Apuntes Unidad 1: La gestión de compras en la pequeña empresa.

1. Unidad​ ​1:
La​ ​gestión​ ​de​ ​compras​ ​en​ ​la​ ​pequeña​ ​empresa.

2. La​ ​logística.
La​ ​​logística​​ ​es​ ​la​ ​red​ ​de​ ​medios​ ​e​ ​infraestructuras​ ​combinadas​ ​para​ ​garantizar
el​ ​almacenamiento,​ ​transporte​ ​y​ ​entrega​ ​de​ ​bienes​ ​y​ ​servicios.
¿​principales​ ​cometidos​​ ​de​ ​la​ ​logística?
Controlar​ ​el​ ​​movimiento​ ​y​ ​manipulación​ ​de​ ​materiales.
·Las​ ​actividades​ ​de​ ​la​ ​logística.
Aprovisionamiento​:​ ​Gestión​ ​de​ ​las​ ​materias​ ​primas​ ​desde​ ​su​ ​lugar​ ​de
origen​ ​hasta​ ​el​ ​sitio​ ​donde​ ​se​ ​transformarán.
Ej:​ ​Pedido​ ​de​ ​materias​ ​primas​ ​al​ ​proveedor,​ ​transporte​ ​de​ ​las​ ​mismas​ ​al
almacén,​ ​etc.​ ​​(​Aprovisionamiento.​)
Producción​:​ ​Proceso​ ​de​ ​creación​ ​o​ ​transformación​ ​mediante​ ​el​ ​uso​ ​de
algún​ ​tipo​ ​de​ ​tecnología​ ​y​ ​utilizando​ ​recursos​ ​humanos,​ ​entre​ ​otros.
Ej:​ ​Gestión​ ​de​ ​stocks​ ​correspondiente​ ​a​ ​materias​ ​prima.
Distribución​:​ ​Gestión​ ​de​ ​las​ ​actividades​ ​que​ ​corresponden​ ​a​ ​los
productos​ ​acabados​ ​desde​ ​su​ ​fabricación​ ​hasta​ ​el​ ​punto​ ​de​ ​consumo.
Ej:​ ​Embalaje,​ ​servicio​ ​al​ ​cliente,​ ​etc.
·Las​ ​funciones​ ​de​ ​la​ ​logística.
1. Compras​:​ ​Buscar​ ​fuentes​ ​de​ ​suministro​ ​y​ ​adquirir​ ​las​ ​mercancías
suficientes​ ​para​ ​el​ ​desarrollo​ ​de​ ​la​ ​actividad​ ​de​ ​la​ ​empresa​ ​y​ ​poder
satisfacer​ ​la​ ​demanda.
2. Almacenamiento​:​ ​Manipulación,​ ​conservación​ ​y​ ​depósito​ ​de​ ​las
mercancías​ ​compradas​ ​o​ ​producidas​ ​en​ ​el​ ​almacén.
3. Gestión​ ​de​ ​inventarios​:​ ​​ ​Administrar​ ​y​ ​controlar​ ​las​ ​mercancías
almacenadas,​ ​determinar​ ​qué​ ​cantidad​ ​debe​ ​permanecer​ ​en​ ​el​ ​almacén​ ​y
la​ ​cantidad​ ​que​ ​es​ ​precisa​ ​adquirir​ ​para​ ​cubrir​ ​las​ ​necesidades​ ​de
demanda​ ​(​Gestión​ ​de​ ​inventarios​​ ​)
4. Embalaje​:​ ​Uso​ ​de​ ​envoltorios​ ​o​ ​recipientes​ ​que​ ​contienen​ ​la​ ​mercancía,
agrupándolos​ ​en​ ​unidades​ ​más​ ​pequeñas,​ ​con​ ​el​ ​fin​ ​de​ ​protegerla,
transportarla​ ​y​ ​almacenarla​ ​sin​ ​pérdidas​ ​ni​ ​deterioros.
5. Planificación​ ​de​ ​la​ ​producción​:​ ​Programar​ ​las​ ​unidades​ ​que​ ​se​ ​han​ ​de
producir,​ ​utilizando​ ​de​ ​forma​ ​eficaz​ ​los​ ​medios​ ​para​ ​satisfacer​ ​la
demanda​ ​y​ ​minimizando​ ​costes.
