuestos) en la supervivencia de la empresa
es vital.
Entender, entonces, la administración general y la empresa es primordial para profundizar
en las operaciones o en la producción de la empresa.
Aportes de Henry Fayol a la administración
Fayol era francés. Nació en Estambul en 1841 y falleció en París en 1925). Era Ingeniero y
teórico de la administración de empresas. Nacido en el seno de una
familia burguesa, Henry Fayol se graduó como ingeniero civil de
minas en el año 1860 y desempeño el cargo de Ingeniero en las
minas de un importante grupo minero y metalúrgico, la Sociedad
Anónima Commentry Fourchambault.
Henry Fayol es conocido por sus aportes en el terreno del
pensamiento administrativo. Expuso sus ideas en la obra
“Administración industrial y general”, publicada en Francia en 1916.
En la época de Fayol se manejaban cinco áreas de operaciones:
1. OPERACIONES TÉCNICAS,
2. OPERACIONES COMERCIALES,
3. OPERACIONES FINANCIERAS,
4. OPERCIONES DE SEGURIDAD.
5. OPERACIONES DE CONTABILIDAD, y
… además de una SEXTA OPERACION.
Estos seis grupos de operaciones o funciones esenciales existen siempre en toda empresa,
simple o compleja, pequeña o grande. Las primeras cinco eran conocidas en tiempos de
Fayol: la sexta requiere mayor explicación.
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3. Funciones esenciales según Henry Fayol
Las cinco funciones de operaciones expresadas en su investigación por Fayol1, son,
textualmente, las siguientes:
FUNCION TECNICA
“El número, la variedad y la importancia de las operaciones técnicas; la circunstancia de
que los productos de cualquier naturaleza (materiales, intelectuales, morales) salen
generalmente de las manos del técnico; la enseñanza casi exclusivamente técnica de
nuestras escuelas profesionales; las ventajas acordadas a los técnicos…; todo contribuye a
dar a la función técnica y, en consecuencia, a la capacidad técnica, una importancia que
redunda en detrimento de las otras capacidades, tan necesarias y a veces más útiles para
la marcha y la prosperidad de las empresas.
Sin embargo, la función técnica no es siempre la más importante de todas. Aun en las
empresas industriales hay circunstancias en que cualesquiera de las otras funciones
pueden tener sobre la marcha de la empresa una influencia mucho mayor que la de la
función técnica.
Es necesario recordar siempre que las seis funciones esenciales se hallan entre sí en una
estrecha dependencia. La función técnica, por ejemplo, no puede subsistir sin materias
primas y sin mercados para sus productos, sin capitales, sin seguridad y sin previsión”.
FUNCION COMERCIAL
“La prosperidad de una empresa industrial depende frecuentemente de la función
comercial tanto como de la función técnica; si el producto no circula se produce la ruina.
Saber comprar y vender es tan importante como saber fabricar bien.
La habilidad comercial, unida a la astucia y a la decisión implica competidores, una larga
previsión y, en las grandes empresas, la aplicación cada vez más frecuente de las
“ententes2”.
Finalmente, cuando algunos productos pasan en una misma empresa de un servicio a otro,
la función comercial vigila para que los precios fijados por la autoridad superior – los
llamados precios de orden – no sean la fuente de peligrosas ilusiones”.
FUNCION FINANCIERA
“Nada se hace sin su intervención. Se necesitan capitales para el pago de salarios al
personal, para la adquisición de inmuebles, útiles y materias primas, para el pago de
dividendos, para la realización de mejoras, para la constitución de reservas, etcétera. Es
indispensable una hábil gestión financiera a fin de procurarse capitales, para obtener el
mayor provecho posible de las disponibilidades, para evitar compromisos imprudentes.
Muchas empresas que hubieran podido alcanzar una vida próspera sufren la enfermedad
de la falta de dinero.
Ninguna reforma, ninguna mejora, es posible sin disponibilidades o sin crédito.
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FUENTE: “Administración industrial y general”, Henry Fayol.
2 Ententes. Entendido como pactos entre grandes empresas.