6. Transporte​:​ ​Traslado​ ​de​ ​mercancías​ ​o​ ​productos​ ​desde​ ​su​ ​lugar​ ​de
origen​ ​hasta​ ​el​ ​punto​ ​donde​ ​se​ ​van​ ​a​ ​utilizar​ ​o​ ​consumir,​ ​en​ ​condiciones
óptimas​ ​de​ ​tiempo,​ ​forma​ ​y​ ​rentabilidad.
7. Servicio​ ​al​ ​cliente​:​ ​Actividades​ ​que​ ​realiza​ ​una​ ​empresa​ ​para​ ​que​ ​el
cliente​ ​reciba​ ​el​ ​producto​ ​o​ ​servicio​ ​de​ ​la​ ​forma​ ​y​ ​en​ ​el​ ​momento​ ​que​ ​lo
ha​ ​solicitado,​ ​con​ ​el​ ​fin​ ​de​ ​satisfacer​ ​sus​ ​necesidades.
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3. El​ ​ciclo​ ​de​ ​compra
Es​ ​la​ ​​secuencia​ ​temporal​ ​de​ ​actividades​ ​que​ ​da​ ​lugar​ ​a​ ​la​​ ​realización​ ​de​ ​una
compra​.
Principales​ ​fases:
1. Solicitud​ ​de​ ​compra​:​ ​Es​ ​un​ ​documento​ ​interno​ ​que​ ​se​ ​envía​ ​desde​ ​el
departamento​ ​que​ ​tiene​ ​una​ ​necesidad​ ​de​ ​compra​ ​al​ ​departamento​ ​de
compras.
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2. Evaluación​ ​y​ ​selección​ ​del​ ​proveedor​:​ ​El​ ​departamento​ ​de​ ​compras
analiza​ ​la​ ​solicitud​ ​y​ ​busca​ ​al​ ​proveedor​ ​que​ ​se​ ​ajuste​ ​a​ ​lo​ ​que​ ​necesita.
Solicita​ ​información​ ​económica​ ​sobre​ ​este​ ​(precio,​ ​descuentos,​ ​gastos...)
de​ ​crédito​ ​(forma​ ​de​ ​pago,​ ​intereses...)​ ​y​ ​otras​ ​(plazo​ ​de​ ​entrega,
calidad...)
Una​ ​vez​ ​recibidas​ ​las​ ​ofertas​ ​de​ ​los​ ​posibles​ ​proveedores​ ​se​ ​evalúan​ ​y
escogen​ ​la​ ​que​ ​más​ ​se​ ​ajuste​ ​a​ ​la​ ​empresa.
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3. Negociación​ ​de​ ​las​ ​condiciones​ ​de​ ​compra​:​ ​Después​ ​de​ ​escoger​ ​la
oferta​ ​adecuada​ ​se​ ​procede​ ​a​ ​concretar​ ​y​ ​acercar​ ​posiciones​ ​en​ ​los
puntos​ ​en​ ​los​ ​que​ ​proveedor​ ​y​ ​comprador​ ​tienen​ ​posiciones​ ​distintas,
llegando​ ​a​ ​un​ ​acuerdo​ ​beneficioso​ ​para​ ​ambos.
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4. Seguimientos​ ​del​ ​pedido​:​ ​Una​ ​vez​ ​enviado​ ​el​ ​pedido​ ​al​ ​proveedor,​ ​se
realiza​ ​un​ ​seguimiento​ ​para​ ​conocer​ ​cómo​ ​evoluciona​ ​la​ ​preparación​ ​de
la​ ​mercancía​ ​o​ ​si​ ​se​ ​cumplirá​ ​el​ ​plazo​ ​de​ ​entrega.
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5. Recepción​ ​de​ ​la​ ​mercancía​:​ ​La​ ​mercancía​ ​llega​ ​a​ ​la​ ​zona​ ​de​ ​recepción,
se​ ​realiza​ ​el​ ​recuento​ ​e​ ​inspección​ ​comprobando​ ​que​ ​la​ ​cantidad​ ​y
calidad​ ​se​ ​ajusta​ ​a​ ​lo​ ​descrito​ ​en​ ​el​ ​pedido​ ​realizado​ ​y,​ ​si​ ​es​ ​correcto,​ ​se
procede​ ​a​ ​la​ ​entrada​ ​en​ ​almacén,​ ​si​ ​no,​ ​se​ ​hará​ ​constar​ ​en​ ​el​ ​albarán.