4. Es una condición esencial del éxito tener constantemente a la vista la situación financiera
de la empresa.
FUNCION DE SEGURIDAD
“Tiene la misión de proteger los bienes y las personas contra accidentes, tales como el
robo, el incendio y la inundación; de evitar las huelgas, los atentados y, en general, todos
los obstáculos de orden social que puedan comprometer la marcha y hasta la vida de la
empresa.
Es el ojo del amo, es el perro de guardia de la empresa rudimentaria, es la policía, es el
ejército, es el Estado. Es, de una manera general, toda medida que da a la empresa la
seguridad y al personal la tranquilidad de espíritu que tanto necesita”.
FUNCION DE CONTABILIDAD
“Constituye el órgano de la vista de las empresas. Debe permitir conocer, en cualquier
momento, dónde se está y a dónde se va. Debe dar informes exactos, claros y precisos
sobre la situación económica de la empresa.
Una buena contabilidad, simple y clara, que dé una idea exacta de las condiciones de la
empresa, es un poderoso medio de dirección.
Para esta función, como para las otras, se necesita cierta iniciación. La indiferencia que se
tiene hacia ella en las grandes escuelas industriales demuestra que no se sabe apreciar los
servicios que presta”.
Estas son las funciones que, según Fayol, desarrollan el quehacer de toda empresa; no
obstante, la importancia de Fayol en la historia de la administración moderna, es recopilar
y construir una SEXTA FUNCION, sin la cual ninguna de las anteriores podría funcionar
bien. De hecho, la ignorancia al respecto en esos tiempos provocaba que no fueran
considerados estudios de este tipo en las instituciones de educación. A partir del estudio
de Fayol esto cambiaría.
FUNCION ADMINISTRATIVA
“Ninguna de las cinco funciones precedentes está encargada de formular el programa
general de acción de la empresa, de constituir el cuerpo social de coordinar los esfuerzos,
de armonizar los actos. Estas operaciones no forman parte de las atribuciones de la
función técnica, como tampoco de las funciones comercial, financiera, de seguridad o de
contabilidad. Ellas constituyen otra función, designada habitualmente con el nombre de
administración, y cuyas atribuciones y esfera de acción se hallan muy mal definidas.
La previsión, la organización, la coordinación y el control forman parte, sin lugar a dudas,
de la administración, de acuerdo con el concepto corriente del término.
¿Es necesario incluir también entre ellas el mando? No es imprescindible; podría
estudiárselo aparte. Sin embargo, me he decidido a incorporarlo a la administración por
las siguientes razones:
1. El reclutamiento, la formación del personal y la constitución del cuerpo social 3, que
son funciones a cargo de administración, tienen una íntima relación con el mando.
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Cuando Henry Fayol menciona “cuerpo social”, se refiere a la estructura organizacional de la empresa, más
allá de la representación gráfica que pudiere representar un organigrama.