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6. Recepción​ ​de​ ​la​ ​factura​ ​de​ ​compra​:​ ​El​ ​ciclo​ ​finaliza​ ​con​ ​la​ ​factura,
expedida​ ​por​ ​el​ ​proveedor​ ​como​ ​prueba​ ​de​ ​que​ ​se​ ​ha​ ​realizado​ ​la
compraventa.​ ​En​ ​ella​ ​se​ ​detalla​ ​la​ ​mercancía​ ​finalmente​ ​adquirida​ ​así
como​ ​los​ ​precios.
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4. El​ ​servicio​ ​al​ ​cliente
El​ ​el​ ​proceso​ ​integral​ ​de​ ​cumplir​ ​con​ ​el​ ​pedido​ ​de​ ​un​ ​cliente.​ ​Comprende​ ​la
recepción​ ​del​ ​pedido,​ ​administración​ ​del​ ​pago​ ​y​ ​la​ ​preparación​ ​del​ ​pedido
Requisitos:
Disponer​ ​de​ ​existencias​ ​suficientes​ ​en​ ​el​ ​momento​ ​en​ ​el​ ​que​ ​el​ ​cliente​ ​las
solicite.
Gestionar​ ​correctamente​ ​los​ ​pedidos.
Que​ ​la​ ​información​ ​que​ ​figura​ ​en​ ​los​ ​documentos​ ​que​ ​intervienen​ ​en​ ​todo
el​ ​proceso​ ​logístico​ ​sea​ ​clara​ ​y​ ​concreta.
Que​ ​los​ ​medios​ ​de​ ​transporte​ ​se​ ​adecúen​ ​a​ ​los​ ​requerimientos​ ​de​ ​plazo
de​ ​entrega,​ ​seguridad,​ ​etc
Elementos:
Momento​ ​en​ ​que​ ​suceden Finalidad Elementos​ ​del​ ​servicio​ ​al
ciente
Antes​ ​del​ ​intercambio​ ​de
mercancías
Establecer​ ​unas​ ​buenas
condiciones​ ​previas​ ​para
ofrecer​ ​un​ ​servicio​ ​adecuado
al​ ​cliente.
-​ ​Determinar​ ​por​ ​escrito​ ​la
política​ ​de​ ​servicio​ ​al​ ​cliente.
-​ ​Comunicar​ ​al​ ​comprador​ ​los
plazos.
-​ ​Organizar​ ​el​ ​flujo​ ​logístico.
-​ ​Desarrollar​ ​planes​ ​de
actuación​ ​ante​ ​posibles
imprevistos.
-​ ​Ofrecer​ ​al​ ​cliente​ ​servicios
técnicos.
Momento​ ​del​ ​intercambio​ ​de
mercancías
Cubrir​ ​correctamente​ ​la
entrega​ ​de​ ​la​ ​mercancía​ ​al
comprador.
-​ ​Disponer​ ​de​ ​stock​ ​suficiente
para​ ​cubrir​ ​la​ ​demanda.
-​ ​Transportar​ ​la​ ​mercancía​ ​en
condiciones​ ​adecuadas.
-​ ​Implantar​ ​un​ ​sistema​ ​para​ ​el
proceso​ ​de​ ​pedidos.
-​ ​Controlar​ ​la​ ​documentación
del​ ​proceso.
Después​ ​del​ ​intercambio​ ​de
mercancías​ ​(servicio
postventa)
Permitir​ ​que​ ​el​ ​producto
permanezca​ ​en​ ​el​ ​mercado.
-​ ​Vigilar​ ​que​ ​no​ ​se​ ​expidan
productos​ ​defectuosos.
-​ ​Realizar​ ​servicio​ ​de
embalaje​ ​y​ ​envasado​ ​de
mercancía.
-​ ​Facilitar​ ​la​ ​devolución​ ​de
envases,​ ​embalajes,​ ​palets,
etc.