5. 2. La mayor parte de los principios del mando son principios de administración.
Administración y mando tienen entre sí una relación muy estrecha. Desde el único
punto de vista de la facilidad de su estudio existe interés en agrupar estas dos
clases de operaciones.
3. Este agrupamiento tiene, además la ventaja de dar origen a una función muy
importante, digna de atraer y mantener la atención del público, al menos tanto
como la función técnica.
He adoptado, pues, la siguiente definición:
- Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
- Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción.
- Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa.
- Mandar es dirigir al personal.
- Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
- Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las
órdenes dadas.
Así comprendida, la administración no es ni un privilegio exclusivo ni una carga personal
del jefe o de los dirigentes de la empresa; es una función que se reparte, como las otras
funciones esenciales, entre la cabeza y los miembros del cuerpo social.
La función administrativa se distingue netamente de las otras funciones esenciales. Es
necesaria no confundirla con el gobierno.
Gobernar es conducir la empresa hacia el fin propuesto, tratando de obtener el mayor
provecho posible de todos los recursos de que ella dispone; es asegurar la marcha de las
seis funciones esenciales.
La administración no es sino una de las seis funciones cuya marcha debe asegurar el
gobierno. Para ella ocupa, en la actuación de los altos jefes, un lugar tan grande, que
puede a veces parecer que esta actuación es exclusivamente administrativa”.
Como puede observarse, esta sexta función de Fayol es la que da coherencia a las otras
funciones “esenciales”. Cabe hacer notar la plena vigencia de estos conceptos, a pesar de
que esta publicación (“Administration Industrialle et Génerale. Prévoyance. Organisation.
Commandement. Coordination. Controle”) se hizo en1916… ¡hace casi un siglo ya!
El proceso administrativo
Henri Fayol, en la conceptualización del primer proceso administrativo, partió de la idea
de que si las organizaciones deseaban obtener objetivos administrativos, tenían que
coordinar sus recursos, obligando al administrador a prever, organizar, dirigir, coordinar y
controlar. Actualmente la administración se estudia en base a las funciones: PLANIFICAR,
ORGANIZAR, DIRIGIR y CONTROLAR. Algunos autores añaden la función COORDINAR.
ADMINISTRACION.
Es un proceso. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo
una actividad o lograr un objetivo.
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6. Luego, proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral.
¿Qué significa cada uno de los elementos de la administración?
Previsión Es el acto de examinar el futuro, fijar objetivos, tomar decisiones y establecer planes de
acción, es decir, se debe tener una visión hacia el futuro, estableciendo un objetivo con
un mínimo de riesgo para poder lograrlo.
Organización Consiste en formular una estructura dual (material y humana) que conforme la
organización; es decir, una vez obtenido el objetivo se necesita saber qué material y
trabajadores se requieren para cumplirlo.
Dirección Es la etapa del mando, donde se hacen funcionar los planes y la organización.
Coordinación Es la organización de toda la información, buscando cohesión y unificación. (ALGUNOS
AUTORES CONSIDERAN INTEGRADA EN UNA DE LAS DEMAS ESTA FUNCION
ADMINISTRATIVA).
Control Se verifica el resultado con el plan original. Una vez realizado el trabajo se debe ver el
resultado y compararlo con el que se esperaba.
La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área
específica sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso
administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas
funcionales, mencionadas antes.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica:
MECANICA comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar
en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de
como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)
DINAMICA aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para
ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación, y el control que es
el encargado de decir cómo se ha realizado, qué se hizo, cómo se hizo, y compara los
resultados.
PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE:
FASE MECANICA:
Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos,
procedimientos.
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Organización: División del trabajo y de la coordinación; jerarquización,
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departamentalización, descripción de funciones.

7. FASE DINAMICA:
Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión
Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección.
Por efectuarse en forma continua, al proceso administrativo también se dice que es un
CICLO ADMINISTRATIVO, pues permanentemente se está desarrollando.
UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el
tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para
el logro de objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa
constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de retail.
Asimismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea
directivo o simplemente de supervisión.
VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual
2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el
entendimiento de lo que es la administración.
3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede
usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al
usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de
situaciones.
5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera
de utilizarlo en una forma práctica.
6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El
patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a
determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
7. Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven
como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada
una de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores, convicciones del
gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
Definiciones de administración
Diferentes autores han definido la administración en diferentes épocas.
HENRY FAYOL
Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
HAROLD KOONTZ Y CYRIL O’ DONNELL
La Administración es la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus
objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes
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WILLIAM J. McLARNEY

8. La administración es la combinación más efectiva posible del hombre, materiales,
maquinas, métodos y dinero para obtener la realización de los fines de una empresa.
F. TANNENBAUM
La Administración es el empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a
subordinados responsables (y consiguiente, a los grupos que ellos comandan), con el fin
de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del
fin de la empresa.
ROBERT F. BUCHELE
Es el proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de
una organización formal.
GEORGE R. TERRY
La Administración es un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización,
ejecución y control, ejecutados para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de
gente y recursos.
EMILIO PABLO DÍEZ DE CASTRO
Es el conjunto de las funciones o procesos básicos que, reaslizados convenientemente,
repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la
organización.
JOSÉ ANTONIO FERNANDEZ ARENA
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de
una estructura y a través del esfuerzo y cooperación de todos.
E.F.L. BRECH
La Administración es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y
regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.
La empresa como sistema
¿Qué es un sistema? La Teoría general de sistemas (TGS) fue desarrollada por Ludwig von
Bertalanffy. La teoría general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no
pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. De hecho,
el sistema como un todo es diferente al que sus partes considerados por separado (la TGS
afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en
términos de sus elementos separados). Se llama GENERAL porque sus principios pueden
aplicarse a cualquier ciencia o disciplina.
Hay tres premisas básicas:
- Los sistemas existen dentro de sistemas (son subsistemas de un sistema mayor).
- Los sistemas son abiertos (interactúan con su medio ambiente, que es de donde
obtienen la energía para sobrevivir y para efectuar el proceso de conversión).
- Las funciones de un sistema dependen de su estructura (son interactuantes e
interdependientes).
Definición de IDALBERTO CHIAVENATO4
Sistema es
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4
Chiavenato, I., INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION, Ed. McGraw-Hill, 1995.

9. a) un conjunto de elementos (partes u órganos componentes del sistema)
b) dinámicamente relacionados, en interacción (que forman una red de comunicaciones
cuyos elementos son interdependientes
c) que desarrollan una actividad (operación o proceso de sistema)
d) para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema)
e) operando con datos/energía/materia (que constituyen los insumos o entradas de
recursos necesarios para poner en marcha el sistema).
f) unidos al ambiente que rodea al sistema (con el cual se relaciona dinámicamente)
g) para suministrar información/energía/materia (que conforman las salidas o resultados
de la actividad del sistema)
Definición de GARY DESSLER5
Un sistema es una entidad conceptual o física que se compone de partes
interdependientes. Existe y sólo puede existir intercambiando materiales con su ambiente.
Los importa, los transforma por medios de procesos de conversión, consume parte del
producto para su mantenimiento interno y exporta el resto.
COMPONENTES DE UN SISTEMA
Un sistema está dado por una corriente de entrada (input), un proceso de conversión
(black box) y una corriente de salida (output). Y posee un mecanismo de
retroalimentación para conseguir su equilibrio dinámico (feedback).
REPRESENTACION GRAFICA DE SISTEMA
Black box
Input Output
Feedback
1) Corriente de Entrada: Se define como la energía que IMPORTA el sistema desde el
exterior para su funcionamiento y mantención.
Input
Black box
Output
Feedback
2) Proceso de Conversión (Black box): La energía que el sistema importa es transformada
en productos y sistemas, los cuales tienen como propósito satisfacer ciertas necesidades.
El proceso de conversión transforma la energía importada en otra energía, que es la
producción del sistema.
9
Black box
Página
Input Output
5
Dessler, G., ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION, Ed. Prentice Hall, 1979.
Feedback

10. 3) Corriente de Salida: Es la exportación que hace el sistema al medio. También se
considera como ENERGIA.
Black box
Input Output
Feedback
Hay dos formas:
Salidas positivas: si es útil para el medio.
Salidas negativas: Si afecta al medio.
4) Feedback o Retroalimentación: Es un mecanismo de control que posee el sistema para
asegurar el logro de sus objetivos.
Black box
Input Output
Feedback
Definición de empresa como sistema
Según el académico Carlos de Carlos S6., viendo a la empresa como sistema, la define de
esta manera:
"La empresa es una entidad con realidad mayor y diferente de la de sus partes. Está
formada por un conjunto coherente de elementos humanos (iniciativa, trabajo directivo o
gerencial, trabajo operativo) e instrumentales (capital) que están ordenados para alcanzar
el cumplimiento de ciertas finalidades, entregar bienes y servicios a la sociedad, agregar
valor económico suficiente con sus procesos para satisfacer a todos los elementos
humanos comprometidos en su actividad, a los sistemas instrumentales para asegurar su
pervivencia y auto continuidad, colaborar subsidiariamente con el desarrollo de la
comunidad en que se encuentra inserta, y para generar excedentes que premien su labor
como tal organización que es."
Ejercicios.
a. ¿Qué significa black box o caja negra? Ejemplifique a través de un sistema.
b. Mencione algunos sistemas. Determine las partes del sistema a describir según
modelo esquematizado anteriormente.
c. Especifique en el sistema empresa las entradas, el proceso de conversión, las
salidas del sistema y la retroalimentación.
10
d. Identifique el medio ambiente de la empresa.
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6
Carlos de Carlos S., académico de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso.

11. Fuentes bibliográficas
o Apuntes de clases de administración, Guillermo Ibacache Marchant.
o Administración industrial y general. / Principios de la administración científica.
H. Fayol / F.W. Taylor. Biblioteca de la empresa, Ediciones Orbis S.A., arcelona,
1987.
o Administración y dirección, Emilio Pablo Díez de Castro, Julio García del Junco,
Francisca Martín Jiménez, Rafael Periáñez Cristóbal, Ed. Mc Graw Hill, 2001.
o Organización y administración, Gary Dessler, Ed. Prentice Hall. 1995.
o Introducción a la teoría general de la administración, Idalberto Chiavenato, Ed.
Mc Graw Hill, 1995.
o http://www.knoow.net
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