-​ ​Establecer​ ​un​ ​sistema​ ​para
el​ ​tratamiento​ ​de​ ​quejas,
reclamaciones​ ​y​ ​devoluciones.
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5. Calidad​ ​total​ ​y​ ​"justo​ ​a​ ​tiempo"
·La​ ​​calidad​ ​total​​ ​es​ ​una​ ​estrategia​ ​que​ ​congrega​ ​los​ ​esfuerzos​ ​de​ ​todo​ ​el
personal​ ​de​ ​la​ ​empresa​ ​para​ ​definir,​ ​desarrollar,​ ​mantener​ ​y​ ​mejorar​ ​la​ ​calidad
de​ ​los​ ​productos​ ​o​ ​servicios​ ​con​ ​el​ ​fin​ ​de​ ​lograr​ ​máxima​ ​satisfacción​ ​del​ ​cliente
a​ ​la​ ​vez​ ​que​ ​se​ ​minimizan​ ​los​ ​costes.
Indicadores​ ​de​ ​calidad:
Indicador Posibles​ ​fallos
Pedidos​ ​servidos​ ​sin​ ​errores.
-​ ​Falta​ ​de​ ​existencias​ ​(rotura​ ​de​ ​stocks)
-​ ​La​ ​cantidad​ ​enviada​ ​no​ ​coincide​ ​con​ ​la​ ​solicitada.
-​ ​Errores​ ​en​ ​el​ ​proceso​ ​administrativo.
Pedidos​ ​servidos​ ​en​ ​el​ ​plazo
estipulado.
-​ ​Error​ ​en​ ​el​ ​regr¡istro​ ​del​ ​plazo​ ​de​ ​entrega​ ​de
mercancías.
-​ ​Demora​ ​en​ ​el​ ​proceso​ ​de​ ​producción.
-​ ​Retraso​ ​en​ ​la​ ​preparación​ ​y​ ​expedición​ ​de​ ​la​ ​orden.
-​ ​Demora​ ​en​ ​el​ ​transporte.
Mercancía​ ​servida​ ​en​ ​buen​ ​estado.
-​ ​Manipulación​ ​inadecuada.
-​ ​Envasado​ ​y​ ​embalaje​ ​incorrectos.
-​ ​Medios​ ​de​ ​transporte​ ​insdecuados.
Comunicación​ ​y​ ​tramitación​ ​de
documentos​ ​correctos.
-​ ​Renegociación​ ​con​ ​el​ ​cliente​ ​de​ ​algunas​ ​condiciones​ ​de
venta.
-​ ​Error​ ​en​ ​el​ ​proceso​ ​administrativo.
-​ ​Cambio​ ​en​ ​los​ ​datos​ ​del​ ​cliente.
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·​ ​Just​ ​in​ ​Time​​ ​es​ ​una​ ​política​ ​de​ ​mantenimiento​ ​de​ ​inventarios​ ​al​ ​mínimo​ ​nivel
posible​ ​donde​ ​los​ ​suministradores​ ​entregan​ ​justo​ ​lo​ ​necesario​ ​en​ ​el​ ​momento
necesario.​ ​​(Ej:​ ​un​ ​coche​ ​caro)
Características
Minimizar​ ​la​ ​cantidad​ ​de​ ​productos​ ​almacenados.
Planificación​ ​muy​ ​precisa​ ​de​ ​las​ ​distintas​ ​fases​ ​del​ ​proceso​ ​logístico.
Los​ ​suministradores,​ ​transportirtas​ ​y​ ​clientes​ ​deben​ ​estar​ ​proximos​ ​entre
sí.
Debe​ ​compartirse​ ​la​ ​información​ ​entre​ ​suministrador​ ​y​ ​cliente​ ​en​ ​relación
a​ ​la​ ​producción​ ​de​ ​bienes​ ​y​ ​al​ ​suministro​ ​de​ ​mercancías.
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6. Los​ ​costes​ ​logísticos.
Son​ ​el​ ​importe​ ​monetario​ ​que​ ​se​ ​origina​ ​a​ ​lo​ ​largo​ ​de​ ​todo​ ​el​ ​flujo​ ​de
mercancías,​ ​desde​ ​su​ ​origen​ ​hasta​ ​el​ ​consumidor​ ​final.
​ ​·​ ​Clasificación​ ​de​ ​costes:
Clasificación Definición
Según​ ​el​ ​grado​ ​de
variabilidad.
Costes​ ​fijos ​ ​Se​ ​generan​ ​independientemente​ ​de​ ​la
actividad​ ​de​ ​la​ ​empresa.
Ej:​ ​Alquiler​ ​del​ ​local​ ​comercial,​ ​electricidad,
teléfono...
Costes​ ​variables Se​ ​forman​ ​dependiendo​ ​de​ ​la​ ​cantidad​ ​de
productos​ ​fabricados​ ​o​ ​servicios​ ​prestados.
Ej:​ ​Materia​ ​prima​ ​necesaria​ ​para​ ​la
fabricación​ ​de​ ​un​ ​producto,​ ​envases​ ​y
embalajes,​ ​comisiones​ ​sobre​ ​ventas...
Según​ ​su​ ​vinculación
a​ ​la​ ​producción.
Costes​ ​directos Son​ ​aquellos​ ​que​ ​se​ ​pueden​ ​asignar​ ​de​ ​forma
directa​ ​a​ ​un​ ​bien​ ​o​ ​un​ ​servicio.
Ej:​ ​Amortizar​ ​una​ ​máquina​ ​destinada​ ​a
fabricar​ ​un​ ​solo​ ​producto...
Costes​ ​indirectos Son​ ​los​ ​que​ ​no​ ​se​ ​pueden​ ​asignar​ ​de​ ​forma
directa​ ​a​ ​un​ ​bien​ ​o​ ​un​ ​servicio,​ ​de​ ​modo​ ​que
se​ ​distribuye​ ​entre​ ​el​ ​total​ ​de​ ​unidades
producidas​ ​o​ ​servicios​ ​prestados.
Ej:​ ​Para​ ​la​ ​asignación​ ​del​ ​coste​ ​en​ ​el​ ​consumo
de​ ​energía​ ​eléctrica,​ ​si​ ​una​ ​empresa​ ​fabrica
dos​ ​productos​ ​en​ ​una​ ​misma​ ​nave...
​ ​·​Costes​ ​de​ ​pedido,​ ​almacenaje​ ​y​ ​distribución.
*Desde​ ​el​ ​punto​ ​de​ ​vista​ ​del​ ​intermediario.
Costes​ ​de​ ​pedido​:​ ​Serie​ ​de​ ​gastos​ ​administrativos​ ​por​ ​emitir​ ​la​ ​orden​ ​de
compra​ ​y​ ​hacerse​ ​cargo​ ​de​ ​su​ ​expedición.
Se​ ​contemplan​ ​costes​ ​de:
- Personal​ ​de​ ​departamento​ ​de​ ​compras.
- Administración.
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7. Costes​ ​de​ ​almacenaje
Engloba​ ​los​ ​siguientes​ ​elementos:
- Coste​ ​del​ ​edificio​ ​destinado​ ​al​ ​almacén.
- Coste​ ​de​ ​las​ ​instalaciones.
- Coste​ ​de​ ​manutención​ ​de​ ​las​ ​existencias.
- Coste​ ​de​ ​posesión​ ​de​ ​existencias​ ​(Se​ ​origina​ ​por​ ​disponer​ ​de​ ​una​ ​gran
cantidad​ ​de​ ​productos​ ​almacenados​ ​que​ ​suponen​ ​una​ ​inversión​ ​para​ ​la
empresa,​ ​el​ ​llamado​ ​coste​ ​de​ ​oportunidad;​ ​lo​ ​que​ ​deja​ ​de​ ​ingresar​ ​la
empresa​ ​al​ ​invertir​ ​el​ ​dinero​ ​en​ ​stocks​ ​y​ ​no​ ​en​ ​otros​ ​bienes​ ​->​ ​​Costo​ ​de
oportunidad.​​ ​)
Costes​ ​de​ ​distribución​:​ ​Transporte​ ​de​ ​mercancías.
Se​ ​conteplan:
- Los​ ​medios​ ​de​ ​transporte.
- El​ ​personal.
- El​ ​mantenimiento​ ​de​ ​los​ ​medios​ ​de​ ​transporte.
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